経費精算の領収書に印鑑は必要？領収書の記載項目は？

領収書は印鑑なしでも有効

経費精算の際に提出や添付が求められる領収書に、もし印鑑が押されていなくても、領収書としての要件を充足すれば領収書自体は有効です。ですから、領収書を受け取る際に相手の店舗や会社が印鑑を押す行為は領収書の効力に影響しません。しかし、印鑑が持つ意味、果たす役割が大きいので実社会の多くの場面で必要とされてきました。

領収書に印鑑を押す意味

領収書に印鑑を押すのにはたとえば次の意味があります。

• ■印鑑を押すと信用力が高まる
• ■印鑑の押印が文化として定着している
• ■代金を確かに受領したという領収印や確認印の役割を果たす
• ■会社印や担当者印で発行者や担当者を明確にする

公的な書類への押印を含めてこれまで実務の多くで印鑑が用いられてきました。このため、依然として印鑑への信頼度が高く、印鑑が押された書類の証明力は強いと感じる方も多いです。領収書発行側の店舗のマニュアルや経費精算側の会社のルールで、印鑑の押印が義務付けられるケースもあります。

領収書の印鑑によくみられるケース別の対応

領収書の印鑑に関してよくみられる次のケースに遭遇した場合、領収書の受領者としてはどう対応すればよいでしょうか。

印鑑が認印

領領収書の効力には印鑑の有無が影響しませんので認印で問題ありません。会社や店舗にも個人と同じように実印がありますが、領収書の押印に関して実印でなければならない法的な決まりはありません。

印鑑ではなくサイン

領店舗などの対応として領収書を発行した担当者がサインする場合がありますが、この対応も有効です。サインがフルネームであれば法律上は署名ですので効力は強いです。

担当者印のみ押印

領収書としての要件を満たす内容が充足されていれば、領収書発行側の担当者印のみの押印の場合も有効です。この場合は押印担当者を明確にするために領収書発行側のルールとして担当者印の押印を義務付けるケースが多いです。

印鑑の押し忘れや印鑑なし

印鑑が領収書の法的効力に影響しませんので、経費精算する側の会社のルールとして印鑑のある領収書を求めていなければ、経費精算時にそのまま提出しても差し支えないです。

印鑑を押す場所に決まりなし

会社印でよく使われる角印は、通常、社名や住所の最後の文字あたりに印影の中心が重なるように押印する場合が多いです。丸印では文字に重ならないようにして文字の右側の余白に押すのが一般的です。しかし、印鑑を押す場所に決まりはありませんので、印鑑が押される場所では経費精算に影響しません。

領収書には偽造リスクが付きまとうものです。発行側のあずかり知らないところで自社の偽造された領収書が出回らないように、経費精算側では偽造された領収書に基づく経費精算が申請されないように気を付けています。印鑑はこうしたリスクを低減する一つの手段になっています。

領収書に記載しなければならない項目

経費精算をする上で欠かせない領収書は、法令の要件を満たし、かつ、会社のルールに沿った記載が求められます。

法令に沿った対応で万全を期す

消費税法とこれに関連する国税庁の見解が、法令が求めている領収書記載項目の頼りになります。法令が求める領収書の記載事項は次のとおりです。

• １．書類の作成者(領収書を発行する側)の氏名または名称
• ２．取引年月日
• ３．取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
• ４．税率ごとに区分して合計した税込対価の額
• ５．書類の交付を受ける事業者(経費精算する側)の氏名または名称

１．誰と、２．いつ、３．何を、４．いくらで取引したかを明確にして、加えて５．経費精算する側の取引だと証明できるのが、記載事項を満たした領収書というわけですが、この程度の記載は必要だろうと納得できる項目ばかりです。

参考：No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた｜国税庁

社内の経理処理で必要な記載事項を守る

経費精算する側の会社では経理処理の観点も踏まえて、規程や社内マニュアルでより厳格な事項を設ける場合があります。その一つが印鑑です。

領収書は偽造のしやすさによるリスクを伴いますので、不正を未然に防ぐための手段として印鑑のある領収書を要件とする場合があります。しかし、今後は押印義務の廃止の流れを受け、規程や社内マニュアルの改定を機に印鑑の押印を要件にしない会社が増えると予想されます。

