電子契約とは？メリットや法律、安全に利用する仕組みもわかりやすく解説

電子契約とは

在宅勤務やテレワーク需要の急増により注目を浴びている電子契約ですが、どのようなものか見ていきましょう。

オンライン上で完結する契約

電子契約とは、電子データに電子署名を行うことで成立する契約方法です。パソコンやツールで契約書を作成することはもちろん、契約相手である取引先などの送信や合意も含めすべて電子上で完結します。また契約締結後の電子データは、サーバ上に保存されることが多いでしょう。

書面契約との違い

書面契約とは、書面という言葉どおり紙の書類を用いて押印や手書きの署名で契約締結をします。契約書の原本はお互いに一部ずつ保管し、万が一改ざんなどのトラブルが起こった場合は、原本の筆跡鑑定などを行います。判子文化などの商習慣により、従来は書面契約が主流でした。

一方電子契約は、締結した契約書データを印刷せずに電子データのまま管理します。暗号技術を用いた電子契約書を作成し、電子署名を行うため、改ざんなどの不正防止ができます。新型コロナウイルスの影響により、リモートワークが急増し電子契約へ切り替える企業は今後も増加するでしょう。

電子契約の仕組み

電子契約とは、どのような仕組みで成り立っているのでしょうか。電子契約において重要なポイントとなる２つの仕組みを紹介します。

電子署名または電子サインで契約者を証明

紙の契約書では、押印や手書きでの署名により、本人の意思に基づき作成されたものと見なされます。一方、電子文書には押印や直接署名することはできません。以下の２種類の方法で契約者を証明します。

電子サイン

メール認証など認証とシステムログを利用して本人であることを証明する仕組みです。メールアドレスを電子契約サービスに登録するだけで利用できるため、取引先も導入しやすいでしょう。

電子署名

公開鍵暗号方式という暗号技術を使う仕組みです。電子署名する側が暗号化された契約書を公開鍵と一緒に契約先へ渡し、受け取った側は公開鍵で契約書を閲覧します。第三者機関である認証局がその真正を証明しているため、法的効力が高い方法でしょう。

電子署名を用いることで電子契約書の正当性を証明できます。そのため、電子契約では電子署名が主流になっています。

タイムスタンプで契約日を証明

電子契約では、電子データの存在証明と非改ざん証明のためにタイムスタンプを利用します。タイムスタンプとは、正確な時間を証明する時刻認定事業者により提供され、対象の電子データが存在していたことを証明します。

もしタイムスタンプの付与後に、データが改ざんされればその証拠が残るでしょう。つまり、タイムスタンプを電子契約書に埋め込むことで、改ざんされていないことの証明になるのです。電子署名とタイムスタンプの両方を用いることで、法的な証拠力を高められます。

電子契約を導入するメリット

紙の契約書と比較し電子契約のメリットやはどんなものがあるでしょうか。

コストの削減ができる

書面契約にかかる業務には紙代、郵送代や印刷費、印紙代など、さまざまなコストが発生します。電子契約の導入により、これらのコストを軽減できます。インターネット上で電子文書をやり取りするため、書類の郵送費や印刷費が発生しません。

中でも印紙税の削減効果は大きいです。紙の契約書では、印紙を貼付しなければいけません。建設業や運送業などの請負業や、不動産業は契約書を取り交わす機会が多く、印紙代は大きな負担になります。しかし、課税対象になるのは紙による文書であり、電子文書は対象ではありません。電子契約導入によって、さまざまなコストを削減できるでしょう。

電子契約で、印紙税を支払わなくてもいいとされている理由や注意点について詳しく知りたい方は、以下のページをご覧ください。

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業務の効率化につながる

従来は契約書の作成から締結に至るには１週間以上の期間を要し、それらに付随する業務にも手間がかかりました。もし、契約書に不備があれば修正して再送するなどの時間がかかります。

