不動産業界向け電子契約システムを徹底解説！業界特有の課題を解決

不動産取引の電子契約化が可能になりデジタル化が前進

2022年の宅地建物取引業法の改正により、不動産売買や賃貸契約が全面的に電子化可能となり、不動産業界のデジタル化が大きく進展しました。契約書の作成や重要事項説明のリモート対応が合法的に認められ、一部例外を除いて、ほとんどの書類が電子化できるようになっています。

電子化できる契約書

電子化が可能な主な書類は以下のとおりです。

• ●賃貸借契約書
• ●売買契約書
• ●重要事項説明書
• ●管理委託契約書
• ●更新契約書
• ●解約通知書

これらの書類は、電子署名やタイムスタンプを利用することで、紙の契約書と同等の法的効力をもたせられます。

電子化できない契約書

一方で、以下のような書類は現状では電子化できないため注意が必要です。

• ●事業用定期借地契約
• ●企業担保権の設定又は変更を目的とする契約

ただし、これらの例外は限定的であり、不動産取引で使用されるほとんどの契約書類は電子化に対応しています。

参考：報道発表資料：「宅地建物取引業法施行令及び高齢者の居住の安定確保に関する法律施行令の一部を改正する政令」等を閣議決定｜国土交通省

紙管理が主流の不動産業界の課題

電子契約の普及が進む一方で、不動産業界では依然として紙管理が主流となっている部分もあります。これには、長年の業界慣行や一部の法的制約が影響しています。そのため、以下のような課題を抱えています。

■契約業務の煩雑さ

賃貸借契約や売買契約における書類作成や署名の確認に時間がかかり、効率化が求められている。

■法令対応の負担

宅地建物取引業法（宅建法）や電子帳簿保存法の要件を満たすための管理が複雑で、法的リスクが高い。

■顧客対応の非効率性

重要事項説明や契約締結が対面に依存し、リモート対応が進んでいない企業も多い。

■情報共有の不十分さ

契約データや物件情報がシステム間で連携されず、二重入力や確認作業が発生している。

■ペーパーレス化の遅れ

保管スペースの確保が必要で、検索にも手間がかかっている。紛失リスクもともなう。

不動産業界向け電子契約システムを導入するメリット

次に、不動産業で電子契約システムを導入するメリットを紹介します。

不動産契約業務を効率化できる

不動産契約では、契約書の作成や署名の取得が複数の関係者（仲介業者・オーナー・借主）にまたがるため、業務が煩雑です。電子契約システムを活用すれば、賃貸借契約書や売買契約書のテンプレート化が可能になり、入力ミスを削減しつつ迅速に書類を作成できます。また、署名者がオンラインで契約書を確認・署名できるため郵送や訪問の不要に。契約完了までの時間が大幅に短縮します。

重要事項説明や契約締結がオンラインで完結できる

不動産の取引現場では、重要事項説明や契約締結を対面で行うのが一般的です。しかし、電子契約システムを活用すれば、重要事項説明書の交付や署名がオンラインで完結できます。例えば、画面共有機能や電子署名を利用すれば、顧客が遠方にいてもリモートで重要事項説明が可能です。これにより、移動時間を削減しながら法的要件を満たす説明が実現します。オンラインでの説明完了後にそのまま契約締結に進むことで、スピーディな対応が顧客満足度の向上にもつながります。

宅地建物取引業法や電子帳簿保存法を遵守できる

宅地建物取引業法では、重要事項説明や契約書の交付義務、長期保存が求められます。電子契約システムは、これらの法令要件を満たすために、電子署名やタイムスタンプ機能を提供します。さらに、契約書を電子データで保存することで、電子帳簿保存法にも適合可能。不動産業界特有の法令対応を効率化しながら、監査やトラブル発生時のリスクを軽減できます。

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不動産業界向け電子契約システムの選び方

不動産業界向け電子契約システムを選ぶ際は、次の３つのポイントを重視しましょう。

物件情報の自動入力機能や賃貸契約書テンプレートの有無

不動産業界向けの電子契約システム選定時には、物件情報を自動入力できる機能や、不動産業界特有の書類テンプレートが豊富かどうかを確認しましょう。自動入力機能があれば、データ入力の手間が省け、契約書の作成時間を大幅に短縮可能です。また、業界特有の契約書式があらかじめ用意されているシステムなら、法的要件を満たした正確な書類を迅速に作成できるため、業務効率が向上します。

物件管理システムや顧客管理システム（CRM）との連携性

既存の物件管理システムや顧客管理システム（CRM）との連携性が高い電子契約システムを選べば、物件情報や顧客データをシームレスに利用可能です。例えば、物件情報を契約書に自動反映する機能があれば、二重入力の手間を省き、業務効率が向上します。また、顧客管理システムとの連携によって契約後のデータ共有や分析も容易になるため、営業活動や管理業務がスムーズに進行します。

宅建業法対応や顧客情報を守るセキュリティ機能の有無

宅建業法や電子帳簿保存法に対応しているか、顧客情報を保護する強固なセキュリティ機能が備わっているかも選定時の重要ポイントです。具体的には、電子署名やタイムスタンプ機能、データ暗号化機能などが挙げられます。これらの機能があれば、契約の法的有効性を確保できるだけでなく、監査や法的トラブルへの対応もスムーズに行えます。

【不動産業界向け】おすすめの勤怠管理システム

ここからは、不動産業界での利用に向いている電子契約システムを紹介します。

電子印鑑GMOサイン

GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社

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マネーフォワード クラウド契約

株式会社マネーフォワード

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より多くの電子契約システムが知りたい方は、以下の記事をご覧ください。製品の機能や価格などをまとめた比較表や、実際の利用ユーザーによる口コミ評価も確認できます。

まとめ

不動産業界では、電子契約システムの導入が契約業務の効率化や顧客満足度の向上に直結します。特に、宅地建物取引業法や電子帳簿保存法への対応が簡便化され、法令遵守が徹底しやすくなった点が大きなメリットです。

この記事で紹介したメリットや選び方を参考に、自社の業務に適したシステムを選び、契約業務のデジタル化を進めましょう。資料請求を活用して、最適なシステムを効率的に比較・検討するのがおすすめです。