経理処理の便宜上、社内ルールではたとえば次の事項に関して記載要件を設ける場合があります。

タイトル

領収書や受領書など経費の支出による代金の領収を指すタイトル(書類の名称)を付します。承認や経理処理をする上長や経理担当者が「領収書」と認識でき、社内管理上もまとめやすくするためです。

但し書

経費の費目のうち、どの費目に該当するか（例：消耗品購入代金として、書籍代として、お食事代として）を判断するためです。「〇名分の食事代として」のように、対象人数まで記載するように指示する会社もあります。

宛名

原則として宛名の社名は「株式会社」を省略せず、前株（株式会社○○）、後株（○○株式会社）の別も正確にして、領収書を発行する側に記載してもらいます。経費を支出した本人ではなく経費を本来負担すべき会社が宛名になります。

もし宛名や日付が空欄だったら

誰に対する経費で、いつの経費か分からない領収書は通常の経理処理ができません。このような場合、帳簿などに正しい事実が記録されていれば、領収書の宛名や日付が空欄だからという理由のみで経費として認められないわけではありません。

しかし、タ法令に照らすと書類の交付を受ける事業者氏名また又は名称や取引年月日が求められます。ですから、領収書を受け取る際に法令や社内ルールの要件を満たしているか必ず受領者本人が確認するよう心がけてください。

領収書のタイプが異なる場合の注意点

領収書を発行する会社や店舗側でのシステムは進歩しており、領収書のタイプが多様化しています。領収書のタイプが異なる場合の注意点を踏まえて対応しましょう。

レシートタイプの場合

コンビニエンスストアなどではPOSレジからレシートタイプで出力して担当者が印鑑を押印した領収書を受け取りますが、通常の領収書と同じく法令や社内ルールの要件を満たす限り有効な領収書です。

これに対して領収書ではなく単に「レシート」の場合は、通常、宛名がありませんが、小売業や飲食店、タクシーなどの利用では宛名の記載まで求められていませんので、他の要件を満たしていれば領収書と同様に扱われます。

電子データで受け取る領収書の場合

領収書を発行する側がPDFファイルの領収書データをメールに添付して授受する場合をはじめ、電子データで領収書を受け取る機会が増えています。

要件を満たせば領収書の印刷は不要

領収書の発行者側か受領者側でタイムスタンプが付与されて、データを検索できる状態で保存するといった保存要件を満たしていれば、出力した書面を保存する必要はありませんし、別途書面による領収書の授受も不要です。

なお、タイムスタンプとは、電子データの存在が認められるように、日時や時刻を記したスタンプのことです。

今後はシステム対応が基本

領収書の授受をはじめ今後ますます電子データのやり取りが増えると予想されます。印鑑は書面への押印に代わり、電子データで作成する領収書への電子印鑑の押印の事例が増えました。

電子帳簿保存法に対応するシステムを備える会社にとっては、2020年10月の改正電子帳簿保存法の施行が追い風となり、電子取引を利用した領収書の電子保存がしやすくなっています。

以下の記事では、電子帳簿保存法の改正内容を紹介しています。

関連記事

watch_later 2021.06.03

【2021年版】電子帳簿保存法改正！スマホの経費精算がより便利に

続きを読む ≫

領収書のタイプ別に会社のルールを整理

領収書のタイプが増えると、従来の会社の規程やマニュアルのまま領収書ひとくくりでルールを適用するのが難しくなります。手書き、レシートタイプ、電子領収書など領収書のタイプ別に各領収書の必要記載事項をまとめて、それぞれの経費精算に進む流れをフローチャートに整理するといった必要性が高まっています。

まとめ

今回は領収書の必要記載事項や印鑑の必要性を中心に解説しました。経費精算の効率化を図るには、領収書の電子保存などデジタル化への対応が効果的です。経費精算システムには、改正が進む電子帳簿保存法に対応し、領収書の電子化に役立つものが多くあります。自社に最適なシステムを選択し活用して、経費精算業務のさらなる効率化を目指しましょう。