大企業向け経費精算システムとは
大企業向けの経費精算システムとは、複雑な申請フローの設定や多様な支払い方法の選択、社内規定やセキュリティポリシーの遵守など、大企業が必要とする要件に対応可能なシステムのことです。
大企業の経費精算システム導入に役立つ主な機能は以下のとおりです。
- ■交通費精算の自動化
- 領収書のOCR読み取り・乗換案内サービス連携・交通系ICカード連携など
- ■支払い方法の多様性
- 法人クレジットカード連携・プリペイドカード連携・スマホ決済アプリ連携 ・ECサイト連携など
- ■申請・承認の効率化
- ワークフロー自動分岐設定・スマートフォン対応・規定違反チェック・チャットツール通知など
- ■経理業務の効率化
- 勘定科目の自動仕訳・FB（ファームバンキングデータ）の自動作成・会計ソフト連携・経費精算代行サービスなど
- ■法制度への対応
- 電子帳簿保存法対応・インボイス制度対応など
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大企業における経費精算の課題と必要性
IT技術の進化や働き方の変化にともない、経費精算システムの必要性はさらに高まっています。ここでは、大企業における経費精算の課題とシステム導入の必要性を解説します。
- ●承認プロセスの効率化
- ●生産性向上への取り組み
- ●多様な働き方への対応
承認プロセスの効率化
企業規模が大きくなるほど、従業員からの経費申請の件数は膨大になります。
少人数の承認者で手間のかかる承認プロセスを重ねていくことにより、担当者の負荷が増え、企業全体の生産性に悪影響を及ぼすでしょう。どの業界でも人材不足が深刻化するなか、こうしたノンコア業務の省力化がさらに求められています。
最新の経費精算システムのなかには、人工知能（AI）や自動化技術を利用して、申請内容を迅速かつ正確に確認できるものがあります。不正確な申請や規定違反の申請を自動的に特定するため、経費精算の業務効率は飛躍的に向上するでしょう。
生産性向上への取り組み
2019年４月に働き方改革関連法が施行されてから、長時間労働是正の意識は徐々に高まってきました。特に大企業で働く従業員は実務へのコミットが重要視されており、実務外の精算業務に割ける時間は限られています。そのため生産性向上を目的に、経費精算のシステム化が進んでいます。
例えば、撮影した領収書を画像データとして読み込む機能や法人クレジットカードとの連携機能などによって、各種項目の自動入力が可能です。また、申請時の必須項目設定や不備を知らせるアラート設定によって経費精算の正確性が高まり、差し戻し工数を削減できます。
システム化によって経費精算業務が短縮し、メイン業務の生産性をさらに高められるでしょう。
多様な働き方への対応
近年、働き方改革の促進や感染症対策への対応にともない、出社せずとも働ける環境づくりが推奨されるようになりました。特に大企業では、業務効率化や職場環境の向上を目的にリモートワークやサテライトオフィスを導入する企業が増えており、在宅や社外でも働きやすい環境の整備が進んでいます。
働き方の多様化に適応するために、経費精算のシステム化は非常に重要です。例えば、スマートフォンによる申請や承認ができれば、リモート環境や移動時間でも経費精算申請や確認が可能です。申請者だけでなく、経理部門もリモートで効率的に精算処理を行えます。経費精算システムを導入することで、従業員の柔軟な働き方を支援し、テレワークも容易に実施できます。
なお、企業によって経費精算の課題や効率化したい業務範囲は異なるでしょう。以下の記事では経費精算システムの機能を詳しく解説しているので、自社の課題解決に必要な機能を見つける参考にしてください。
大企業向け経費精算システムの選び方
ここでは、大企業向けの経費精算システムを選ぶ際のポイントを解説します。
- ●自社の経費精算規定やフローにあわせた運用ができるか
- ●交通費精算や経理業務を効率化できるか
- ●費用対効果は高いか
自社の経費精算規定やフローにあわせた運用ができるか
部署や役職の数が多い大企業では、申請内容によって経路や承認人数が異なるなど、承認フローが煩雑化しがちです。また、出張にかかる交通費や宿泊費の条件、仮払いの上限など、経費精算について細かいルールを設けている企業は多いでしょう。そのため、経費精算システム選定時には、自社の規定やフローに則って柔軟にシステム設定できるかが重要です。
