建設業向け経費精算システムとは
建設業向け経費精算システムとは、工事契約特有の科目を用いた仕訳や建設現場ごとの経費管理など、建設業界特有の要件への対応に強みをもつシステムです。経費精算業務の効率化を支援し、建設業における人手不足の解消と労働生産性の改善に寄与します。
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建設業における経費精算の課題
建設業界の経理や経費精算業務では、業界特有の課題をいくつか抱えています。主な課題は、以下のとおりです。
- ●経費の仕訳方法が複雑
- ●経費精算のために出社が必要
- ●紙資料の管理が手間
それぞれの課題について詳しく解説します。
経費の仕訳方法が複雑
建設業界では工事ごとに経費を整理し、工事費を工事原価や一般管理費などに分類する必要があります。仕訳は建設業会計という業界独自の会計方式を用いて行われ、独自の科目や項目の使用が必要です。複雑な仕訳方法を用いた経費精算は煩雑で、手作業による入力ミスや記入漏れなどを引き起こしやすくなります。
経費精算のために出社が必要
建設業界では現場作業に従事している人が多く、本社や事業所に出向く頻度が少ない従業員もいます。経費申請のためだけに出社するのは手間がかかるうえ、移動時間やコストも発生します。
紙資料の管理が手間
経費精算において処理が必要な領収書や申請書の量は膨大であり、紙ベースの管理は煩雑になりがちです。従業員が出張や現場移動中に、重要なレシートや領収書を紛失するリスクも高まります。さらに、整理した領収書や申請書を安全に保管するスペースの確保も必要です。
建設業が経費精算システムを導入するメリット
建設業界が経費精算システムを導入すれば、さまざまなメリットを享受できます。主なメリットは、以下のとおりです。
- ●経費精算業務を効率化できる
- ●現場からの経費申請が可能になる
- ●領収書や申請書の管理が容易になる
それぞれのメリットについて詳しく解説します。
経費精算業務を効率化できる
建設業界向けの経費精算システムを導入すれば、仕訳作業の効率化が可能です。業界独自の科目や項目が多い仕訳方法に対応したシステムを選ぶことで、入力ミスや計算ミスの削減につながります。それだけでなく、会社全体の経費の流れを一元管理できるようになるため、経理担当者の業務効率向上も見込めます。
現場からの経費申請が可能になる
経費精算システムを導入すれば、建設現場や移動中などからいつでも経費申請が可能になります。スマホやタブレット端末など、手持ちのデバイスを用いて操作でき、任意のタイミングで申請作業が行えるため、経費申請のためにわざわざ出社するといった時間の無駄を省けます。さらに、AI-OCR機能（光学文字認識機能）が搭載されているシステムを選べば、撮影した領収書やレシートの画像データをそのまま申請用データとして利用でき、非常に便利です。
領収書や申請書の管理が容易になる
書面で経費申請を行っていると、申請書や領収書のファイリング作業に手間を要するだけでなく、保管スペースを確保するのも一苦労です。複数の事業所をもつ場合は、経理部門のある本社へ紙の領収書や申請書を郵送する手間やコストもかかります。経費精算システムを導入すれば、経費精算処理から管理までシステム上で一括して行えるため、現場の従業員と経理担当者双方にとって利便性が格段に向上するでしょう。
経費精算システムについてさらに詳しく知りたい方は、以下のランキングも参考にしてください。最新システムの人気傾向が掴めます。
建設業向け経費精算システムの選び方
建設業界が経費精算システムを選ぶ際は、自社のニーズにあうシステムを選ぶのはもちろんのこと、以下のポイントも参考にしてください。
- ●勘定科目をカスタマイズできるか
- ●法改正への自動アップデートに対応しているか
- ●現行の会計ソフトと連携できるか
それぞれのポイントを詳しく解説します。
勘定科目をカスタマイズできるか
経費精算システムには多くの勘定科目が用意されていますが、建設業界特有の会計方式を考慮すると、不要な勘定科目も存在します。そのため、建設業独自の勘定科目が設定されている、あるいは勘定科目のカスタマイズができるシステムを選ぶのがおすすめです。カスタマイズ性が高い経費精算システムを採用することで、建設業界特有のニーズにあわせた精度の高い経費管理が実現します。
