「Web請求書」選択の4つのポイント

Web請求書の4つの選定ポイント

選定ポイント1. オンプレミスかクラウドか？

Web請求書のシステム形態には、オンプレミスとクラウドがあります。

できることは製品サービスごとに異なり、オンプレミスだから多機能とか、クラウドだから単機能ということはありません。ただし、オンプレミスは、一定の構築期間を要すため、利用開始まで時間がかかります。この点クラウドは契約後、即時利用開始できます。

コストはトータルで見れば、どちらが安いとは言えません。しかし、初期投資は圧倒的にクラウドが低コストです。クラウドは後からの機能追加や規模拡大が簡単です。撤退も容易で、スモールスタートに適しているといえます。

次にセキュリティ。企業によっては会社の機密情報を他社データセンターに置くことを許していないところもあります。こうなるとオンプレミスとなります。中には、海外データセンターは許さないとしているところもあります。この場合は、国内にデータセンターを持つベンダのクラウドサービスが候補となります。

選定ポイント2. 郵送業務を残すか？

Web請求書の選択において、郵送業務を残すかどうかは重要な判断です。Web請求書の大きなメリットに「郵送の手間もコストもかからない」というものがあるからです。

しかし、請求書はお客様の手元に渡るもので、自社の都合だけで決めて良いか、ビジネス的な判断も必要になります。取引上の関係で自社の立場が強いとは限りません。お客様の中には「Web送付はまかりならん。必ず郵送か手渡し」という要求もあります。さらにはお客様専用のひな形があって、それ以外の形式は使えないケースもあります。

これでは、Web請求書はとてもムリ、とあきらめてはいけません。サービスによっては、Web送付も郵送もFAXまで対応している場合があります。取引先の要求に応じて、送付方法を使い分ける対応もWeb請求書では可能なのです。

選定ポイント3. セキュリティは十分にチェック！

「1. オンプレミスかクラウドか？」でも説明したように、他社のデータセンターに請求書データを保管する場合は、その安全性を必ず確認しておきましょう。

まずはデータセンターの位置。国内にあるか、海外にあるか。たとえ国内にあっても海外のデータセンターにバックアップされていないか。このような基準は自社のセキュリティポリシーに左右されます。

そのデータセンターは24時間365日の監視体制が整っているか。通信データは暗号化されているか。こちらの要求に応じていつでもデータを取り出せるか。バックアップはされているか。セキュリティのための設備は十分か、外部からの監査を受けているか……。不安を残すことのないよう、しっかり確認してください。

選定ポイント4. システム連携機能や管理機能があるか？

4番目のポイントは個々の機能の確認です。自社で必要としている機能が用意されているかをチェックします。

たとえばシステム連携。請求書は会計システムや販売管理システムとデータ連携ができると便利です。顧客管理システムとマスタデータを同期できると、顧客データの二重入力がなくなります。自社で使っているシステムと連携できるか調べておきましょう。

次に管理機能。請求書を発行するだけではなく、毎月の請求状況・未収金状況の確認の一覧を出力できる、入金後の消込、請求漏れ、未収金の催促など、豊富な管理機能が搭載されているツールやサービスもあります。必要な管理機能が使えるかどうか確認しましょう。