中小企業が経費精算システムを導入すべき理由
中小企業における経費精算では、紙の申請書を利用したり、立替払い精算を現金で手渡ししていたり、アナログな方法で管理・運用しているケースは多いでしょう。そのため、中小企業の多くが経費精算業務において以下のような課題を抱えています。
- ■中小企業における経費精算の課題
- ・経理担当者は他業務も兼務しているため負担が大きい
- ・小口現金管理の手間がかかり、現金が紛失するリスクもともなう
- ・紙書類の保管スペースを確保する必要があり、ファイリングにも時間がかかる
- ・紙の申請書を活用しているため、承認者の不在などによって処理が遅れやすい
紙ベースで経理精算を行っている中小企業では、経理担当者と申請者双方にとって作業負担が大きくなりがちです。そのため、経費精算業務の効率化が求められます。
経費精算システムなら、経理上の処理や申請などを一気通貫してシステム上で行えます。交通費や接待費などのさまざまな経費を一元管理できるため、煩雑で手間のかかる経費精算業務の負担を軽減可能です。
さらに、システムによるチェックが主となるため、書類の不備や規程違反を見逃すリスクも軽減します。経費精算業務の手間や労力の削減につながることから、中小企業こそ経費精算システムを有効活用すべきといえるでしょう。
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中小企業が経費精算システムを業務に取り入れるメリット
中小企業が経費精算システムを導入することで、どのようなメリットを得られるのでしょうか。主な３つのメリットを紹介します。
- ●入力間違いや添付漏れなどの人的ミスを防げる
- ●申請者・経理担当者双方の経費精算にかかる時間を削減できる
- ●経費申請時の不正を防止し透明性を高められる
入力間違いや添付漏れなどの人的ミスを防げる
経費精算にかかわらず、紙の作業や手作業が増えると人的ミスが発生しやすくなります。紙ベースの経費精算では、金額の誤りや書類の添付漏れなどが起こりがちです。また、経費精算には少なくとも申請者と確認者の２人がかかわるため、申請書や領収書が紛失するリスクもあるでしょう。
経費精算システムを導入すれば、一連の経費精算業務が自動化されるため、経費申請の不備や入力ミスが減少します。さらに、申請書や領収書をデジタル管理することで、紛失リスクも軽減します。
申請者・経理担当者双方の経費精算にかかる時間を削減できる
経費精算をアナログで行う場合、経理担当者が申請内容を一つひとつ確認するには時間がかかります。差し戻しの必要がなれば、不備を指摘したり再度確認したりする手間が発生し、作業はさらに煩雑化するでしょう。申請者も、書類を整理して申請するまでに多くの時間を取られます。
経費精算システムを導入すれば、経費精算ルールに反する申請は自動でブロックしたり不備があればアラートを表示したりできるため、申請データの正確性が高まります。申請内容の正誤チェックを行う経理担当の負荷が軽減し、差し戻し回数も抑えられるでしょう。
また、領収書をスマートフォンで撮影するだけでアップロードできる機能や、交通系ICカードなどから交通費を自動登録する機能によって、申請者の手間が大幅に削減します。
経費申請時の不正を防止し透明性を高められる
経費申請は自己申告の場合も多いため、申請忘れや不備のほか、不正申請が発生する可能性があります。交通費を改ざんして申請するなどの不正が行われやすいため、悪質な過剰申請を防ぐ体制も整えておく必要があるでしょう。
経費精算システムを導入すれば、システム上で経費精算ルールを細かく登録できます。例えば、「交通費は最短ルートで申請する」「タクシー利用の際は理由の記述を必須にする」「交際費は事前申告が必要であり、申告額より精算金額が大きいときは申請不可とする」など詳細なルール設定によって、不正申請や不必要な経費の発生を防止可能です。
また、交通系ICカードと連携して交通費を自動計算する機能では、定期区間金額が自動控除されるため、二重申請を防止するのに役立ちます。
なお、自社の課題解決につながる経費精算システムを選定するためには、複数企業の製品を比較することが大切です。下のボタンより一括資料請求を活用し、各製品の機能や特徴をじっくり比較検討しましょう。
中小企業が経費精算システムを選ぶ際のポイント
中小企業における経費精算の課題を解決するためには、以下の６つのポイントを押さえましょう。
- ●スモールスタートできるか
- ●スマートフォンで経理申請・確認・承認ができるか
- ●自社の経理業務を効率化する機能が備わっているか
- ●自社の従業員にとって使いやすい入力補助機能が備わっているか
- ●電子帳簿保存法・インボイス制度に対応しているか
- ●導入支援や運用支援などのサポート体制が整っているか
それぞれの選定ポイントについて詳しく解説します。
スモールスタートできるか
経費精算システムの導入には、初期費用や月額費用、サポート費用などがかかります。しかし、なるべく予算をかけずにスモールスタートしたい中小企業は多いでしょう。システムによっては月額費用のみで利用できる製品もあるので、導入費用を抑えたい企業に適しています。
