経費精算システムは必須！？海外出張で使った経費の精算はどうやって行うの？

海外出張の経費精算に含まれるものとは

海外出張ではどのようなものが経費として発生するのでしょうか。

出張経費には、旅費、宿泊費、交際費等が考えられます。ところが、どこまで経費として申請できるかを規定しておかないと、一律に判断できないような出張経費増えた場合に、従業員の待遇が不平等になってしまいます。そのため、食事代など宿泊に伴う雑費は海外出張旅費規程において「日当」に含めることで経費申請の負担を抑えられるでしょう。

海外出張における経費精算の注意点３選

ここでは、海外出張の経費精算で注意すべき点を紹介致します。

１．為替レートの計算

グローバル化を進めている企業では、月に何人かは海外出張することがあり、その度に経理部門では為替レートの計算業務に時間を取られています。

特に出張者が立て替えているケースで、為替レートが変動する中、立て替え時と精算時の為替レートの差を管理しなければなりません。案件や人によって計算方法が異なることもあり、効率化と標準化が課題となっています。

２．領収書を捨てない

海外出張経費を精算する場合、基本的には日本円での精算と同じく、領収書が必要になります。海外出張だからといって、国内出張での経費精算と大きく変わることはありません。大きな違いはレートを証明する書類が必要なことです。

チップのように領収書の発行がない場合にも、記録を残しておくと経費精算時の手間を軽減できます。

３．証跡を読めるようにする

海外出張の経費精算を行う経理担当者は、外国語で記載されたレシートの内容を読めるようになる必要があります。簡単な英語や、レシートの記載パターンを覚えるなどして対策しましょう。

海外出張における経費精算の解決策５選

海外出張の経費精算は、国内出張と比べると面倒になってしまいます。ここでは、それを解決する方法を紹介します。

１．外貨対応の経費精算システムを導入

為替レートには、TTM、TTS、TTBという３つがあります。

■TTMとは

TTMとは、Telegraphic Transfer Middleの略で金融機関が顧客と外貨の売買を行う際の基準となる仲値を指します。TTSやTTBもTTMによって決まってきます。

■TTSとは

TTSとは、Telegraphic Transfer Sellingの略で、銀行から社員が外貨を買うときのレートを指します。TTMが基準となり、金融機関から数％の手数料が乗っかった金額がTTSとなります。

■TTBとは

TTBとは、Telegraphic Transfer Buyingの略で、残った外貨を銀行に売るときのレートを指します。これも同様にTTMが基準となり、金融機関から手数料が差し引かれた金額がTTBとなります。

このように、TTMがいくらなのかが重要となってきます。そして、海外出張先でのレシート・領収書を経費精算する際に、その当時の基準レートを調査しなければならなく、とても工数がかかってしまいます。

そのため、外貨に対応した経費精算システムの活用が重要となります。こうしたレート計算を自動で行う機能が、外貨対応の経費精算システムには用意されています。面倒な調査や計算が不要になるので、経理部門の業務負荷を軽減するとともに、計算ミスもなくすことができます。

２．為替レートの基準値を規定

もちろんTTMが為替の基準となる数字ですが、海外出張などで使った経費の精算に関しては、独自で社内でTTSで精算を行うといった規定を設けている会社が多いです。

３．規定の整備

海外出張が多い企業の場合は海外出張規程を作ることをおすすめします。規定を作ることで、それに沿って会社が「日当・宿泊費・支度料」を支給することで、支給を受けた個人の所得税は非課税であるため、中小企業の節税策になるメリットもあります。

４．クレジットカードで経費支払い

クレジットカードで支払えば、カード会社によって定められているレートで請求されるので、レート変動によって業務負担がかかることはありません。クレジットカードであれば明細がデータ化され、いつでも確認できるので、海外出張の経費精算を簡略化したい場合にはいい方法です。

５．外貨で仮払金を渡す

外貨レートでの精算に業務負担をかけたくない場合、事前に仮払いとして従業員に外貨を渡し、帰国後に精算する方法をとると、精算がスムーズにできます。しかし、出張する国ごとに外貨を保管しておく必要があるので、この方法を使える会社は限られるでしょう。

海外出張が多い企業は、経費精算システムの導入や見直しを

海外出張が多い企業は、外貨対応の経費精算システムの導入を検討し、解決できるシステムを探すことをお勧めいたします。

▼以下の記事では、経費精算システムの製品比較と選定方法を詳しく解説しています。▼

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