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経費精算ができるエクセル版フォーマット・フリーソフトを紹介!

2021年06月03日 最終更新
経費精算システムの製品一覧
経費精算ができるエクセル版フォーマット・フリーソフトを紹介!

経費精算業務は、申請者、経理担当者の双方にとって作業負担が大きく、効率化を図りたい業務ですよね。経費精算業務は、業務を遂行するための活動で社員が支払った経費を精算する一連の業務です。この記事では、インターネットで公開されているフリーの経費精算ソフトやエクセル版のフォーマット、そのメリット・デメリットを紹介します。

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おさらい!経費精算業務とは

経費精算業務とは、営業活動など業務遂行のために支払った経費を、立て替えて支払った社員に払い戻す一連の業務を指します。

営業活動を行う際、交通費や出張費、接待費などさまざまな経費が発生します。

経費精算業務では、社員が提出した領収書と経費精算申請書を照らし合わせ、精算金額に誤りがないかどうかをチェックし、項目ごとに仕訳を登録します。社員が法人クレジットカードで支払いをしている場合は、領収書とカードの明細書を突き合わせて整合性を確認します。

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無料の経費精算ソフト紹介

経費精算業務の効率化が期待できるソフトには無料で提供されているものもあります。ここでは、完全無料で利用可能なソフトを1製品、一定期間無料で使えるソフトを紹介します。

完全無料で利用できるソフト

完全に無料で使える経費精算ソフトを紹介します。

Excel Pro

エクセルを使用している完全無料のソフトです。経費精算書を簡単に作成でき、支払先や証票の有無をリストから選択できます。日付の入力は、当日かカレンダーからの選択入力かを選ぶことが可能です。 また、有料版(2,000円/税込)をダウンロードすれば、カスタマイズして利用することも可能となり、より操作性がアップします。

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一定期間無料で利用できるソフト

以下の記事では、経費精算ソフトの比較と選び方を詳しく解説しています。一定期間無料で使える経費精算システムも紹介しているので、ぜひ記事を読んで導入を検討してみてください。

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エクセルや無料ソフトで経費精算するメリットとは?

経費精算業務を行う際、エクセルや無料の経費精算ソフトを利用するメリットを解説します。

メリット1.コストが抑えられる

会計システムや会計ソフトと比較して、エクセルや無料の経費精算ソフトを利用すると大幅にコストを抑えることができます。エクセルはPCに同梱されて販売されている場合が多く、経費精算業務のためだけに新たに買い足すというケースは少ないでしょう。

またエクセルの無料テンプレートも数多く提供されているため、運用面でもコストを抑えることができます。

メリット2.紙で行うよりは対応が早い

エクセルや無料の経費精算ソフトを利用すると、紙ベースの申請よりも効率的です。

エクセルは関数を使用すれば経費の合計を出す際に電卓をたたく必要はなく、申請書類の作成をスピーディーに行えます。計算間違いなどで差し戻される可能性も低くなるため、承認までの流れがスムーズになります。

また、エクセルに記入した申請書類は経理担当者や上司にメールで送信ができるため、印刷・提出の手間もかかりません。

エクセルや無料ソフトを使うデメリットは?

エクセルや無料の経費精算ソフトを使用する際のデメリットを解説します。

デメリット1.機能が限定的

エクセルなどを使用した無料の経費精算ソフトは簡単に導入ができますが、機能が限定されるため人的なミスにつながるリスクがあります。

比較的小さい企業の経費データなどはエクセルでも十分に対応できますが、企業規模が大きくなってくると、エクセルの機能ではカバーできない部分が出てきてしまいます。その分、人の手を使う必要が出てくるため入力ミスや処理漏れが多くなる可能性があるのです。

デメリット2.スキルが必要

エクセルを利用して経費精算業務を行う場合は、経理担当者の力量によって利用効果が左右されてしまいます。

確かにエクセルの利用で経理担当者の負担を軽減できますが、業務の効率化を図るにはエクセルの関数やマクロなどを使用する必要があります。そのため、経理担当者の力量によって作業効率が変動してしまいます。また、エクセルのスキルを持つ担当者が部署を離れてしまって困ることのないよう、普段から知識を共有しておく必要があるでしょう。

一層の効率化を目指し有料システムも検討してみよう!

