おさらい！経費精算業務とは
経費精算業務とは、営業活動など業務遂行のために支払った経費を、立て替えて支払った社員に払い戻す一連の業務を指します。
営業活動を行う際、交通費や出張費、接待費などさまざまな経費が発生します。
経費精算業務では、社員が提出した領収書と経費精算申請書を照らし合わせ、精算金額に誤りがないかどうかをチェックし、項目ごとに仕訳を登録します。社員が法人クレジットカードで支払いをしている場合は、領収書とカードの明細書を突き合わせて整合性を確認します。
【フリー】経費精算ソフト紹介（11月16日時点）
経費精算業務の効率化が期待できるソフトには無料で提供されているものもあります。完全無料で利用可能なソフトを１製品、一定期間無料で利用可能なソフト３製品を紹介します。
完全無料で利用できるソフト
完全に無料で使える経費精算システムを紹介します。
エクセルを使用している完全無料のソフトです。経費精算書を簡単に作成でき、支払先や証票の有無をリストから選択できます。日付の入力は、当日かカレンダーからの選択入力かを選ぶことが可能です。
また、有料版（2,000円/税込）をダウンロードすれば、カスタマイズして利用することも可能となり、より操作性がアップします。
一定期間無料で利用できるソフト
無料トライアル期間があるなど、一定期間無料で使える経費精算システムを紹介します。
導入実績5000社を誇る経費精算システムです。
お試し無料トライアルや機能制限はありますが無料プランも提供しています。１ユーザ350円から使用でき、PCだけではなくスマホアプリにも対応しています。申請情報から仕訳や振込のデータを自動で生成できるため、業務の効率化を図れます。
領収書などを撮影しデータをアップロードすると、自動でタイムスタンプを付与できます。タイムスタンプを付与したデータは、「電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の要件」に対応した形式での保存が可能であり、原本の保管が不要となります。
申請や承認があった際は、チャットなどでお知らせする機能が付いているため承認漏れを防ぐことができます。
ユーザ数に応じた料金形態で提供されており、初月は完全無料です。スマホで申請から承認まで行うことができ、オンライン上での領収書の添付や照合も可能です。
スマホにアプリをインストールするだけで、交通系ICカードの使用記録を取り込めます。クレジットカードや電子マネーなどでの支払い分も明細から自動で登録でき、科目の分類まで行ってくれます。分類の精度は使用するごとに高くなっていきます。
オペレーターに領収証の入力を依頼することも可能です。仕訳データは利用中の会計ソフト用にエクスポートでき、MFクラウドを利用している場合は簡単に連携できます。
電子帳簿保存法にも対応しており、ペーパーレス化による経費削減も見込めます。
30日間の無料トライアル付き経費精算ソフトです。
申請はスマホのカメラで領収書を撮影するだけで完了します。承認者はアップロードされた領収書と申請内容を見ながら承認作業を行うことが可能です。承認ステータスを一覧できるため、承認漏れを防げます。<申請データの転記と振込データの作成を自動ですることが可能で、承認された経費はワンクリックで人事労務freeeに連携されます。
タグ機能を利用することで、部門ごとの経費データを確認できます。電子帳簿保存法にも対応済みです。
エクセルや無料ソフトで経費精算するメリットとは？
経費精算業務を行う際、エクセルや無料の経費精算ソフトを利用するメリットを解説します。
メリット１．コストが抑えられる
会計システムや会計ソフトと比較して、エクセルや無料の経費精算ソフトを利用すると大幅にコストを抑えることができます。エクセルはPCに同梱されて販売されている場合が多く、経費精算業務のためだけに新たに買い足すというケースは少ないでしょう。
またエクセルの無料テンプレートも数多く提供されているため、運用面でもコストを抑えることができます。
メリット２．紙で行うよりは対応が早い
エクセルや無料の経費精算ソフトを利用すると、紙ベースの申請よりも効率的です。
エクセルは関数を使用すれば経費の合計を出す際に電卓をたたく必要はなく、申請書類の作成をスピーディーに行えます。計算間違いなどで差し戻される可能性も低くなるため、承認までの流れがスムーズになります。
また、エクセルに記入した申請書類は経理担当者や上司にメールで送信することができるため、印刷・提出の手間もかかりません。
エクセルや無料ソフトを使うデメリットは？
エクセルや無料の経費精算ソフトを使用する際のデメリットを解説します。
デメリット１．機能が限定的
エクセルなどを使用した無料の経費精算ソフトは簡単に導入することができますが、機能が限定されるため人的なミスにつながるリスクがあります。
比較的小さい企業の経費データなどはエクセルでも十分に対応できますが、企業規模が大きくなってくると、エクセルの機能ではカバーできない部分が出てきてしまいます。その分、人の手を使う必要が出てくるため入力ミスや処理漏れが多くなる可能性があるのです。
デメリット２．スキルが必要
エクセルを利用して経費精算業務を行う場合は、経理担当者の力量によって利用効果が左右されてしまいます。
確かにエクセルの利用で経理担当者の負担を軽減することはできますが、業務の効率化を図るにはエクセルの関数やマクロなどを使用する必要があります。そのため、経理担当者の力量によって作業効率が変動してしまいます。また、エクセルのスキルを持つ担当者が部署を離れてしまって困ることのないよう、普段から知識を共有しておく必要があるでしょう。
まとめ：一層の効率化を目指し有料ソフトも検討してみよう！
経費精算業務は、利益を生まない上、手間のかかる事務作業です。
エクセルを利用した経費精算ソフトなど無料のツールでも使い方次第で、作業負担の軽減や効率アップが見込めます。ただし、機能が限定的であるため申請から承認、振込みまでのフローに漏れやミスが起こりやすくなる可能性も否めません。有料版の経費精算ソフトでは仕訳の入力などを自動で行え、会計ソフトとの連携ができるため転記ミスの可能性が少なくなり、経費精算業務の精度と効率を上げることができるでしょう。より一層の経費精算業務の効率化を目指し、有料版のソフト導入の検討もおすすめします。
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