例えば「タクシー利用時には理由の記述がなければアラートを出す」「事前申請のない交際費は申請不可とする」など、システム上で具体的にルール設定できれば、経費精算プロセスの標準化が可能です。
経費精算システムの多くが無料トライアルを実施しているため、実際にフローを設定したりアラートの通知方法を確認したりして、自社にとって運用しやすい製品を見つけてください。なお、経費精算ルールの見直しや新たな策定を検討している企業には、以下の記事が参考になります。
交通費精算や経理業務を効率化できるか
経費精算件数の多い大企業では、申請者と経理担当者双方の工数削減が求められます。そのため、自社の経費精算業務の効率化に役立つ機能はなにかを把握したうえで、必要な機能を搭載したシステムの選択が重要です。
例えば、申請者の入力負担を軽減するには、交通費や旅費、領収書などの自動化がポイントです。領収書のOCR読み取りや各種ICカード連携などによる自動入力機能や、スマホ決済アプリやECサイトと連携して履歴からそのまま経費として申請できる機能があれば、金額を調べたり手入力したりする手間が省けます。
また、経理担当者の業務軽減には、仕訳や振込処理の自動化がポイントです。例えば、会計ソフトとの連携やFBデータの自動生成によって、勘定項目の仕訳作業や振込業務の工数を削減できます。さらに、経費精算代行サービスを利用すれば経理部門の負担が大幅に減るだけでなく、ペーパーレスによってテレワークも実現しやすくなります。
費用対効果は高いか
経費精算システムの導入費用は製品によってさまざまです。月額費用のほかに初期費用がかかる製品もありますが、最近では初期費用が発生しないシステムも増えています。
月額費用の料金体系は、ユーザー数に応じて変動する従量課金制と、決められたユーザー数内であれば一定の費用で利用できる固定費用制の２つがあります。それぞれの料金相場は、従量課金制が月額400円～600円（１ユーザー）ほどで、固定費用制が月額200,000円～400,000円（500ユーザー）ほどです。どちらもユーザー数が多ければ割引が適用される場合もあるため、ユーザー数の多い大企業は資料請求を活用したりベンダーに問い合わせたりして、料金体系を詳しく把握するのがおすすめです。
なお、料金の安さにだけ着目するのではなく、費用対効果も重視しましょう。経費精算システムの導入によって人的リソースをどのくらい削減できるか、生産性を何パーセント向上できるかを試算し、費用対効果の高いシステムを選びましょう。
おすすめの大企業向け経費精算システム
ITトレンドおすすめの経費精算システムのなかから、大企業向けのシステムを厳選して紹介します。
製品・サービスのPOINT
- 手入力ミスを省けるオートメーション機能＆ペーパーレス運用
- 交通費・出張旅費の申請処理から会計ソフトへの仕訳連携まで対応
- 購買申請・住所変更・出張申請など柔軟な電子ワークフロー機能
ITトレンド年間ランキング2023（経費精算システム）
第１位
2,500を超える外部サービスと連携し、明細データや領収書画像の自動取得が可能です。また、ISMS認証やデータ暗号化、プライバシーマークの取得など、金融機関と同レベルのセキュリティ対策が講じられているため安全性を重視したい企業におすすめです。
《ジョブカン経費精算》のPOINT
- 導入実績3万社以上。月額料金業界最安クラス！無料プランあり
- 経理チェック工数大幅削減！電子帳簿保存法にも対応
- 中小から大企業、自治体に至るまで幅広い導入実績多数あり！
ITトレンド年間ランキング2023（経費精算システム）
第２位
複雑な承認フローもクリックのみで簡単に作成できます。金額や入力項目にあわせた承認フローの自動分岐にも対応し、例えば10万円以下は部長決裁、10万円以上は社長決裁など条件に応じた細かな設定が可能です。
《楽楽精算》のPOINT
- ＜お客様満足度94%！＞サポート充実で設定や導入も安心
- ＜電子帳簿保存法・インボイス対応！＞楽にペーパーレス化を実現
- ＜高機能＞経費精算～自動仕訳･会計ソフト連携･振込データ生成も
ITトレンド年間ランキング2023（経費精算システム）
第３位
