自治体が電子契約システムを利用するメリットとは？おすすめ製品や導入事例も紹介

自治体における電子契約システムの必要性

自治体が直面する業務効率化やコスト削減の課題に対し、電子契約システムの導入が効果的な解決策として注目されています。契約業務のデジタル化は、業務の正確性向上や職員の負担軽減が期待され、自治体の持続可能な運営を支える重要な手段となっています。

現代の行政における課題

現在、多くの自治体では、契約業務や書類管理が依然として紙ベースで行われており、職員の負担が増大しています。契約書の作成から印刷、郵送、保管に至るまでのプロセスは多くの手間と労力を要します。また、限られた予算のなかで効率化を進めるのは容易ではありません。このような状況は、業務の非効率性を生み出し、最終的には行政サービス全体の質を低下させる可能性があります。

電子契約システムが注目される背景

企業でのペーパーレス化やDX（デジタルトランスフォーメーション）推進の波を受け、自治体でもデジタル化が加速しています。2021年の地方自治法施行規則改正により、電子署名を利用した契約が正式に認められたことで、自治体における電子契約の導入が現実的な選択肢となりました。この制度改革を契機に、契約業務の効率化、コスト削減、透明性向上を目指す自治体が増加しています。

自治体が電子契約システムを導入するメリット

電子契約システムを導入することで、自治体の契約業務は効率化し、コスト削減やセキュリティ強化も実現可能です。以下で詳しく解説します。

業務効率化による職員負担の軽減

電子契約システムを導入することで、契約書の作成から承認、送付までのすべての工程がデジタル化されます。これにより、以下のような効果が期待できます。

• ●職員間のやり取りがシステム上で完結し、物理的な書類移動が不要になる
• ●郵送手続きや印刷作業が不要になり、迅速な契約処理が可能になる

コスト削減とペーパーレス化の実現

従来の紙ベースの契約業務では、印刷費や郵送費、保管費用が発生します。電子契約システムを利用すれば、これらのコストを大幅に削減できるだけでなく、ペーパーレス化が推進され、環境にも優しい運営が可能です。自治体全体のSDGs目標達成にも寄与します。

法令違反リスクの軽減とセキュリティの向上

自治体の契約業務では市民の個人情報を扱うため、高度なセキュリティ対策が必要です。電子契約システムには、主に以下のセキュリティ機能が搭載されています。

• ●暗号化技術によるデータ保護
• ●アクセス権限管理機能による不正利用の防止
• ●電子署名法や地方自治体規定への適合

これらの機能により、契約情報の漏えいや改ざんを防ぎ、法令違反のリスクを軽減します。また、電子署名の導入によって契約の正当性も担保されます。

ITトレンドでは、自治体向け電子契約システムをはじめ、業界を問わず利用できるさまざまな製品を取り扱っています。以下のボタンから一括資料請求（無料）できるので、複数の製品を手元に取り寄せてさっそく比較してみましょう。

自治体向け電子契約システムの選び方

自治体が電子契約システムを選定する際には、セキュリティ対策、法令遵守、使いやすさ、サポート体制など、自治体特有のニーズを十分に考慮することが重要です。

セキュリティ機能が充実しているか

自治体の契約業務では、市民の個人情報を安全に管理するため、厳格なセキュリティ対策が求められます。データ暗号化、アクセス権限の設定、不正アクセス防止機能を備えたシステムにより、データ漏えいリスクを最小限に抑えられます。特に、複数の暗号化手段をもつシステムは高い信頼性を保持します。

加えて、セキュリティ基盤「LGWAN（総合行政ネットワーク）」への対応も確認すべきポイントです。LGWAN対応システムであれば、セキュリティが確保された閉域ネットワーク上での運用が可能となり、外部からのサイバー攻撃リスクを大幅に低減できます。これにより、自治体業務の信頼性が一層高まります。

