経費精算アプリとは
経費精算アプリとは、経費精算の入力、申請、さらには承認といった業務をスマホやタブレットで行うことができるアプリです。スマホを使うので、インフラの整備などの初期導入費用を抑えることが可能です。
多くの企業で活用されている経費精算システムもアプリ版やスマホ対応した製品が増えてきており、スマホで経費精算を行うシーンが一般的になってきました。
経費精算の課題
企業活動には欠かせない経費精算。そんな経費精算業務にこんな課題はありませんか？
- 経費精算業務で抱えがちな課題
-
- ●手作業による計算の手間とミス発生のリスク・人件費の増大
- ●仮払い手続きや証憑書類の管理業務の負担
- ●生産性の低下
経費精算業務の課題については以下の記事でも詳しく解説しています。
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経費精算アプリのメリットは4つ！
スマートフォンなどで使える経費精算アプリ。その主なメリットは4つあります。
社外でも簡単に経費精算ができる
交通費精算書に印鑑を捺印して提出する場合、オフィスで作成し書類を提出する必要がありますが、経費精算アプリを利用すればそのような心配はありません。いつも持ち歩いているスマートフォンならば、いつでもどこでも経費精算ができます。直行・直帰などの際にもわざわざオフィスに戻る必要はありません。
領収書の写真を撮れる
電子帳簿保存法（令和元年五月三十一日更新）が改正され、領収書に関してはスマートフォンで撮影した写真で保存し、原本は破棄できるようになりました。経費精算アプリであれば、そのまま申請まで一貫して行えるようになります。
また、領収書の画像から、経費精算のためにデータ変換できるシステムもあります。日付や金額を手入力しなくても、スマートフォンで撮影するだけでデータとなるため、大幅な工数削減が見込めます。
ICカードの読み取り機能によって交通費を自動で計算できる
特に営業担当者にとって、交通費精算は非常に負担の大きい業務でしょう。特に月末になってから慌てて精算するような場合、人によっては何十件もの経路検索・交通費の転記を繰り返さなくてはなりません。
経費精算アプリであれば、毎回交通費を計算する必要もなくすことができます。スマートフォンにICカードリーダーがついていれば、IC交通系ICカードのデータを読み取って自動的に集計・経費データ化ができます。
管理者の経費精算の負担も軽減できる
経理担当者にとって交通費申請の確認は非常に負担の大きい業務でしょう。特に従業員規模が数百名となると、膨大な負担がかかります。さらに、社内で申請者と管理者が同じ業務をしているのは効率が悪いです。
経費申請アプリを導入すれば、経理担当者の業務負担は大幅に軽減します。その時間で新たな業務に取り組むことで生産性も向上できるでしょう。
経費精算アプリのデメリットは？
一方、経費精算アプリにはデメリットとなる点もあります。
セキュリティが保証されていない場合もある
特に無料で使えるシステムの場合、外部からの不正アクセスなどに対して対策が取られていないなどの可能性があるかもしれません。また、アプリを消去してしまった際にバックアップデータが無く、復旧ができない可能性もあります。利用する際には、セキュリティ対策がどの程度取られているか、事前に確認しておくことをおすすめします。
領収書の読み取り精度が低い場合がある
経費精算アプリを使うメリットの１つにスマートフォンで領収書を撮影して登録すれば、原本は破棄できるため領収書を紛失する心配も少なくなりました。しかし、無料の経費精算アプリだと、撮影した領収書を登録できるものの読み取り精度が低く、結局原本を保管しなければならないケースも少なくありません。無料アプリを利用するときには読み取り精度を確かめることが大切です。
経費精算アプリの選び方
経費精算アプリのメリットとデメリットを理解し、必要性を感じたら導入を考えると良いでしょう。自社に最適な経費精算アプリを導入するためには、どのように選ぶかを把握しなければなりません。では、最適なアプリを選ぶためにはどのようなポイントを押さえておく必要があるのでしょうか。ここからは経費精算アプリの選び方を説明していきます。
自社に合った機能があるか
経費精算アプリの種類は多くあるため、どのような機能があるか確認することが重要です。無料のアプリであれば機能が少なく実用的でないこともあります。最低限必要な機能は何か明確にしてから、アプリを選ぶと良いでしょう。
