経費精算システムとは？
経費精算システムとは、交通費や仮払い経費などの経費精算を自動化するシステムのことです。煩わしい作業を自動化できることで、申請者、承認者と管理者すべての業務効率化を実現します。交通費や旅費計算に特化したシステムから、会計システムやグループウェアに連携したサービスまで、幅広いシステムがあります。
- 経費精算とは
- 経費精算とは、従業員が業務上必要になった交通費や旅費、接待交際費などを給与とは別に支給することをいいます。
出張が多い担当者は、旅費精算や日当についても理解しておくことが大切です。
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経費精算システムの基本的な機能
実際に経費精算システムはどのようなことができるのでしょうか。代表的な機能を紹介します。
- ●ルート検索とのデータ連携
- ●経費申請・承認機能
- ●会計ソフトとのデータ連携
- ●データ分析
- ●スマートフォン対応
- ●証憑書類のデータ化
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経費精算システムの選び方は？
経費精算システムはいろいろな製品があるので、どの製品を選べばいいのか迷ってしまいやすいシステムです。そこで、自社にあった製品を選ぶために必ず押さえてほしい３つのことを厳選してまとめました。
１.機能…自社の課題を解決できるかどうか
経費精算システムで解決したい課題を整理してみましょう。
- ・従業員から、経費精算の手間について苦情があがっている
- ・経理部門の手間が課題で、特に交通費申請のミスに苦慮している
- ・承認者の処理が遅く経費精算が締まるのが遅い
- ・不正な経費申請がないか確認をしたい
- ・経費申請にかかるコストを削減したい
企業によっては、いくつか当てはまる課題があるでしょう。経費精算システムには、それぞれの課題に対応した機能があります。そのため、自社の課題を整理して解決したい優先度をつけておきましょう。そして、解決できる機能が充実している製品を基準に選ぶとよいでしょう。
- 従業員から、膨大な経費精算の手間について苦情があがっている
- →交通系ICカード連携機能・モバイルIC連携機能・アプリ機能
- 経費申請のミスが多く、経理部門の手間がかかっている
- →交通系ICカード連携機能・モバイルIC連携機能・クレジットカード連携機能
- 承認者の処理が遅く経費精算が締まるのが遅い
- →ワークフロー機能・アラート機能・進捗管理機能
- 不正な経費申請がないか確認をしたい
- →アラート機能・改ざん防止機能・規定違反チェック機能
- 経費申請にかかるコストを削減したい
- →申請/承認機能・会計システム連携・振り込みデータ作成
2.カスタマイズ性・導入実績…自社がターゲットに合っているか
経費精算システムは、ターゲットの企業規模が決まっているものがあります。5名くらいから対応している製品や、500名以上の企業を対象にした製品があります。また、基本的な機能を低価格で提供し、追加機能をオプションで提供したりするシステムや、最初から要件に合うようにカスタマイズすることを前提としたシステムもあります。
自社の規模に合った製品を選択するために、対象規模を確認したり、同様の企業での導入実績があるかを確認しましょう。
3.価格・サポート…長期的に無理なく活用できるか
経費精算システムは、社員が長く利用するものなので、導入コストだけでなく、長期的なコストも検討しましょう。最近主流のクラウド型の経費精算システムでは、社員一人あたり「１ID」として、数百円の設定になっているものが多いです。社員が増えたときのことも考えて試算を行いましょう。機能権限を分けることで単価を変えられる製品や、人事システムや会計システムと一緒に利用すると値引きがある製品もあるので、確認するとよいでしょう。
【比較表】ITトレンド編集部厳選！経費精算システム比較
早速、ITトレンド編集部おすすめの主要な経費精算システムを、機能・価格・対象規模などで比較しながら紹介します。システム形態や特徴的な機能など、違いをわかりやすく解説します。
マネーフォワード クラウド経費 の比較ポイント
- 交通費・出張旅費の申請処理から会計ソフトへの仕訳連携まで対応
- 購買申請・住所変更・出張申請など柔軟な電子ワークフロー機能
- 請求書（受領）の電子処理機能も搭載。電子帳簿保存法にも対応
ITトレンド2020年上半期ランキング１位
