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出張費、交通費、接待費などの経費申請は多くの方にとって、面倒な作業になっていないでしょうか。紙の申請書類にハンコを押してもらうため、本来の業務の生産性低下になっているようであれば、日常的に繰り返されることなので放置すべきではありません。経費精算システムは、煩雑で手間のかかる経費精算業務を効率化し、入力ミス防止、データ作成自動化、不正防止などのメリットを提供します。ここでは経費精算システムの概要、種類、主な機能などを紹介します。
経経費精算システムとは、一般社員に求められる出張費や交通費などの経費申請や承認の業務を支援するシステムです。申請者にとって経費精算は煩雑で、時間のロスになります。手書きの伝票を承認する上司の手間ともなり、月末にまとめることで、経理部門の負荷にもなります。手作業に頼ることで、精度にも不安が残ります。
経費精算システムはこのような課題を解消するだけではなく、不正防止の効果も期待できます。外出の多い営業職やサービス担当の多い企業には大きなメリットです。スマートフォンやタブレットPCなど、モバイルやクラウドに対応するシステムが多いのも特徴です。
経費精算システムには、主に次の種類があります。
グループウェアツールの機能の1つとしてワークフローベースの経費精算処理が設けられています。グループウェアが母体だけあって、回覧・伝言、アドレス帳、ファイル共有、掲示板などの機能が用意されているシステムもあります。
インターネットで利用できる経路選択サービスを母体としているタイプです。経路選択が母体であるだけに、経路や交通費の精算に優れています。歩行者ルートの検索機能が用意されているシステムもあります。現在の通勤経路が最安値かどうかの判定や、より適正な経路を探し出せるなど、コスト削減の効果も期待できます。
既存のERPに経費精算機能を追加するタイプです。使い慣れたシステムとシームレスに連携し、抵抗なく使い始めることができます。APIも公開されており、会計システムはもちろん、給与システムと連動できるシステムもあります。
経費精算システムは主に以下のような基本機能を備えています。
経費精算は経理部門の担当者を経て、仕分けされ会計システムへと入力します。この一連のフローを自動化することで、経理担当者の負荷を軽減できます。
ワークフロー機能です。承認担当者と人事データベースが連携しており、異動の際の設定を簡略化できるシステムもあります。上司に印鑑を押してもらうために上司の帰社を待ったり、上司も承認のためだけに帰社するといった無駄な工数を削減できます。
出張の仮払金を銀行振り込みし、後日精算できます。ワークフローと連動することで、急な出張にも対応できるようになります。
前述のように経費精算システムの基本機能です。経路探索が母体となっているシステムもありますし、複数のサービスから選択できるシステムもあります。最近では、交通系ICカードと連携し、端末にカードをかざすだけで利用した経路や交通費を申請できるものもあります。
出張は国内ばかりとは限りません。海外出張にも対応できるよう外貨対応のシステムも用意されています。多言語対応のシステムもあります。
外を飛び回っている営業担当やメンテナンス・修理などのサービス担当にとっては、経費精算のために会社に戻るのは大きな負荷となります。このため、多くのシステムではスマートフォンや携帯電話、タブレットPCなどに対応しており、出先から申請することができます。管理職も出先から確認し、承認できます。
経費精算システムは大幅な生産性の向上になります。中にはコスト削減のメリットを訴えているシステムもあります。また、英語などの外国語への対応を強化している製品もあります。
これは近年のグローバル化によって海外拠点を持つ企業が増えたものの、海外進出当初は現地スタッフはできるだけ省人化したいという企業が多く、単純な事務処理を日本本社とシステムを共有し効率化するために外国語表記のニーズに対応したものです。
具体的には、現地スタッフの申請画面は英語表記となり、日本人の上長や本社の経理部門の承認・確認画面では、自動的に日本語表記に変換されるようになっています。細かいことですが、英語表記に関わらず表示される項目名を自社の実情に合わせてカスタマイズできる製品もあり、入力間違いの防止に効果があります。
経費精算システムの概要と製品タイプ、基本機能などを紹介しました。最後に紹介した英語対応は、海外拠点がなくても英語を母国語とする社員比率が高い外資系IT企業などで採用されています。いずれにしても自社の実情に合わせた製品選びが重要ということになります。
冒頭でお伝えした通り、経費精算などの事務処理は日常的に多くの全社員が関わる作業であるため、本来の業務に影響しないようにストレスなく処理できることが求められます。また、企業規模が大きくなるほど、申請件数、申請額も多くなるため、経費精算システムへの要求も高くなります。社内ニーズに合致した適切な製品選定をしましょう。
経費精算システムの業務効率化のメリットは下記記事でもご紹介しています。
★経費精算システムがもたらす業務効率化のメリット
自社にあった経費精算システムの選び方のポイントは下記記事もご覧ください。
★自社で賢く活用するための経費精算システムの選び方
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