経費精算アプリとは
経費精算アプリとは、経費精算の入力や申請、さらには承認といった業務をスマホやタブレットで行えるアプリです。スマホを使うので、インフラの整備などの初期導入費用を抑えることが可能です。
多くの企業で活用されている経費精算システムもアプリやスマホに対応した製品が増えてきており、スマホで経費精算を行うシーンが一般的になってきました。
また、アプリ対応ではなくても、スマートフォンでブラウザにアクセスして経費精算できるシステムがあります。以下の記事では、人気の経費精算システムを紹介しているので比較してみましょう。
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経費精算アプリのメリット
経費精算においては、手作業による計算の手間とミス発生のリスク、仮払い手続きや証憑書類の管理業務の負担、生産性の低下などの課題があるでしょう。
スマートフォンなどで使える経費精算アプリなら、これらの課題を解決できます。
１．社外でも簡単に経費精算ができる
精算書類に印鑑を捺印して提出する場合、オフィスで作成し書類を提出する必要がありますが、経費精算アプリを利用すればそのような心配はありません。いつも持ち歩いているスマートフォンでどこでも経費精算ができます。わざわざオフィスに戻らずに済むので直行直帰も可能です。
２．領収書の写真を撮るだけで経費を自動入力できる
経費精算アプリの多くは、スマートフォンで領収書の写真を撮るだけで、その画像をもとに精算金額などが自動入力され、システムにそのまま反映されるようになっています。日付や金額を手入力しないので、大幅な工数削減が見込めるでしょう。
また、法律によって領収書の電子保存が認められているため、電子帳簿保存法に対応した経費精算アプリもあります。領収書の原本保存にお悩みの場合は、タイムスタンプを自動付与するなどの電子帳簿保存法に対応したアプリがおすすめです。
2015年、2016年に電子帳簿保存法が改正され、スマートフォンやデジカメで領収書を撮影し、電子化して保存できるようになりました。タイムスタンプの付与などの一定条件を満たし、電子データを７年間保存していれば領収書の原本を破棄しても問題ありません。さらに、2020年の改正では、電子決済の利用明細データを領収書の代わりとして保存することも認められています。
参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁
３．ICカードの読み取り機能によって交通費を自動で計算できる
特に営業担当者にとって、交通費精算は非常に負担の大きい業務でしょう。月末になってから慌てて精算するような場合、人によっては何十件もの経路検索・交通費の転記を繰り返さなくてはなりません。
経費精算アプリであれば、交通費の計算は不要です。スマートフォンで交通系ICカードの乗車履歴を読み取って自動的に集計できます。経路や運賃を自動でシステムに取り込めるうえ、定期区間の排除などの面倒な作業も任せられます。
最近では、モバイルSuicaのようなモバイルICにも対応した経費精算アプリも増えています。
４．承認作業がスピーディーになる
経費精算において、承認も面倒な作業となっているでしょう。承認者が出張などで社内にいない場合、承認者が帰社するまで保留となり、決裁までに時間がかかります。また、申請書を含めた書類がデスクに山積みになっていれば、承認漏れが生じるかもしれません。
経費精算アプリを導入すれば、スマートフォンから承認を簡単に行えます。スマートフォンにプッシュ通知が表示され、見落としもなくなるでしょう。さらに、承認がどこでストップしているのかシステム上で把握できます。リマインド機能を搭載した製品もあるので、申請者や経理担当者が承認者に催促する作業も省けます。
経費精算アプリのデメリット
一方、経費精算アプリにはデメリットもあります。
１．セキュリティが保証されていない場合もある
特に無料で使えるシステムの場合、外部からの不正アクセスに対して対策が取られていないかもしれません。また、アプリを消去してしまった際にバックアップデータが無く、復旧ができない可能性もあります。経費精算アプリを利用する際には、セキュリティ対策がどの程度取られているか、事前に確認しておくことをおすすめします。
２．領収書の読み取り精度が低い場合がある
先ほどメリットの説明の中で、スマートフォンで領収書を撮影またはICカードを読み込むだけなので、データ入力の手間が省けると紹介しました。しかし、経費精算アプリの中には、撮影した領収書の読み取り精度が低く、結局手入力となるケースも少なくありません。特に折りジワがついた領収書や手書きの領収書だと、読み込めない場合があります。手入力の機会が増えれば、パソコンのほうが入力しやすいのでアプリは使わなくなった、という失敗も考えられます。
OCR機能が使えない場合に、オペレーターが入力するサービスを提供している製品もあるので、導入前に確認しましょう。
経費精算アプリの選び方
では、どのような基準で経費精算アプリを選べば失敗がないのでしょうか。ここからはアプリを選ぶ際のポイントを紹介します。
目的に合った機能があるか
まず、経費精算アプリの機能を確認しましょう。特に無料の経費精算アプリであれば、機能が少なく実用的でないこともあります。最低限必要な機能は何か明確にしてから選ぶとよいでしょう。例えば、交通費精算をメインとするなら交通系ICカードの読み取りはもちろん、モバイルSuicaなどのモバイルICにも対応していたほうが利便性が高いです。立替経費精算や出張精算が多いなら、法人カードを読み取れるものがおすすめです。