また過去の契約書を探す場合、膨大な文書の中から該当文書を見つける必要があり、多くの時間を費やします。

電子契約では、これら業務の効率化が可能です。書類作成から締結までインターネット上で簡単に完了し、不備があってもその場で修正、再度アップロードするだけです。過去の契約書を探す場合も、「契約名」などキーワードでの検索機能を利用すれば、該当の契約書をスムーズに見つけられるでしょう。

適切に文書保存ができる

紙の契約書を保存する場合、原本を倉庫などで保管する必要がありました。保存場所の確保はもちろん、保存期限の管理や処分に手間と時間がかかります。膨大な量の契約書を扱う業種にとって、管理や保管コストは大きな負担となっているでしょう。

しかし電子契約は電子データであるため、保存場所はコンピューター上となります。さらに保存期限の管理や期限が切れたデータの消去も容易にできるでしょう。

リモートワークでも対応ができる

新型コロナウイルスの流行で、在宅勤務やリモートワークの推進企業が増えています。しかし、紙の契約書の場合はハンコを押印や印刷などが必要となり出社しなければなりません。さらに契約書を契約相手へ送付しても、取引先もリモートワークの可能性も高いため、やりとりに時間がかかってしまいます。

電子契約であれば、印刷も押印も不要なため、場所を選ばずスムーズな取引が可能となるでしょう。

電子契約を行うためには、電子契約システムの導入をおすすめします。電子契約システムについて詳しく知りたい方は、以下のボタンより資料請求ができます。

電子契約を導入するデメリット

メリットの多い電子契約ですが、一方デメリットもあります。

導入負担がかかる

従来の契約業務とは異なるため、業務フローの再構築が必要です。既存の方法に慣れている場合、新しい業務フローに抵抗を感じる従業員も少なからずいるでしょう。新システムの機能を覚えなければいけないため、リテラシーによっては従業員にとって大きな負担です。

「なぜ、電子契約を導入するのか」「電子契約導入で改善されること」など、導入目的やメリットを従業員へ周知してください。従業員への説明を十分に行い、納得してい導入しましょう。

契約相手の合意が必要

基本的に契約は企業間で取り交わすため、一方的に電子契約へ切り替えるわけにはいきません。契約相手にも電子契約の合意をもらう必要があります。電子契約に拒否反応を示す企業もあるでしょう。

電子契約のメリットや法的な証拠力をわかりやすく説明し、合意をもらう必要があります。さらに電子契約を受け入れられたあとも、取引先が行う手順なども伝えサポートできる体制を整える必要があります。

サイバー攻撃のリスクがある

電子契約書のデータはサーバで保存するケースが多いため、サイバー攻撃のリスクがあります。例えばDoS攻撃されると、サーバダウンによりサービス提供が停止し、業務が行えません。それだけではなく、不正アクセスにより契約書を盗み見られたり、データが紛失したりする可能性があります。

これらのリスクをゼロにはできませんが、企業努力で軽減できます。データのバックアップや、セキュリティ対策を施せば、被害を最小限に押さえることが可能です。

電子契約にまつわる法律

電子契約の導入前に確認しておきたい法律をくわしく解説します。

電子帳簿保存法

特定の要件を満たせば、電子媒体に保存することを認めた法律です。紙媒体の書類も、スキャンすることで電子データ化できます。

正式名は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」で1998年７月１日施行されました。

ただし電子帳簿保存法では、すべての文書の電子保存を認めているわけではありません。電子保存の対象となる、国税関係帳簿書類は以下のとおりです。

帳簿類

総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金・買掛金元帳、固定資産台帳など

決算関係書類

棚卸表、貸借対照表、損益計算書など

その他

契約書や領収書の写し、見積書、請求書、注文書、契約書、納品書、検収書など

参考：電子帳簿保存法関係｜国税庁

電子帳簿保存法は、複数回の法改正が行われています。概要や保存要件について詳しく知りたい方は、以下のページをご覧ください

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電子署名法

電子的な署名に、紙媒体の「署名」や「押印」と同じ効果を与えた法律です。タイムスタンプと電子証明書によって、データの信頼性を高めています。正式名は「電子署名及び認証業務に関する法律」で2001年４月１日施行されました。

