電子契約とは
電子契約とは、PDFなどの電子データ化された契約書に、サインや印鑑の代わりとなる電子署名やタイムスタンプを付与することで成立する契約方法です。契約書の作成はもちろん、取引先への書類送付や合意も含め、すべて電子上で完結します。また契約締結後の電子データは、サーバ上に保存されることが多いです。
電子契約と書面契約の違い
書面契約とは、書面という言葉どおり紙の書類を用いて押印や手書きの署名で契約締結をします。契約書の原本はお互いに一部ずつ保管し、万が一改ざんなどのトラブルが起こった場合は、原本の筆跡鑑定などを行います。ハンコ文化などの商習慣により、従来は書面契約が主流でした。
一方電子契約は、締結した契約書データを印刷せずに電子データのまま管理します。暗号技術を用いた電子契約書を作成し、電子署名を行うため、改ざんなどの不正防止ができます。テレワークの普及や印鑑廃止の流れから、電子契約へ切り替える企業は今後も増加するでしょう。
電子契約が成立する仕組み
電子契約とは、どのような仕組みで成り立っているのでしょうか。電子契約において重要なポイントとなる２つの仕組みを紹介します。
電子署名または電子サインで契約者を証明
電子契約を成立させるためには、契約当事者の本人確認が不可欠です。紙の契約書では、押印や手書きでの署名により、本人の意思にもとづき作成されたものと見なされます。一方、電子文書には押印や直接署名ができないため、電子署名または電子サインを用いて契約者を証明します。
電子署名や電子サインは、暗号技術を利用して作成者の本人性を担保する仕組みです。電子署名では、作成者本人がもつ秘密鍵で電子文書に署名を行い、それを公開鍵で検証することで本人性を確認します。電子サインでは、システムログやメール認証などを組みあわせて本人性を担保します。
これらの技術を用いることで、電子文書が契約当事者本人の意思にもとづいて作成されたことを証明し、契約の成立を支えています。
タイムスタンプで契約日を証明
電子契約では、電子データの存在証明と非改ざん証明のためにタイムスタンプを利用します。タイムスタンプとは、正確な時間を証明する時刻認定事業者により提供され、対象の電子データがその時点で存在していたことと、それ以降改ざんされていないことを証明するためのものです。
電子文書に対して行われたすべての操作にタイムスタンプが付与されるため、「いつ」「何を」作成したのかを証明できます。また、「誰が」「何を」作成したのかを証明する電子署名や電子サインとセットで用いることで、法的な証拠力を高められます。
タイムスタンプの仕組みや必要性についてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
このように、電子署名・電子サインとタイムスタンプを組み合わせることで、電子契約の成立時期と内容を明確に証明できるのです。そのため、電子契約は紙の契約と同等の法的効力をもつことが可能になっています。
電子契約の種類
電子契約には、主に「電子署名（当事者型）」と「電子サイン（立会人型）」の２種類があります。
電子署名（当事者型）
電子署名（当事者型）は、署名者本人の電子証明書を利用して本人証明を行う方法です。第三者機関の認証局における本人確認は、厳格な書類審査の過程を経るため、なりすましによるリスクが低く、法的効力の高い本人認証が可能です。
一方で、時間や費用がかかったり、契約相手も同じく電子証明書等の準備をする必要があったり、導入や契約締結までのハードルが高いというデメリットがあります。
電子サイン（立会人型）
電子サイン（立会人型）は、メール認証をはじめとした認証とシステムログを利用して本人証明を行う方法です。電子契約サービスの登録を行い、サービスへのログイン認証と、登録したアドレス宛に送信した認証メールの組み合わせで本人確認を行うのが一般的です。
電子証明書を持っていなくても電子契約を行えるため、契約者双方が気軽に利用できるメリットがあります。一方、立会人型の本人確認手段は、メールアドレスや二段階認証等となり、当事者型に比べるとなりすましのリスクが高くなる点がデメリットです。
電子署名と電子サインは、それぞれ特徴が異なるため、契約の内容や相手先、コストなどを考慮して適切な方式を選択する必要があります。高度なセキュリティが求められる契約には電子署名が、手軽さや利便性を重視する場合には電子サインが適しています。
