旅費精算とは｜定義・精算方法・書類の書き方・効率化する方法

旅費精算とは

営業などで外出することが多い企業であれば、「旅費精算」が重要です。この旅費精算を確実に行うためには、「旅費」や「旅費交通費」の定義について知っておくと良いでしょう。では、旅費精算ではどのようなポイントが重要になるのでしょうか。ここからは旅費精算について説明していきます。

出張時の宿泊費・出張日当・交通費を精算すること

出張した場合、移動に必要となる交通費や宿に宿泊する費用などが必要です。旅費精算とは、出張時に発生した宿泊費・出張手当・出張交通費である「旅費」を精算することです。基本的に遠隔地に出張したときの費用であり、旅費規程に基づいて処理します。また、旅費は社員が先に費用を立て替えて、精算申請することで利用した分の費用が返ってきます。 企業によって細かい規定は異なりますが、日当などは、固定の金額を先に渡されるケースがあります。

旅費＋出張時にかかった交通費＝旅費交通費

この旅費交通費は、会計業務に必要な勘定科目であるため、適切に管理する必要があります。基本的に、会社の経費として申請する旅費交通費は、仕事に関連した費用でなければなりません。

また、仕事に関わる内容の経費でも「移動の目的」によって、旅費交通費に含まれない場合もあります。例えば、新入社員に研修を行うために「研修旅行」を実施した場合、発生する経費は「研修費」に該当します。旅費交通費と判断するポイントは、従業員の日常業務と強く関わっているかどうかです。

旅費精算の方法

出張や外出が多い企業であれば、社員は旅費精算の方法を把握しスムーズに処理する必要があります。また、この清算方法を効率化することで、企業の無駄を省けるでしょう。ここからは、旅費精算の方法について説明していきます。

STEP１　出張前に申請を行う

旅費を精算するときは、まず出張前に申請を行う必要があります。また、出張申請を行うことで精算のステップを円滑にすることができ、会社として無駄な経費を抑えることが可能です。 この申請が承認されなければ、出張できないケースもあります。実際に旅費は金額が大きくなりやすく、事後申請だと必要ない経費が発生する場合があるため、事前の申請が重要です。

STEP２　領収書をもとに旅費精算書の記入

出張後、実際に出張で発生した費用を旅費精算書に記入していきます。この旅費精算書には、発生した費用の項目と目的・金額を記載し、領収書とともに提出しましょう。必要な項目が抜けていると経理部門で処理できないため、書類作成は慎重に行わなければなりません。よく注意しながら進めましょう。

STEP３　上司の承認後、経理で処理

企業によって社内の申請方法は異なりますが、基本的に、旅費精算書は直属の上司に提出します。直属の上司は事前の申請と比較し、問題なければ承認します。この承認のポイントは、予定外の支出がないかどうかです。

上司の承認後、経理部門で精算処理します。経理部門では帳簿にデータを転記したり、会計システムにデータを入力したりします。この会計業務は、会社の税務と関係しているため、正確さが求められます。

旅費精算書の書き方

旅費精算で最も重要なことは、旅費精算書の書き方を理解することです。社員が正しい旅費精算書の書き方を理解していれば、経理部門の確認作業も楽になり効率が良くなります。そのためにも、旅費精算書のフォーマットを決め、書き方を共有すると良いでしょう。ここからは、旅費精算書の書き方を説明していきます。

会社別のフォーマットに沿って記入する

旅費精算書には決まった形式などはないため、会社ごとにフォーマットが用意されていることが大半です。必要な項目さえ満たしていればどのようなフォーマットでも良いですが、会社でフォーマットを決めておくことで、経費処理を効率化できます。

旅費精算書に必要な項目は、以下のとおりです。

【旅費精算書に必要な項目】

• ・氏名／所属部署
• ・申請日
• ・出張先
• ・出張期間
• ・宿泊地／宿泊料金
• ・手当
• ・交通手段／交通費など

出張日程・利用した宿泊先・交通機関など細かく記入する

先述の通り、旅費精算書に必要な項目に沿って内容を細かく記入していきます。 特に交通手段は始点から終点までではなく、乗り換えも具体的に書くことが大切です。ほかには、出張の目的を記載する場合もあります。企業によって詳細やフォーマットは異なりますが、経理部門が調べられるようにします。

旅費の金額・内訳を正しく記入する

旅費精算書を提出するときは、旅費の金額・内訳を正しく具体的に書く必要があります。稀に金額を四捨五入する人もいますが、経費処理を行うときに支障が出ることもあるため、注意が必要です。この旅費精算書は税務調査時に指摘される可能性があり、金額の間違いだけでなく妥当性も確認されます。

