経費精算とは何か？を解説！経費精算のやり方や業務効率化の方法も紹介

経費精算とは

経費精算とは、業務に関係する活動、例えば営業活動にかかった経費を領収書などの必要書類と引き換えに精算することを指します。経費精算には、小口精算、交通費精算、旅費精算の3種類があります。経費精算業務としては、従業員が申請を行い、経理が承認を行います。

そもそも経費の対象になるものは？

経費とは、業務を行う上で必要になった費用のこと指します。ただし、どんな費用でも経費に計上できるわけではありあせん。経費精算を行う前に経費の仕訳がなされます。以下で経費に仕訳される一部の項目を紹介します。

• ●旅費・交通費
• ●事務用品
• ●接待交際費
• ●通信費
• ●減価償却費
• ●保険料

上記の経費の精算において最もボリュームが多く業務の負担となるのは「交通費」でしょう。交通費精算とは、営業担当者が外出時に使った移動費を会社に精算し、経理がそれに間違いがないかを毎月末に確認し、申請された金額を会社の経費から精算を行う業務です。この業務に膨大な時間を費やす企業が多い中で、以下の記事では交通費精算の業務効率を向上させる方法を詳しく解説しています。

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経費精算のやり方・業務フローとは

では、実際に経費精算はどのようなフローで行われているのでしょうか？段階毎に見ていきましょう。

１．従業員費用を支出する

従業員が、営業などに行く際に交通費や出張で費用を支出します。

2．領収書をもらう

支出の証明として領収書を受け取ります。ここは通常は会社名を書いてもらいます。

3．従業員が交通費などの領収書を添付し申請書を提出する

宛名が会社名となっている領収書を会社指定の経費精算書に添付し、経理に申請します。

4．経理が内容を確認し仕訳を行う

経理が内容を確認し、旅費交通費／未払金という形で精算する経費の内容に合わせた費用科目と立替払いをした従業員に対する未払金を計上します。

5．従業員に支払いが行われる

給与日であったり、会社が取り決めた指定日に立て替え払いした代金分の支払いがなされます。

大企業や営業担当者が多い企業では従業員の出張の際に旅費精算でトラブルになることは少ないでしょう。トラブルになる理由としては、「旅費」や「旅費交通費」の定義を知らない、精算方法が効率化できていないなどがあります。以下の記事では、旅費精算の効率化する方法や注意点について詳しく解説しています。

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経費精算書の種類

経費精算業務を行う上では欠かせない経費精算書の種類を紹介します。

仮払経費申請書

仮払金とは、経費にかかる金額が決まっていない状態で、事前に概算で経費として従業員に渡しておく現金のことです。主には、主張時の移動費や宿泊費など高額な金額に及ぶ際に、授業員が立て替えるのは困難と考えられるので、事前申請がなされれば概算金額の支払いが行われます。その時に必要な経費精算書となります。

仮払経費精算書

仮払いした経費を精算するために、仮払いした現金がどのように使われたのかを申告し、余剰や不足があった際には返金や追加支払い対応を行います。仮払経費申請書とセットで活用されます。

出張旅費精算書、旅費精算書

基本的には、出張費や社員旅行でかかった費用を精算するための書類となります。この出張旅費精算と旅費精算では規程が異なり、例えば出張の際に接待交際費の上限が決まっていたりなどがあります。経理に事前確認をとっったり、領収書の管理をしっかり行いましょう。

経費精算業務における課題とは

ここまで経費精算業務に関して紹介してきましたが、経理担当者にはまだまだ解決したい課題や不満があります。ここでは経費精算業務で抱えがちな課題について紹介していきます。

経理担当者が抱える課題とは

• ●手作業による計算の手間とミス発生のリスク・人件費の増大
• ●仮払い手続きや証憑書類の管理業務の負担
• ●生産性の低下

経費精算業務における課題に関しての詳細は以下の記事を参考にしてください。

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経費精算業務を効率的に行う方法

非効率な経費精算業務は、経理担当者に大きな負担を強いります。ここでは経費精算業務を効率的に行う方法を紹介します。

アウトソーシングサービスの活用

経理業務全てや経費精算業務のみを外部に委託できるサービスがあります。費用対効果を鑑みる必要はありますが、社内の業務負担を削減する意味では良い手段の１つと言えるでしょう。

経費精算システムの活用

経費精算システムを導入することで、経費精算業務を効率化します。社内に合わせたカスタマイズができたりとアウトソーシングサービスにはないメリットもあります。

クラウド型システム導入

クラウド型経費精算システムは、データのバックアップなどを自動で行うので、機器の破損によるデータの損失を防ぐことができます。また、経費処理の流れを一元管理することでセキュリティー対策もしやすくなり、情報漏えいなどのリスクも大幅に減らすことができるのです。

また、ほかのソフトウェアとの連携や、経理データの電子化などができるなど、自由にカスタマイズできるシステムも出てきています。これらの中では、「操作しやすい」という製品が人気の上位を占めています。

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会計ソフトと連携したシステム導入

経費処理は、経理担当の仕分け業務を経て、経費計上、企業の決算へとつながってきます。これらの業務は一連の流れであり、会計ソフトと連携することで大幅な業務の効率化が見込めるのです。

申請時に、勘定科目や税区分を自動的に紐づけ、CSVデータを生成。これらを、多くの企業が利用している有名な会計ソフトと連携させることができます。すると、一気に経費計上の流れがスムーズになります。さらに、導入時に、社員が直感的に入力できる（操作できる）システムを選ぶことで、経理担当が社員に指示し、社員がマニュアルを見ながら申請するなどというムダな時間も省くことができます。

エクセルや無料ソフト導入

経費精算業務を行う際、エクセルや無料ソフトを導入することで業務効率化できます。そして、会計システムや会計ソフトと比較してコストを抑えることができます。以下の記事では、経費精算業務の効率化が期待できる無料ソフトを紹介しています。

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経費精算システム活用のメリット・デメリット

ここでは、経費精算システム導入のメリットとデメリットを紹介します。

経費精算システム導入のメリット

• ●経費精算における手間が削減
• ●申請・承認作業の負担が軽減
• ●不正な申請を防止
• ●全てのデータの一元管理が可能

経費精算システム導入のデメリット

• ●変化に対応できない人の存在
• ●搭載機能の不足

経費精算システムは、スマホで利用できるものやタブレットで仕様できるもの、クラウド型で安価なものなどさまざまな製品があるので、自社に合った製品を選べるかどうかが重要なポイントです。

経費精算について理解し、効率的な経費精算業務の実現を

企業活動には、欠かせない経費精算について理解できましたでしょうか。どの企業でも抱えがちな非効率な経費精算業務をいかに効率化していくかが重要です。

今回は、経費精算システムとは何か、システム活用のメリット・デメリットを紹介しました。製品の中には、交通系ICカードや経路検索ソフト、モバイル機器との連動といったシステムが生まれ進化し続けています。だからこそ、自社に合った製品を選べるか否かも重要になっていきます。

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