電子契約を導入するメリット
紙の契約書と比較した電子契約のメリットをまとめます。
コストの削減ができる
電子契約では、ペーパーレス化によって用紙代や印刷代などのコストを削減できます。また、インターネット上で電子文書をやり取りするため、郵送費も発生しません。
加えて、契約書にかかる印紙税を削減できるのも大きなメリットです。書面契約では、取引金額が５万円以上になる場合、印紙税を支払う必要があります。一方、電子契約は課税対象でないため印紙税の支払いが不要となり、大幅なコスト削減につながります。
電子契約で、印紙税を支払わなくてもよいとされている理由や注意点について詳しく知りたい方は、以下のページをご覧ください。
業務効率化につながる
電子契約では、文書の作成から署名、送信、締結まですべてオンライン上で完結可能です。従来の書面契約書で必要だった印刷や押印、文書の郵送・返送などの工程を短縮でき、業務の効率化を実現します。
また、電子データであるため管理や検索が容易な点もメリットです。過去の契約書を探す場合も「契約名」などキーワードでの検索機能を利用すれば、該当の契約書をスムーズに見つけられるでしょう。
リモートワークでも対応ができる
近年、在宅勤務やリモートワークを推進する企業が増えています。しかし、紙の契約書の場合はハンコの押印や印刷などが必要となり出社しなければなりません。さらに契約書を契約相手へ送付しても、取引先がリモートワークの場合にはやりとりに時間がかかってしまいます。
電子契約であれば、印刷も押印も不要なため、場所を選ばずスムーズな取引が可能となるでしょう。
電子契約をスムーズに導入し運用するためには、電子契約システムの活用がおすすめです。以下のボタンより各社製品の資料請求ができるので、ぜひご利用ください。
電子契約を導入するデメリット
メリットの多い電子契約ですが、デメリットもあります。以下で具体的に解説します。
導入負担がかかる
従来の契約業務とは異なるため、業務フローの再構築が必要です。既存の方法に慣れている場合、新しい業務フローに抵抗を感じる従業員も少なからずいるでしょう。
「なぜ、電子契約を導入するのか」「電子契約導入で改善されること」など、導入目的やメリットを従業員へ周知し、理解を得たうえで導入することが重要です。
契約相手の合意が必要
基本的に契約は企業間で取り交わすため、一方的に電子契約へ切り替えるのではなく、契約相手にも電子契約の合意をもらう必要があります。
合意をもらうためには、電子契約のメリットや法的な証拠力をわかりやすく説明しましょう。さらに電子契約を受け入れられたあとも、サポートできる体制を整える必要があります。
サイバー攻撃のリスクがある
電子契約書のデータはサーバで保存するケースが多いため、サイバー攻撃のリスクがあります。例えば、不正アクセスにより契約書を盗み見られたり、データが紛失したりする可能性があります。
これらのリスクをゼロにはできませんが、データのバックアップや、セキュリティ対策を施せば、被害を最小限に押さえることが可能です。
電子契約の導入前に確認しておきたい法律
電子契約の導入前に、以下の法律について確認しておきましょう。
- ●電子帳簿保存法
- ●電子署名法
- ●IT書面一括法
- ●e文書法
- ●印紙税法
- ●電子契約法
電子帳簿保存法
特定の要件を満たせば、国税関係帳簿書類の電子保存を認めた法律です。紙媒体の書類も、スキャンすることで電子データ化できます。
正式名は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」で1998年７月１日に施行されました。
ただし電子帳簿保存法では、すべての文書の電子保存を認めているわけではありません。電子保存の対象となる国税関係帳簿書類は以下のとおりです。
- ■帳簿類
- 総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金・買掛金元帳、固定資産台帳など
- ■決算関係書類
- 棚卸表、貸借対照表、損益計算書など
- ■その他
- 契約書や領収書の写し、見積書、請求書、注文書、契約書、納品書、検収書など
電子帳簿保存法は、複数回の法改正が行われています。概要や保存要件について詳しく知りたい方は、以下のページをご覧ください
電子署名法
