経費精算システムの現状と今後のトレンド

経費精算システムの現状

経費精算の流れである、申請・承認・精算・管理という一連の流れをスムーズにするのが、経費精算システムの特長です。システムを導入することで、作業効率が上がるだけでなく、計算ミスや不正防止にもつながります。多くのシステムでは、旅費や交通費を自動計算することに特化したり、他社のソフトウェアとデータの連携ができたりするなど、様々な強みがあるのです。

一方、現状経費精算システムが浸透しているのかというと、浸透しきっていないと言わざるをえません。例えば、交通費を例に挙げると、SuicaやPASMOなどの交通系ICカードからデータを自動で読み込むシステムを導入している企業はごくわずかだといいます。実際は、交通費をシステムに手入力をしたりしています。紙で申請を行っている企業も珍しくありません。

このような中でも、経費精算システムは、より機能が充実し利用しやすくなっており、導入企業は着実に増えています。次の章からシステムのトレンドを紹介しています。

経費精算システムの今後のトレンド

トレンド１：　クラウド型経費精算システム

現在、定額課金のクラウド型経費精算システムが、トレンドとなり人気を集めているようです。

クラウド型経費精算システムは、データのバックアップなどを自動で行うので、機器の破損によるデータの損失を防ぐことができます。また、経費処理の流れを一元管理することでセキュリティー対策もしやすくなり、情報漏えいなどのリスクも大幅に減らすことができるのです。

また、ほかのソフトウェアとの連携や、経理データの電子化などができるなど、自由にカスタマイズできるシステムも出てきています。これらの中では、「操作しやすい」という製品が人気の上位を占めています。

企業の規模にもよりますが、経費精算システムを導入することにより経費精算業務にかかる手間が4分の1になったというケースもあります。規模の大きい企業ほど、経費精算システムの導入効果が高く、作業効率の改善とコスト削減効果が大きくなります。

トレンド２：　会計ソフトと連携したシステム

経費精算システムは「作業の効率化」に重点をおいたシステムですが、現在トレンドとして注目を集めているのは「会計ソフトと連携」したシステムです。

経費処理は、経理担当の仕分け業務を経て、経費計上、企業の決算へとつながってきます。これらの業務は一連の流れであり、会計ソフトと連携することで大幅な業務の効率化が見込めるのです。

申請時に、勘定科目や税区分を自動的に紐づけ、CSVデータを生成。これらを、多くの企業が利用している有名な会計ソフトと連携させることができます。すると、一気に経費計上の流れがスムーズになります。さらに、導入時に、社員が直感的に入力できる（操作できる）システムを選ぶことで、経理担当が社員に指示し、社員がマニュアルを見ながら申請するなどというムダな時間も省くことができます。

まとめ

このように、経費精算システムは多種多様の製品が提供されてています。そのため、価格競争が起きており、その中で、定額課金のクラウドサービスが人気を集めていることをご紹介しました。

ほかにも、交通系ICカードや経路検索ソフト、モバイル機器との連動といった、様々なシステムが生まれ、進化し続けています。だからこそ、申請・承認を自動化し業務を効率化する経費精算システムの中で、自社に合ったものを探しましょう。