経費精算のルールを策定する方法を３つの手順で解説！ポイントは？

経費精算のルールを策定する重要性

経費精算のルールを策定することで、以下のメリットを得られます。

無駄な経費を削減できる

ルールの策定により無駄遣いを抑制すれば、経費を削減できます。

節税になる

交際費や出張旅費は、ルールを定めることで一部が非課税になります。

承認が公平になる

明確なルールがなければ、経費として認められるかどうかは経理担当者など個人の裁量に委ねられることになります。

法的リスクを回避できる

ミスや不正行為などによる経費の不正受給が行われると、法的リスクを負うことになります。ルールの策定は追加徴税や重加算税を回避し、社会的信頼を維持するのに役立ちます。

経理業務が効率化する

明確なルールがあれば、承認すべきかどうか悩む必要はなくなります。また、ルールが周知されていれば、承認されない経費申請そのものが減少します。

経費精算のルールを策定する方法

続いて、経費精算のルールを策定する方法を３つのステップに分けて解説します。

１．適用範囲の設定

まず、適用範囲を明確にしましょう。アルバイトや契約社員を含むのかといった対象従業員や、適用される経費の種類を細かく定めます。また、上限金額も決めておきましょう。

さらに、以下の経費については節税を目的とした詳細なルールを策定しておきましょう。

【交通費】

移動手段ごとに、以下のようにルールを定めましょう。

一般車両

基本的にガソリン代を支給する

タクシー

距離などに制限を設ける

電車・バス

最安になるよう計算方法を定める

飛行機

誰がどのクラスまで認められるのか明記する

【出張費】

以下のことを定めましょう。

出張の定義

移動距離や宿泊の有無によって外出と出張を明確に区分する

定額支給の金額

国税庁による出張旅費の規定に応じて定額支給額を決める

仮払い

出張では立て替え金額が大きくなりがちなため、仮払いの規定を設ける

トラブルについて

出張先での残業や延長などについてルールを決める

２．精算期限の設定

経費精算は後回しにされることがあります。特に外回りの営業社員などはオフィス内にいることが少ないため後回しにしがちです。しかし、まとまった量の経費申請をされると経理担当者の負担が大きくなります。また、その間に領収書などを紛失してしまうと経費として認められません。

この場合、金額によっては申請者と経理担当者の間で訴訟問題にまで発展することがあります。こうしたリスクを避けるために、期限を設けて速やかに精算できるようにしましょう。

理想的なのは経費が発生する度に申請することですが、現実的ではありません。「遅くとも翌月〇日」のように期限を決めるのが堅実な対策と言えます。

３．申請手段の設定

申請手段を明快にすればミスや不備が減少し、経費精算が効率化します。具体的には以下のルールを定めましょう。

【フォーマット】

申請者・経理担当者の双方にとって扱いやすい申請フォーマットを用意し、それを利用して申請するようルールを定めましょう。

【領収書がない場合の対処】

原則として領収書で精算すべきですが、自動販売機やバスの運賃などは領収書を用意できません。また、領収書を紛失するケースもあります。このような場合は出金伝票に金額や支払先を記入したものを提出するよう定めましょう。

【交際費は詳細な報告を義務化】

交際費は用途や金額によって課税対象になるかどうかが左右されます。一部を非課税にするには以下の５点が欠かせません。

• ■飲食をした年月日
• ■参加者の氏名・企業名・関係性（得意先など）
• ■参加者の人数
• ■飲食費の金額と飲食店の名称・所在地
• ■その他参考事項

上記の記入漏れがないようフォーマットを工夫しましょう。

経費精算におけるルール策定のポイント

最後に、経費精算のルールを策定する際のポイントを解説します。

ルールを周知する

策定したルールは周知することも大切です。周知できていなければ不備やミスが増え、経費精算業務の効率が悪くなります。

例外は原則として認めない

経費精算に限りませんが、一度例外を認めるとその後も認め続けなければならなくなります。簡単に例外が認められるようではルールを決めた意味がないため、よほどの事情がない限りは認めないようにしましょう。

自己決裁を禁止する

経費の申請者と承認者が同一であることを自己決裁と言います。これは不正の温床となるため、必ず申請者とは別の人物が承認するようにしましょう。

経費精算のルールを策定し、日々の業務負担を軽減！

経費精算のルールを策定することで以下のメリットを得られます。

• ■無駄な経費を削減できる
• ■節税になる
• ■承認が公平になる
• ■法的リスクを回避できる
• ■経理業務が効率化する

また、ルールの策定手順は以下のとおりです。

1. １．適用範囲の設定
2. ２．精算期限の設定
3. ３．申請手段の設定

一方、策定時には以下の点に留意しましょう。

• ■ルールを周知する
• ■例外を認めない
• ■自己決裁を禁止する

以上を踏まえ、適切に経費精算を行いましょう。