法改正への自動アップデートに対応しているか
建設業界は、法令改正や交通機関の運賃変更など、外部要因による経費処理の変更を余儀なくされることの多い業界です。会計方式が複雑なため、これらの変更に手作業で対応するのは労力がかかります。そこでクラウド型システムや自動更新機能が備わっているシステムを選べば、システムが自動でアップデートしてくれるため、運用の手間が大幅に削減します。
現行の会計ソフトと連携できるか
多くの経費精算システムは、外部の会計ソフトと連携が可能です。経費精算システムに入力された経費データをもとに会計ソフトで自動計算することで、精度の高い経費精算が実現します。ただし、どの会計ソフトと連携できるかはシステムによって異なるため、自社が使用している会計ソフトとの連携可否を事前に確認しましょう。
以下の記事では、経費精算システムの機能を詳しく解説しています。自社の経費精算業務の効率化やペーパーレスを促進するために、どのような機能が必要かを把握するための参考にしてください。
おすすめの建設業向け経費精算システムを紹介
ここでは、数多くの経費精算システムのなかから、建設業向けの製品を紹介します。自社のニーズを満たしているか比較・検討してみてください。
製品・サービスのPOINT
- 手入力ミスを省けるオートメーション機能＆ペーパーレス運用
- 交通費・出張旅費の申請処理から会計ソフトへの仕訳連携まで対応
- 購買申請・住所変更・出張申請など柔軟な電子ワークフロー機能
交通系ICカードや法人クレジットカードなど各種サービスと連携し、明細データを自動取得できます。OCR機能やオペレーター入力にも対応しているため、申請作業の効率化を図りたい建設会社に効果的です。
《ジョブカン経費精算》のPOINT
- 導入実績3万社以上。月額料金業界最安クラス！無料プランあり
- 経理チェック工数大幅削減！電子帳簿保存法にも対応
- 中小から大企業、自治体に至るまで幅広い導入実績多数あり！
業界最安クラスの１人あたり月額350円から利用できるのが特徴です。また、画面内の文言を英語・韓国語・タイ語に切り替えられるため、外国人労働者のいる建設会社におすすめです。
《楽楽精算》のPOINT
- ＜お客様満足度94%！＞サポート充実で設定や導入も安心
- ＜電子帳簿保存法・インボイス対応！＞楽にペーパーレス化を実現
- ＜高機能＞経費精算～自動仕訳･会計ソフト連携･振込データ生成も
領収書読み取り機能や規定違反チェック、自動仕訳などの豊富な機能によって、経費申請から振込処理まですべての工程を効率化します。また、稟議や押印申請などの申請もあわせて電子化できるため、企業全体の業務改善や生産性の向上に貢献します。
《ジンジャー経費》のPOINT
- 累計登録社数 18,000社！使いやすい経費精算システムNo1！
- 電子帳簿保存法にも対応。充実の導入サポートもあり。
- 人事データベースを無料で搭載！経理だけでなく企業全体を効率化
システムに不慣れな年配の従業員や、現場の職人も簡単に操作できるわかりやすい画面設定が特徴です。スマホアプリに対応しているため、従業員は現場や移動中でも申請・承認作業が行えます。
《Concur Expense》のPOINT
- 電帳法の規制緩和をリードしてきた知見を生かしたサポート体制
- 中堅中小向け「Standard」版なら業界最安水準
- 法人カードやQRコード決済など様々な決済方法と連携
カーシェア手配やホテル宿泊など、経費が発生するあらゆるシーンで外部サービスと連携し、経費精算を自動化できます。Google Mapと連携したガソリン代算出も可能なため、現場や取引先への車移動の多い建設会社におすすめです。
《TOKIUM経費精算》のPOINT
- 領収書をスマホで撮って入れるだけ。のり付け作業は一切不要！
- あらゆる会計ソフトと連携が可能！
- 電子帳簿保存法への対応と同時にペーパーレス化を実現！
スマホで領収書を撮影して専用ポストに投函するだけで、データ化や原本の突き合わせ、保管や廃棄作業まで代行してもらえます。経費精算にかかる業務時間を大幅に短縮でき、人件費や保管コストの削減も見込めます。
《J's NAVI NEO》のPOINT
- 法人一括請求で国内外の出張手配が可能。予約/実績データも連携!
- 充実サポート体制ではじめてのシステム導入でも安心!
- 電帳法・インボイス制度対応で経費精算をペーパーレス化!
