旅費精算における「旅費日当」とは
旅費には交通費や宿泊費、そして日当があります。この日当について正確に知らないと損するかもしれません。ここからは旅費日当について説明していきます。
出張にかかる交通費・宿泊費以外の雑費
旅費の日当は、出張中に発生した交通費や宿泊費以外の費用のことです。出張中の食費や少額の諸雑費の支払いに充てるための費用であり、出張している社員の慰労や出張手当としての意味が含まれることもあります。
通常、旅費の申請は社員が立て替え、出張後に精算しますが、日当は現金で支払うことが可能です。この日当を有効活用することで、出張に対する不満が軽減する場合も多くあり、経費精算も簡単になるためメリットが多いです。
想定外の出費などに補填するのが目的
日当は基本的に「雑費」としての意味合いが強いですが、想定外の出費が発生したときに補填する目的もあります。出張前に交通費や宿泊費はあらかじめ申請を行いますが、想定外の費用が発生したときに対応できません。
そのため、日当は現金で支給されたり、固定の金額で旅費精算を行います。日当は「出張１件あたり○○円」と企業ごとに決められており、出張前に申請することなく、出張費の精算を行えば自動で処理されるケースが多いです。
旅費日当と税の関係性
旅費日当を有効活用することで節税が可能です。一般的に旅費に含まれる宿泊費や交通費は、企業の利益を上げるために必要なコストであり、経費計上できます。
また、日当は高額過ぎなければ非課税であり、日当から実際にかかった雑費を引いた金額は受け取った人の「所得税がかからない」収入にすることが可能です。このように旅費について知ることで、多くのメリットがあります。
では、具体的にどのような税との関係があるのでしょうか。ここからは旅費日当と税の関係性を説明していきます。
出張旅費規程を作成することで「旅費日当が非課税」と認められる
出張旅費について社内のルールを定めた「出張旅費規程」を作成し、その規定通りに金額を支給することで、税務署から非課税と認められます。
出張旅費規程作成のポイント
- ●目的を設定
- ●出張旅費規程の適用範囲を設定
- ●出張の定義を設定
- ●費用項目を設定
先述のとおり、日当は想定できない支出を補填するものであり、事前に金額を申請することが難しいです。そのため、社内のルールを整備し実施することで、非課税の費用として処理ができます。適切な金額を日当として定めることができれば、所得税の徴収対象にならない収入が増えるため、節税できるメリットがあります。
旅費日当が高額すぎると課税対象となる
旅費日当が高額過ぎると「不正に収入を増やそうとしている」と税務署が判断し、課税対象になるケースもあるため、注意が必要です。
しかし、この「高額過ぎる」という定義は曖昧であり、税務署も明確な基準を設定していません。あくまでも「その旅行について通常必要と認められるもの」を費用として日当に設定していれば非課税とされると規定しています。
参照：非課税とされる旅費の範囲｜国税庁旅費日当の妥当額を知っておくべき
旅費日当の妥当な金額を知り、最大限活用することで節税効果が得られます。では、妥当な金額の目安はどのくらいなのでしょうか。
以下は2017年の産労総合研究所による役職別の日当の平均金額です。
引用：2017年度 国内・海外出張旅費に関する調査｜産労総合研究所
- 【出張の日当の平均】
- ●社長：4,621円
- ●部長：2,491円
- ●一般：1,954円
このような金額が目安となりますが、出張の内容や業務によって妥当な金額は変わります。日当ではこのようなことを考慮し、出張旅費規程を作成すると良いでしょう。基本的に日当として妥当な金額は、税務署に指摘されたときに正当な理由を説明できるかどうかです。
「日当」や「宿泊費」を高額に設定し否認されてしまった場合
- ●役員であれば、否認された部分は役員賞与となり、会社は経費にできない
- ●出張した従業員や役員は、否認された部分に所得税・住民税が課税される
日当が経費として認められないと、企業や従業員の経済的な損失は避けられません。以下の記事を読んで、課税対象にならないための旅費精算のポイントを理解しましょう。
旅費精算は経費精算システムで効率化できる
日当が規定されている企業では出張の度に日当計算をするのが手間になっていますよね。役職や部署、出張先などで日当金額が変わるルールを採用している企業では社員ごとに正確な日当を計算するだけで多大な業務量になってしまいます。
経費精算システムを使えばこのような業務を大幅に効率化できます。以下の記事では、経費精算システムの比較と選び方を詳しく解説しています。ぜひ読んで導入を検討してみましょう。
出張旅費規程を定めて、効果的に日当を支給しよう
いかがでしたか。今回は旅費日当について紹介してきました。日当と税との関係をしっかりと理解し、適切な出張旅費規程を定めることが重要です。非課税の日当を支給することで、節税効果を得ることが可能です。自社の出張に関するルールを見直し、最適な出張旅費規程を作成して効果的に日当を支給しましょう。
旅費精算の業務効率を向上に向け、経費精算システムの導入も検討しましょう。製品比較の際は以下のボタンより資料請求が可能です。
