書面契約と電子契約の法的な違い
まずは、書面契約と電子契約の法律的な違いについて見ていきましょう。
書面契約：印鑑が必要
契約にあたって、契約の意思表示を明確に行わなければなりません。書面契約ではその意思表示に、印鑑が用いられます。
契約書に押印すると、本人または代理人による契約の意思を証明したことになります。これは本人の印鑑による押印があれば「本人または会社の決定権がある者が意思をもって押した」と推定されるからです。
さらに、押印したということは合意する意思があり、真正であると推定されます。これを「二段の推定」と呼びます。
電子契約：印鑑は不要
電子契約の場合、契約書はデータ化されているため、押印することは物理的に不可能です。
そこで印鑑の代わりに、電子署名が必要です。電子署名には暗号化技術が使われており、契約日時や契約者の情報が組み込まれています。万が一、改ざんされたとしてもその事実を検知できます。
電子署名法（2001年４月施行）では、電子署名があれば本人が契約に合意し真正に成立したものと推定されます。つまり、印鑑と電子署名は同等の効力がある、ということです。
電子契約における印鑑の法的効力
民法では、契約の成立要件として「意思表示の合致」が必要とされています。書面契約では、この意思表示を印鑑の押印によって行います。しかし、電子契約の場合、物理的に押印できません。
そこで、上述の電子署名法において、電子署名が印鑑と同等の法的効力をもつことが定められました。電子署名法第３条では、「電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの」に電子署名を行った場合、真正に成立したものと推定すると規定されています。
つまり、電子契約において印鑑は不要であり、法的効力をもつのはあくまでも電子署名だということです。「電子印鑑」と呼ばれる印影の画像データを電子契約書に貼り付ける行為もよく見られますが、実際には印鑑と同様に法的効力をもちません。
電子契約において電子印鑑を使うリスク
電子印鑑には法的な有効性がないにもかかわらず、書面契約と同様の見映えにするために、印影を画像化して電子契約書に貼りつけるケースが多く見られます。
ところが最近はスキャンの性能が上がっているため、印影からデータを読み取り、３Dプリンタを使って印鑑が作れてしまいます。つまり、印影が外部に出回れば悪用される可能性があるのです。
このように電子印鑑は偽造や悪用されるリスクがあるため、利用は避けたほうがよいでしょう。法的効力もないので、暗号化されている電子署名を利用するのが望ましいといえます。
電子契約で印鑑を使用する際の注意点
電子契約において法的効力はないものの、慣例や独自ルールによって印鑑の画像データを使用するケースは往々にしてあります。その際は、以下の点に注意しましょう。
電子署名と併用する
電子印鑑を使用する場合でも、必ず電子署名を併用しましょう。電子署名には改ざん防止や本人認証の機能があるため、電子印鑑の悪用リスクを軽減できます。ただし、電子署名付きの電子契約書に電子印鑑を追加する必要性は低いといえるため、あくまでも独自ルールによって印鑑を求められた場合に併用しましょう。
取引先との合意を得る
電子契約を行う際は、取引先との合意が必要です。電子印鑑の使用についても、事前に取引先と協議し、合意を得ておくことが重要でしょう。取引先が電子印鑑の使用に同意しない場合は、電子署名のみを用いるのが賢明です。
以下の記事では、取引先に電子契約を導入してもらうためのアプローチ方法などを紹介しているので、あわせて参考にしてください。
電子契約のメリット
電子契約を実施するメリットを見ていきましょう。
コストを削減できる
紙の契約書にはさまざまなコストが発生します。例えば、契約書をプリントアウトするための紙代やインク代、製本する手間が発生します。ほかにも、封筒代や郵送料、人件費も忘れてはなりません。
これらの費用は契約件数に比例していくため、取引数の多い企業ほど契約書に関するコストが膨大になります。さらに、紙の契約書は保管場所が必要です。契約書が多くなれば安全に保管するための倉庫や管理体制を用意しなければなりません。
契約書を電子化すれば、ペーパーレスとなるため、人件費と保管費以外のコストはすべてカットできます。契約工程が省略でき、保管スペースが不要になれば、人件費と保管費も減るでしょう。
契約業務を効率化できる
契約書を電子化すれば、パソコン１つで作業を完結できます。外出先で作業が可能になれば、業務効率も向上するでしょう。過去の契約書も検索をかけるだけで簡単に見つかります。書面契約よりも労力を大幅に削減できるはずです。
書面契約の場合、契約内容に不備があれば訂正して、再度印刷・製本して郵送しなければなりません。電子契約書の場合は、不備を訂正して再度アップロードすれば完了します。このように、修正にかかる業務も削減可能です。
契約書を電子化するメリットについてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
電子契約の締結方法
電子契約の締結方法には、主に以下の２つの方法があります。
電子契約システムを利用する
電子契約を締結するには、電子契約システムを利用する方法が最も一般的です。クラウドサインやGMOサインなどの電子契約システムを利用することで、簡単かつ安全に電子契約を締結できます。電子契約システムでは、契約書をアップロードし締結者の電子メールアドレスを指定するだけで、電子署名の依頼が送信されます。締結者は、受信したメールのリンクから電子署名を行うことで、契約が成立します。
電子契約システムは、法的に有効な電子署名を提供し、契約書の改ざん防止や証跡管理の機能も備えています。さらに、複数の締結者がいる場合でも、順番に電子署名を行えるため便利です。
PDFファイルに電子署名を付与する
PDF編集ソフトを用いて、契約書のPDFファイルに直接電子署名を付与する方法もあります。Adobe Acrobatといった有料ソフトだけでなく、無料のPDF編集ソフトでも電子署名機能を備えているものがあります。
この方法は、電子契約システムに比べて手軽に電子契約を締結できる反面、電子署名の法的効力や安全性については、利用するソフトウェアに依存します。また、複数の締結者がいる場合、署名済みのPDFファイルを順番にメールで送信する必要があり、手間がかかります。
電子契約の際は、印鑑ではなく電子署名を用いましょう
電子契約する際は、電子署名を利用します。
電子印鑑を利用するケースもありますが、法的な効力はないうえに印影を悪用されるリスクがあります。対して電子署名は暗号化技術により、改ざんのリスクが低い傾向にあります。さらに電子契約によって、コスト削減・業務効率向上の効果が期待できるでしょう。
電子署名を用いて電子契約し、メリットを最大限に活かしましょう。
