交通費精算とは
交通費精算とは、従業員が出張や外出の際に立て替えた交通費を精算する手続きのことです。一般的に、交通費精算は以下の流れで行われます。
- １．交通費精算書の作成・提出
- 交通費の利用日時・利用交通機関・利用経路・運賃・利用目的などを記載し、上長に提出します。
- ２．上長の確認・承認を得て経理部門に提出
- 企業によっては、経理部門に提出する前に上長の交通費申請内容の承認を必要としている場合があります。
- ３．経理部門に提出
- 経理部門で利用日時・利用目的などの再確認にくわえ、最短経路での算出になっているか、定期券利用区間が除外されているかなどを確認します。
- ４．交通費の支給
- 申請内容が承認されれば、立替交通費が支給されます。給与とともに振り込まれる場合が一般的です。
交通費精算の基礎知識や精算方法について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
交通費精算にICカードを活用すべき理由
交通費精算は、申請者・承認者・経理担当者それぞれに負担のかかる業務です。特に紙やExcelによる経費精算では、交通経路や金額を一件ずつ調べて記載するため、申請書作成に多くの手間を要します。入力ミスや記載もれも起こりやすく、承認者や経理担当者は目視による確認に時間を取られます。ミスがあれば差し戻しのやりとりが発生し、精算業務の工数は増えるばかりです。また、経費の仕訳も申請ごとに行う必要があり、会計システムなどへの転記作業を含めると膨大な労力がかかります。
そこで、交通費精算にSuicaやPASMOなどの交通系ICカードを活用すれば、精算業務全般の効率化が可能です。ICカード内に組み込まれたICチップには、さまざまなデータが記録されます。電車を利用した日付・出発地・到着地・金額、定期区間などの記録を交通費精算に利用することで、計算ミスや記載もれのない正確な申請書を素早く作成できます。
また、現在多くの公共交通機関で交通系ICカードが導入されているため、交通費精算にICカードを活用しやすい状況といえるでしょう。
ICカードで交通費精算を行う方法
ここでは、SuicaやPASMOなどの交通系ICカードで交通費精算を行う方法について説明します。「券売機の履歴印字」「ICカードリーダー」「モバイルSuica・モバイルPASMO」「経費精算システム」を活用した４つの方法があります。
券売機の履歴印字を利用する
駅に設置されている券売機から、ICカードの利用明細の確認・発行が可能です。利用履歴の印字を選択すると、日付・種別・利用駅・残高が記録されたICカード残高利用明細が印字されます。交通費精算のために、利用した駅やルート、運賃を調べる手間が省けます。定期的に発行しておけば経費精算業務を効率化できるでしょう。
ICカードリーダーを利用する
交通系ICカードの読み取りに対応したICカードリーダーを用いれば、駅に行って履歴を印字しなくてもその場で履歴確認ができます。ICカードリーダーには接触型と非接触型があり、機器にカードを差し込んだりかざしたりするだけで情報の読み取りが可能です。ICカードを読み込むためには専用機器のほか、その端末に対応したOSをもつパソコンが必要です。
なお、近年ではICカードリーダーとして機能するスマートフォン用のアプリも登場しています。パソコンを利用せずにアプリから情報を取り込める手軽さが魅力です。
モバイルSuica・モバイルPASMOを利用する
モバイルSuica・モバイルPASMOとは、交通系ICカード機能を搭載するモバイルアプリのことです。アプリをダウンロードするだけで、使用中のスマートフォンを通常の交通系ICカードと同じように活用できるため、利便性が高く利用者も増えています。また、モバイルSuica・モバイルPASMOでは会員サイトから利用履歴確認や領収書の印刷が行えます。そのため、カードリーダーと違い外出先でも履歴を確認でき、いつでも経費精算に必要な情報の利用が可能です。
経費精算システムを利用する
ICカードリーダーやモバイルSuica・モバイルPASMOと連携可能な経費精算システムを活用すれば、読み取った利用履歴をもとに交通費申請が行えます。経費精算システムは、交通費をはじめとする経費の申請から承認、支払いまでの流れを電子化するシステムです。システムに自動反映されたICカード情報をもとに交通費申請することで、精算業務の正確性や効率性が格段に向上します。
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ICカード対応経費精算システムの導入メリット
ICカードを交通費精算に用いることで、利用区間や運賃の正確な情報の記録が可能です。しかし、券売機での履歴印字には手間がかかり、ICカードリーダーは社内での活用に限定されるため、利便性にやや難点があります。そのため、交通費精算を効率化し作業負担を軽減したいと考えている企業には、「交通系ICカード対応の経費精算システム」の活用がおすすめです。ここでは、システム導入によって得られるメリットを解説します。
申請・承認がいつでも行える
経費精算システムなら、インターネット環境があれば場所に制約されず、スマートフォンから気軽に交通費申請が行えます。経費精算のためにわざわざ会社に戻る必要がなく、直行直帰が可能です。また、上司もスマートフォンで申請内容の確認や承認ができるため、業務の迅速化にも役立ちます。
申請・承認・経理処理の業務効率が上がる