経費精算業務は、利益を生まない上、手間のかかる事務作業です。

エクセルを利用した経費精算ソフトなど無料のツールでも使い方次第で、業務負担を軽減できます。ただし、機能が限定的であるためミスが起こりやすくなる可能性も否めません。有料版の経費精算ソフトでは仕訳入力の自動化、会計ソフトとの連携ができるため転記ミスの可能性が少なくなり、業務効率と精度を上げることができます。より一層の経費精算業務の効率化を目指し、有料版のソフト導入の検討しましょう。

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株式会社ラクス
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jinjer株式会社
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使いやすい経費精算システムNo1!累計登録社数 15,000社「ジンジャー経費」
経費精算システム「ジンジャー経費」は低コストで使いやすく、経費精算業務全体を自動化します。電子保管、ワークフロー機能でテレワーク化を促進でき、承認フローは10段階まで組めます。
株式会社DONUTS
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無料プランあり!テレワーク対応!社外で精算&経理業務ジョブカン経費精算
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株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ
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電帳法にも対応!JTBの経費管理システムでDXを始めませんか『J'sNAVI NEO』
日々の経費精算に加え、電帳法対応、法人カード・ICカード連携、スマホ対応等便利な機能が充実。企業様のガバナンス強化、ペーパレス化、キャッシュレス化、テレワーク促進の実現に貢献します!
株式会社マネーフォワード
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ユーザー支持率No.1!経費精算/ワークフローマネーフォワード クラウド経費
【リモートワーク対応】出張や購買等の電子ワークフロー、通費や出張旅費等の立替申請/承認、支払(FB)データ自動作成・会計ソフトへ仕訳連携等をオートメーション化!電子帳簿保存法も対応。
株式会社コンカー
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国内売上No.1、約5万社が導入する経費精算・管理の世界標準Concur Expense
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株式会社エヌ・ティ・ティ・データ・ウェーブ
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WAVE225旅費・経費精算/稟議
WAVE225 旅費・経費精算/稟議は、 ワークフローシステム14年連続シェアNo.1の”intra-mart”を基盤にした、 どんなご要件にも対応可能な、柔軟性に富んだパッケージソリューションです。
パナソニック インフォメーションシステムズ株式会社
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無駄な紙や作業を無くして経費精算を劇的に変える!MAJOR FLOW Z KEIHI
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アルプスシステムインテグレーション株式会社
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業務にフィット!クラウド型経費精算サービス BIZUTTO(びずっと)経費
低コストではじめやすいBIZUTTO経費は経費・交通費の申請・承認、ワークフロー設定、会計ソフト連携など経費精算業務に必要な一連の機能を備え、様々な企業にぴったりフィットします。
株式会社電通国際情報サービス
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働き方改革を推進する、大企業向け経費精算システムCi*X Expense
「Ci*X Expense」は、使いやすさを追求することで、経費精算や承認業務の時間を大幅に短縮可能な、大企業向け経費精算システムです。 複数の規定や複雑な規定にも豊富な標準機能で対応可能です。
株式会社TOKIUM
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申請者・経理担当者の作業時間90%削減TOKIUM経費精算
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スミセイ情報システム株式会社(SLC)
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freee株式会社
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中小企業でシェアNo.1 振込処理まで一元管理会計 freee
freeeは、今までの面倒な経費精算の業務を効率化し、経費精算での負担を解消します。 経費精算ワークフローと会計機能を一元化し、業務間のムダを削減。全社最適な業務フローを実現します。
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ユーザー評価№1|1ID300円!手軽に始められる経費精算効率化「経費BankⅡ」
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エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社
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