また、月額費用はユーザー数に応じた変動制を採用しているシステムが大半です。１ユーザー単位で契約できれば、従業員数の少ない中小企業にとって無駄なコストが発生しにくいでしょう。ただし、月額料金には最低利用料金が設けられているケースがあるため、利用人数によっては注意が必要です。
例えば、月額費用がひとり500円、最適利用金額が5,000円に設定されているとします。従業員７人で利用する場合、月額500円×７人で月額3,500円のコストで収まるはずが、最低利用金額を下まわるため月額費用は5,000円を支払うことになります。
料金体系は各システムによって異なるため、自社の予算や従業員数にあった経費精算システムを選びましょう。そのためには、資料請求などを活用して製品情報をよく確認することが大切です。
スマートフォンで経費申請・確認・承認ができるか
経費業務の負担を軽減したい中小企業にとって、PCだけなくスマートフォンで経費申請から承認・処理まで完了できると便利です。外出先や移動中などいつでも申請や承認ができ、リモートワークやモバイルワークでも経費管理が行えるため、経費精算にかかる作業効率が高まります。
加えて、スマートフォンアプリを提供している製品ならさらに利便性が向上します。例えば、アプリをインストールしたスマートフォンに交通系ICカードをタッチするだけで、SuicaやPASMOなどの交通履歴を読み込める製品があります。専用リーダーを利用して履歴を取り込む手間が省け、よりスムーズなデータ連携が可能です。
また、スマートフォンのGPS機能を活用して交通費精算する製品も登場しています。実際に移動した経路で距離精算を行うため、手入力の手間やミスが減るだけでなく、最短距離との差異確認もできるため経費削減につながります。
以下の記事では、スマートフォンアプリに対応した経費精算システムをまとめているので、あわせてご覧ください。
自社の経理業務を効率化する機能が備わっているか
経費精算システムには、経理担当者の負担軽減につながる機能が豊富に搭載されています。特に、「自動仕訳」「会計システム連携」「規定違反チェック」の３つの機能に着目しましょう。
- ■自動仕訳機能
- 企業ごとに設定した仕訳ルールに則って、申請データから勘定科目を自動で仕訳する機能。経理担当者にとって負担の大きな仕訳業務を自動化できれば、経理業務の効率が大きく向上する。
- ■会計システム連携機能
- 経費精算システムと会計システムを自動連携できれば、会計システムへのデータ取込までの工数が削減し、その後の経費計上や企業決算を一気通貫で行える。会計システムへのデータ入力ミスを防ぎ、処理の流れがスムーズなる。
- ■規定違反チェック
- すべての申請内容に対して、あらかじめ設定した経費精算ルールにあっているか否かを自動で確認する機能。ルールに違反している場合は、申請をブロックしたり不備をアラートで知らせたりするため、差し戻しの回数が減少する。
自社の従業員にとって使いやすい入力補助機能が備わっているか
一般従業員にとって経費の多くを占めるのが交通費でしょう。「OCR（領収書自動読み取り）」「交通系ICカード自動読み取り」の２つの機能で交通費精算を自動化できれば、経費申請にかかる手間と労力を大きく減らせます。
- ■OCR（領収書自動読み取り）機能
- 領収書を自動でデータ化する機能。スマートフォンで領収書を読み取り、画像をアップロードするだけで申請データに反映できるため、手入力の手間が省け転記などの人的ミスも防げる。
- ■交通系ICカード自動読み取り機能
- 交通系ICカードやモバイルSuicaと連携し、自動で明細を入力する機能。乗車案内「駅すぱあと」に連携して、経路と料金を自動入力できる製品もある。定期区間の自動控除も可能で、交通費の精算が素早く行える。
電子帳簿保存法・インボイス制度に対応しているか
これから経費精算システムを導入するなら、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応も重要なポイントです。経費申請の電子化にともない領収書もデータ化するため、電子帳簿保存法で定められた要件に沿って適切に保存する必要があります。
電子帳簿保存法に対応した経費精算システムなら、領収書をアップロードした際に自動的にタイムスタンプ（※）が付与されたり、保存データを取引日・取引金額・取引社名などで検索したりできます。経費申請と同時に電子帳簿保存法に対応したデータ保存が可能になるため、経費精算のペーパーレス化が容易に実現します。
また、2023年に開始されたインボイス制度に対応した製品も増えているので、経理処理時にインボイス対応が必要な企業は、システム化することでより業務効率化につながるでしょう。
（※）データが存在し非改ざんであることを証明する技術のこと。
参考：電子帳簿保存法関係｜国税庁
参考：インボイス制度の概要｜国税庁
導入支援や運用支援などのサポート体制が整っているか
人手不足に悩む中小企業は、サポート体制が充実している製品を選ぶと安心です。例えば、以下のようなサポートが提供されています。
- ●システムの設計から運用まで専任者が支援し、電話やメール、Webミーティングなどでトラブルや業務改善などに関するサポートを行っている。
