経費精算システムで海外出張の精算処理を効率化

海外出張精算の課題と解決策

ここでは海外出張の精算処理の課題を３つ想定して、モデルケースとなるように解決策の例を組み合せて構成しています。

為替レートの計算が面倒！

＜課題＞

早くからグローバル化を進めているA社（専門商社）では、香港、中国、韓国、タイなど東アジアを中心に拠点を持ち、ビジネス展開しています。月に何人かは海外出張することがあり、その度に経理部門では為替レートの計算業務に時間を取られています。

特に出張者が立て替えているケースで、為替レートが変動する中、立て替え時と精算時の為替レートの差を管理しなければなりません。案件や人によって計算方法が異なることもあり、効率化と標準化が課題となっています。

＜解決＞

為替レートには、TTS、TTB、TTMという３つがあります。

• TTS（Telegraphic Transfer Selling）は銀行から社員が外貨を買うときのレート
• TTB（Telegraphic Transfer Buying）は逆。残った外貨を銀行に売るときのレート
• TTM（Telegraphic Transfer Middle）は仲値で、これが基準レート

通常はTTM（仲値）を精算レートとして使用します。これがパターン1。このパターン1では、基準レートが出国時なのか帰国時なのかで、さらに2つに分かれます。 パターン2は、TTMに数パーセントオンした価格を社内で独自に設定し、精算します。パターン1同様にこれも2つに分かれます。

ここまで説明しただけでもややこしいうえに、レシート・領収書などから精算金額を計算するために、基準レートを調査しなければなりません。 また、企業によってはTTSを採用しているところもあり、これがパターン3です。いずれにしても、社内で統一する必要があります。

こうしたレート計算を自動で行う機能が、外貨対応の経費精算システムには用意されています。面倒な調査や計算が不要になるので、経理部門の業務負荷を軽減するとともに、計算ミスもなくすことができます。また、1精算あたり最大5通貨まで円換算できるシステムもあり便利です。

会社初の海外出張、精算はどうするの？

＜課題＞

首都圏を商圏とする印刷業B社では、競争力強化のため、海外企業へ印刷を依頼することになり、海外出張が発生。どう処理すればいいのかわからず困惑していました。

＜解決＞

出張時の経費精算で申請・承認といった処理フローは国内と同じです。ただ、精算に為替レートが絡んでくるので注意が必要です。 下記のポイントで対応していくことをお勧めします。

●海外向けの出張申請書を用意する

　→外貨対応の経費精算システムには雛形が用意されているので利用しましょう。

●為替レートの基準値を規定する

　→「課題1」にならって何を基準として計算するかを決定します。

●両替の手数料の扱い

　→両替レシート・領収書のまま手数料を認める企業と、認めない企業があります。
　　後者は出張手当が補完するという考え方です。

●出張手当の金額

　→国内と同じにするか、特別にオンするかを決定します。
　　役職によって異なる場合は、出張手当の差異を国内基準に準じます。

●クレジットカードの扱い

　→クレジットカードを配布し、原則クレジットカードで支払う規定にします。

担当者が入院して、海外出張の精算がわからない！

＜課題＞

海外出張の精算業務の担当者が、突然入院してしまったというIT企業のC社。担当者がどのように処理していたのか誰もわからず、大きく混乱してしまいました。過去の伝票や書類を参考に見ても、統一性がないようでした。

＜解決＞

2つの解決策があります。1つ目が規定の整備、2つ目が経費精算システムの導入です。 海外出張のある企業に海外出張規程は不可欠となります。規定作成のポイントは「課題2」を参照してください。

ただし、規定のみで業務処理の標準化は困難です。そこで必要になるのが、外貨対応の経費精算システムです。海外出張時の経費精算で申請・承認のフローを構築し、それに準じて作業します。誰が担当になっても同じ結果が得られるようになります。

海外出張が多い企業は、システムの見直しを

以上のように課題が発生した時点で、外貨対応の経費精算システムの導入を検討し、解決できるシステムを探すことをお勧めいたします。