経費精算アプリとは？メリット・デメリットも紹介

経費精算アプリとは

経費精算アプリとは、経費精算の入力、申請、さらには承認といった業務をスマホやタブレットで行うことができるアプリです。

多くの企業で活用されている経費精算システムもアプリ版やスマホ対応した製品が増えてきており、スマホで経費精算を行うシーンが増えています。

経費精算の課題

企業活動には欠かせない経費精算。そんな経費精算業務にこんな課題はありませんか？

経費精算業務で抱えがちな課題

• ●手作業による計算の手間とミス発生のリスク・人件費の増大
• ●仮払い手続きや証憑書類の管理業務の負担
• ●生産性の低下

経費精算業務の課題についての詳細を知りたい方は以下の記事を参考にしてください。

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経費精算アプリのメリットは３つ！

スマートフォンなどで使える経費精算アプリ。その主なメリットは3つあります。

社外でも簡単に経費精算ができる

交通費精算書に印鑑を捺印して提出するような場合、どんなに遅い時間であっても一度オフィスに戻って、書類を提出する必要がありますが、経費精算アプリを利用すればそのような心配はありません。いつも持ち歩いているスマートフォンならば、いつでもどこでも経費精算ができます。直行・直帰などの際にもわざわざオフィスに戻る必要はありません。

領収書の写真を撮れる

2017年より、領収書に関してはスマートフォンで撮影した写真で保存し、原本は破棄できるようになりました。経費精算アプリであれば、そのまま申請まで一貫して行えるようになります。

また、領収書の画像から、経費精算のためにデータ変換することができるシステムもあります。日付や金額を手入力しなくても、スマートフォンで撮影するだけでデータとなるため、大幅な工数削減が見込めます。

ICカードの読み取り機能によって交通費を自動で計算できる

特に営業担当者にとって、交通費精算は非常に負担の大きい業務でしょう。特に月末になってから慌てて精算するような場合、人によっては何十件もの経路検索・交通費の転記を繰り返さなくてはなりません。

経費精算アプリであれば、毎回交通費を計算する必要もなくすことができます。スマートフォンにICカードリーダーがついていれば、IC交通系ICカードのデータを読み取って自動的に集計・経費データ化させることができます。

経費精算アプリのデメリットは？

一方、経費精算アプリにはデメリットとなる点もあります。

セキュリティが保証されていない場合もある

特に無料で使えるシステムの場合、外部からの不正アクセスなどに対して対策が取られていないなどの可能性があるかもしれません。また、アプリを消去してしまった際にバックアップデータが無く、復旧ができない可能性もあります。利用する際には、セキュリティ対策がどの程度取られているか、事前に確認しておくことをおすすめします。

経費精算システムに連動したアプリなら安心

経費精算システムの機能としてアプリに対応しているクラウド型の経費精算システムであれば、各サービス提供会社ともセキュリティ対策に注力をしているため、過度に心配する必要はないでしょう。アプリの利便性を保ったまま、データも自動的にバックアップされるため、万が一アプリを削除してしまっても安心です。

経費精算システムのメリットは？

アプリ対応の経費精算システムを導入することによるメリットは、いつでもどこでも経費精算の申請ができるだけではありません。会計ソフトと連携できる経費精算システムであれば、申請された経費を自動的に会計ソフトに登録することもできます。手入力をする必要がないため、ミスの抑止や業務効率の向上が見込めます。

初期費用ゼロや無料トライアル可能なシステムも

経費精算システムの中には、初期費用が掛からなかったり、無料トライアルが可能なシステムもあります。初期費用がかからないことで導入コストを抑えることができますし、無料トライアルを行えば自社で本当に活用できるシステムかどうか、しっかりと比較検討できるでしょう。

アプリでもシステムでも自社に合った製品を

経費精算アプリについて、メリットはご理解いただけましたでしょうか。しっかりと製品を比較・検討して、自社に最適な製品を選べれば、経費精算業務の大幅な効率化も見込めます。また、アプリではなくてもスマートフォンに対応した経費精算システムもありますので、ぜひ一度導入を検討してみて下さい。