旅費精算時は注意！課税対象にならないために知っておくべきこと

旅費は課税？非課税？

出張などの長期外出をしたときには、移動に必要な交通費以外にも宿泊費や出張手当が発生します。一般的な旅費精算の流れでは、効率化を図るために従業員が費用を立て替え、精算処理を行うことで会社から経費分を支給されます。基本的に会社から支給される金銭は所得税の対象（課税）になりますが、旅費の場合はどうでしょうか。

ここからは旅費が課税対象かどうかについて説明していきます。

旅費は「実費精算」なので非課税

前述のように、旅費は従業員が立て替え、精算してから支給される「実費精算」のため、所得税の課税対象ではありません。実費精算による費用は企業にとっての経費（売上を獲得するために必要なコスト）になるため、通常の経費と同様に処理されます。

実費精算が不要な出張手当(日当)

多くの場合、出張すると出張先での外食や身の回り品の購入などいつもよりも余分な支出が増えることでしょう。そこでこうした事情に配慮して、あらかじめ企業のルールで定めた一律の金額を手当(報酬)として支給する出張手当(日当)が出張した人に支払われることがあります。この出張手当(日当)については実費精算の必要がありませんが、規程にもとづく高額ではない支給であれば、旅費と同じように出張手当(日当)も非課税となります。

高額すぎる旅費は課税対象の可能性も！

旅費精算で重要になるポイントは、場合によっては課税対象になるということです。経費処理をした旅費はその内容が妥当であるかどうか税務調査を受けるため、経費と認められない旅費は非課税になりません。

例えば、東京・大阪間を移動するときに新幹線を利用する場合、自由席や普通車指定席であれば問題なく非課税で経費計上できます。

しかし、グリーン車を使った場合は「売上と関係のない費用」としてカウントされるケースもあります。他にも、１泊10万円以上するような宿泊施設を利用したり、施設内のサービスを利用したりする場合は課税対象になりえます。このため、旅費全てが非課税になるとは限りません。この課税・非課税の基準が曖昧になることを避ける意味でも、社内で出張旅費規程を作成すると良いでしょう。

非課税と認められる金額の範囲は決まっている

前述のように、あまりにも高額すぎる旅費は課税対象になるため、具体的にいくらまでなら非課税になるかは決まっていませんが、どの程度の範囲であれば非課税になるかの目安は知っておくと良いでしょう。この目安は役員・従業員の役職によっても異なります。以下は2019年度の産労総合研究所の調査による役職別の日当と宿泊料の平均金額です。

【出張の日当の平均】

• ・社長：4,458円
• ・部長：2,666円
• ・一般：2,094円

【出張の宿泊料の平均】

• ・社長：14,095円
• ・部長：9,835円
• ・一般：8,605円

引用：2019年度 国内・海外出張旅費に関する調査｜産労総合研究所

特に宿泊料は宿泊の時期や宿泊地によっても異なりますので、このような金額はあくまでも目安になりますが、この金額内におさまる旅費であれば非課税で処理することが可能でしょう。

節税するには？旅費精算のポイント

旅費を課税対象にならない程度にすることができれば節税ができます。ここからは旅費精算のポイントを説明していきます。

役職者と一般従業員の支給額バランスを確認

重要になるポイントは出張が仕事と関係あるかどうか、仕事に必要な経費だったかどうかです。そのため、役職者のみを優遇するなど、役職者と一般従業員との間で不当に差を設けようとすると妥当性の説明が難しくなります。例えば、新幹線を利用するときに一般従業員は普通車、役職者はグリーン車というように、出張する人の職務内容や職位・地位に応じる差であれば認められるケースはあります。

しかし、出張の日当が仮に一般従業員が2,000円なのに対して、役職者は３万円となるとバランスを欠き妥当性の説明が難しくなります。先述の「役職別の日当と宿泊料の平均金額」を参考に支給額のバランスが取れるように確認することをおすすめします。

同業種・同規模会社と自社の支給額バランスを確認

役職別以外にも同業種・同規模の会社の支給額も参考になります。これは税務署が調査を行うときのデータとして参考になるため、同業種・同規模会社と自社の支給額とのバランスを確認しておくことでより確実に旅費を非課税で処理することが可能になります。この同業種・同規模の会社の支給額についても産労総合研究所が調査結果を公表しています。

旅費精算に欠かせない「出張旅費規程」とは

旅費精算を行うにあたり会社で出張旅費規程を定めることが必要です。ここからは出張旅費規程について説明していきます。

会社ごとに定める「旅費のルール」

出張旅費規程は会社ごとに決まっている「旅費のルール」です。旅費が非課税になるとしても、金額を負担するのは会社です。経費を削減して利益を確保するためには、無駄な支出が生じないように規程を定めなければなりません。極端なケースですが、遠距離の出張では新幹線を利用せず格安航空会社のみを利用といった規程の例もあります。

役職員全員を対象とする妥当な規程でなければならない

出張旅費規程を策定するときは、役職員全員を対象にし、妥当な内容であることが必要です。例えば、役職者に限って日当を支給するというのでは公平性に欠けるため、妥当な内容ではないと判断されます。全員が対象になることを役職員が理解するためにも、策定された出張旅費規程が周知されていることもとても重要です。

節税ができるだけでなく、効率的に管理できる

出張旅費規程を設けることで、無駄な経費の削減や課税対象になる旅費の範囲を狭めることができます。もし、出張旅費規程がなければ、旅費精算の承認段階でで無駄な時間や手間が発生してしまうことでしょう。出張旅費規程を整備することによって旅費申請と精算業務の単純化につながり、効率的に管理できます。

出張旅費規程を定めて、旅費を節税しよう

いかがでしょうか。今回は旅費精算について紹介しましたが、場合によっては旅費が課税対象になることに注意しなければなりません。基本的に仕事(業務)で発生した費用であれば非課税になりますが、どこからが課税対象になるかの目安については把握しておく必要があります。出張旅費規程を定めて役職員に周知して、旅費の節税や無駄な支出の抑制、さらには効率的な管理につなげていきましょう。

さらに、経費精算システムを使えば、こうした旅費精算業務を大幅に効率化できます。経理担当者と従業員のいずれにとっても多くのメリットがありますので、ぜひ以下の記事で経費精算システムについての理解を深めて導入を検討してみてください。

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