『マネーフォワード クラウド経費』は、株式会社マネーフォワードが提供するクラウド型サービスです。クラウド会計、クラウド請求書などのシリーズもあり、組み合わせて使うことでバックオフィス業務の一元管理も可能です。
特に、スマートフォンのアプリで完結する経費申請や承認機能が人気です。またモバイルSuicaをご利用の場合、クラウド上での連携が可能であり、この便利な機能を備えたシステムは数少ないので必見です。
手入力の間違いに困っている企業、申請者が申請を貯めがちという悩みがある企業におすすめです！
- ■領収書を写真でとることにより領収書原本を急がなくても確認できることが便利です。（東京都／ 一般事務／ その他）
- ■マネーフォワードの様々なクラウドサービスと組み合わせることで会計処理をかなり手軽に行えるようになり、本業に集中できるようになりました。 （神奈川県／ 経営者・役員／ 情報処理、ＳＩ、ソフトウェア）
「楽楽精算」 の比較ポイント
- 国内6,000社以上が導入！幅広い企業で「使いやすい！」との評価
- 自動仕訳、会計システム連携等の機能で手入力作業を80％削減
- 電子帳簿保存法で領収書の電子保管も可能、ペーパーレス化を促進
ITトレンド2020年上半期ランキング２位
『楽楽精算』は、株式会社ラクスが提供する、従業員50名以上の企業におすすめの経費精算システムです。導入実績も業界トップクラスで70万人以上の利用者がいます。そのため、はじめての企業でも比較的安心して導入できるでしょう。電子帳簿保存法にももちろん対応しており、紙の領収書の輸送や保管に悩むこともなくなります。
- ■マニュアル無しでも申請を行うことができるので、大変使いやすいです。（京都府／ 情報処理・情報システム／ 機械、重電）
- ■操作がシンプルで、使いやすくユーザーの抵抗感が少ない。また、基本的な機能をおさえつつ、他製品と比べても安価な部類に入るため、コストパフォーマンスが良い。 （東京都／ 情報処理・情報システム／ 建設）
ジョブカン経費精算 の比較ポイント
- 導入実績10,000社以上。月額料金業界最安クラス！初期費用無料
- 仕訳・振込データを自動生成。電子帳簿保存法にも対応
- 初めてでも簡単使いやすい操作性。初期設定は開発必要なし！
ITトレンド2020年上半期ランキング３位
『ジョブカン経費精算』は、株式会社Donutsが提供するクラウド型の経費精算システムです。経費精算システムの基本的な機能が網羅されており、経理担当者・管理者・経費申請者・承認者の全ての手間を減らすことが可能です。
さらなる比較ポイントとして、１ユーザーあたり月額400円と低価格ながら、英語対応やチャット機能（申請、承認時のコメント機能）も備えています。無料のお試しも可能なので、ぜひ一度ご覧いただきたいシステムです。
- ■ブラウザ・スマホから直感的に操作できる。承認ルートの設定が自由とはいえないまでもほぼ想定通りに設定できる。（福岡県／ 財務・経理／ 不動産）
- ■操作が簡単でシンプル。中小企業向け。 設定に関しても細かく設定ができ、わからないことがあっても営業担当の方が丁寧に教えてくださる。 （東京都／ 企画・調査・マーケティング／ 通信サービス）
Dr.経費精算 の比較ポイント
- 金額入力不要！領収書代行入力/モバイルSuica自動連携/経路検索!
- 外出先のスマホで申請承認が完了。PC画面も見やすく使いやすい。
- 導入コンサルタントのサポートで導入楽々！無料トライアルあり！
ITトレンド2020年上半期ランキング４位
『Dr.経費精算』は、 株式会社BearTailが提供する50名以上の企業向けの経費精算システムです。なんといっても、領収書のオペレータによる入力代行に特色があります。「スマホで領収書を撮影しても、読み取りの精度が低く結局自分で手直ししている」という悩みを解決します。手直しが不要になるにも関わらず、入力代行の追加料金は不要なのも嬉しいポイントです。
英語や海外対応もしており、中小企業から大企業まで、幅広く活用されているシステムです。
- ■定期区間の加味、交通経路の選択、スマホから領収書の読み込みをすれば金額などを自動反映をしてくれるなどユーザの手間が少ない。（東京都／ 企画・調査・マーケティング／ 放送・広告・出版・マスコミ）
- ■圧倒的な時間短縮と、弊社独自の複雑な経費精算が一気に簡単に解消しました。 またITリテラシーが低くとも苦手意識なく使えるので、抵抗感なく導入できました。 （東京都／ 総務・人事／ 人材サービス）
Concur Expense の比較ポイント
- 領収書のノリづけも不要に！経費精算を自動化、時間を83%削減
- 経費規定を自動適用、不正経費の撲滅＆経理業務は大幅効率UP!
