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知っておきたい、経費精算システムの基本的な機能と便利な機能

2021年06月03日 最終更新
経費精算システムの製品一覧
知っておきたい、経費精算システムの基本的な機能と便利な機能

経費精算システムとは、手間がかかりがちな経費精算業務をサポートし、効率化するシステムです。申請から承認、経理部門での処理、さらには会計上の仕訳作成へと続く一連の業務をすべてデータで処理することを可能とし、経理・会計まで含めた幅広い省力化が実現します。

製品によってそれぞれ機能は異なりますので、今回は代表的なシステムを例にした機能と便利な機能について解説します。

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経費精算システムの基本機能

経費精算システムとは、煩雑になりがちな経費精算業務を効率化するシステムです。システム活用により交通費や接待費などあらゆる種別の経費を一元管理できます。また必要な箇所の入力防止策にもなります。では、これらの活用のメリットを生み出す「経費精算システムの機能」を詳しくみていきましょう。

基本機能1.ルート検索とのデータ連携

最近では、交通費精算の際の、交通機関の利用ルートや運賃はパソコンやスマートフォンで検索する方が多いと思います。 多くの経費精算システムでは、パソコンで検索した詳細な運賃などのデータを元に、交通費データを作成することが可能です。手入力で起きる単純ミスなどを防ぎ、集計も自動的に行えるため、担当者の作業負担は大幅に軽減されます。

また、経路情報とも連携しているので、適切な経路を使って申請しているか、上司や経理部門でチェックを行うのも容易です。最近では、交通系ICカードに保存されていた履歴データを取り込むことのできる製品も登場してきており、より簡単に経費データの作成を行えるようになりつつあります。

基本機能2.経費申請・承認機能

エクセル(Excel)などでの集計結果をプリントアウトして上司に申請するのは、単純に見えて意外に時間がかかる作業です。

また、承認を下す上司の側も、書類の提出を受けて証憑類との照合なども含め正確にチェックするには、それなりの労力を必要とします。

経費精算システムの中にはこうした申請から承認、あるいは経理部門への提出に至る業務を、データのやり取りを通じて行える製品もあります。せっかくデータ化したのですから、作成したデータは最大限に活用し事務作業を効率よく進めたいものです。申請・承認機能はこうしたニーズに応えるための機能です。

基本機能3.会計ソフトとのデータ連携

経理部門での処理が終わったデータを、さらに会計ソフトや給与計算ソフトとも連携させて仕訳データの生成などを行う機能です。

こうした機能を備えた製品であれば、経費精算に関するほとんどの事務作業をデータ上で完結させることができます。事務作業の重複や、再入力の際のヒューマンエラーなどを防ぎ、全社的なレベルで業務の改善を行うことができます。

それによって、本当に必要な部分を効率よくチェックすることが可能になり、重大なミスや不適切な経費請求などの見落としも解消できます。

実際の経費精算システムを比較してみたい方は以下の記事をご覧ください。

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経費精算システムのあると便利な機能

経費精算システムは、シンプルに経費の登録や申請だけができるものから、以下のような便利な機能をもった製品まで様々な製品があります。あると便利な機能を紹介します。

便利機能1.データ生成

経費を従業員の口座に振り込むためのデータ生成機能を持つ製品もあります。こうした製品を活用すれば、経理部門の業務全体を通じた一層の省力化が可能になります。

便利機能2.データ分析

全社的な視点で経費を可視化し、無駄なコストの発見やその原因を特定することができます。コスト削減に向けた効果的な施策を実施するためにも役立ちます。

便利機能3.スマートフォン対応

スマートフォンからの経費精算処理に対応した製品も登場し、外出や出張が多く不在が少なくない担当者にも、不便を感じることなく経費精算を進めてもらうことができます。とかく遅れがちな経費精算をスムーズに進めることが可能となり、経理部門にとっても余計な督促の手間が省けるなど、事務処理の効率化が進みます。

便利機能4.証憑書類の管理

領収書、注文書控、契約書控、支払証明書などの証憑類の添付台紙の出力機能を持ち、簡単な手順で精算内容との照合を行える製品もあります。証憑はどうしても原本が重要になりますが、こうした機能を利用すれば、原本の確認は必要最低限で済ませることも可能になります。