地方自治体の規定に準拠しているか

自治体が電子契約システムを導入する際、地方自治法や電子署名法への準拠が必要です。具体的には、契約書や電子署名の法的有効性を担保する機能、監査証跡の記録、署名者の本人確認機能が求められます。これにより、法令を遵守した契約締結が可能になります。さらに、最新の法改正や規定変更に迅速に対応できるシステム更新機能があると、運用面での柔軟性が向上し、長期的に安心して利用可能です。

操作性と利用しやすさ

電子契約システムは自治体職員が日常的に使用するため、直感的で使いやすいインターフェースが重要です。特に、ITに不慣れな職員でもスムーズに操作できるよう、簡素でわかりやすい設計が求められます。加えて、操作マニュアルが充実していれば、導入後の学習負担を軽減可能です。また、多文化共生が進む自治体では、多言語対応もシステム選定のポイントになります。日本語以外にも主要な外国語で契約書を作成・管理できる機能があれば、多国籍事業者との円滑な契約締結をサポートします。

自治体での導入実績​​が豊富か

自治体での導入実績も重要な判断基準です。導入実績が多いシステムは、自治体特有の業務フローや法令対応に関するノウハウを持っているため、スムーズな導入と運用が期待できます。また、ほかの自治体の成功事例を参考にすることで、自身の自治体に適した活用方法をイメージしやすくなります。過去の導入事例については、ベンダーに直接問い合わせるか、公式サイトで確認するとよいでしょう。

サポート体制が充実しているか

スムーズな導入や運用を可能にするには、充実したサポート体制が欠かせません。システム導入時には、自治体の業務フローにあわせたカスタマイズ支援や、システム利用方法のトレーニングが受けられると業務の円滑な立ち上げに役立ちます。運用開始後には、トラブルシューティングやバージョンアップ対応、追加機能の提案などのフォローアップがあると安心です。24時間対応のサポート窓口や専任担当者がいるシステムは、特におすすめです。

【自治体向け】おすすめの電子契約システム

ITトレンドがおすすめする電子契約システムのなかから、自治体業務に適した製品を厳選して紹介します。

クラウドサイン

弁護士ドットコム株式会社

add_circle_outline資料請求リストに追加

製品詳細ページへ ＞

電子印鑑GMOサイン

GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社

add_circle_outline資料請求リストに追加

製品詳細ページへ ＞

マネーフォワード クラウド契約

株式会社マネーフォワード

add_circle_outline資料請求リストに追加

製品詳細ページへ ＞

より多くの電子契約システムが知りたい方は、以下の記事をご覧ください。製品の機能や価格などをまとめた比較表や、実際の利用ユーザーによる口コミ評価も確認できます。

自治体での電子契約システム導入事例

近年、電子契約システムの運用を開始した自治体として、大阪府堺市・箕面市（2023年）、福岡県北九州市・埼玉県行田市（2024年）が挙げられます。また、2022年に電子契約システムを導入した鹿児島県奄美市では、業務効率化やコスト削減において大きな効果を上げています。

■鹿児島県奄美市

2022年６月の導入から2023年２月までに、全体の約50％が電子契約に置き換わり、受発注者合計で約250万円の印紙代・郵送費を削減。さらに、印刷・製本・印紙貼付・押印・郵送・回収・ファイリングなどにおける受発注者双方の人件費の削減にも寄与した。

今後さらに多くの自治体で電子契約システムが普及し、地域行政のDX化の加速が期待されています。

参考：自治体DX推進参考事例集【3. 内部DX】｜総務省

まとめ

電子契約システムは、自治体にとって業務効率化やコスト削減、セキュリティ強化を実現する鍵となります。システム選定時には、セキュリティ対策、法令遵守、操作性、導入実績、サポート体制を重視し、適切な導入を進めましょう。

ITトレンドでは、自治体に適した電子契約システムを数多く取り扱っています。まずは気になる製品の資料請求をしてみて、電子契約システムについて詳しく知ることからはじめましょう。以下のボタンから一括資料請求（無料）もできるので、効率よく比較・検討したい方はぜひご利用ください。