システム上で社内申請ルールを細かく登録することで、規定に反する申請が自動でブロックされます。差し戻しのやりとりが削減するほか、内部統制の強化やコンプライアンスの遵守にも有効です。月額費用はユーザー数に応じて変動する従量課金制です。
《TOKIUM経費精算》のPOINT
- 領収書をスマホで撮って入れるだけ。のり付け作業は一切不要！
- あらゆる会計ソフトと連携が可能！
- 電子帳簿保存法への対応と同時にペーパーレス化を実現！
スマートフォンで領収書を撮影して専用ポストに投函するだけで、領収書のデータ化や原本の突合、保管や廃棄作業までを代行してもらえます。ペーパーレスやテレワークを実現したい企業におすすめです。
《HRMOS（ハーモス）経費》のPOINT
- 24年の実績を持つ経費精算のパイオニア
- 簡単な操作画面で経費精算に関わるすべての方の業務を効率化
- 経理実務や法改正に熟知した担当者が丁寧にサポート
豊富な機能が特徴で、 交通系ICカード読み込みや電子帳簿保存法の電子取引、Amazonビジネス連携などを標準搭載しています。また、企業の成長や法改正にともなう柔軟な設定変更や、企業の要望を取り入れたアップデートも実施されています。
《Concur Expense》のPOINT
- 電帳法の規制緩和をリードしてきた知見を生かしたサポート体制
- 中堅中小向け「Standard」版なら業界最安水準
- 法人カードやQRコード決済など様々な決済方法と連携
タクシー配車や出張予約など、出張・経費精算に関するさまざまなサービスとのシームレスな連携が特徴です。マルチデバイス対応のため、隙間時間を利用した経費申請や承認が可能です。企業規模にあわせた複数の料金プランが提供されています。
《バクラク経費精算》のPOINT
- AI-OCRが領収書を数秒でデータ化！
- アラート機能でミスや差し戻しを削減できる！
- シンプルな操作画面なので従業員もミスなく使える！
高精度のOCR機能によって、複数の領収書をまとめてアップロードできます。税率の混在する領収書が申請された際には、税率に応じて仕訳が自動生成されるため、確認の手間やミスのリスクを減らせます。
製品・サービスのPOINT
- 他社パッケージには無い柔軟なカスタマイズ性が最大の特徴！
- 各種サービス連携機能やモバイル対応等、便利機能を多数搭載！
- ペーパーレス＆脱ハンコによるテレワーク推進を支援！
旅費経費精算にかかわるさまざまな機能を標準搭載し、社内規定や業務にあわせたカスタマイズや機能拡張も可能です。ユーザー数が増加しても料金が変わらないCPUライセンスを採用しているため、グループ会社での共通利用にも適しています。
製品・サービスのPOINT
- 入力作業を極力ゼロに・チェック業務を最小化
- 作業量86%削減！データやマスタの連携で経理担当者の業務効率化
- 毎月の請求は使った分だけ！必要のないIDの購入必要なし
OCR機能により、取引先から受け取った請求書がインボイス対応か、要件を満たしているかを自動判定します。電子帳簿保存法にも対応し、法律に則った書類の管理を効率化できます。利用機能が異なる３つの料金プランが用意されています。
《Traveler'sWAN SaaS》のPOINT
- 累計利用ユーザー数100万人を超える国内トップクラスの導入実績
- 日本特有の精算文化やルールに対応した国産システム
- チケット手配連携による最適手配でコスト削減を実現！
オンラインによる鉄道や航空券などのチケット手配からホテル予約、精算や支払いまでトータルサポートします。適正なチケット手配や業務の最適化が実現し、旅費をはじめ経費精算にともなう間接コストの削減が期待できます。
なお、企業規模を問わず導入されているおすすめの経費精算システムは、以下の記事から確認できます。あわせてご覧ください。
まとめ
経費の申請・精算業務は、企業規模が大きくなればなるほど多くの時間を必要とします。母数が増えるにつれてミスも増加しやすくなるため、経費精算システムを導入して業務改善を図りましょう。
なお大企業には、複雑な申請フローの設定や多様な支払い方法の選択、細かな社内規定などに対応できる経費精算システムがおすすめです。自社にあう製品を見つけるためにも、まずは各社製品の資料を手元に取り寄せて、それぞれの機能や強いを把握することからはじめましょう。
