旅費精算時は注意！課税対象にならないために知っておくべきこと

旅費は課税？非課税？

出張などの長期外出をしたときには、移動に必要な交通費以外にも宿泊費や出張手当が発生します。一般的な旅費精算の流れでは、効率化を図るために従業員が費用を立て替え、精算処理を行うことで会社から経費分を支給されます。基本的に会社から支給される金銭は所得税の対象（課税）になりますが、旅費の場合はどうでしょうか。

ここからは旅費が課税対象かどうかについて説明していきます。

旅費は「実費精算」なので非課税

前述のように、旅費は従業員が立て替え、精算してから支給される「実費精算」のため所得税の課税対象ではありません。実費精算による費用は経費（売上を上げるために必要だったコスト）になるため、通常の経費と同様に処理されます。

高額すぎる旅費は課税対象の可能性も！

旅費精算で重要になるポイントは、場合によっては課税対象になるということです。経費処理をした旅費はその内容が妥当であるかどうか税務調査を受けるため、経費と認められない旅費は非課税になりません。

例えば、東京・大阪間を移動するときに新幹線を利用する場合、自由席であれば問題なく非課税で経費計上できます。

しかし、グリーン車を使った場合は「売上と関係ない費用」としてカウントされるケースもあります。他にも、１泊10万円以上するような宿泊施設を利用したり、施設内のサービスを利用した場合は課税対象になります。そのため、旅費全てが非課税になるとは限りません。また、この課税・非課税の基準は曖昧になるため、社内で出張旅費規程を作成すると良いでしょう。

非課税と認められる金額の範囲は決まっている

前述のように、あまりにも高額すぎる旅費は課税対象になるため、どのくらいの範囲が非課税になるか目安を知っておくと良いでしょう。この旅費の目安は社員の役職によって変わります。以下は2017年の産労総合研究所の調査による役職別の日当と宿泊料の平均金額です。

【出張の日当の平均】

• ・社長：4,621円
• ・部長：2,491円
• ・一般：1,954円

【出張の宿泊料の平均】

• ・社長：14,242円
• ・部長：9,870円
• ・一般：8,723円

引用：2017年度 国内・海外出張旅費に関する調査｜産労総合研究所

このような金額はあくまでも目安になりますが、この金額内の旅費であれば非課税で処理することが可能でしょう。

節税するには？旅費精算のポイント

旅費を課税対象にならない程度に使うことができれば節税ができます。ここからは旅費精算のポイントを説明していきます。

役職者と一般社員の支給額バランスを確認

重要になるポイントは出張が仕事と関係があるかどうか、仕事に必要な経費だったかどうかです。そのため、役職者と一般社員の間で不当に差を設けようとすると妥当性の説明が難しくなります。例えば、新幹線を利用するときに一般社員は普通車、役職者はグリーン車という差であれば認められるケースはあります。

しかし、出張の日当が一般社員が2,000円に対して、役職者は３万円となると妥当性の説明が難しくなります。先述の「役職別の日当と宿泊料の平均金額」を参考に支給額のバランスを確認することをおすすめします。

同業種・同規模会社と自社の支給額バランスを確認

役職別以外にも同業種・同規模の会社の支給額も参考になります。これは税務署が調査を行うときに参考にするデータになるため、バランスを確認しておくことで旅費をより確実に非課税で処理することが可能です。この同業種・同規模の会社の支給額についても産労総合研究所がデータを発表しています。

旅費精算に欠かせない「出張旅費規程」とは

旅費精算を行うときは会社で出張旅費規程を定めることが必要です。ここからは出張旅費規程について説明していきます。

会社ごとに定める「旅費のルール」

この出張旅費規程は会社ごとに決まっている「旅費のルール」です。旅費がいくら非課税になるといっても、その金額を負担するのは会社です。経費を削減するためには、無駄な支出にならないように規程を定めなければなりません。極端な例ですが、遠距離の出張では新幹線を使用できず格安の航空会社しか使えないといった規程もあります。

社員全員を対象とする妥当な規定でなければいけない

この出張旅費規程を設定するときは、社員全員を対象にし、妥当な内容である必要があります。例えば、役職者にだけ日当を出すのは公平性に欠けるため、妥当な内容ではないと判断されます。

節税ができるだけでなく、効率的に管理できる

この出張旅費規程を作成することで、無駄な経費や課税対象になる旅費を削減できます。また、出張旅費規程がないと、旅費精算の承認ステップで無駄な時間が発生してしまいます。この出張旅費規程を決めることで精算申請業務を単純化し、効率的に管理できます。

出張旅費規程を定めて、旅費を節税しよう

いかがでしたでしょうか。今回は旅費精算について紹介してきましたが、場合によっては旅費が課税対象になるため注意しなければなりません。基本的に仕事で発生した費用であれば非課税になりますが、どこからが課税対象になるかは知っておく必要があります。出張旅費規程を定めて、旅費を節税していきましょう。

そして、経費精算システムを使えば、これらの旅費精算業務を大幅に効率化できます。経理担当者と従業員の両者にとって多くのメリットが存在しているので、ぜひ以下の記事で経費精算システムについて理解を深め、導入を検討してみてください。

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