SuicaやPASMOの交通費精算を効率化するにはシステムとの連携が鉄則？

SuicaやPASMOの交通費精算を行う方法

今では磁気の定期券ではなく、SuicaやPASMOなどのICカードを利用している人がほとんどです。仕事で外出するときも、この定期券に必要な金額をチャージして利用することで、自分で利用区間を覚えておかなくても履歴を記録できます。では、どのような方法で履歴を確認できるのでしょうか。ここからはSuicaやPASMOの交通費精算を行う方法について説明していきます。

券売機の履歴印字を利用するパターン

一般的な方法は、駅に設置されている券売機で履歴印字を発行することです。使用履歴を発行すると、一般的な大きめの切符と同じサイズの紙が出力され、日付・種別・利用駅・残高が印字されます。利用した駅名が印字されているため、交通費を精算する際に使用した駅やルート、運賃を確認する必要がないため、定期的に発行しておけば経費精算業務を効率化できる部分もあります。

印字が面倒、申請・承認に時間がかかる

ICカードの履歴を用いることで正確な情報を記録することが可能です。しかし、この券売機の履歴印字を利用する方法には大きなデメリットが３つ存在します。

駅の券売機で発行する必要があるため、手間がかかる

履歴印字は駅の券売機でないと発行できません。駅構内は混雑する可能性もあるため、取得に時間がかかる場合もあります。

印字できる件数に上限がある

この券売機で印字できる件数は20件が上限です。そのため、定期的に印字する手間がかかります。ICカードの使い方によっては小まめに履歴を発行しなければなりません。

残高しか表示されない

この履歴印字では残高しか表示されないため、どの区間でいくら交通費が発生したかは自分で計算しなければなりません。そのため、経理部門でも申請・承認するために手動で計算する手間が発生し時間がかかります。

従業員の人数に比例して業務の量は多くなるため、かえって無駄が多くなる可能性もあります。

ICカードリーダーを利用するパターン

社内で行う交通費精算にはICカードの情報を読み取る「ICカードリーダー」を活用することで効率化できます。ICカードを読み込むためには専用端末「PaSoRi」の用意が必要です。この端末があれば、ICカードをかざすだけで交通費のデータを把握し、そのまま交通費精算を行えます。

外出先で利用できない

このICカードリーダーを利用する場合のデメリットは、カードリーダーが携帯不可のため、外出先で利用できません。基本的にカードリーダーは社内に設置して、経費精算を行うときに使用します。交通費の詳細情報を入力する手間は省けますが、経費精算を行うためには一度事務所に戻る必要があります。

Suicaの履歴上限がある

ICカードリーダーを利用する場合の２つ目のデメリットは、Suicaに20件しか履歴が保存できないことです。そのため、履歴が20件に達する前にICカードリーダーにSuicaをかざす必要があります。

モバイルSuicaを利用するパターン

モバイルSuicaとは、Suica機能を搭載したスマートフォンなどの携帯電話のことです。今使っているスマートフォンを通常のSuicaと同じように使えるため、便利です。また、モバイルSuicaでは利用した内容をそのまま履歴として自動で登録できます。そのためカードリーダーと違い外出先でも履歴を確認でき、いつでもどこでも経費精算に必要な情報の利用が可能です。

対応端末が限られる

モバイルSuicaの最大の欠点は、対応しているスマートフォンなどの端末が限定されることです。iPhone７以降のiPhoneと一部のAndroid端末しかモバイルSuicaを使うことはできません。そのため、社内で経費精算の方法を統一することは難しいです。

▼以下の記事では、経費精算システムの比較と選び方を詳しく解説しています。▼

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もっと効率的に交通費精算を行う方法

ここまでの説明のようにSuicaやPASMOのデータを利用することで、交通費精算は効率化できます。

しかし、経費精算を行うためには手入力する部分が多く手間がかかり、ミスが発生するリスクも少なくありません。ここからはもっと効率的に交通費精算を行う方法について説明していきます。

ICカードと連携できる「経費精算システム」を利用

基本的にSuicaやPASMOのICカードの情報はインターネットを使って調べることができないため、専用のカードリーダーが必要です。このカードリーダーと連携できる経費精算システムを利用すれば、読み込んだ履歴を使って経費精算を行えます。

経費精算システムとは経費精算を効果的に行うシステムであり、システム上で経費の申請を行えます。このようなカードリーダーと連携できるシステムを活用すれば、情報を手入力する必要なく、ICカードをかざすだけで情報が反映されます。

「モバイルSuica」と「経費精算システム」の利用

効率的な方法はモバイルSuicaと連携している経費精算システムを利用することです。モバイルSuicaはインターネット環境さえあれば、経費精算システムと連携でき、Suicaの情報を自動で反映できます。そのため、経費精算業務の負担を削減し、より正確な申請を行えます。モバイルSuicaの利用率が高い職場であればおすすめです。

経費精算システム導入のメリット

経費精算システムを利用することで、今まで時間がかかっていた経費精算を効率化できます。システムを導入するためには経費精算システムのメリットを把握することが大切です。では、具体的な経費精算システムのメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。ここからは経費精算システムを導入するメリットを説明していきます。

申請・承認・経理の業務効率が上がる

経費精算システムを利用することで、申請・承認・経理の業務の効率化が期待できます。クラウド型経費精算システムであれば、インターネット環境があればどこでも使用でき、スマートフォンから申請できます。

そのため、電車を利用しているときに交通費の申請ができ、ミスや申請漏れの発生を予防することが可能です。また、上司もスマートフォンで経費精算の承認を行えます。SuicaやPASMOの情報を活用することで、正確な情報を利用できるため経理部門の確認作業を省略できます。

不正やミスを予防できる

交通費の経費精算では不正が発生しやすいです。例えば、本来電車を使うべきところを歩き、交通費を申請しても上司や経理部門は歩いた事実を確認できないため、申請者は不正に交通費分を手にすることができます。そこでICカードやモバイルSuicaやPASMOを活用することで、使用した履歴が残るため、不正防止に繋がります。また、正しい情報をそのまま自動反映するため、ミスの発生も予防できます。

データの一元管理ができる

先程の説明のように、クラウド型経費精算システムであればインターネットに接続することで、どこでも利用することができます。そのため、全国に複数支店を持つ企業の経費精算データを本社で一元管理できるでしょう。今までは経費精算に必要な情報を郵送していた企業であれば、輸送コストも削減し、申請から承認までの時間を短縮可能です。

モバイルSuica×経費精算システムで業務効率化を！

いかがでしたか。今回は交通費の経費精算方法について紹介してきました。経費精算の方法にはいくつか種類がありますが、クラウド型の経費精算システムを活用すると良いでしょう。特にモバイルSuicaと連携することで、情報入力の手間を大幅に削減できます。自社に合った経費精算システムを導入して業務を効率化しましょう。