旅費精算の注意点

旅費精算は処理に不具合が生じたり、社内でトラブルが発生したりします。そこで、旅費精算の注意点を把握することで、ミスなく健全な会計・経費管理を行えるでしょう。実際に旅費精算業務はミスが多く、社内でトラブルになることも少なくありません。ここからは旅費精算の注意点を説明していきます。

【会社側】旅費の妥当性を確認すべき

旅費交通費は経費として処理するため、旅費の内容が妥当なものかどうか確認する必要があります。基本的に旅費は、仕事で「必要」な費用です。そのため、一泊数万円する宿泊施設の利用は妥当とはいえません。旅費は通常の交通費と違って金額が大きくなりやすく、回数が多くなれば会社が抱える負担も大きいです。

また、贅沢した旅費を経費として計上すると税務調査で指摘を受ける可能性もゼロではありません。このように適切に処理するためにも妥当な旅費かどうかを確認することが大切です。

【会社側】出張旅費規程を設けるべき

前述のように、旅費の内容が妥当かどうかの判断基準は難しいため、会社ごとに出張旅費規程を設けることが推奨されています。例えば東京から大阪まで移動するときは新幹線の利用一般的ですが、飛行機や夜行バスを使うとより交通費を抑えられます。

社員からすると交通費を会社が負担するため、時間がかからず快適な移動手段を選びたいと考えるでしょう。このように移動手段は複数あるため、出張ではどの交通手段を使うか会社であらかじめ決めておくことが大事です。

【社員側】領収書やレシートを保管すべき

会社側でなく社員側も注意が必要です。旅費の申請を行うときには領収書が必要なため、しっかりと保管しておく必要があります。電車で切符を購入するときに領収書を取得できますが、券売機の機種やほかの交通手段では領収書を残せない場合もあるため、社内規定で決めておくことが大事です。

また、本来であれば領収書を受け取りますが、少なくとも仕事で使うものを購入したときは、レシートを残すようにしましょう。特に経費申請は慣れていないと領収書を忘れたり、必要な項目が抜けたりします。規程を定めるだけでなく研修を行い申請方法を周知することも大切です。

旅費精算を効率化する方法

ここまで紹介してきたように、旅費精算は重要度が高く、無駄が発生しやすい業務です。実際に出張・外出が多い企業だと精算業務が多くなり、ミスも発生しやすいです。各担当者の負担を減らし、ミスを減らすためには旅費精算の方法を見直しましょう。ここからは旅費精算を効率化する方法を説明していきます。

エクセル・無料テンプレートを利用する

一般的な方法は会社で決められたエクセルのフォーマットを使うことです。エクセルで印刷した紙に手書きで記入し、提出する場合もありますが、エクセルに内容を記入しデータを送信して経費申請を行います。自社で旅費精算を行うフォーマットを作っても良いですが手間がかかります。そのようなときは、無料のテンプレートを利用すると、見やすいデザインのフォーマットをそのまま利用できます。

しかし、エクセルで申請書を提出すると、経理部門が内容を転記する必要があるため、業務負担が大きくなりミスも多くなります。

経費精算システム・アプリを利用する

前述のように、エクセルで経費申請を行うと、以下のようなデメリットが発生します。

【エクセルで旅費精算するデメリット】

• ・旅費精算書のフォーマットを作成する手間がかかる
• ・印刷して紙ベースで管理すると、紛失する恐れがある
• ・承認された申請書のデータを会計システムなどに転記する必要がある
• ・領収書は別で管理する必要があり、業務が煩雑になる

このような既存の手法のデメリットを解消し、旅費精算を効率化するためには経費精算システム・アプリを活用すると良いでしょう。

経費精算システム・アプリを利用するメリットは以下のとおりです。

【経費精算システム・アプリを利用するメリット】

• ・システム内に決まったフォーマットが存在しており、入力が簡単
• ・入力されたデータはシステム内で管理するため紛失するリスクが少ない
• ・システム内で申請・承認でき、会計システムと連携することで転記する必要がない
• ・アプリと連動すれば移動時間を活用して経費申請できる
• ・経費計上できる科目をシステム上で選択できるため、ミスを減らせる
• ・スマートデバイスで領収書を撮影して管理可能、電子データで管理しやすい

経費精算システムを利用することで煩雑な業務を削減し、正確性を上げることができます。 システムの導入には費用がかかりますが、費用対効果を得られるようであれば活用すると良いでしょう。経費精算システムにもさまざまな種類があるため、どのような機能があるかを知り、自社に最適なシステムを選択することが求められます。

まとめ：面倒な旅費精算はシステム活用で効率化しましょう

いかがでしたか。今回は、旅費精算について紹介してきました。この旅費精算は会社によって経費計上の方法が大きく異なるため、社内の規程や精算方法を整備することが大切です。業務量が膨大になり、ミスが多い場合はシステムを活用して改善することがおすすめです。自社に最適な経費精算システムを導入して、面倒な業務の効率化をはかりましょう。