- ムダな経費がまるわかり、経費分析、適正化で盤石な企業に！
ITトレンド2020年上半期ランキング５位
『Concur Expense』 は、株式会社コンカーが提供する出張・経費管理クラウドで、全世界で利用されいる「Concur」システムの一つです。他に、Concur Travel（出張手配）、Concur Invoice（請求書管理）などがあり、Concurがあれば、経理業務の管理や効率化は心配ないといえるでしょう。
Concur Expenseも、モバイルSuicaとクラウド上での連携が可能であり、申請者の負担を一層軽減することが可能です。中小企業向けと、中堅・大企業向けの２つのプランがあるので、自社に合った機能やサポートを過不足なく得ることができます。
- ■Concurのメリットは、カスタマイズ可能なことだと思います。製薬企業で導入しているため、それに見合った形でカスマイズされ使いやすくしてくれている。（大阪府／ 営業・販売／ 食品、医薬、化粧品）
- ■グローバル仕様になっている部分も多少残っており、より日本人の業務課題に直視したサービスになれば、なお良い。（東京都／ 営業・販売／ 金融・証券・保険）
「jinjer経費」 の比較ポイント
- 自動仕訳、振込データを自動生成などで業務を９０％削減
- 電子帳簿保存法にも対応。充実の導入サポートもあり。
- わかりやすい画面で、外出先からの簡単に申請・承認も可能。
『jinjer経費』は、株式会社ネオキャリアが提供する経費精算システムです。勤怠管理でも人気の「jinjerシリーズ」の経費精算版です。多機能ながら１ユーザ－300円という低単価が魅力で、他のシステムと組み合わせて導入することでさらに安価に導入も可能です。
一般的にクラウドシステムは月額利用料が高額になりがちなので、jinjer経費のような組み合わせてお得なシステムはぜひ検討しておきたいところです。面倒な申請や・承認がパソコンやスマートフォンで簡単にできることで、現場への浸透も非常に早いシステムです。
『皆伝！ワークフロー』 の比較ポイント
- 経費・旅費入力や承認を正確かつ適切に行える入力サポート機能
- 経費・旅費に関わる費用支出の予定と実績を一元的に管理
- 電子帳簿保存法改正に伴う「会計証憑電子化」をサポート
『皆伝！ワークフロー』は、 スミセイ情報システム株式会社が提供しており、全ての規模の企業を対象とした経費精算システムです。連携機能が優れており、経路検索サービスはもちろんですが、出張手配サービス、交通系ICカード連携サービスなどとも連携できるので、申請の手間や間違いによる戻り作業を減らせます。
珍しい機能でカレンダー連携サービス「RODEM」との連携があります。これは、GoogleカレンダーやMicrosoft Office365 などのクラウド型のカレンダーに登録された予定に見合う経路情報を取り込める機能で、外出の多い申請者から特に好評な機能です。
経費BankⅡ の比較ポイント
- クラウド型でシステム負担を軽減
- いつでもどこでも承認・申請ができるマルチデバイス対応
- 継続率96％ 経理知識の豊富なスタッフが稼働までサポートします
『経費BankⅡ』は、SBIビジネス・ソリューションズ株式会社が提供する全ての企業を対象とした経費精算システムです。前バージョンの「経費Bank」から、顧客の声を元により使いやすく改善してリリースされた注目のシステムです。
ニーズに沿った細やかな設定ができる機能が魅力で、承認機能だけでも複数の承認ルートの設定や、代理承認者の設定など柔軟な運用を可能にします。料金も、月額50ユーザーまで300円、追加は50ユーザー単位で10,000円など、低価格です。
WiMS/SaaS 経費精算システム の比較ポイント
- 柔軟かつ自在なワークフロー設定
- グループ会社を跨いだ取引の管理が可能
- 導入から稼働後の運用まで、安心ていねいなサポート
『WiMS/SaaS 経費精算システム』は株式会社ソリューション・アンド・テクノロジーが提供しており、豊富な入力補助で入力の負担と担当者のチェックを効率化する経費精算システムです。
スマホアプリから利用履歴・経路と運賃のデータを読み取り、そのまま交通費精算の申請に反映できるほか、プロジェクトや特定の科目毎に承認担当者が変わる場合にも柔軟に対応できます。英語や外貨にも対応しているので、海外出張の経費精算にも利用可能です。
「Traveler'sWAN SaaS」 の比較ポイント
- 累計利用ユーザー数100万人を超える国内トップクラスの導入実績
- 日本特有の精算文化やルールに対応した国産システム
