電子契約に印鑑は必要？書面契約との違い・電子印鑑のリスクを解説

書面契約と電子契約の法的な違い

まずは、書面契約と電子契約の法律的な違いについて見ていきましょう。

書面契約：印鑑が必要

契約にあたって、契約の意思表示を明確に行わなければなりません。書面契約ではその意思表示に、印鑑が用いられます。

契約書に押印すると、本人または代理人による契約の意思を証明したことになります。これは本人の印鑑による押印があれば「本人または会社の決定権がある者が意思を持って押した」と推定されるからです。

さらに、押印したということは合意する意思があり、真正であると推定されます。これを「二段の推定」と呼びます。

電子契約：印鑑は不要

電子契約の場合、契約書はデータ化されているため、押印することは物理的に不可能です。

そこで印鑑の代わりに、電子署名が必要です。電子署名には暗号化技術が使われており、契約日時や契約者の情報が組み込まれています。万が一、改ざんされたとしてもその事実を検知できます。

電子署名法（2001年４月施行）では、電子署名があれば本人が契約に合意し真正に成立したものと推定されます。つまり、印鑑と電子署名は同等の効力がある、ということです。

電子契約において電子印鑑を使うリスク

電子印鑑に法的な有効性はありません。それにも関わらず、書面契約と同様の見映えにするために、印影を画像化して電子契約書に貼りつけるケースが多いです。

最近はスキャンの性能が上がっているため、印影からデータを読み取り、３Dプリンタを使って印鑑が作れてしまいます。つまり、印影が外部に出回れば悪用される可能性があるのです。

このように電子印鑑は偽造や悪用されるリスクがあるため、利用は避けたほうがいいでしょう。暗号化されている電子署名を利用するのが望ましいです。

電子契約のメリット

最後に、電子契約を実施するメリットを見ていきましょう。

コストを削減できる

紙の契約書にはさまざまなコストが発生します。たとえば、契約書をプリントアウトするための紙代やインク代、製本する手間が発生します。ほかにも、封筒代や郵送料、人件費も忘れてはなりません。

これらの費用は契約件数に比例していくため、取引数の多い企業ほど契約書に関するコストが膨大になります。さらに、紙の契約書は保管場所が必要です。契約書が多くなれば安全に保管するための倉庫や管理体制を用意しなければなりません。

契約書を電子化できれば、ペーパーレスとなるため、人件費と保管費以外のコストはすべてカットできます。契約工程が省略でき、保管スペースが不要になれば、人件費と保管費も減るでしょう。

契約業務を効率化できる

契約書を電子化すれば、パソコン１つで作業を完結できます。外出先で作業が可能になれば、業務効率も向上するでしょう。過去の契約書も検索をかけるだけで簡単に見つかります。書面契約よりも労力を大幅に削減できるはずです。

書面契約の場合、契約内容に不備があれば修正して、再度印刷・製本して郵送しなければなりません。電子契約書の場合は、不備を修正して再度アップロードすれば完了します。このように、修正にかかる業務も削減可能です。

電子契約の際は、印鑑ではなく電子署名を用いましょう！

電子契約する際は、電子署名を利用します。

電子印鑑を利用するケースもありますが、法的な効力はないうえに印影を悪用されるリスクがあります。対して電子署名は暗号化技術により、改ざんのリスクが低いです。さらに電子契約によって、コスト削減・業務効率向上の効果が期待できます。

電子署名を用いて電子契約し、メリットを最大限に活かしましょう。