経費精算システムは必須！？海外出張で使った経費の精算はどうやって行うの？

海外出張における経費精算の課題と解決策

ここでは海外出張の精算処理の課題を３つ想定して、モデルケースとなるように解決策の例を組み合せて構成しています。

課題１．為替レートの計算が面倒！

早くからグローバル化を進めているA社（専門商社）では、香港、中国、韓国、タイなど東アジアを中心に拠点を持ち、ビジネス展開しています。月に何人かは海外出張することがあり、その度に経理部門では為替レートの計算業務に時間を取られています。

特に出張者が立て替えているケースで、為替レートが変動する中、立て替え時と精算時の為替レートの差を管理しなければなりません。案件や人によって計算方法が異なることもあり、効率化と標準化が課題となっています。

解決策１．外貨対応の経費精算システムの活用を

為替レートには、TTM、TTS、TTBという３つがあります。

■TTMとは

TTMとは、Telegraphic Transfer Middleの略で金融機関が顧客と外貨の売買を行う際の基準となる仲値を指します。TTSやTTBもTTMによって決まってきます。

■TTSとは

TTSとは、Telegraphic Transfer Sellingの略で、銀行から社員が外貨を買うときのレートを指します。TTMが基準となり、金融機関から数％の手数料が乗っかった金額がTTSとなります。

■TTBとは

TTBとは、Telegraphic Transfer Buyingの略で、残った外貨を銀行に売るときのレートを指します。これも同様にTTMが基準となり、金融機関から手数料が差し引かれた金額がTTBとなります。

このように、TTMがいくらなのかが重要となってきます。そして、海外出張先でのレシート・領収書を経費精算する際に、その当時の基準レートを調査しなければならなく、とても工数がかかってしまいます。

ですので、外貨に対応した経費精算システムの活用が重要となります。こうしたレート計算を自動で行う機能が、外貨対応の経費精算システムには用意されています。面倒な調査や計算が不要になるので、経理部門の業務負荷を軽減するとともに、計算ミスもなくすことができます。

課題２．会社初の海外出張、経費精算はどうすれば良いのか？

課題首都圏を商圏とする印刷業B社では、競争力強化のため、海外企業へ印刷を依頼することになり、海外出張が発生。どう処理すればいいのかわからず困惑していました。

解決策１．海外向けの出張申請書を用意する

外貨対応の経費精算システムには、テンプレートが用意されているので利用しましょう。

解決策２．為替レートの基準値を規定する

もちろんTTMが為替の基準となる数字ですが、海外出張などで使った経費の精算に関しては、独自で社内でTTSで精算を行うといった規定を設けている会社が多いです。

課題３．担当者が入院して、海外出張の精算がわからない！

海外出張の精算業務の担当者が、突然入院してしまったというIT企業のC社。担当者がどのように処理していたのか誰もわからず、大きく混乱してしまいました。過去の伝票や書類を参考に見ても、統一性がないようでした。

解決策１．規定の整備

海外出張が多い企業の場合は海外出張規程を作ることをおすすめします。規定を作ることで、それに沿って会社が「日当・宿泊費・支度料」を支給することで、支給を受けた個人の所得税は非課税であるため、中小企業の節税策になるメリットもあります。

解決策２．経費精算システムの導入

前述しておりますが、外貨対応の経費精算システムを導入すると良いでしょう。海外出張時での経費精算申請や承認のフローを構築し、それに準じて作業することで誰が担当になっても同じ結果が得られるようになります。

海外出張が多い企業は、経費精算システムの導入や見直しを

海外出張が多い企業は、外貨対応の経費精算システムの導入を検討し、解決できるシステムを探すことをお勧めいたします。

経費精算システム導入検討するなら、まずは丁寧な製品比較を
参考記事：経費精算システムを機能・提供形態別に比較20選！