また、経費精算アプリは法人用と個人事業主用があるため、法人で使えるアプリを選ばなければなりません。法人用のアプリであれば必要な機能が搭載されていることが多いです。
入力が自動化されているか
経費精算アプリを利用すればいつでもどこでも経費精算を行えますが、どの程度自分で情報を入力するかどうかが重要です。経費の科目を手入力しなければならないアプリもあれば、領収書を写真撮影するだけで入力を省けるものもあります。入力を自動化するなら、写真撮影で文字を認識するアプリを選びましょう。
カスタム性が高いか
経費精算アプリに欲しい機能があっても、アプリの機能を拡張させることは困難です。アプリの多くは、「経費精算システム」のアプリ版としてリリースされています。そのため、機能を充実させたい場合は経費精算システムのカスタム性が高いかどうかが重要です。特に、企業独自の旅費規定がある場合、申請書の入力項目のカスタマイズが必要になります。
なお、アプリをカスタムするためにはプログラミングの知識と技術が必要ですので、サポート体制も確認しておきましょう。
既存システムと連携できるか
既存システムと連携できれば、アプリに入力した情報をそのままシステムに反映させられます。会計システムとの連携に対応しているかは注目しておきましょう。
一般的に従業員が経費精算アプリを使って経費を申請し、上司が承認するフローです。上司が承認すると経理部門が経費の処理を行いますが、このときに会計システムと連携できれば効率的です。
初期費用の免除や無料トライアルは可能か
経費精算システムの中には、初期費用がかからない場合や、無料トライアルが可能なシステムもあります。初期費用が不要であれば導入コストを抑えられ、無料トライアルを行えば自社で本当に活用できるかどうか検討しやすいでしょう。
無料トライアルで実際に現場の従業員に使ってもらうと、「自動入力できない項目が多かった」「NFCに非対応のAndroidではICカードの読み取りができなかった」など問題点が見えてくるかもしれません。導入前に確認しておけば失敗を防げるので、ぜひ利用してみてください。
スマホアプリ対応の経費精算システムを比較
ここからは経費精算システムと連動し、スマホで利用できるアプリを紹介します。製品を比較しましょう。
マネーフォワード クラウド経費 の比較ポイント
- 交通費・出張旅費の申請処理から会計ソフトへの仕訳連携まで対応
- 購買申請・住所変更・出張申請など柔軟な電子ワークフロー機能
- 請求書（受領）の電子処理機能も搭載。電子帳簿保存法にも対応
「マネーフォワード クラウド経費」は、株式会社マネーフォワードが提供している経費精算システムです。iPhoneまたはAndroidでアプリが使えます。
モバイルSuicaやSMART ICOCA、クレジットカードなど、連携サービスの種類が幅広く、明細や経路などを自動で取得できます。OCRとオペレーターの補助により領収書を読み取るだけでデータ入力が完了し、アプリ上で申請と承認も可能です。また、会計システムとの連携にも対応しています。
ジョブカン経費精算 の比較ポイント
- 導入実績2万社以上。月額料金業界最安クラス！無料プランあり
- 仕訳・振込データを自動生成。電子帳簿保存法にも対応
- 初めてでも簡単使いやすい操作性。初期設定は開発必要なし！
「ジョブカン経費精算」は株式会社Donutsが提供する経費精算システムです。iPhone用の交通系ICカード読み取りアプリがあります。
SuicaやICOCA、PASMOなどのICカードの読み取りに対応しています。ICカードの利用履歴や残高を確認できたり、履歴をそのままシステムに反映させたり、履歴をCSV形式で出力することも可能です。
RECEIPT POST の比較ポイント
- 領収書をスマホで撮って捨てるだけ！糊付け作業は一切不要。
- 申請データ・領収書画像の一元管理やデータ活用が可能！
- 経理部門の間接業務を削減すると同時にペーパーレス化を実現！
「RECEIPT POST」は、株式会社BEARTAILが提供している経費精算システムです。アプリはiPhone・iPadとAndroidに対応しており、申請や承認作業はスマホで完結します。
領収書を撮影すれば自動でデータ化されます。交通系ICカードの読み取り、経路の自動検出もできます。なお、作成された経費データは会計システムに連携させることが可能です。
楽楽精算 の比較ポイント
- ＜高機能＞経費精算から自動仕訳･会計ソフト連携･FBデータ生成も
- ＜人気機能＞ワークフロー/電帳法/定期区間自動控除/自動読取り
- ＜自由度の高い設定＞会社規模や制度が変わってもずっと使える
株式会社ラクスの「楽楽精算」はクラウド型の経費精算システムで、iPhoneとAndroidに対応したアプリを提供しています。領収書を読み取れば簡単に経費申請ができ、アプリ上で承認作業も可能です。また、電子帳簿保存法に対応しているのでタイムスタンプが自動付与されます。
さらに、交通系ICカードリーダーを読み取るためのスマホアプリも提供しており、乗車履歴の確認して経費精算することが可能です。会計ソフトとの連携もでき、経理処理は効率化されるでしょう。
Concur Expense の比較ポイント
- 領収書のノリづけも不要に！経費精算を自動化、時間を83%削減
- 経費規定を自動適用、不正経費の撲滅＆経理業務は大幅効率UP!
