おさらい！経費精算業務とは
経費精算業務とは、営業活動など業務遂行のために支払った経費を、立て替えて支払った社員に払い戻す一連の業務を指します。
営業活動を行う際、交通費や出張費、接待費などさまざまな経費が発生します。
経費精算業務では、社員が提出した領収書と経費精算申請書を照らし合わせ、精算金額に誤りがないかどうかをチェックし、項目ごとに仕訳を登録します。社員が法人クレジットカードで支払いをしている場合は、領収書とカードの明細書を突き合わせて整合性を確認します。
エクセルや無料ソフトで経費精算するメリットとは？
経費精算業務を行う際、エクセルや無料の経費精算ソフトを利用するメリットを解説します。
メリット１．コストが抑えられる
会計システムや会計ソフトと比較して、エクセルや無料の経費精算ソフトを利用すると大幅にコストを抑えることができます。エクセルはPCに同梱されて販売されている場合が多く、経費精算業務のためだけに新たに買い足すというケースは少ないでしょう。
また、エクセルの無料テンプレートも数多く提供されているため、運用面でもコストを抑えることができます。
メリット２．紙で行うよりは対応が早い
エクセルや無料の経費精算ソフトを利用すると、紙ベースの申請よりも効率的です。
エクセルは関数を使用すれば経費の合計を出す際に電卓をたたく必要はなく、申請書類の作成をスピーディーに行えます。リモートワークなどオンラインでのやりとりにも活用でき、ある程度は自動化して記入ができるため、承認までの流れがスムーズになります。
エクセルや無料ソフトを使うデメリットは？
エクセルや無料の経費精算ソフトを使用する際のデメリットを解説します。
デメリット１．管理が属人化しミスが発生しやすい
エクセルの管理は最新版のファイルが分かりにくくなったり、手動入力によりミスが発生していても気づきにくいなど、取り扱いに注意が必要です。また、ファイルを一つのフォルダで個人管理すると属人化業務となり、他の人がサポートしづらくなるなど、ヒューマンエラーのリスクもあります。
デメリット２．機能が限定的
エクセルなどを使用した無料の経費精算ソフトは簡単に導入ができますが、機能が限定されるため人的なミスにつながるリスクがあります。
比較的小さい企業の経費データなどはエクセルでも十分に対応できますが、企業規模が大きくなってくると、エクセルの機能ではカバーできない部分が出てきてしまいます。その分、人の手を使う必要が出てくるため入力ミスや処理漏れが多くなる可能性があるのです。
デメリット３．スキルが必要
エクセルを利用して経費精算業務を行う場合は、経理担当者の力量によって利用効果が左右されてしまいます。
確かにエクセルの利用で経理担当者の負担を軽減できますが、業務の効率化を図るにはエクセルの関数やマクロなどを使用する必要があります。そのため、経理担当者の力量によって作業効率が変動してしまいます。また、エクセルのスキルを持つ担当者が部署を離れてしまって困ることのないよう、普段から知識を共有しておく必要があるでしょう。
無料の経費精算ソフト紹介
経費精算業務の効率化が期待できるソフトには無料で提供されているものもあります。ここでは、完全無料で利用可能なソフトを１製品、一定期間無料で使えるソフトを紹介します。
完全無料で利用できるソフト
完全に無料で使える経費精算ソフトを紹介します。
Excel Pro
エクセルを使用している完全無料のソフトです。経費精算書を簡単に作成でき、支払先や証票の有無をリストから選択できます。日付の入力は、当日かカレンダーからの選択入力かを選ぶことが可能です。 また、有料版（2,000円/税込）をダウンロードすれば、カスタマイズして利用することも可能となり、より操作性がアップします。
一定期間無料で利用できるソフト
以下の記事では、経費精算ソフトの比較と選び方を詳しく解説しています。一定期間無料で使える経費精算システムも紹介しているので、ぜひ記事を読んで導入を検討してみてください。
一層の効率化を目指し有料システムも検討してみよう！
経費精算業務は、利益を生まない上、手間のかかる事務作業のため、なるべく業務効率化することが 求められます。
エクセルを利用した経費精算ソフトなど無料のツールでも使い方次第で、業務負担を軽減できます。ただし、機能が限定的であるためミスが起こりやすくなる可能性も否めません。有料版の経費精算ソフトでは仕訳入力の自動化、会計ソフトとの連携ができるため転記ミスの可能性が少なくなり、業務効率と精度を上げることができます。
エクセルの他、経費精算システムの導入も検討したい方は、以下の資料請求ボタンより比較検討を始めましょう。
