経費精算とは
経費精算とは、業務に関係する活動、例えば営業活動にかかった経費を領収書などの必要書類と引き換えに精算することを指します。経費精算には、小口精算、交通費精算、旅費精算の３種類があります。経費精算業務としては、従業員が申請を行った後、管理者や経理が承認を行い、経理や財務が費用の精算と支払を行います。
そもそも経費の対象になるものは？
経費とは、業務を行う上で必要になった費用のことを指します。ただし、どんな費用でも経費に計上できるわけではありません。経費の対象となるものは経費の仕訳がなされます。以下で経費として仕訳される一部の項目を紹介します。
- ●広告宣伝費
- ●旅費・交通費
- ●交際費
- ●通信費
- ●水道光熱費
- ●事務用品費
- ●消耗品費
- ●図書費
- ●減価償却費
- ●支払手数料
- ●地代家賃
- ●保険料
これらの経費の計上を行う項目のうち、小口精算、交通費精算、旅費精算について経費精算を行います。この経費精算において最もボリュームが多く業務の負担が大きいのは「交通費」でしょう。
交通費精算とは、たとえば営業担当者が外出時に使った移動費を会社に申請し、管理者や経理が申請内容に誤りがないかを毎月末など一定の時期に確認して、承認された金額を会社の経費として精算する業務です。この業務に膨大な時間を費やす企業が多い中で、以下の記事では交通費精算の業務効率を向上させる方法を詳しく解説しています。
経費精算の対象にならないものは？
経費の項目に当てはまるものでも、すべてを経費精算の対象にしてよいわけではなく、経費精算の対象にならないものがあります。また、そもそも経費ではないものも経費精算の対象になりません。たとえば以下のものは経費精算の対象になりません。
- ■社長、役員、従業員が個人として行った支出
- 経費精算の対象となる経費は、企業の事業に関して行われるものに限られます。取引先への接待費や贈答品購入費などのいわゆる交際費は経費精算申請の対象ですが、社長や役員、従業員個人の生活や活動を通じてかかるようなものは経費精算の対象にはなりません。
- （例）
-
- ●プライベートで行った旅行にかかった旅費・交通費・宿泊費
- ●家庭で消費する日用品や私物の購入費用
- ●友人との会食費
- ■そもそも経費ではないため経費精算の対象にならないもの
- 企業の利益に対してかかる法人税、住民税、事業税は、そもそも経費ではありませんので経費精算の対象にもなりません。
経費精算のやり方・業務フローとは
では、実際に経費精算はどのような流れで行われているのでしょうか。ここでは、従業員が先に支払った旅費・交通費を後日精算するケースで段階毎に見ていきましょう。
- １．従業員が費用を支出する
- 従業員が、営業などに行く際に交通費や出張にかかる費用を支出します。
- ２．領収書をもらう
- 支出の証明として領収書を受け取ります。通常、宛名は会社名を書いてもらいます。
- ３．従業員が交通費などの領収書を添付し申請書を提出する
- 宛名が会社名となっている領収書を会社指定の経費精算書に添付し、管理者の承認を得てから経理に申請します。
- ４．経理が内容を確認し仕訳を行う
- 経理が内容を確認し、旅費交通費／未払金という仕訳で精算する経費の内容に合わせた費用科目と立替払いをした従業員に対する未払金を計上します。
- ５．従業員に支払いが行われる
- 給与支給日や、会社が取り決めた指定日に立て替え払いした代金分の支払いが経理や財務からなされます。支払いと併せて未払金／現金預金という仕訳で従業員に対する未払金を取崩して現金預金で支払ったという会計処理をします。
大企業や営業担当者が多い企業では、従業員の出張の際に旅費精算でトラブルになることは少ないでしょう。トラブルになる理由としては、たとえば次のようなものが挙げられます。
- ・「旅費」や「旅費交通費」の定義を知らない
- ・社内規程を理解していない
- ・ルールで定める長距離交通費や宿泊費の範囲や金額上限の理解が不十分
- ・領収書などの添付資料や申請内容の不備
- ・日当の計算方法の誤り
- ・精算方法が効率化できていない
以下の記事では、旅費精算を効率化する方法や注意点について詳しく解説しています。
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経費精算書の種類
経費精算業務を行う上で欠かせない経費精算書の種類を紹介します。各申請書には決まったフォーマットはありませんが、申請内容によって区別して申請する必要があります。
- 仮払経費申請書
- 仮払(金)とは、経費にかかる費用の項目や金額が決まっていない状態で、事前に概算で経費として従業員に渡しておく現金のことです。主には、出張時の移動費や宿泊費など高額な金額に及ぶ際に、従業員が立て替えるのは負担が大きいと考えられるので、事前申請がなされれば概算金額の支払いが行われます。その時に必要な申請書となります。
- 仮払経費精算書
- 仮払いした経費を精算し、経費にかかる費用の項目や金額を確定するために、仮払いした現金がどのような項目でいくら使われたのかを申告し、余剰や不足があった際には返金や追加支払い対応を行うための書類です。仮払経費申請書とセットで活用されます。
- 出張旅費精算書、旅費精算書