電子的な署名に、紙媒体の「署名」や「押印」と同じ効果を与えた法律です。書類が作成された日時や改ざんされていないことを証明するタイムスタンプと、国の認定局が発行した電子証明書によって、データの信頼性を高めています。正式名は「電子署名及び認証業務に関する法律」で2001年４月１日に施行されました。
IT書面一括法
Web・メール・FAXなどによる書類の交付を認めた法律です。電子帳簿保存法とは異なり、特定書類の電子化を認めた法律ではありません。証券取引法や割賦販売法など、紙媒体での書面の提出を求める各種法律により、電子商取引の円滑性が失われていたことから施行されました。
正式名は「書面の交付等に関する情報通信の技術の利用のための関係法律の整備に関する法律」で2001年４月１日に施行されました。
参考：書面の交付等に関する情報通信の技術の利用のための関係法律の整備に関する法律｜衆議院
e文書法
あらゆる書類の電子保存化を認めた法律です。内容は電子帳簿保存法とほぼ同じですが、電子化できる書類の範囲を広げています。これにより、商法や税法により保管が義務付けられている財務・税務関係書類などに対し、紙媒体だけではなく電子化保存も認められるようになりました。
以下２つの法律の総称で2005年４月１日に施行されました。
- ●「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」
- ●「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」
参考：厚生労働省の所管する法令の規定に基づく民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する省令の概要｜厚生労働省
印紙税法
領収書や契約書などの発行時に印紙税の支払いを課した法律で、1899年に施行されました。領収書や契約書は法的拘束力があることで、はじめて効力を発揮します。印紙税法はその法的効力を安定化させた見返りとして、事業者に税金の支払いを課しています。
現在は、電子契約によって電子化された書類の印紙税の支払いについて明記されていません。しかし今後、法律が策定される可能性もゼロではないため注意する必要があります。
電子契約法
電子契約法とは、電子商取引における消費者への救済措置や、電子商取引の契約成立時期などを規定した法律で2001年12月25日に施行されました。正式名は「電子消費者契約及び電子承諾通知に関する民法の特例に関する法律」です。
民法第95条では、消費者のミスで成立した契約は、無効化できないと書かれています。しかし電子商取引ではクリック動作を多用するため、ちょっとしたミスで意図しない契約を結んでしまうケースもあるでしょう。
電子契約法は、このような契約に対する救済措置を明文化した法律です。この救済措置は、内容を確認するためのページがない場合に適用されます。しかし、確認ページがあるにもかかわらず、操作ミスをした場合は、契約を無効化するのは難しいでしょう。
リスクの低い運用は電子契約システムがおすすめ
電子契約は多くの導入効果がある反面、運用するためには、社内体制の整備やセキュリティ対策、法律の理解、従業員への指導などさまざまな業務が必須となります。
そこで電子契約を利用するためには、電子契約システムの導入をおすすめします。電子契約システムとは、契約書を取り交わす際に、すべてのプロセスをクラウド上で行えるツールです。業務の効率化はもちろん、セキュリティ強化や法律に関する知見を活かしたサポートで、スムーズな導入や運用が実現するでしょう。
以下の記事では、おすすめの電子契約システムを機能や価格、特徴などから比較しています。どのような機能やサービスがあるか、具体的に知りたい方はぜひご覧ください。
注意点を理解して効果的に電子契約を導入しよう
電子契約とは、電子データに電子署名やタイムスタンプを付与することで成立する契約方法です。紙の契約と比べて、コスト削減や業務効率化など、多くのメリットがあります。一方で、導入時には社内の理解を得ることや、セキュリティ対策、法律への理解を深めることが重要です。
また、電子契約をスムーズに導入・運用するためには「電子契約システム」の活用がおすすめです。
今回解説した内容を参考に、自社に最適な電子契約の導入を検討してみてはいかがでしょうか。電子契約システムの詳細については、以下のボタンから資料請求が可能です。ぜひご活用ください。