- チケット手配連携による最適手配でコスト削減を実現！
『Traveler'sWAN SaaS』は、株式会社日立システムズが提供する50名以上の企業向け総合経費管理システムです。国産システムなので、日本特有の文化やルールにも細やかに対応可能です。また、忙しい経理担当者に寄り添うサポートにも定評があり、導入後長期に渡って利用されています。
国内・海外出張問わずチケットの手配機能も簡単なので、出張が多い企業でも便利に活用できます。お使いの人事システムや勤怠管理システムとの連携の実績も多くあります。
『MAJOR FLOW Z KEIHI』は、パナソニック インフォメーションシステムズ株式会社が提供しており500名以上の企業を対象としたWeb経費精算システムです。そのため、特に大企業向けの機能が充実している特徴があります。
例えば、複数通貨の混在にも対応した海外出張精算や、FB（ファームバンキング）データと連携した支払い処理、グルーピングや付箋＆フィルター機能などがあります。入力や集計を電子化することでペーパーレスを実現し、業務の効率化に貢献します。なんと英語だけでなく中国語など最大5言語まで設定できるので、500名以上の規模の企業なら一度は確認してほしいシステムです。
Ci*X Expense の比較ポイント
- 卓越したUI/UXによる経費精算業務の自動化・効率化支援
- 電子帳簿保存法対応によるペーパーレス化【JIIMA認証取得済み】
- グループでの利用を前提とした機能やユーザー規模による価格体系
『Ci*X Expense』は株式会社電通国際情報サービスが提供する経費精算システムです。大手企業に特化した製品で、1,000名以上の企業が対象となります。
グループ経営領域の豊富な知見に基づいたシステム設計で、経費申請から承認までのフローを最適化できます。また、わかりやすい操作でマニュアルなしでも迷わず申請業務が可能になるほか、周辺システムとの連携でさまざまな形式でのインプット・アウトプットが可能です。
Staple の比較ポイント
- 国内初「経費精算×法人プリペイドカード」サービス
- プリペイド型なので、チャージした金額のみ利用できるため安心
- 経費のチャージや減額、利用履歴の確認がリアルタイムで可能
エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社の『Staple』は、法人プリペイドカードが一体となった経費精算サービスです。Stapleカードという法人の専用カードに経費をチャージして使えるので、立替精算が必要ありません。チャージの申請と承認はPCかスマホからでき、カードを使ったらレシートや領収書を撮影してアップロードするだけです。
なお、カードはVisaカード加盟店ならどこでも使えて、利用状況はスマホアプリでリアルタイムに確認できます。万が一、スマホやカードを紛失した際に備えてリモートロック機能を搭載しています。30日間のお試し版があるのでぜひ利用がおすすめです。
会計 freee の比較ポイント
- 申請はスマホで写真を撮るだけ
- いつでもどこでも承認
- 精算額の反映・振込、管理や分析まで最適化
『freee』は、freee株式会社が提供する全ての規模の企業を対象とするクラウド経費精算ソフトです。freeeならではのアプリを使った申請機能に定評がありますが、実は、経理担当者や経営者向けの分析機能も必見です。経費をプロジェクトや部門ごとに把握し、グラフ化することで見える化を実現します。
決算書の作成や、見積・請求・納品書の作成も可能なので、経理周りの効率化を考えている企業の方はぜひ一度お試しをおすすめします。
Spendia の比較ポイント
- スマホ完結を前提としたUIを追求した「利便性・操作性」
- 会計・人事など各種システムとの連携ができる「システム連携性」
- 独自ポリシーや画面などを簡単にカスタマイズできる「柔軟性」
『Spendia』は、TIS株式会社が提供しており全ての規模の企業を対象とした経費精算クラウドサービスです。「日本の将来の働き方を変えるプラットフォームへ進化する」という強い想いを持ったシステムです。
必見なのは業務効率化、コスト削減だけでなく「コンプライアンス強化」にも力を入れているところです。経費規程に沿った自動計算や、不正検知機能など、重要かつ人力での確認の手が回りにくいところをカバーしてくれます。
ICカードで経費精算も打刻も可能なシステム比較
ここからは、特徴的な経費精算システムをピックアップします。まずは、普段使用しているICカードで、勤怠管理や交通費精算ができるツールから紹介します。
