建設業でも電子契約は利用できる？法律の変遷や導入事例を紹介！

電子契約に関する建設業法の変遷

電子契約に関する建設業法の移り変わりを見ていきましょう。

もともと書面での契約が義務付けられていた

従来の建設業法（昭和24年５月24日公布）では、請負契約の内容は書面に記載し、当事者同士で互いに交付することが義務付けられていました。ここで言う当事者とは、発注者と元請負人だけでなく下請負人も含まれます。

そのため、書面でやり取りする量はたいへん多く、契約業務の効率を下げる要因となっていました。

建設業法改正で電子契約が可能に

平成13年４月に改正が行われ、一定の条件を満たしていれば電子書面での契約も認められるようになりました。具体的には、以下の項目が改正されています。

第19条

建設工事の請負契約の内容

第19条

現場代理人の選任等に関する通知

第22条

一括下請負の禁止

第23条

下請負人の変更請求

特に電子契約に影響を与えたのは第19条に追加された第３項です。「政令で定める相手方の承諾」と「国土交通省令で定める措置」の２つの要件を満たしていれば、電子契約が認められるようになりました。

その結果、書面での契約による時間や労力が削減され、業務の効率化が期待されました。

グレーゾーン解消制度で建設業法の解釈が明確に

法改正によって電子契約が認められるようになったものの、書面契約を原則とすることは代わりません。したがって、どの程度の電子化まで許されるのか曖昧な部分がありました。

そこで利用されたのがグレーゾーン解消制度です。グレーゾーン解消制度とは、法解釈のあいまいな点について、対象のビジネス分野を所管する省庁に問い合わせることが可能な制度です。

クラウド上での建設工事請負契約サービスを開発したある企業は、グレーゾーン解消制度を利用して経産省・国交省に照会しました。その結果、クラウド上で建設工事の請負契約を行うことが合法であると認められたのです。

2018年１月にこのグレーゾーン解消が行われて以降、同様の電子契約サービスはすべて合法と見なされています。今後は建設業の分野でさまざまな電子契約サービスが誕生することが期待されています。

電子契約のメリット

電子契約を行うことで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。

契約業務の効率化

書面でのやり取りには大きな労力を要します。契約書の受け渡しを一度行うだけでも、書類の印刷から押印、郵送、返送などの手間が必要です。特に郵送は返送依頼には時間がかかるため、これだけで数週間を要することもあります。

また、もし書面の内容に誤りが見つかるなどのトラブルが生じれば、最初から一連の処理をやり直さなければなりません。さらに、書類の管理も大変です。監査などで過去の書類が求められた際は、膨大な書類の中から該当するものを見つけ出さなければなりません。

すぐに見つけ出すためには日ごろから管理を徹底しておく必要がありますが、それも大きな労力を要するでしょう。

しかし、電子契約であればこれらの手間がほとんどかかりません。印刷や郵送は電子データのやり取りで完結するうえ、過去の書類を探す際も検索機能ですぐに見つかります。

契約コストの削減

書面による契約には以下のコストがかかります。

郵送

郵送料金そのものに加え、封筒代も付随する

印刷代

契約書を印刷するのに必要なインクや用紙に要する費用

印紙代

課税文書に貼る印紙に要する費用

保管費

ファイルや棚、倉庫などに要する費用

人件費

印刷や封筒への封入、コミュニケーション、書類保管などに労力を要する

このほか、製本テープやクリップ、ホッチキスなどの細々としたコストが発生するでしょう。しかし、電子契約に変えれば、これらのコストは少なく済みます。

郵送と印刷代はより安価な電子データ送付に取って代わり、保管費も物理的なスペースを確保するより安くなるでしょう。印紙も、電子データには必要ないためコストは掛かりません。

さらに、従業員の負担が減る点については、人件費をカットできるだけでなく、より重要な業務へ労力を割けるのが魅力です。

コンプライアンスの強化

電子契約はセキュリティの観点からも優れています。そのため、情報管理のコンプライアンスを強化するうえでも有効です。

たとえば、データへのアクセス管理が容易です。紙の書類を棚に保管している場合は、それをいつだれが閲覧したり持ち出したりしたのかわかりません。棚に鍵をかけていても、完全にアクセスを把握するのは難しいでしょう。

一方、電子書類であればアクセスログを取得できるため、漏れなく状況を把握できます。また、契約内容の改ざんを防ぐうえでも有効です。電子署名とタイムスタンプによって電子契約の内容が正規のものであることを証明できるためです。

紙の書類では印鑑によって証明されますが、電子署名による管理は印鑑を肉眼で判別するよりも高い信頼性が期待できます。

建設業における電子契約の導入事例

電子契約を導入することで、具体的にどのような効果が得られるのでしょうか。ここでは２つの導入事例を見ていきましょう。

印紙代不要によりコストカットを実現した事例

建設会社のA社は、専門工事業者と年間多数の契約を結んでいました。さらに基本契約書や注文書などを分けて扱っていたため、印紙代が年間数百万円に及んでいたといいます。

しかし、電子契約を導入することで、印紙代を約７割カットすることに成功しました。

紙の契約書を扱う手間から解放された事例

建設会社のB社は、紙の書類を扱うのに多大な時間をかけていました。営業で受注されてから契約書の製本や郵送など、１件あたりに数十分の手間が掛かっていたといいます。

しかし、電子契約導入後はPDFアップロードで完結するようになり、営業活動が大幅に効率化しました。

建設業法を理解し、電子契約を導入しましょう！

従来の建設業法では、契約は紙の書面で行わなければなりませんでした。しかし、建設業法改正により現在は電子契約が可能になっています。電子契約を導入すると、以下のメリットが得られます。

• ■契約業務の効率化
• ■契約コストの削減
• ■コンプライアンス強化

実際に電子契約を導入し、百万円単位でコストカットできた企業も存在します。以上を踏まえ、電子契約の導入を検討してみてはいかがでしょうか。