法人カードの取引明細データの自動取り込みが可能なため、経費利用のキャッシュレス化を促進したい建設会社におすすめです。ホテルや飛行機などのチケット手配を法人一括請求にすることで、立替や仮払い、領収書の突き合わせ作業などがなくなり、経理業務を効率化できます。
《バクラク経費精算》のPOINT
- AI-OCRが領収書を数秒でデータ化！
- アラート機能でミスや差し戻しを削減できる！
- シンプルな操作画面なので従業員もミスなく使える！
AI-OCR機能によって複数の領収書を一括アップロードでき、発生日付や金額、支払先の自動読み取りも可能なため、申請にかかる手間を大幅に減らせます。また、申請時の必要項目設定や不備を知らせるアラート設定によって、簡単で正確な経費精算が実現します。
製品・サービスのPOINT
- 他社パッケージには無い柔軟なカスタマイズ性が最大の特徴！
- 各種サービス連携機能やモバイル対応等、便利機能を多数搭載！
- ペーパーレス＆脱ハンコによるテレワーク推進を支援！
企業ごとの業務ルールや社内規定をはじめ、建設業特有の要件にあわせてシステムを柔軟にカスタマイズできます。ユーザー数を増加したり機能を拡張したりしても料金が変わらないCPUライセンスのため、従業員数の多い建設会社やグループ会社での一括導入に適しています。
《皆伝！ワークフロー》のPOINT
- クラウド、オンプレミスに対応。利用環境による選択・拡張が可能
- 交通系ICカード、出張手配サービスなど外部サービス連携が充実
- 電子帳簿保存法・インボイス制度に対応
分岐や並行処理（承認者の複数設定）など柔軟な承認フローの設定が特徴で、現場ごとに異なる申請・承認フローも容易に構築できます。また、サーバやネットワークを自社で運用するオンプレミス型も提供されているため、セキュリティ性を重視したい建設会社におすすめです。
《経費BANK》のPOINT
- 中小企業に最適な無駄のない料金プランでコスト削減！
- スマホで撮るだけで経費を読み取り！原本は破棄OK
- ICカードの読み取りだけで交通費の精算を自動化！
交通系ICカード連携やクレジットカード連携などの機能を、月額1,500円/５IDから利用できるコストパフォーマンスの高さが魅力です。従業員30人以下の建設会社におすすめです。
なお、企業規模を問わず導入されているおすすめのツールは、以下の記事から確認できます。あわせて参考にしてください。
建設業における経費精算システムの導入事例
ここでは、経費精算システムを導入した建設業の事例を紹介します。システム活用によって、企業の課題がどのように解決されたのか詳しく見てみましょう。
年間１万件の国内出張精算を効率化！４か月後には５%のコスト削減が実現
関西電力送配電株式会社の子会社である株式会社かんでんエンジニアリング様は、紙フォーマットの出張申請や精算によって複数の課題を抱えていました。例えば、出社しないと経費精算できないため、ひと月分の出張精算をまとめて申請する従業員が多く、月末月初に事務部門の負担が集中しやすかったそうです。また、宿泊先や新幹線などのチケットを各自で手配するため、出張経費の個人立替が増加傾向にありました。
そこで、法人割引運賃などの利用によるコスト削減が見込める点や、改ざん不可能な利用実績データを精算に活用できる点などから「J’sNAVI NEO」の導入を決定。導入後しばらくの間は、従来の紙の精算書と「J’sNAVI NEO」のどちらかを選べる運用でしたが、紙運用を廃止した４か月後には出張経費が５％程度削減されました。
また、勘定科目の仕訳や会計入力が自動化されたことで、事務部門の業務工数そのものが減少し、精算業務が月末月初に集中することも少なくなったそうです。さらに、会社一括請求で宿泊やチケット手配ができるようになり、個人立替も削減できました。
参考：「J'sNAVI NEO」の導入事例【株式会社かんでんエンジニアリング 様】｜ITトレンド
入力ミスが減少し承認スピードも向上！残業時間の削減にも成功
商業施設の内装の企画・ 設計・施工を行っている秀建グループ様では、経費精算がすべて手入力で行われていました。申請者が必要事項をExcelシートに記入して印刷し、レシートを糊づけして上長へ提出。週に２回、経理担当者がレシート原本と申請書の内容を照らし合わせ、申請書にもとづいて小口現金から精算を行います。約70人分の経費精算を１名の経理担当者が履行するため、チェック業務に多大な工数がかかっていました。
そこで、工事関連業務の原価管理を勘定科目やプロジェクトに紐づけられる「TOKIUM経費精算」を導入。経費の手入力がなくなり承認や確認までのスピードが向上したほか、レシート撮影のみで必要事項が入力されるため、従業員の交通費・経費入力が楽になりました。さらに、現場や営業先から経費精算が行えることで精算業務が平準化され、従業員全体の労働時間や残業時間の削減につながっています。
参考：TOKIUM経費精算の導入事例【秀建グループ 様】｜ITトレンド
建設業向けの経費精算システムで事務作業の工数を削減しよう
建設業界の経理業務には特有の課題が多く、会社全体の業務効率が低下する要因の一つです。
建設業向けの経費精算システムを活用すれば、独自の会計方式を用いた複雑な経理作業の工数削減が期待できます。さらに、経費申請や確認、承認が社外からも行えるようになるため従業員の利便性が向上し、会計ソフトへの経費データの自動入力などによって人的ミスや不正の防止にもつながります。
経費精算業務の効率化や透明性の確保を検討されている方は、ぜひ一括資料請求を行いサービスの比較・検討をしてみませんか。