- 基本的には、出張費や社員旅行でかかった費用を精算するための書類となります。出張旅費精算と旅費精算では規程が異なり、例えば出張の際の接待交際費の上限金額が決まっているなどの取り扱いがあります。必要に応じて経理に事前確認や相談を行っておき、領収書の管理をしっかり行いましょう。
経費精算業務における課題とは
これまで経費精算業務に関して紹介してきましたが、経理担当者としてはまだまだ解決したい課題や不満があります。ここでは経費精算業務で経理担当者が抱えがちな課題について紹介していきます。
- 手作業による計算の手間とミス発生のリスク・人件費の増大
-
- ・申請者の能力向上のために割く経理担当者の指導時間の増加
- ・申請者の提出遅延や未提出に伴う管理業務の増加
- 仮払い手続きや証憑書類の管理業務の負担
-
- 生産性の低下
-
- ・管理者や経理担当者不在時の回覧や押印手続きの遅れ
- ・紙書類の回覧や押印の手間
経費精算業務を効率的に行う方法
非効率な経費精算業務は、経理担当者に大きな負担を強いることになります。ここでは経費精算業務を効率的に行う主な方法を紹介します。
アウトソーシングサービスの活用
経理業務全てや経費精算業務のみを外部に委託できるサービスがあります。費用対効果を鑑みる必要はありますが、社内の業務を削減し、業務負担を軽減する意味では業務の効率化を検討する際の良い手段の１つと言えるでしょう。
経費精算システムの活用
経費精算システムを導入することで、経費精算業務を効率化できます。多くの製品が電子帳簿保存法に対応しており、経費申請の締切を通知するなど多様な機能によって、業務負担を軽減できるでしょう。また、自社の経費精算規定やコンプライアンスに合わせたカスタマイズができるなど、アウトソーシングサービスにはないメリットもあります。
クラウド型システム導入
クラウド型経費精算システムは、データのバックアップなどを自動で行うので、機器の破損によるデータの損失を防ぐことができます。経費処理の流れを一元管理することでセキュリティー対策もしやすくなり、情報漏えいなどのリスクを大幅に減らすこともできます。
ID・パスワードでログインすれば外出先からのアクセスも可能です。たとえば直行直帰の多い従業員でもスマホやタブレット端末からいつでもどこからでも申請ができるので、管理者の承認もスムーズに行えるようになり生産性が向上します。
加えて、ほかのソフトウェアとの連携や、経理データの電子化ができるなど、自由にカスタマイズできるシステムも登場しています。これらのラインナップの中では、「操作しやすい」製品が人気の上位を占めています。
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会計ソフトと連携したシステム導入
経費処理は、経理担当者の仕訳業務を経て、経費計上、企業の決算へとつながっていきます。これらの業務は一連の流れの中で行われるので、会計ソフトと連携することによって大幅な業務の効率化が見込めます。
経費処理の段階で、勘定科目や税区分を自動的に紐づけ、CSVデータを生成します。これらを、多くの企業が利用している代表的な会計ソフトと連携させることができます。すると、一気に経費計上や企業決算へと進むことができ、業務や処理の流れがスムーズになります。
さらに、導入時に、従業員が直感的に入力できる（簡単に操作できそうな）システムを選ぶことで、これまでのように経理担当者が従業員に指示し、従業員がマニュアルを見ながら申請するといったムダな時間を省くことができます。
エクセルや無料ソフト導入
経費精算業務を行う際、エクセルや無料ソフトを導入して業務効率化することもできます。この方法は、会計システムや会計ソフトの導入と比較してコストを抑えられます。
以下の記事では、経費精算業務の効率化が期待できる無料ソフトを紹介しています。
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経費精算システム活用のメリット・デメリット
ここでは、経費精算システム導入のメリットとデメリットをまとめて紹介します。
経費精算システム導入のメリット
- ●経費精算における手間が削減
- ●申請・承認作業の負担が軽減
- ●不正な申請を防止
- ●全てのデータの一元管理が可能
経費精算システム導入のデメリット
- ●変化に対応できない人のスキルアップが必要
- ●搭載機能が自社の仕組みに合わない
経費精算システムは、スマホで利用できるものやタブレットで使用できるもの、クラウド型で安価なものなどさまざまな製品があるので、自社に合った製品を選べるかどうかが重要なポイントです。
経費精算について理解し、効率的な経費精算業務の実現を
企業活動には欠かせない経費精算について理解できましたでしょうか。どの企業でも抱えがちな非効率な経費精算業務をいかに効率化していくかが重要です。経費精算業務を効率化すれば、空いた時間を他の業務に使うことで生産性の向上を実現させることにもつながり、企業の決算精度の向上にも貢献します。
今回は、経費精算活用のメリット・デメリットについても紹介しました。製品の中には、交通系ICカードや経路検索ソフト、モバイル機器との連動にも対応したシステムも生まれ、進化し続けています。なおさら、自社に合った製品を選べるか否かが重要になってきています。
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