役員が立て替えた費用の内で経費精算できるのは？仕訳方法を解説

役員の経費精算でチェックすべき項目

役員の経費精算において、注意が必要な３つの項目について見ていきましょう。

１．交際関連の費用

交際費関連の費用は以下の４種類に分類して扱います。

【渡切交際費】

渡切交際費は役員に前渡しし、後日精算を行わない交際費のことです。このうち、法人のために使用したことが明らかであるか、毎月一定額が支給されているもののみ損金として算入できます。

【会費】

協会や連盟に対して支払う会費は以下の基準に基づいて判断します。

• 同業者団体の会費

  損金算入

• そのほかの会費（会館など）

  用途に応じて交際費、寄付金などで処理

• 入会金

  譲渡あるいは脱退するまで資産計上

• 上記以外

  繰越資産

【社交団体の入会金・年会費】

入会金・年会費ともに、法人会員として入会した場合は交際費、個人会員として入会した場合は給与として扱います。

【ゴルフクラブなどの入会金】

法人会員として入会した場合、入会金は資産に計上し、年会費は交際費とします。個人会員の場合はどちらも給与として扱います。

２．健康診断に関する費用

基本的に健康診断に要する費用は福利厚生費として扱います。ただし、これは以下の条件を満たしている必要があります。

• ■全従業員が対象である（年齢制限など一定の規定を設けることは可能）
• ■検診先の医療機関に、企業が直接費用を支払う
• ■健康診断に要する費用が、常識的に健康管理上必要とされる範囲内の金額である

上記のいずれかを満たさない場合の健康診断費用は、給与として扱います。

３．海外渡航に関する費用

海外渡航の費用は、業務上必要かつ金額が通常必要と認められる部分については会社の経費として扱い、そうでないものは給与とします。業務上必要かどうかの判断について、明確な基準はありません。旅行の目的や行き先、経路、期間などを踏まえて総合的に判断します。

ただし、原則として以下のケースは業務上必要とは見なされず、給与として扱われます。

• ■観光渡航の許可を得て旅行に行く場合
• ■旅行あっせん者などが行う団体旅行に参加する場合
• ■同業者団体あるいはそれに準ずる団体が主催して行う団体旅行のうち、観光目的と認められる場合

ただし、上記の場合であっても業務上必要と判断できる理由がある場合は、旅費のうち業務に関連がある部分の費用のみ経費として扱えます。

役員の経費精算を行った際における仕訳方法

最後に、役員の経費精算をした場合の仕訳方法を解説します。

役員が個人の資金で費用を支払った場合

勘定科目「役員借入金」で処理します。たとえば、ボールペンなどの消耗品を購入した場合は以下のように仕訳します。

• ■（借）消耗品費 500 （貸）役員借入金 500

未払い金を役員の資金で支払った場合

こちらも「役員借入金」で以下のように仕訳します。

• ■（借）未払金 50,000 （貸）役員借入金 50,000

役員借入金を役員に返す場合

返す場合は借方を「役員借入金」とし、以下のように仕訳します。

• ■（借）役員借入金 30,000 （貸）口座名 30,000

役員の経費精算を正しく行い、業務を適正に遂行しよう

役員の経費精算において、注意すべき項目は以下の３点です。

交際費関連

支払先などにより処理方法が異なる

健康診断

原則として福利厚生費だが、一定の条件を満たさないものは給与とする

海外渡航

旅費のうち、業務上必要と判断される部分のみ経費として扱う

また、役員が経費を立て替えた場合は、立て替えた際とそれを返済した際に分けて仕訳する必要があります。

以上を踏まえ、適切に役員の経費精算を行いましょう。