電子契約システムとは
まず電子契約とは、「契約」という行為を電子化することをいいます。契約時に必要な情報をクラウド上にデータとして保管するため、インターネットを介して、どこからでも確認可能です。
紙での契約締結に必須の署名や捺印は、「電子署名」や「タイムスタンプ」という仕組みで置き換えられます。つまり契約に際して、紙やペン、ハンコを一切必要としないのが、電子契約の大きな特徴です。
電子契約に必要な機能を、トータルで提供してくれるのが電子契約システムです。ペーパーレス化やデジタル化に対応するため、電子契約の導入を検討する企業も増えているでしょう。電子契約が可能な環境を構築するため、まずは専用システムの導入について検討してみてください。
以下の記事ではおすすめの電子契約システムを機能で分類し、選び方も解説しているので参考になるでしょう。
電子契約のメリットとは
「紙」を使って行われる契約は「書面契約」と呼ばれています。必要情報が記載された契約書を双方が確認し、署名・捺印することで効力を発揮します。「書類をやりとりする」という行為を避けられないため、遠く離れた相手との契約では、一定の時間が必要でした。
また印刷代や郵送代といったコストも発生します。もちろん、作業を行う従業員の負担も、決して少なくはありませんでした。
電子契約の場合、契約に必要な内容はクラウド上で管理されます。インターネットを使って契約書データを確認できれば、書面契約にかかっていたコストや手間が削減します。契約書の作成から締結まで、すべての手続きをオンライン上で完結できるため、話を素早く進められるでしょう。リモートワークとの相性もよく、さまざまな働き方に対応可能です。
電子契約のメリットについては、以下でも詳しく解説しています。あわせてご覧ください。
「電子契約とは？メリットや法律、安全に利用する仕組みも解説！」電子契約の種類
電子契約には、「当事者署名型」と「立会人署名型」の２種類があります。それぞれが異なる特徴をもつため、自社に合ったタイプを選択しましょう。
当事者署名型
契約に関わる当事者が、それぞれ認証局より電子証明証を取得するタイプです。当事者同士のみで契約が締結され、本人性の担保が重視される場合に有効です。契約書の管理や保管を自身で行う必要があり、入念な事前準備に手間を要する場合があります。
立会人署名型
契約に関わる当事者同士の間に、電子契約システム事業者が介入し、手続きを進めていくタイプです。クラウドへのログイン情報やメール認証により本人性が確保されます。当事者署名型に比べて証拠力は劣るものの、面倒な事前準備の必要はありません。
契約作業をスピーディーに進められるというメリットがあります。
電子契約と電子帳簿保存法の関係性
国税関連書類などを電子化して保存することは、電子帳簿保存法によって認められています。2022年に大きな改正が行われ、法律改正にともなうルールの変更も、電子契約導入を後押しするきっかけになっています。
改正後の電子帳簿保存法では、書類を電子化して保存するための要件が緩和しました。具体的には、税務署への事前申請・承認が不要となり、タイムスタンプ要件や検索要件も変更されました。
これにより、「要件を満たすためだけに複雑なシステムを導入する」といった事態も避けられるように。法律面から考えても、今、電子契約システムを導入するメリットは大きいといえます。
電子帳簿保存法における契約書の保存要件について詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてみてください。
電子契約システム導入でできること
電子契約システムを導入すると、具体的に何ができるようになるのでしょうか。３つの内容から、導入イメージを膨らませてみてください。
電子契約を結べるようになる
電子契約システムを導入すると、電子契約を行うために必要な以下の機能を利用できるようになります。
- ●電子署名の付与
- ●電子証明書の発行
- ●タイムスタンプの付与
電子署名とは、書面契約時のサインや捺印に変わるものです。電子証明書は、その電子署名が本人のものであると証明するための機能です。タイムスタンプは、いつ契約書を作成し署名したのかを記録してくれます。どれも電子契約に欠かせない機能であり、システムを導入すれば自動で使えるようになります。
契約状況を可視化できる
電子契約システムには、契約状況を可視化するためのワークフロー機能やアラート機能も搭載されています。これにより、契約作業の進捗や内容の不備を、オンライン上でチェックできるようになり、入力漏れや作業の遅れを防ぐ効果が見込めます。「ただ待つ」時間が短縮し、業務効率化につながるでしょう。
電子契約書を保管・管理できる
電子契約システムを使用すれば、電子契約書のデータを保管できるようになります。システムには検索機能も搭載されているので、保管されたデータのなかから、目当てのものも素早く見つけられるでしょう。管理や保管の手間を減らせます。
電子契約システムを使った場合の契約の流れ
電子契約システムを使って電子契約を結ぶ場合の一般的な流れは、以下のとおりです。
- １.作成者側が、電子契約システム上に契約書をアップロード
- ２.相手方のメールアドレスを指定し、契約書URLを送信
- ３.相手方が契約内容を確認し、問題なければ合意
- ４.契約締結済み書類が双方へと配信され、クラウド上にも自動で保存
署名や情報のやりとり方法に違いはあるものの、基本的な流れは書面契約を結ぶ場合と同じです。電子契約システムにはセキュリティ機能も搭載されていて、安心・安全に契約を結べるでしょう。
電子契約システムを導入する際の注意点とは
電子契約システムを導入すれば、コスト削減や業務効率化といったメリットを期待できます。一方で、注意しなければならない点があるのも事実です。注意すべき３つのポイントを紹介します。
導入・ランニングコストが発生する
電子契約システムを導入する際には、イニシャルコストが発生します。またシステムを維持し続けるためには、ランニングコストも発生するでしょう。せっかく導入しても使いこなせていない場合、費用負担だけが大きくなってしまう可能性があります。
また契約内容によっては、電子契約が不可能な場合もあるでしょう。自社で導入した場合、コストに見合った効果を得られるのか、事前確認が必須です。
希望する契約スタイルに対応するとは限らない
先ほどもお伝えしたとおり、電子契約には「当事者署名型」と「立会人署名型」の２種類があります。どちらに対応しているかは、導入するシステムによってそれぞれです。「どちらか一方のみ」というケースもあれば、「両方に対応」というケースもあります。
導入前には、製品のタイプや機能をしっかりと比較検討しましょう。
取引先との調整が必要
電子契約システムを活用するためには、取引先の理解が必須です。すべての企業が電子契約に対応しているわけではありません。調整に時間を要する可能性があります。なかなか理解が得られない場合、相手の負担を最小限にできるようなシステムを導入するのがおすすめです。
電子契約システムを安易に選んだ場合、活用しきれず持て余してしまうリスクがあります。リスクを避けるためには、自社に合ったシステムの導入が必須です。
電子契約システムの基本を知って比較検討してみよう
電子帳簿保存法改正の影響もあり、電子契約システム導入について、積極的に検討する企業が増えてきています。まずは「電子契約システムとはどのようなものなのか」を知り、自社に合った製品を検討するのがおすすめです。
「電子契約システムについて詳しく知りたい」「さまざまなシステムを比較検討したい」という方は、まずは資料請求してみましょう。
