ITトレンド編集部厳選！電子契約システム５選
ITトレンド編集部が厳選した電子契約システム５つの特徴を紹介します。
電子契約サービスAgree
GMOクラウド株式会社
- check国内シェアNo.1の電子認証局と連携
- check電子サインと電子署名を併用した契約締結が可能
- check電子帳簿保存法の要件を満たした文書保管・管理が可能
GMOクラウド株式会社が提供しています。法的効力の高い「実写版」と、取引先の負担が軽い「認証版」の２つの電子署名を提供しています。取引先も利用しやすく、契約書に応じて最適な署名方法を選択できます。
- check契約書の印刷や押印がいらず、ペーパーレス
- check契約作業が大幅にスピードアップ
- check人件費・印刷費・印紙税などのコスト削減
株式会社アイ・ステーションが提供しています。本システムでは、最短１分で契約を締結できます。また文書送信時・受信者転送時・文書同意時に電子署名とタイムスタンプを付与します。また、文書送信後は取引先の対応ステータスをリアルタイムで把握可能です。
【クラウドサイン】（TVCM放映中）
弁護士ドットコム株式会社
- check導入実績50,000社以上の電子契約サービス
- check弁護士監修。日本の法律に関する知見を活かした開発・サポート
- check電子帳簿保存法の要件を満たしたデータ保存が可能
弁護士ドットコム株式会社が提供しています。金融機関や法律事務所など幅広い業界で導入されています。契約の事後否認対策として、本人確認方法にメールアドレス認証とアクセスコード認証の２つを提供しています。
BtoBプラットフォーム 契約書
株式会社インフォマート
- check取引先との契約締結を電子化
- check契約書の電子保管庫として利用可能
- check紙で締結した契約書などをスキャンしてクラウド上に保管・管理
株式会社インフォマートが提供しています。20万社以上が本システムを利用しているため、スムーズに導入できます。また、取引先は無料で本システムを利用できるため、導入に賛成してもらいやすいでしょう。
契約書だけでなく見積書や受発注書、請求書、それに付随する帳票類の電子化も可能です。
- check契約を効率化するとともにペーパーレス化を促進
- check認印から実印、サインにも対応
- check契約締結に関するコストを削減して安全性を向上
株式会社アイ・ステーションが提供しています。スキャンによる契約書電子化が可能です。電子契約書はセキュアな環境で保存され、セキュリティリスクを軽減します。またタブレットやスマートフォンを利用した手書き署名を施せます。
まだまだある！おすすめの電子契約システム・サービス15選
引き続き、おすすめの電子契約システム・サービスを15種類ご紹介します。
Holmes
株式会社Holmesが提供しています。営業部や法務部、管理部など横断的な管理を実現し、業務の最適化を図ります。契約業務に関わるすべてのやり取りを一元管理でき、業務の抜け・漏れを防止します。
複数の企業が絡むプロジェクトの契約は、プロジェクト単位で管理可能です。
DocuSign
ドキュサイン株式会社が提供しています。さまざまなプラットフォームに対応しており、全世界で使用されています。専用ツールを使用すれば、既存のアプリケーションとの統合が可能です。モバイルアプリを利用すれば、場所や時間を問わず契約書を作成できます。
SPIS-BOX+Sign Mega
株式会社ケイティケイソリューションズが提供しています。既存のメールサーバ・メールソフトにゲートウェイ型の本ツールを設置します。電子署名を自動化することで送信者の負担を軽減できるうえ、フィッシング対策なども可能です。
かんたん電子契約
セイコーソリューションズ株式会社が提供しています。専用ツールの利用で、契約関連書類を取引先へ自動送付できます。電子証明書はAdobe Readerを開くだけで確認・取得が可能です。
Meeepa
TDCソフト株式会社が提供しています。見積から契約、精算業務までのフローを電子化します。電子署名・タイムスタンプを付与した電子契約書を自動生成し、法律に準拠した書類の作成が可能です。
Cloud Contract
クラウドコントラクト株式会社が提供しています。人材派遣業や不動産業など、あらゆる業界で導入されています。電子データや取引履歴などはブロックチェーンに登録され、セキュアな環境でのデータ管理が可能です。
ラクラク電子契約
株式会社デジタルストレージが提供しています。月30契約まで無料で利用可能であり、個人経営者に最適なソリューションです。バックアップデータの多重化により、データ紛失や破損のリスクを低減します。
CONTRACTHUB@absonne
日鉄ソリューションズ株式会社が提供しています。データは強固なセキュリティを実施するデータセンターで保管しており、複数のバックアップをとっています。また、法令に準拠した長期保管が可能。会計監査の際は迅速にデータ出力が行えます。
WAN-Sign