また、経費精算アプリは法人用と個人事業主用があるため、法人で使えるアプリを選ばなければなりません。法人用のアプリであれば必要な機能が搭載されていることが多いです。
入力が自動化されているか
経費精算アプリを利用すればいつでもどこでも経費精算を行えますが、どの程度自分で情報を入力するかどうかが重要です。もし情報を手入力するアプリであれば時間がかかるため、場合によってはパソコンを使った方が早い場合もあります。経費の科目も手入力しなければならないアプリもありますが、領収書を写真撮影することで文字認識し、入力を自動化できるものもあります。このように文字を認識するアプリであれば情報を入力する手間を削減し、効率化できます。
カスタム性が高いか
経費精算アプリに欲しい機能が合っても、アプリの機能を拡張させることは困難です。
アプリの多くは、社内で使う「経費精算システム」のアプリ版としてリリースされています。そのため、機能を充実させたい場合は経費精算システムのカスタム性が高いかどうかが重要です。
また、自社で運用するシステムのアプリ版は自社で開発しなければ対応できないものが多く、アプリの内容をカスタムするためにはプログラミングの知識と技術が必要です。
既存システムと連携できるか
アプリを選ぶときには既存のシステムと連携できるかどうかが重要です。既存システムと連携できれば、アプリに入力した情報をそのままシステムに反映させることができます。そのため、移動中などでも簡単に経費申請できます。逆に既存のシステムと連携できない場合は、入力した情報を再び会社のシステムに打ち込む必要があるため、作業が二重化してしまい、業務負担が大きくなる可能性もあるため注意が必要でしょう。
特に経費精算アプリと関連性が高いシステムは「会計システム」です。一般的な業務フローは従業員が経費精算アプリを使って経費を申請し、上司が承認します。上司が承認すると経理部門が経費の処理を行いますが、このときに会計システムの内容を転記します。そこで経費精算アプリ（システム）と会計システムが連携できれば、業務をより効率化できます。
初期費用ゼロや無料トライアル可能なシステムも
経費精算システムの中には、初期費用が掛からなかったり、無料トライアルが可能なシステムもあります。初期費用がかからないことで導入コストを抑えることができますし、無料トライアルを行えば自社で本当に活用できるシステムかどうか、しっかりと比較検討できるでしょう。
経費精算システムと連動して利用する経費精算アプリ15選
ここからは経費精算システムと連動し、スマホで利用できる人気アプリを紹介します。
経費精算の処理に手間を感じている場合は、経費精算アプリを使うことで移動中やスキマの時間に対応できます。また、スマートフォンやタブレットを活用することで業務を効率化するだけでなく、精算申請を漏れなく行うことが可能です。ここからはiPhoneに対応している経費精算アプリを紹介していきます。ぜひ製品を比較し、自社に合った製品の導入を検討しましょう。
- checkスマートフォンで申請も承認も完結
- check自動化によって作業効率を大幅に改善
- check会計データの出力も柔軟に対応。経理処理も楽に
- check金額入力不要！領収書代行入力/モバイルSuica自動連携/経路検索!
- check外出先のスマホで申請承認が完了。PC画面も見やすく使いやすい。
- check導入コンサルタントのサポートで導入楽々！無料トライアルあり！
- check申請はスマホで写真を撮るだけ
- checkいつでもどこでも承認
- check精算額の反映・振込、管理や分析まで最適化
- check面倒な精算業務を全て自動化！仕訳・振込データを自動作成！
- check数千名規模の実績多数！高機能なのに、使いやすい操作感を実現！
- check業界最安クラス！初期費用も無料。お試し無料トライアル実施中！
- check自動仕分等、経費の管理に必要となる機能をすべて搭載！
- check申請・承認はパソコン・スマートフォンで、どこからでもできる！
- check豊富な機能で、面倒だった経費の精算業務がスマートに。
- check領収書のノリづけも不要に！経費精算を自動化、時間を83%削減
- check経費規定を自動適用、不正経費の撲滅＆経理業務は大幅効率UP!
