製造業における経費精算の課題
製造業ならではの複雑な経費処理や申請負担が、現場と管理部門双方の業務を圧迫しているケースは少なくありません。ここでは、製造業特有の経費精算の課題を解説します。
出張・交通費が多く申請・承認作業が煩雑
製造業では、国内外の工場や取引先への出張が頻繁に発生します。そのため、交通費や宿泊費、日当などの経費申請が多く、申請・承認の手続きが煩雑になりがちです。紙やメールでの申請が主流の企業では、確認や差戻しに時間がかかり、経理担当者や上長の負担が増大します。
また、出張精算に関するルールが部署ごとに異なるケースもあります。統一的な管理が難しくなり、申請ミスや承認漏れの原因となることもあるでしょう。
資材や備品の購買費用の立替が頻繁に発生
製造現場では、生産に必要な資材や備品を急遽調達するケースも多く、担当者が立替払いを行うことは珍しくありません。例えば、機械の不具合による部品調達や消耗品の補充など、急な対応が求められる場面では、現場判断で購入が行われることがよくあります。
これらの費用精算が後回しになったり、領収書の紛失によって申請できなくなったりするリスクが高まるため、適切な経費処理が求められます。さらに、購買申請や稟議フローと連携していない場合、二重申請や未承認の支出が発生する恐れもあるでしょう。
紙やエクセル管理による転記ミスや紛失リスク
経費精算を紙やエクセルで管理している場合、申請内容の手入力や転記作業が必要になり、ミスが発生しやすくなります。特に製造業では、各拠点からの申請書類が本社に集まるまでに時間がかかり、紛失や遅延が発生するケースもあります。
また、経費データの集計や分析にも手作業が多く、経理部門の負担が大きくなるのが課題です。
製造業が経費精算システムを導入するメリット
製造業ならではの複雑な経費処理を効率化し、管理部門と現場双方の負担を軽減するためには、経費精算システムの導入が有効です。ここでは、導入によって得られる主なメリットを紹介します。
多拠点や現場からの申請作業を効率化できる
申請から承認までのフローをオンライン化できるため、手書き書類の作成や押印の手間が省けます。製造業では複数拠点や工場が関わるケースも多く、どこからでも申請・承認できる仕組みが業務効率化につながります。
また、申請内容のチェックや承認依頼が自動通知されるため、承認の遅延防止にも効果的です。
製造現場の立替経費を漏れなく、正確に精算できる
経費精算システムを導入すれば、領収書をスマートフォンで撮影し、その場で簡単に申請できます。現場作業の合間や移動中にも対応できるため、申請の後回しや漏れを防ぎ、支払い遅延のリスクも軽減可能です。
こうした仕組みにより、経費精算全体の正確性とスピードが向上します。
経費データを自動集計し、経営分析にも活用できる
システム上に蓄積された経費データが自動で集計されるため、部門別・拠点別・プロジェクト別など、さまざまな切り口での分析が可能になります。製造コストや出張費用の見直しが容易になり、経営判断に役立つ情報をリアルタイムで取得できます。
特に、多品種少量生産などコスト管理が重要な製造業において、経費削減の糸口をつかむのに有効です。
会計・ERPと連携し、製造業全体の業務効率化を実現できる
会計システムやERPと連携することで、経費データを自動で仕訳し、手入力や転記作業を削減できます。生産管理や販売管理と連動すれば、製造コストや営業経費を一元的に管理しやすくなります。
経理部門だけでなく製造部門・営業部門を含めた全社的な業務効率化が図れるでしょう。
製造業DXに関連する記事をまとめて以下からご覧いただけます。製造業に適した各種システム比較記事など、ぜひご確認ください。
製造業向け経費精算システムの選び方
製造業は、多拠点運営や現場作業、購買・生産活動が複雑に絡み合う業態のため、経費精算システムも自社の業務にあった機能を備えていることが重要です。ここでは、製造業がシステムを選ぶ際に確認すべきポイントを紹介します。
多拠点・工場間の利用に対応しているか
本社・工場・営業所などの拠点ごとに経費申請や承認フローが異なる場合は、複数拠点対応ができるシステムを選びましょう。拠点別の経費管理や、拠点ごとの稟議ルールに対応可能な機能があると、全社で統一した精算ルールを運用しやすくなります。
各拠点の経費状況をリアルタイムで把握できるため、適切なコスト管理や迅速な対応も可能になります。
出張手当や日当など独自ルールにも柔軟に対応できるか
地方工場や海外拠点への出張が多い製造業では、出張手当・宿泊費・日当といった独自の精算ルールが設定されているケースも多く見られます。経費精算システムがこうしたカスタムルールに柔軟に対応できるかどうかは重要なポイントです。
設定の自由度が高いシステムであれば、自社の細かい規定にあわせて運用できます。煩雑になりがちな出張経費の精算業務もスムーズに行えるでしょう。
購買申請や稟議フローとの連携が可能か
現場で必要な備品や消耗品の購入が多い製造業では、購買申請や稟議の承認フローと連携して経費を管理する仕組みが重要です。購買管理機能が備わっているシステムや、ほかの購買管理システムとAPI連携できるシステムを選びましょう。
未承認の支出や不正利用を防ぎ、申請から承認、精算までを一元化することで、コスト管理の強化や業務効率化が期待できます。
モバイル対応で現場作業者も使いやすいか
製造現場では、デスクワークが少なく、PCを使用できる時間が限られるケースも多く発生します。そのため、スマートフォンやタブレットで簡単に申請や承認が行えるモバイル対応のシステムは非常に重要です。