- ●経理担当者だけでなく、全従業員を対象としたサポート窓口が用意されている。これによって、システム操作に関する経理担当者への問い合わせが軽減する。
- ●操作方法や社内教育用などマニュアル作成のアドバイスを行っている。
特に、業務システムに慣れていない企業や運用体制に不安のある企業は、導入から運用まで専任者による伴走支援を受けられる製品がおすすめです。
中小企業におすすめの経費精算システム【無料製品あり】
ここから、中小企業向け経費精算システムを紹介します。経理業務の効率化や申請者の負担軽減につながる製品をピックアップしているので、製品の比較検討に役立ててください。
マネーフォワード クラウド経費
- 手入力ミスを省けるオートメーション機能＆ペーパーレス運用
- 交通費・出張旅費の申請処理から会計ソフトへの仕訳連携まで対応
- 購買申請・住所変更・出張申請など柔軟な電子ワークフロー機能
経費申請や承認がスマートフォンで完結し、クレジットカードや電子マネーなどの明細から経費を自動登録できる利便性の高さが特徴です。
ジョブカン経費精算
- 導入実績4万社以上。月額料金業界最安クラス！無料プランあり
- 経理チェック工数大幅削減！電子帳簿保存法にも対応
- 中小から大企業、自治体に至るまで幅広い導入実績多数あり！
申請内容をもとに仕訳や振込データを自動作成できるため、経理業務の負担を大幅に軽減可能です。基本機能の一部を無料で利用できるプランも用意されています。
楽楽精算
- ＜お客様満足度94%！＞サポート充実で設定や導入も安心
- ＜電子帳簿保存法・インボイス対応！＞楽にペーパーレス化を実現
- ＜高機能＞経費精算～自動仕訳･会計ソフト連携･振込データ生成も
自動仕訳や振込データ生成、会計ソフト連携や規定違反チェック、スマートフォンアプリ対応などの豊富な機能によって、申請者と経理担当者の業務効率化が実現します。
スマートフォンに対応し、誰でも使いやすいシンプルな画面設計が特徴です。業務システムに不慣れな企業でも導入しやすいでしょう。
領収書をスマートフォンで撮影して専用ポストに投函するだけで、領収書のデータ化から保管、廃棄処理まで代行可能なため、申請者と経理担当者の手間を大幅に削減できます。
Spendia
- 大手企業の複雑な要件に対応できる高い柔軟性
- グローバル製品では見落とされがちな日本企業特有の要件に対応
- 大手独立系SIであるTISによるトータルなサポート体制
請求書のOCR自動入力やGPS移動距離精算など、手入力の手間やミスを削減する多様なサポート機能が特徴です。スマートフォンアプリにも対応しています。
スマートフォンアプリで申請から承認まで対応可能です。アプリ内で撮影した領収書のみ添付できる仕様によって、改ざんを防止します。
ビズトラ
経費登録から申請、承認、管理まで完全無料で利用でき、ユーザー数の制限もありません。コストをかけずにペーパーレス化したい企業におすすめです。
中小企業向けの経費精算システムだけでなく、より多くの製品から比較・検討したい方は、以下の記事も参考にしてください。
中小企業が経費精算システムを導入する際の流れ
中小企業が経費精算システムを導入する際は、以下の流れで進行するのが一般的です。
- １．自社が抱えている経費精算課題を明確にする
- ２．課題解決のために必要な経費精算システムの要件を整理する
- ３．複数の経費精算システムを比較検討する
- ４．経費精算システムを試験運用する
- ５．経費精算システムを本導入する
経費精算システム導入にあたり、自社の現状を把握していなければ、どのような機能を有するシステムを導入すべきか判断できません。システム導入によって、経費精算における自社の課題をどのように解決したいのか、具体的な要件を整理したうえでシステムを選択します。
また、いくつかのシステムを比較検討することも大切です。複数のシステムを無料トライアルやデモ画面で実際に触りながら、機能面や操作性を比べてみると、自社に適した製品を選びやすいでしょう。導入するシステムが決まったら、経理部の従業員を中心に試験的に使用してみましょう。必要に応じてシステム提供会社に改善要望を出し、調整を加えたうえでいよいよ全社で本導入します。
なお、経費精算システムの導入によって、今までの経費精算のやり方や申請フローを変更する必要が生じるかもしれません。従業員はシステムの操作方法を学び、新しい経費精算方法に慣れる時間が必要なため、最初のうちは作業効率が低下する可能性があります。全従業員に向けて説明会を行ったり、マニュアルを用意したりすることも必要になるでしょう。
システムを導入して中小企業の経費精算業務を効率化しよう
経費精算システムを導入せずに、アナログな方法で経費精算を行っている中小企業は少なくありません。しかし、紙ベースでは正確性に欠け、作業効率も悪いでしょう。書類の整理や確認に多くの時間を要し、金額の誤りや領収書の添付漏れなどミスが多発しやすいのが現状です。
経費精算システムを導入すれば、経費精算業務を素早く正確に実施できるようになります。また、申請者・承認者・経理担当者それぞれの作業負荷が大きく軽減します。
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