ネクストICカード
『ネクストICカード』は、株式会社ジオコードが提供する勤怠管理・交通費精算・経費精算ツールです。利用方法はとても簡単な３ステップです。定期などで利用しているICカードを用意し、システムと紐付けを行うユーザー設定をしておくだけで、毎朝の出勤・退勤時にICカードをかざすだけでデータが反映します。もちろんモバイルSuicaにも対応しています。
アルバイト、正社員などの勤務形態でも使えるので、人の出入りが多い企業でも活用できます。
kincone（キンコン）
『kincone（キンコン）』は、株式会社ソウルウェアが提供するクラウド型勤怠管理・交通費精算ソリューションです。毎朝、交通系ICカードカードをタッチするだけで勤怠管理と公費精算ができる画期的なツールです。料金が1アカウントあたり月額200円と非常に低コストなことも特徴です。
サイボウズ社の「kintone」と連携することで、シフト管理やプロジェクト管理機能の利用も可能です。
多機能・連動型経費精算システム比較
次は、多機能であったり会計システムなどと連携している経費精算ツールを紹介します。
ハイ！経費
『ハイ！経費』は、株式会社オフィス24が提供する経費精算システムです。自社の経理担当社の声から生まれたというユニークな背景をもつシステムです。オンプレミス型、クラウド型を選択することが可能です。さらにクラウド型は一人当たり月額300円から利用可能で低コストで導入することができます。
AXL経費
『AXL経費』は、AXLBIT株式会社が提供するクラウド型の経費精算システムです。申請から支払業務までを一元管理できます。特徴的なのは、「領収証台紙」の印刷機能です。この機能では、領収書の添付が必要な費用が発生した場合に、自動でバーコード付きの領収証台紙を印字し、添付用に使うことが可能です。
初期費用が不要で、１IDあたり350円から利用可能です。
経費精算幕僚Ⅲ
『経費精算幕僚Ⅲ』は、メガコスモ株式会社が提供するWeb経費精算システムです。申請から仕訳データ入力までをシームレスにつなげる業務推進システムです。経理の知識がなくても仕分けデータが作成できるので、初心者でも簡単に利用できます。
要望に合わせて、ヒアリングから設計、開発、導入支援などを丁寧に行ってくれるので、自社独自のルールや不安がある場合も相談してみるとよいでしょう。
経理参上
『経理参上』は、TIS株式会社が提供するWeb対応型統合経費精算システムパッケージです。
導入することで経費精算にかかる手間を削減できるのはもちろん、既存のCRMやERPシステムと連動させることも可能です。また、システムに不慣れな人や、都度オンラインでの入力が難しい人でも対応可能できるようになっています。例えば、専用のエクセルシートに金額や項目を入力しておき、そのデータを一括で経理参上に取り込み、精算することができます。
ExchangeUSE 旅費・経費精算ワークフロー
『ExchangeUSE 旅費・経費精算ワークフロー』は、富士電機株式会社が提供する経費精算システムです。ワークフローシステムとして長年の提供実績を持つExchangeUSEだけに、期日アラート機能や、ひとつの申請書をコピーして展開できる自動起票など、業務フローに沿った便利な機能が備えられています。さらにクラウド版登場クラウド版「ExchangeUSE XG」もリリースされたため、自社の希望に合わせて選択することが可能です。
交通費精算が便利な経費精算システム比較
続いて、経費精算の大半を占める企業も多い交通費の精算に特徴のあるツールを３つ紹介します。「交通費精算を早く簡単に低価格で行いたい」という企業におすすめです。
Business Navitime 交通費パッケージ
『Business Navitime 交通費パッケージ』は、株式会社ナビタイムジャパンが提供する精算クラウドシステムです。個人向けのアプリでもおなじみの「ナビタイム」の交通費精算パッケージです。
他の交通費精算システムとの違いは、訪問計画と移動からサポートできる点です。新しい機能では、訪問先への経路をまとめて登録し、訪問計画を立てることができます。移動にや交通費精算のストレスを軽減し、業務を効率化したい企業におすすめです。
らくらく旅費経費.net
『らくらく旅費経費.net』は、株式会社無限が提供する旅費経費精算管理ソリューションです。「小口現金から海外出張までこれ一本」が謳われており、１ライセンス月額300円から利用できる低コストのシステムです。定期券区間控除や海外出張レートの計算など、基本的な機能が揃っています。
らくらく定期.net
