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経費精算システム導入の２つの失敗例

失敗1　期待した費用対効果が得られない

多くの従業員を抱える企業の経理や会計部門では、銀行書類の作成や振り込み作業、経費精算業務などに追われ、膨大なロスが発生しがちです。専門のパートを数人雇っても事態はまったく改善できません。

そのような場合に抜本的な改善策として経費精算システムの導入に踏み切ることで、申請・承認から精算に至るまでさまざまな問題を一気に解決しようとする場合が多くあります。

しかしシステムを導入してから数か月後に効果測定をしてみると、導入前と導入後でほとんど作業効率が変わっていないことがあります。確かに便利になった部分はいくつかあるのですが、投入したコストと比べるとそこまで劇的な変化は得られなかったというケースです。

このような場合に実際のシステムが使われている現場を調べてみると、システムを使いこなせない人が多くいることがあります。作業時間が変わらないならまだしも、かえって時間のロスが多くなっている人も見受けられることもあるのです。

そうなると、システムを使える人は確実に効率が上がる一方で、変化に対応できなかった人は差がさらに広がってしまうことになります。結局、パソコンに疎い人は従来の方法で作業をすることに逆戻り。せっかく多くの費用を出して経費精算システムを導入したにも関わらず、持てあましてしまったというわけです。

失敗2　紙ベースからの切り替えがうまくいかない

経費精算システムを導入するにあたり、業務フロー全般も大きく改善してオフィスのペーパーレス化を図ることはよくあります。

しかし、現場では「今までのやり方のほうがすぐれている」という意見も根強く、結果として一部の作業は例外的に紙ベースでも処理できるようにすることも多くあります。そうなると、実際に経費精算システムを稼働させても、経費精算業務全体が以前よりも複雑なものになってしまうのです。

紙ベースという例外を作ってしまったことで、経理担当者はアナログとデジタルの処理を並行して進めなくてはならなくなってしまったためです。

さらに、業務の効率化ができなかっただけでなく「紙ベースの作業が面倒だ」という意見と、「わざわざペーパーレス化などする必要はなかった」という意見が衝突して、職場全体の雰囲気まで悪くなってしまうという可能性もあるのです。

経費精算システムの導入で失敗しないために

ひと口に「経費精算システム」といっても最低限の機能を持った低価格製品から、多くの機能を有する高性能製品まで、さまざまなタイプがあります。製品のリサーチ不足は自社システムにそぐわない商品を導入してしまい、デメリットの方が多くなってしまうリスクが高まります。

またどんな改革にも言えることですが、紙ベースの業務をIT化する際には、多かれ少なかれエンドユーザーから不満が出るものです。新しい方法よりも、慣れ親しんだやり方のほうがいいと感じる社員も少なくありません。だからといって、一部を紙ベースで残すなどの例外を作ってしまうと改革はそのぶん遅れてしまいます。社内の体制を変更する場合は徹底的に行うことが大切でしょう。