改ざんが容易で署名や捺印もできなかった電子契約書の信頼性を高める目的で施行されました。

タイムスタンプとは、書類が作成された日時を証明するものです。タイムスタンプが押された電子契約書は、時間の改ざんができないため安全性を確保できるでしょう。電子証明書とは、国の認定局が発行した電子的な証明書のことです。

この証明書を持っていれば、電子契約の信頼性をより高められます。

参考：電子署名法｜法務省

IT書面一括法

Web・メール・FAXなどによる書類の交付を認めた法律です。これにより、事業者が顧客保護のために行っていた書面の交付などを、顧客などの承諾を条件に電子媒体でできるようになりました。

電子帳簿保存法とは異なり、特定書類の電子化を認めた法律ではありません。証券取引法や割賦販売法など、紙媒体での書面の提出を求める各種法律により、電子商取引の円滑性が失われていたことから施行されました。

正式名は「書面の交付等に関する情報通信の技術の利用のための関係法律の整備に関する法律」で2001年４月１日施行されました。

参考：IT書面一括法｜通商産業省

e文書法

あらゆる書類の電子保存化を認めた法律です。内容は電子帳簿保存法とほぼ同じですが、電子化できる書類の範囲を広げています。これにより、商法や税法により保管が義務付けられている財務・税務関係書類などを、紙媒体だけではなく電子化保存も認められるようになりました。

２つの法律の総称で2005年４月１日施行されました。

• ■「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」
• ■「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」

印紙税法

領収書や契約書などの発行時に、印紙税の支払いを課した法律で1899年に施行されました。領収書や契約書は法的拘束力があることで、初めて効力を発揮します。印紙税法はその法的効力を安定化させたことの見返りとして、事業者に税金の支払いを課しています。

現在は、電子契約によって電子化された書類の印紙税の支払いについて明記されていません。しかし今後、法律が策定される可能性も０ではないため注意する必要があります。

参考：印紙税法｜国税庁

電子契約法

消費者を救済する電子契約法とは、電子商取引における消費者への救済措置や、電子商取引の契約成立時期などを規定した法律で2001年12月25日に施行されました。

民法第95条では、消費者のミスで成立した契約は、無効化できないと書かれています。しかし電子商取引ではクリック動作を多用するため、ちょっとしたミスで意図しない契約を結んでしまうケースもあるでしょう。

電子契約法は、このような契約に対する救済措置を明文化した法律です。この救済措置は、内容を確認するためのページがない場合に適用されます。確認ページがあるにもかかわらず、操作ミスをした場合は、契約を無効化するのは難しいでしょう。

また電子契約法では、契約の成立時点が、相手に承諾通知が届いたときに変更されました。従来のように事業者が承諾通知を発信した時点で契約が成立するのでは、消費者側があまりにも不利だからです。

参考：電子契約法｜経済産業省

法律を遵守した運用は電子契約システムがおすすめ

電子契約は多くの効果がある反面、守るべき法律を理解する必要があります。そのため導入し運用するためには、法律の理解や従業員への指導、セキュリティ強化などさまざまな業務が必須となり負担が大きいでしょう。

そこで電子契約を利用するためには、電子契約システムの導入をおすすめします。電子契約システムとは、契約書を取り交わす際に、すべてのプロセスをクラウド上で行えるツールです。業務の効率化はもちろん、セキュリティ強化や法律に関する知見を活かしたサポートで、スムーズな導入や運用ができるでしょう。

どんな機能やサービスがあるか詳しく知りたい方は、下記の電子契約システム製品比較ページをご覧ください。

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法律を理解して効果的に電子契約を導入しよう

電子契約とは、電子データに電子署名を行うことで成立する契約方法です。オンライン上で完結するため、紙媒体の契約書よりも効率よく行えます。また、印紙税の節約もできるためコスト削減につながるでしょう。一方、契約相手にも契約書の電子化を合意してもらう必要があります。

また電子契約に関する法律は数多くあり、中には複数回改正されているものもあります。法律の内容をしっかり押さえて、安全な電子契約を締結しましょう。