『らくらく定期.net』は、同じく株式会社無限が提供する通勤費精算管理ソリューションです。「らくらく旅費経費.net」と同じくBOSSシリーズです。１ライセンス月額300円からで、２製品同時に導入すると割引があります。駅すぱあとや地図ソフトと連動し、自宅や勤務地からの適正な通勤管理費の支給を行うことができます。
シンプル機能で簡単に操作できる経費精算システム比較３選
続いては、シンプルな画面や機能が人気の経費精算ツールを３つ紹介します。
iS-Trip
『iS-Trip』は、株式会社 IHIエスキューブが提供する経費精算システムです。パソコンに不慣れな人でも簡単に利用可能なように、なるべく入力箇所を減らし選択式にするなどの工夫がされています。
HeadPro経費精算
『HeadPro経費精算』は、株式会社ザ・ヘッドが提供する経費精算システムです。パッケージソフトのため、ユーザーライセンスが無制限なことが特徴です。交通費の精算は、自家用車を利用した場合のガソリン代の計算なども可能です。コピー機能などが充実しているので、入力の手間を削減します。
経費精算ソリューション Systemaflow®（システマフロー）
『経費精算ソリューション Systemaflow®（システマフロー）』は、みずほ情報総研株式会社が提供する「会計システムに依存しない」経費精算システムです。みずほグループが開発したシステムで、はじめて触る方でも簡単に操作できます。
ERP・グループウェア内蔵型経費精算システム比較
経費精算システムは、会計システムや人事システム、ワークフローなどのシステムと密接な関係があるため、ERPのような基幹システムや、グループウェアの一機能として提供されることもあります。
MJSLINK NX-I ワークフロー
『MJSLINK NX-I ワークフロー』は、株式会社ミロク情報サービスが提供するERP「MJSLINK NX-I 」の経費精算システムです。会計事務所のシステムとのデータ連携も可能なので、経営相談などに活用できます。
クラウドERP ツバイソ
『クラウドERP ツバイソ』は、ツバイソ株式会社が提供する「RobotERP®ツバイソ」に包括される経費精算システムです。旅費・経費精算やFB（ファームバンク）データ連携などが可能です。費用は、法人ライセンス+利用するモジュール（システム）のユーザーライセンス料金で決まるので、不要な機能に料金が発生することがありません。
ECOAS 経費・旅費精算
『ECOAS 経費・旅費精算』は、アルプス システム インテグレーション株式会社が提供する経費精算システムです。パッケージ製品のため、ヒアリングから開発を行い4ヶ月程度で導入可能です。
「intra-mart®」上のプラットフォームの一つであり、ワークフロー機能や、法人カード連携などの機能があります。
rakumoケイヒ
『rakumoケイヒ』は、rakumo 株式会社が提供するクラウド型の交通費/経費精算システムです。グループウェアのG Suite™と連携して利用することができます。１ユーザーあたり月額300円で利用可能です。
desknet’s NEO
『desknet’s NEO』は、株式会社ネオジャパンが提供するグループウェアで、仮払い精算やAmazonビジネス連携機能があります。交通費・経費精算機能を利用する場合は、一人あたり月額400円に、オプションとして一人あたり100円追加することで利用可能です。
グループウェアとして、400万人に利用されている人気のシステムで、安価で一括管理が可能です。
その他の特殊な経費精算システム比較
最後に、ここまで紹介した製品医大で特色ある経費精算システムと、アウトソーシングサービスを紹介します。
WAVE225
WAVE225は、株式会社エヌ・ティ・ティ・データ・ウェーブが提供するERP「MJSLINK NX-I 」の中の経費精算システムです。会計事務所のシステムとのデータ連携も可能なので、経営相談などに有効です。
システムのソースコードを公開しているのでカスタマイズが自由にできることにも特徴があります。
Streamed
Streamedは、会計事務所に特化した記帳代行自動化サービスです。領収書をスキャンしてアップロードすれば１営業日内に仕訳データとして納品されるため、記帳の手間を大きく削減可能です。
アップロードする領収書は１枚ずつではなく、まとめてスキャンできるのも嬉しいところです。
Merrybiz
Merrybizは、メリービズ株式会社の経理代行サービスです。「バーチャル経理アシスタント」として、経費精算や請求書の発行、月次決算の代行など、自社の課題に合わせて代行を依頼できます。