ICカード対応の経費精算システムを活用すれば、ICカードの情報をもとに手軽に申請手続きが行えます。そのため、交通費が発生するたびに申請するなど、こまめな精算が行われるようになり、月末に承認や経理業務が集中するのを防げるでしょう。
さらに経費精算システムには、交通費精算に関する社内ルールをシステム上で設定できます。例えば、「交通費は最短ルートで申請する」「タクシー利用の際は理由の記述を必須にする」などの登録が可能です。違反していれば申請不可となるため、ルールに則った運用によって差し戻しの回数が減り、申請者や承認者、経理担当者それぞれの業務負担を軽減できます。
入力ミスを軽減できる
ICカード対応の経費精算システムなら、交通費精算に必要なデータが自動で読み込まれるため、計算ミスや記載もれを防げます。申請内容の正確性が高まり、金額や駅名などの確認や修正業務も軽減するでしょう。
また経費精算システムには、ICカード履歴の自動読み込み以外にも、交通費の入力を補助するさまざまな機能が搭載されています。例えば、「駅すぱあと」や「ジョルダン」などの乗換案内サービスと連携して情報入力できる機能や、スマートフォンのGPSをもとに実際に移動した経路から交通費を算出する機能などがあります。
ICカード非対応の公共交通機関を利用した際や、ICカードを忘れて切符を購入した際などに便利です。
不正を防止できる
経費精算において、交通費は不正が発生しやすい項目です。例えば、本来電車を利用すべきところを歩きその分の交通費を申請しても、上司や経理担当者は歩いた事実を確認できないため、申請者は不正に交通費の支給を受けられます。
ICカードやモバイルSuica・PASMOに対応した経費精算システムを活用することで、公共交通機関を使用した履歴が残り、不正申告の防止につながります。さらに、定期区間が自動控除される機能を搭載したシステムなら、経費精算の過払いや二重請求も防げるでしょう。
データを一元管理できる
経費精算システムはインターネット上でデータをやりとりするため、複数拠点の精算業務を一括管理できます。今まで経費精算に必要な申請書や領収書などを郵送していた企業であれば、輸送コストの削減や申請から承認までの時間短縮が可能です。
また、会計システムや勤怠管理システムなどと連携する製品であれば、経費精算に必要なデータをまとめて管理できます。
ICカード対応のおすすめ経費精算システム
ここでは、交通系ICカードを利用した交通費精算におすすめの経費精算システムを紹介します。この記事から各社製品の資料請求も可能なため、自社への導入検討に役立ててください。
製品・サービスのPOINT
- 手入力ミスを省けるオートメーション機能＆ペーパーレス運用
- 交通費・出張旅費の申請処理から会計ソフトへの仕訳連携まで対応
- 購買申請・住所変更・出張申請など柔軟な電子ワークフロー機能
アプリをインストールしたスマートフォンにワンタッチするだけで、ICカードの情報を取り込み可能です。モバイルSuica・モバイルPASMOに対応し、小規模事業者向けや中小企業向けなど企業規模にあう料金プランが用意されています。
《ジョブカン経費精算》のPOINT
- 導入実績3万社以上。月額料金業界最安クラス！無料プランあり
- 経理チェック工数大幅削減！電子帳簿保存法にも対応
- 中小から大企業、自治体に至るまで幅広い導入実績多数あり！
ICカード読み取りアプリを活用して、登録した交通系ICカードの使用履歴や残高の確認、データの共有やCSV出力が可能です。１ユーザー350円から利用でき、初期費用やサポート費用も不要です。操作しやすいシンプルな画面設計で、迷わずに運用をはじめられます。
《楽楽精算》のPOINT
- ＜お客様満足度94%！＞サポート充実で設定や導入も安心
- ＜電子帳簿保存法・インボイス対応！＞楽にペーパーレス化を実現
- ＜高機能＞経費精算～自動仕訳･会計ソフト連携･振込データ生成も
過去の精算履歴から、AI入力補助が訪問先や負担部門などの情報を自動で追記し、申請者の手入力作業を削減します。また、ICカードの利用履歴は変更できない設定のため、交通費のかさ増しなどの不正リスクを低減できます。
《HRMOS（ハーモス）経費》のPOINT
- 24年の実績を持つ経費精算のパイオニア
- 簡単な操作画面で経費精算に関わるすべての方の業務を効率化
- 経理実務や法改正に熟知した担当者が丁寧にサポート
二重取込防止機能によって、一度取得したICカード履歴データは再度取り込まれないため、不正申請の防止に役立ちます。また、モバイルSuicaやモバイルPASMOのほか、Apple WatchのICカードにも対応しています。
以下の記事では、ITトレンド編集部がおすすめする経費精算システムを紹介しています。自社にあう製品選びのポイントも詳しく解説しているので、さまざまな製品を比較して導入を検討したい方はあわせて参考にしてください。
経費精算システムで交通費精算業務を効率化しよう
交通系ICカードを利用した交通費精算によって、入力ミスや記載もれの軽減、二重申請などによる不正を防止できます。さらに、ICカード対応の経費精算システムを導入することで、申請内容の正確性が向上し、申請・承認業務の効率化が図れます。交通費精算の作業負担やミスを軽減したいと考えている企業は、ぜひ導入を検討してみましょう。
下のボタンより、「ICカード対応の経費精算システム」の一括請求が可能です。まずは経費精算システムについて詳しく知り、自社の交通費精算業務がどのように改善するか、具体的なイメージを掴むことからはじめてみてはいかがでしょうか。