自社に合う機能のある経費精算システムを導入しよう

経費精算システムの導入により、これまで遅れていた分野のIT化が進み、経理業務全般にわたる事務処理の効率化が図れます。目立たないシステムではありますが、導入効果は小さくないといえるでしょう。

価格や機能について比較し、自社にあった製品を導入しましょう。

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株式会社DONUTS
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使いやすい経費精算システムNo1!累計登録社数 15,000社「ジンジャー経費」
経費精算システム「ジンジャー経費」は低コストで使いやすく、経費精算業務全体を自動化します。電子保管、ワークフロー機能でテレワーク化を促進でき、承認フローは10段階まで組めます。
株式会社コンカー
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8年連続国内売上No.1、顧客満足度No1の経費精算システム「Concur Expense」
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株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ
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電帳法にも対応!JTBの経費管理システムでDXを始めませんか『J'sNAVI NEO』
日々の経費精算に加え、電帳法対応、法人カード・ICカード連携、スマホ対応等便利な機能が充実。企業様のガバナンス強化、ペーパレス化、キャッシュレス化、テレワーク促進の実現に貢献します!
イージーソフト株式会社
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誕生から20年以上を誇る経費精算システムのパイオニアeKeihi
2000年の会社設立以来、お客様と共に開発・改良を続けて成長してきた経費精算システムです。電子帳簿保存法の対応はもちろんのこと経費処理業務に関わる方全ての業務効率化を実現します。
株式会社マネーフォワード
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ユーザー支持率No.1!経費精算/ワークフローマネーフォワード クラウド経費
【リモートワーク対応】出張や購買等の電子ワークフロー、通費や出張旅費等の立替申請/承認、支払(FB)データ自動作成・会計ソフトへ仕訳連携等をオートメーション化!電子帳簿保存法も対応。
スミセイ情報システム株式会社(SLC)
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経費精算のテレワーク・ペーパーレス化を促進『皆伝!ワークフロー』
複雑な承認ルート設定、基幹システムとの連携に加え、利便性や操作性などユーザビリティを重視した入力補助機能やノンプログラミング開発支援機能を装備しています。
株式会社エヌ・ティ・ティ・データ・ウェーブ
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WAVE225旅費・経費精算/稟議
WAVE225 旅費・経費精算/稟議は、 ワークフローシステム14年連続シェアNo.1の”intra-mart”を基盤にした、 どんなご要件にも対応可能な、柔軟性に富んだパッケージソリューションです。
TIS株式会社
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次世代経費精算モバイルアプリケーションSpendiaクイック導入版
「クイック導入版」はSpendiaの豊富な機能の中から交通費精算、出張・交際費申請/精算などの基本機能および処理ワークフローなど最小限必要な機能に絞り、最短で2か月で利用開始が可能です。
アルプスシステムインテグレーション株式会社
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業務にフィット!クラウド型経費精算サービス BIZUTTO(びずっと)経費
低コストではじめやすいBIZUTTO経費は経費・交通費の申請・承認、ワークフロー設定、会計ソフト連携など経費精算業務に必要な一連の機能を備え、様々な企業にぴったりフィットします。
エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社
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交通費や経費の精算を キャッシュレス! ペーパーレス!SmartGo Staple
経費立替・精算作業の無駄をゼロにする、モバイルSuicaとプリペイドカード一体型の経費精算サービスです。 キャッシュレス・ペーパレス化により、生産性向上やリモートワーク推進に貢献します。
SBIビジネス・ソリューションズ株式会社
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月額1,500円~ 低コストで電帳法対応も可能な経費精算システム「経費BANK」
経費BANKは経理担当者目線で作ったシステム。業界最安クラスの月額1,500円より使え各種経費の事前申請・精算申請から支払依頼まで対応しています。
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「Ci*X Expense」は、使いやすさを追求することで、経費精算や承認業務の時間を大幅に短縮可能な、大企業向け経費精算システムです。 複数の規定や複雑な規定にも豊富な標準機能で対応可能です。
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【導入実績760社】無料トライアル実施中「Traveler'sWAN SaaS」
チケット手配から精算/支払いまでをトータルにサポートする出張&経費管理システムです。業務効率化とガバナンス強化を目指す企業様を強力に支援します。iPadで外出先でも精算/承認が可能です。
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バクラク経費精算
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