- ムダな経費がまるわかり、経費分析、適正化で盤石な企業に！
「Concur Expense」は株式会社コンカーが提供するクラウド型経費精算システムです。iPhoneとAndroidに対応したアプリで、経費申請と承認を行えます。
領収書の写真をアップロードして必要な情報を入力すれば、どこでも申請ができます。Google Mapやタクシー配車アプリなどと連携し、経費計算を自動化することも可能です。
jinjer経費 の比較ポイント
- 自動仕訳、振込データを自動生成
- 電子帳簿保存法にも対応。充実の導入サポートもあり。
- わかりやすい画面で、外出先からの簡単に申請・承認も可能。
株式会社ネオキャリアの「jinjer経費」は、iPhone・Androidアプリに対応した経費管理システムです。アプリで経費の申請と承認ができます。
ICカードの読み取り機能も搭載しており、駅すぱあとと連携して交通費は自動計算されます。スマホでも見やすい画面で、会計ソフトとの連携も可能です。
SmartGo Staple の比較ポイント
- 電車に乗るだけで交通費の申請が完了
- プリペイドカードで支払い領収書を添付するだけで経費申請完了
- 利用データはシステムが自動チェックするので承認作業を大幅削減
「SmartGo Staple」は、エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社が提供している法人向けプリペイドカード一体型経費精算サービスです。iPhoneとAndroidで使えるアプリで、Stapleカードへのチャージ申請や承認、精算が可能です。
OCR機能を搭載しているので、Stapleカードを使ったら領収書をスマホアプリで読み取るだけで、簡単にデータ化できます。また、交通系ICカードやクレジットカード、会計ソフトとの連携も可能で、経費精算を効率化します。
freee の比較ポイント
- 経理-会計-振込を一元化。自動仕分や振込データの自動生成も
- テレワーク/電帳法/ワークフロー/ 経費から振込まで一気通貫
- 専任スタッフが導入～運用までサポート
「freee」は、freee株式会社が提供しているクラウド型経費精算ソフトです。iPhone・Android対応のアプリで経費の申請や承認が行えます。
駅すぱあとと連携可能なので、申請の手間を大幅に削減できるでしょう。また、Slackと連携すると、Slackアプリから承認することも可能です。差し戻しやコメントの通知などもSlackアプリに届くので承認作業がスムーズになるでしょう。
Ci*X Expense の比較ポイント
- 卓越したUI/UXによる経費精算業務の自動化・効率化支援
- 電子帳簿保存法対応によるペーパーレス化【JIIMA認証取得済み】
- グループでの利用を前提とした機能やユーザー規模による価格体系
株式会社電通国際情報サービスが提供する「Ci*X Expense」は、大企業向け経費精算システムです。アプリはiPhone・iPadに対応しており、交通系ICカードの読み取りができます。
乗降履歴をシステムに反映し、システム上で経費精算を行います。モバイルSuicaには対応していませんが、Suica、PASMO、ICOCA、PiTaPa、TOICA、manaca、SUGOCA、nimoca、はやかけん、Kitacaなどの交通系ICカードを読み取れます。
eKeihi の比較ポイント
- 20年以上サービスを提供！ワンクリック操作で経費精算
- 会計システムは60種類以上の連携実績あり！入力の効率化
- 1ヶ月の無料トライアルで操作を確かめられる
イージーソフト株式会社が提供する「eKeihi」は、60種類以上の会計システムと連携できる経費精算システムです。iPhone・iPad・Android対応のアプリが使えます。
アプリでは、交通費や出張費、経費の申請に関する入力作業および承認作業が行えます。領収書をスマホのカメラで撮影すると、自動で文字を認識して入力されるので効率的でしょう。なお、海外出張精算や支払依頼に関しては、承認のみアプリ上で可能です。
らくらく旅費精算 の比較ポイント
- 14日間の無料体験あり！操作性の確認におすすめ
- 低コスト導入で経理作業の負担を減らす
- 交通系ICカードから履歴を読み取れる便利機能
株式会社無限の「らくらく旅費精算」は、交通費の精算に特化したシステムです。月額300円という低コストで使えるうえ、「らくらく旅費経費.net ICカードリーダー」というAndroid対応アプリが提供されています。
アプリを使えば、交通系ICカードをスマホにかざすだけで必要なデータが自動入力されてシステムに反映されます。また、駅すぱあとから経路の取り込み、定期区間控除の自動化ができるので、入力の手間を大幅に省けるでしょう。
経費精算システム の製品を調べて比較
資料請求ランキングで製品を比較！ 今週のランキングの第1位は？ play_circle_outline 経費精算アプリを導入して、スマホから申請・承認を！
経費精算アプリなら、スマホでいつでもどこでも経費の申請や承認ができます。データ入力などの手間を省き、経費精算業務の大幅な効率化が可能です。今回紹介した製品の多くは資料請求で詳細を確認できますので、具体的に検討してみましょう。
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