- checkムダな経費がまるわかり、経費分析、適正化で盤石な企業に！
STREAMED
「STREAMED」は株式会社クラビスが提供しているクラウド経費精算アプリです。スマートフォンを使って経費精算を効率化したい企業におすすめです。
- ●スマートフォンでもパソコンでも同じデータを連携して管理可能
- ●AIによる自動仕訳が可能、手書きの領収書も99.9%の正確さ
- ●銀行口座やクレジットカードの利用明細も自動仕訳
- ●運賃検索システムと連動し、外出先からでもかんたんに交通費を記録
- ●国内20の主要な会計ソフトと連携可能
Staple
「Staple」はクラウドキャスト株式会社が提供しているクラウド経費精算アプリです。スマートフォンを活用してさまざまな経費精算を効率化したい企業におすすめです。
- ●外出先や店舗からスマートフォンで申請、承認可能
- ●企業の要望に応じて自由にカスタマイズが可能
- ●AIによる領収書読取りや交通系ICカードと連携、簡単申請できる
- ●会計ソフトや銀行振込データを自動作成が可能、経理事務の手間を削減
- ●Slackと連携、スマート通知や直接承認が可能
Staple for 弥生
「Staple for 弥生」もクラウドキャスト株式会社が提供しているクラウド経費精算アプリです。弥生会計製品と連携するための経費精算アプリであり、弥生製品を使っている企業におすすめです。
- ●利用中の弥生会計ソフトと連携、自動的に仕訳を作成
- ●領収書は撮影し画像添付可能
- ●Yahoo!乗換・NAVITIMEアプリと連携し、交通費を自動登録
- ●スマートフォンで撮影した領収書にタイムスタンプ付与、信憑性が向上する
- ●交通系ICカードのデータ読込みも可能
kincone
「kincone」は株式会社ソウルウェアが提供しているクラウド経費精算アプリです。勤怠管理と交通費精算を同時に行い効率化できます。従業員の交通系ICカードを使って経理の業務負担を削減可能です。
- ●FelicaカードリーダーにICカードをかざすだけで打刻と交通費情報を共有
- ●勤怠情報をクラウド上で管理可能
- ●利用した交通機関情報クラウド上で管理できます
- ●簡易ワークフロー機能があり、従業員の申請状況を一括確認
経費くん
「経費くん」も株式会社ミロク情報サービスが提供しているクラウド経費精算アプリです。経費精算業務から経理業務までの効率化を行いたい企業におすすめです。
- ●いつでもどこでも精算入力・申請・承認が可能
- ●仕訳データを自動作成し会計システムと自動で連携
- ●精算書印刷が可能、領収書などの証憑類の貼付ができる
- ●承認漏れや滞留をなくして精算業務を効率化
G-tan 経費精算
「G-tan 経費精算」はインフォコム株式会社が提供しているクラウド経費精算アプリです。経費計算業務に費やす時間を削減したい企業におすすめです。
- ●空いた時間に立替交通費の精算用データを作成可能
- ●交通系ICカードの利用履歴、経路検索サービスを読取り、正確な情報で精算
- ●ワークフロー、グループウェアとも連携可能
Edge Tracker
「Edge Tracker」も株式会社ミロク情報サービスが提供しているクラウド経費精算アプリです。パソコンやスマートフォンを利用して経費精算したい企業におすすめです。
- ●駅すぱあととの連携により交通費を自動計算
- ●定期区間の自動控除機能も搭載
- ●端末に交通系ICカードをかざすことで経費申請データを作成
- ●クレジットカード会社の取引明細を取り込み、経費申請データを作成
- ●レシート画像を取込み、クラウドストレージサービスで保管
交通費精算書 PRO
「交通費精算書 PRO」は株式会社インフォトレックが提供しているクラウド経費精算アプリです。交通費精算で多い申告漏れを削減したい企業におすすめです。
- ●移動中に簡単に交通費を記録、メールを使ってシステムと共有
- ●交通費の一覧から精算書を作成
- ●交通費精算書をPDFで作成し、メールで送信可能
- ●住所を登録しておけば、GoogleMapを利用できる
- ●電話番号を登録しておけば、リストから電話可能
アプリのみで利用可能な交通費精算アプリ3選
ここでは経費精算システムを導入していなくてもスマホで利用できるアプリを紹介します。
交通費MEMO
「交通費MEMO」はTatsuo Fujiwaraが開発した交通費精算アプリです。交通費精算のための記録を簡単につけたい方におすすめです。
- ●シンプルな入力画面で簡単に記録可能
- ●よく使う経路をマイパターンに登録、入力作業を削減
- ●Yahoo！路線情報と連携して交通費を自動算出
- ●入力した交通費をCSVファイルとしてメールで送信可能
- ●CSVファイルをエクセルで加工すれば、既存の会計システムと連携できる
My経費精算
「My経費精算」はMasami Miyauraが開発した経費精算アプリです。中小企業向けのアプリケーションであり、経費精算書の作成を効率化したい企業におすすめです。
- ●事前に内容を登録するだけで簡単に経費の入力が可能
- ●複雑・面倒な機能はなくシンプルに使用できる
- ●「勘定科目集約版レポート」を搭載、勘定科目ごとの集計金額を把握可能
- ●面倒な会員登録などは一切不要
交通費精算S
「交通費精算S」はHideji Kitamuraが開発した交通費精算アプリです。交通機関を利用してからすぐに入力できるため、忘れずに精算できます。
- ●位置情報サービスを使って、最寄り駅を自動的にセット可能
- ●入力したデータをCSVファイルで送ることができる
- ●よく使う駅を登録可能、駅名の文字入力が不要になる
- ●インストール価格：0円（アプリ内課金あり）
アプリ・システムは自社に合った製品を導入しよう
経費精算アプリについて、メリットはご理解いただけましたでしょうか。自社に最適な製品を選べれば、経費精算業務の大幅な効率化が可能です。また、アプリではなくてもスマートフォンに対応した経費精算システムもあります。以下の記事では、経費精算システムの人気製品を紹介しているので、ぜひ読んで、導入を検討してみましょう。
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2019.12.18
経費精算システムとは？概要と人気製品35選を比較！
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