経費精算システムのメリット
経費精算システムを導入するメリットも整理しましょう。自社の課題に合うものがあれば、ぜひ製品の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
メリット１．作業ミスが激減する
従来のエクセルや手入力による申請は手間がかかり、ミスによる会計の不一致も生じやすくなります。経費精算システムを導入すれば、申請側は交通系ICカードのタッチや領収書の撮影のみで申請が可能になります。修正の戻りも減るので経理担当者側の処理も大幅に減らすことができます。
メリット２．業務の効率化が図れる
経費精算システムを導入すれば、経理業務にかかる作業時間の短縮ができます。例えば、申請されたデータをそのまま会計ソフトに取り込めることで仕訳業務の削減が可能です。領収書から自動的にデータを読み込んだり、FB（ファームバンキング）データの出力による銀行オンラインシステムとの連携なども可能です。
メリット３．不正な経費申請を防止できる
経費精算システムを導入することは、効率化以外のメリットもあります。不正な支出をリアルタイムでチェックできるだけでなく、規則に反した支出も検出できます。また、ほとんどのシステムが旅費や交通費の計算が経路検索ソフトと連携しているので、不合理なルートや過剰な請求なども手間なく可視化できます。
経費精算システムのデメリット
導入後に後悔しないためにも、メリットだけではなくデメリット面にも目を向けておきましょう。
デメリット１．システム導入費・利用料がかかる
経費精算システム導入のデメリットとしては、まずシステム導入費・利用料がかかることが挙げられます。クラウド型のサービスであれば一人あたり数百円の月々のランニングコストがかかります。
また、バージョンアップや保守、サポートが有料の場合もあるので、確認してから導入しましょう。
デメリット２．担当者に知識が身につかない
経費精算システムは、経費精算にまつわる仕分けや領収書の管理などを自動化してくれるため、担当者に知識が身につかないということがあります。経費精算システムを活用しつつも、社内での疑問や税務対応などの基本だけでも知識は身につけるようにしておきましょう。
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知っておきたい経費精算アプリ
経費精算システムは、スマートフォンのアプリもあるのをご存知ですか？外出先からスキマ時間に活用ができるので人気があります。形式は主に２パターンあり、経費精算システムのアプリ版か、個人利用のための無料アプリです。
経費精算アプリ活用のメリット
個人の所有率が高まっているスマートフォンですが、いまや会社支給の携帯電話がスマートフォンの企業も多くなってきました。そんなスマートフォンを活用した経費精算アプリのメリットを整理します。
いつでも経費精算できる
特に外出が多い営業担当者の場合、経費精算はついつい後回しになりがちです。机に向かって、交通費を一つずつ入力する作業が進まないという社員は多いはずです。そこで、アプリを活用することで移動時間などに手元の携帯電話で入力と申請までできるので、その日のうちに処理することが習慣になります。
スマホのカメラで領収書を読み取れる
領収書の管理や申請も、滞りがちな業務です。月末に束になった領収書が出てきて困った経験がある方もいるでしょう。そこで、アプリを活用することで、領収書をその場でデータ化し、申請まで可能です。紛失の心配も無いので、大変便利な機能です。
ICカード読み取り機能で交通費を精算できる
経費精算の大半を占めることもある交通費の精算ですが、アプリを活用することで、ICカードをタッチするだけで履歴の読み込みなどが可能です。
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自社に合った製品を選び業務効率化を実現しましょう
経費精算システムには多くの種類がありますが、大切なのは「自社に適した製品を選ぶこと」です。豊富な機能を有したシステムを導入したとしても、その大半を使わずにおいておくようでは費用対効果が高いとは言い難く、逆に無駄なコストを払ってしまうケースもあるのではないでしょうか。
経費精算システムを導入する前に、「自社は経費精算システムを使ってどのような効果を得たいのか」といった点を熟考しておく必要があります。自社のニーズに合致した製品を選び、経費精算業務の効率化を目指しましょう。
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