大企業向け経費精算システムの必要性
時代や働き方の変化に伴い、経費精算システムの必要性はさらに高まっています。ここでは、その理由を3つ紹介します。
- ■働き方の多様化
- ■承認プロセスの効率化
- ■生産性向上
働き方の多様化
近年、働き方改革やコロナ禍での対応など、出社せずとも働ける環境づくりが推奨されるようになりました。実際にリモートワークをメインで働く人も増えており、職場にいなくても働きやすい環境を整備することが重要視されています。
働き方の多様化に適応するために、経費精算のシステム化は非常に重要です。スマートフォンによる申請や承認ができれば、リモート環境や移動時間などを活用して経費精算の申請・確認が可能です。
承認プロセスの効率化
企業規模が大きくなるほど、従業員からの経費申請の件数は膨大になります。
少人数の承認者で手間のかかる承認プロセスを重ねていくことにより、担当者の負荷が上がり、企業全体としての生産性に悪影響が及んでしまうでしょう。どの業界でも人材不足が深刻化するなか、こうしたノンコア業務の省力化がさらに求められているのです。
最新の経費精算システムのなかには、人工知能(AI)や自動化技術を利用して、申請内容を迅速かつ正確にチェックし、不正確な申請や規定違反の申請を自動的に特定できるものもあり、経費精算の業務効率は飛躍的に向上するでしょう。
生産性向上
大企業向け経費精算システムは、生産性向上の目的で導入されることが増えています。
働き方改革が提唱されてから、長時間労働是正の意識は徐々に高まってきました。特に大企業で働く従業員は実務へのコミットが重要視されており、実務外の作業は減らすべきと考えられています。
長時間残業を規制する動きも強まっている今、経費精算もシステム化が進んでいるのです。
たとえば、領収書を読み込む機能やクレジットカードとの連携機能などの機能が搭載されたシステムは多く、さらに各種連携機能も進化し、読み込んだ項目を全自動入力できるシステムも増えています。
経費精算業務の短縮が行えることで、システム導入によるメイン業務の生産性向上の効果はより高まっているといえるでしょう。
大企業が経費精算システムを導入するメリット
大企業が経費精算システムを導入するなら、メリットについて知っておきましょう。ここでは具体的なメリットとして、以下の3つを紹介します。
- ■経理担当者の負担軽減
- ■経費申請の不正・不備を防止できる
- ■テレワーク化を進められる
経理担当者の負担軽減
大企業が経費精算システムを導入することで経費精算業務を効率化でき、経理担当者の負担を大幅に軽減できます。
従業員数が多いほど経費精算の申請件数も多いため、紙の運用で手作業による経費精算を行っている場合はとても非効率的です。
経費精算システムを導入することで、申請プロセスを自動化し、担当者の業務負担を削減できます。
特に経費を確認する承認者側は、データをクラウド上ですぐに確認できるようになり、結果として業務負担の軽減にも繋がるでしょう。
経費精算の効率を改善したいと考えている企業は、システムの導入を検討してみましょう。
経費申請の不正・不備を防止できる
大企業が経費精算システムを導入すると、経費申請の不正や不備を防止できることも大きなメリットです。
特に大企業は経費申請の数が多く、不正や不備があったとしても見落としてしまう可能性も少なくありません。
経費精算システムは、申請プロセスを標準化し、規定に沿った申請のみを受け付けることで、不正や間違いを自動的に識別することが可能。領収書を自動で読み取る機能や、交通系ICカードやクレジットカードからデータを自動で取得できる機能などを使い、業務の効率化が図れます。
経費精算システムの導入は、大企業において経費申請の透明性と信頼性を向上させ、不正やミスを効果的に防ぐ重要な手段となるでしょう。
テレワーク化を進められる
テレワーク化を推進するうえでも、経費精算システムは重要な役割を果たします。
昨今、新型コロナウイルスの感染拡大によって、現代の労働環境ではテレワークやリモートワークが一般的になりつつあります。
経費精算システムをデジタル化することで、従業員はどこからでも経費申請を行うことができ、経理部門もリモートで効率的にこれらの申請の処理が可能です。
これにより、社員の柔軟な働き方を支援し、テレワークの実施を容易にできます。
自由な働き方を進めたいと考えている大企業であれば、経費精算システムの導入メリットを十分に得られるでしょう。
大企業向けの経費精算システムを選ぶポイント
大企業向けの経費精算システムを選ぶ際は、システム連携・機能・料金・セキュリティの4つに注目する必要があります。
それぞれどのような項目を見るべきか、まとめました。
- ■システム連携
- 自社で経費関連の作業を行う際に使っているシステムとの連携可否
- ■機能
- 自社で取り組んでいる経費精算の方法にあった機能の有無
(カードとの連携機能・領収書自動読み取りなど)
- ■料金
- 初期費用・月額費用(1ユーザーごとの課金制が多い)
- ■セキュリティ
- SOCレポートやセキュリティ認証の取得状況など
特に大企業が経費精算システムを選ぶときは、機能面に注目するのが大切です。必要な機能が搭載されていなければ、自社の課題や改善したいポイントの解決につながりません。
そのほかのシステム連携やセキュリティ・料金についても重要なポイントです。導入前に上記4点は必ず確認して、自社にあった経費精算システムを選んでください。
大企業におすすめの経費精算システム
大企業向けの経費精算システムを探しているものの、どれが適しているか悩むケースは珍しくありません。
そんな悩みを抱えているなら、以下5つの経費精算システムがおすすめです。
《チムスピ経費》のPOINT
- 電子帳簿保存法対応!経費精算業務ペーパレス化促進
- スマートフォンで撮影するだけ!領収書データの登録がラクラク
- 不正受給徹底防止!日々の交通費や経費精算がスマートに
《バクラク経費精算》のPOINT
- AI-OCRが領収書を数秒でデータ化!
- アラート機能でミスや差し戻しを削減できる!
- シンプルな操作画面なので従業員もミスなく使える!
《HRMOS(ハーモス)経費》のPOINT
- 23年の実績を持つ経費精算のパイオニア
- 簡単な操作画面で経費精算に関わるすべての方の業務を効率化
- 経理実務や法改正に熟知した担当者が丁寧にサポート
製品・サービスのPOINT
- 他社パッケージには無い柔軟なカスタマイズ性が最大の特徴!
- 各種サービス連携機能やモバイル対応等、便利機能を多数搭載!
- ペーパーレス&脱ハンコによるテレワーク推進を支援!
システム導入を検討して経費処理のコスト削減をしよう
経費申請・精算は、企業規模が大きくなればなるほど多くの時間を必要とします。母数が増えるにつれてミスの数も多くなるため、経費精算システムを導入してコスト削減するのがおすすめです。
経費精算システムはさまざまなサービスが提供されており、それぞれ特徴が異なります。そのため、複数の経費精算システムを比較し、自社にあったものを選ぶことが大切です。
導入を進めるためにも、まずは資料請求からはじめてみましょう。