知っておきたい、経費精算システムの基本的な機能と便利な機能

経費精算システムの基本機能

経費精算システムとは、煩雑になりがちな経費精算業務を効率化するシステムです。システム活用により交通費や接待費などあらゆる種別の経費を一元管理できます。また必要な箇所の入力防止策にもなります。では、これらの活用のメリットを生み出す「経費精算システムの機能」を詳しくみていきましょう。

基本機能１．ルート検索とのデータ連携

最近では、交通費精算の際の、交通機関の利用ルートや運賃はパソコンやスマートフォンで検索する方が多いと思います。 多くの経費精算システムでは、パソコンで検索した詳細な運賃などのデータを元に、交通費データを作成することが可能です。手入力で起きる単純ミスなどを防ぎ、集計も自動的に行えるため、担当者の作業負担は大幅に軽減されます。

また、経路情報とも連携しているので、適切な経路を使って申請しているか、上司や経理部門でチェックを行うのも容易です。最近では、交通系ICカードに保存されていた履歴データを取り込むことのできる製品も登場してきており、より簡単に経費データの作成を行えるようになりつつあります。

基本機能２．経費申請・承認機能

エクセル（Excel）などでの集計結果をプリントアウトして上司に申請するのは、単純に見えて意外に時間がかかる作業です。

また、承認を下す上司の側も、書類の提出を受けて証憑類との照合なども含め正確にチェックするには、それなりの労力を必要とします。

経費精算システムの中にはこうした申請から承認、あるいは経理部門への提出に至る業務を、データのやり取りを通じて行える製品もあります。せっかくデータ化したのですから、作成したデータは最大限に活用し事務作業を効率よく進めたいものです。申請・承認機能はこうしたニーズに応えるための機能です。

基本機能３．会計ソフトとのデータ連携

経理部門での処理が終わったデータを、さらに会計ソフトや給与計算ソフトとも連携させて仕訳データの生成などを行う機能です。

こうした機能を備えた製品であれば、経費精算に関するほとんどの事務作業をデータ上で完結させることができます。事務作業の重複や、再入力の際のヒューマンエラーなどを防ぎ、全社的なレベルで業務の改善を行うことができます。

それによって、本当に必要な部分を効率よくチェックすることが可能になり、重大なミスや不適切な経費請求などの見落としも解消できます。

実際の経費精算システムを比較してみたい方は以下の記事をご覧ください。

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経費精算システムのあると便利な機能

経費精算システムは、シンプルに経費の登録や申請だけができるものから、以下のような便利な機能をもった製品まで様々な製品があります。あると便利な機能を紹介します。

便利機能１．データ生成

経費を従業員の口座に振り込むためのデータ生成機能を持つ製品もあります。こうした製品を活用すれば、経理部門の業務全体を通じた一層の省力化が可能になります。

便利機能２．データ分析

全社的な視点で経費を可視化し、無駄なコストの発見やその原因を特定することができます。コスト削減に向けた効果的な施策を実施するためにも役立ちます。

便利機能３．スマートフォン対応

スマートフォンからの経費精算処理に対応した製品も登場し、外出や出張が多く不在が少なくない担当者にも、不便を感じることなく経費精算を進めてもらうことができます。とかく遅れがちな経費精算をスムーズに進めることが可能となり、経理部門にとっても余計な督促の手間が省けるなど、事務処理の効率化が進みます。

便利機能４．証憑書類の管理

領収書、注文書控、契約書控、支払証明書などの証憑類の添付台紙の出力機能を持ち、簡単な手順で精算内容との照合を行える製品もあります。証憑はどうしても原本が重要になりますが、こうした機能を利用すれば、原本の確認は必要最低限で済ませることも可能になります。

自社に合う機能のある経費精算システムを導入しよう

経費精算システムの導入により、これまで遅れていた分野のIT化が進み、経理業務全般にわたる事務処理の効率化が図れます。目立たないシステムではありますが、導入効果は小さくないといえるでしょう。

価格や機能について比較し、自社にあった製品を導入しましょう。