株式会社ワンビシアーカイブズが提供しています。電子契約と書面契約を一元管理します。電子証明書とメール認証を併用した締結が行え、さまざまな契約に対応可能です。またシステム不要で電子証明書の確認を行えます。
CECTRUST
株式会社コンストラクション・イーシー・ドットコムが提供しています。国の認定を受けた第三者機関が発行する電子証明書を用いています。既存の契約書式を活かした電子化が可能で、現行の商取引に影響しません。
関連法令に則り10年単位で原本の保管が行えます。また、甲乙双方のデータ保管が可能です。
SignUpOne
SB C＆S株式会社が提供しています。電子証明書の発行申請をシステム上から行え、電子証明書を保管・管理する必要はありません。一度発行した電子証明書とPINコードは署名が完了するとサーバから廃棄する「ワンタイム証明書」を導入しています。
また、導入・取引先企業は無料ヘルプデスクを利用可能です。
Adobe Sign
アドビシステムズ株式会社が提供しています。既存システムやアプリケーション、業務フローに柔軟に対応でき、直観的な操作が可能です。電子署名が施された文書は自動で関係者へ送付、PDFでリポジトリに保管されます。
監査証跡も同時に自動で保管されるため、文書改ざんのリスクは低いです。
パソコン決裁Cloud
シヤチハタ株式会社が提供しています。スマートフォンやタブレットなど、さまざまなデバイスで利用できます。業務フローを変えることなく捺印を電子化するため、運用負担が少ないです。
企業独自の印鑑も電子化できるため、捺印のために帰社する必要がありません。
Zoho Sign
ゾーホージャパン株式会社が提供しています。Google DriveやDropboxなど、さまざまツールと連携でき、既存ツール内で電子署名が行えます。また文書に合わせてテンプレートのカスタマイズが可能です。
paperlogic
ペーパーロジック株式会社が提供しています。電子署名法や会社法など、各種法令に準拠しています。e-文書法・電子帳簿保存法に対応するタイムスタンプを無料で提供し、電子証明書のあり・なしを選択可能です。取引先をゲスト登録するだけで電子契約を行えます。
電子契約システムの選び方
電子契約システムを選ぶ際はどんな点に気を付けるべきなのでしょうか。ここでは選定時のポイントを２つ紹介します。
セキュリティ対策がされているか
電子契約システムはインターネット上で電子データをやり取りするため、サイバー攻撃の対象になりやすく、情報漏えいのリスクが高くなります。
不正アクセスやDos攻撃など、さまざまな攻撃に対応すべく厳重なセキュリティが施されているか確認してください。また、権限ごとにアクセス制限が行え従業員の操作ログを取得できるのか、といった内部のセキュリティ対策も重要です。
セキュリティへの取り組みは、企業の情報を守るだけでなくコンプライアンス強化にもつながります。
既存システムと連携できるか
電子契約システムは顧客情報などを一元管理しますが、既存システムとの連携でさらなる業務効率化が実現するでしょう。
会計管理システムと連携すれば契約書のデータが帳簿へ自動転記されます。BIツールと連携すればデータを基に売上予測などの分析が行え、戦略的な営業が可能です。
このように、既存システムと連携することで、経営活動をサポートし、収益アップにもつなげられます。
契約書を電子化する際の注意点
契約書の電子化を進める際にはどんな点に気を付ければ良いのでしょうか。ここでは電子化する前に気を付けるべき２つのポイントを見ていきましょう。
電子化に対応している契約書か
契約書の多くは電子化に対応できる書類ですが、中には電子化できない契約書があります。電子化に対応していない文書には、投資信託契約の約款、定期借地契約などがあります。これらは書面での締結が義務化された契約書です。
電子契約システムを導入しても電子化できない契約書を多く扱う企業では、メリットよりもコストが高くなる可能性があります。自社における契約書の電子化可能文書と不可能な文書の割合を調べ、不明な点があれば専門家へ相談しましょう。
取引先の理解を得られているか
自社で電子契約の導入を希望しても取引先の合意を得られない場合、従来の方法で取引を続けるしかありません。また電子契約を行うには取引先も同じサービスを利用してもらう必要があります。
電子契約システムでは契約業務フローが変わるため、取引先にも業務フロー変更をお願いすることになります。場合によっては取引先にとって大きな負担になることもあるでしょう。
電子契約システムは自社・取引先の双方での導入が必要なため、相手方の理解を得ることは導入時最大のポイントです。取引先に納得してもらえるよう、利用面・コスト面のメリットを説明し理解を得られるよう努めましょう。
最適な電子契約システムを導入して効率化を図ろう！
電子契約システムを選ぶ際は、セキュリティ面や、既存システムへの連携を念頭に置いてください。また、自社の契約書は電子化できるか、取引先がシステムの導入に対して理解を示しているかもあらかじめ確認すべきポイントです。
確認事項をすべてクリアし、自社の業務に最適な電子契約システムを選定しましょう。