領収書の撮影・添付や、出先からの申請・承認が可能な機能が備わっていれば、現場作業の合間や移動中でもスムーズに経費精算が進められます。
経費精算システムの選び方をさらに詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。主要な機能や製品情報も紹介しているので、自社にあったシステムを比較・検討する際に役立ちます。
製造業におすすめの経費精算システム比較
製造業での利用に適した経費精算システムをピックアップしました。多拠点対応や出張経費管理、購買申請との連携など、製造業特有のニーズに応える製品を比較してみてください。
マネーフォワード クラウド経費
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド経費」は、申請から承認、仕訳、支払いまでを自動化できる経費精算システムです。製造業の多拠点運営にも対応可能。会計ソフトやERPとの連携機能も充実しており、経理業務の効率化に寄与します。
参考価格：月額2,980円～（スモールビジネス） ※無料プランあり
ジョブカン経費精算
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン経費精算」は、交通系ICカードやクレジットカードとの連携機能を備え、現場での経費申請を簡便化します。スマートフォン対応で、現場作業者の使いやすさも考慮されています。
参考価格：初期費用無料、月額400円/ユーザー ※無料プランあり
楽楽精算
株式会社ラクスが提供する「楽楽精算」は、出張手当や日当など独自ルールに対応できる柔軟性を備えた経費精算システムです。多拠点・工場間の利用にも適しています。購買申請や稟議フローとの連携も可能で、製造業のニーズに応えます。
参考価格：月額30,000円～
Concur Expense
株式会社コンカーが提供する「Concur Expense」 は、グローバルに展開する製造業に適した経費精算システムです。多言語・多通貨対応により、海外出張の経費管理の効率化が可能。ほかの業務システムと連携しやすい点も特徴です。
参考価格：初期費用無料、月額30,000円～/50ユーザー
freee支出管理 経費精算Plus
フリー株式会社が提供する「freee支出管理 経費精算Plus」は、シンプルな操作性が特徴の中小企業向け経費精算システムです。会計ソフトfreeeとの連携により、経理業務全般の効率化を図れます。スマートフォンにも対応しており、現場や外出先からの申請・承認もスムーズに行えます。
参考価格：月額10,000円～、ID費用月額650円
おすすめ製品はまとめて資料請求できます。最適な経費精算システムを見つけるために、ぜひご活用ください。
製造業の経費精算システム導入事例
ここでは、製造業における経費精算システムの導入事例を紹介します。導入目的や効果、選定ポイントなどを記載しているので、自社での導入をイメージしてみましょう。
経費精算の手間を削減し、業務効率化を実現（日本製紙株式会社様）
全国に拠点をもつ日本製紙株式会社様では、グループ企業ごとに異なる経費精算の運用や、旧システムの入力ミスや確認作業の負担が課題となっていました。特に、事後修正や領収書確認に多くの工数がかかっていたため、業務負荷の軽減が求められていました。
そこで同社は、株式会社JTBビジネストラベルソリューションズが提供する経費精算システム「ビズバンスJTB経費精算（旧：J'sNAVI NEO）」を導入。経費申請時の最終承認を経理部門で行うフローに変更したことで、事前チェックによるガバナンス強化と、修正作業の削減を実現しました。加えて、領収書など証憑の電子化によるペーパーレス化や、キャッシュレス化も推進しています。
さらに、モバイルアプリの活用で外出先からの承認も可能となり、柔軟な働き方にも対応。グループ企業ごとの異なる運用にも対応できる柔軟なシステム設計で、安定した運用が続いています。
参考：導入事例：経費精算システム ビズバンスJTB経費精算（日本製紙株式会社）｜ITトレンド
経費精算の標準化とペーパーレス化を推進（八千代工業株式会社様）
自動車部品の製造を手掛ける八千代工業株式会社様では、2000年代にスクラッチ開発した独自システムで経費精算を行っていました。しかし、システムのレスポンス低下や電子帳簿保存法への対応が難しい点が課題となっていました。さらに、複雑な日当計算やペーパーレス化推進にも対応できず、部門横断でクラウド型経費精算システムの導入を検討することに。
同社は、TIS株式会社が提供する経費精算システム「Spendia」を導入。法人カード連携や、国内外の出張時に必要な日当計算など、自社の複雑なルールにも柔軟に対応できる点が評価されました。
経費申請や精算のオンライン化により、ペーパーレス化が進んだことで、経理担当者や現場スタッフの作業負担が軽減。領収書の貼付作業が不要となったほか、出張先からでも申請内容を確認できるなど、業務の効率化と新しい働き方の実現に貢献しています。
参考：導入事例：経費精算システム Spendia（八千代工業株式会社）｜ITトレンド
まとめ
製造業では、出張費や立替経費、購買費用など複雑な経費処理が求められます。経費精算システムを導入すれば、業務の効率化に加え、ペーパーレス化やガバナンス強化も実現可能です。
自社にあった製品を選ぶことで、経費精算業務の負担軽減や正確な経費管理が進みます。ぜひこの記事で紹介した選び方やおすすめ製品、事例を参考に、最適なシステムを導入してください。
