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今まで紙に印刷し、郵送していた請求書の発行と発送業務を電子化するWeb請求書。郵送費などのコスト削減、請求処理の効率化、情報漏えい防止、セキュリティの向上など、Web請求書は多くのメリットを提供します。しかし、実際はどうなのでしょうか。BtoBでは、取引先の対応が得られない、作業が繁雑になるなどのデメリットも見られます。ここでは、Web請求書のメリットとデメリットを比較して紹介します。
2005年のe-文書法制定によって、請求書の電子化が可能となりました。今まで紙に出力し、切手を貼って郵送していた請求書をWebシステムやPDFで代行する手法です。SI事業者は多くのメリットを訴えていますが、BtoBにおいては、デメリットもあるようです。このデメリットから確認しましょう。
以下のデメリットの紹介では、様々な事例をベースにして再構成した、３つのケーススタディの中で可能性として考えられるデメリットを紹介しましょう。
出典：首相官邸「e-文書法の施行について」
http://www.kantei.go.jp/jp/singi/it2/others/e-bunsyou.html
コスト削減やペーパーレスを目的に、Web請求書を活用する事例は多くあります。しかし、請求する側の企業はメリットを期待できるものの、請求先となるお客様はどうでしょうか。従来の業務フローを変更せざるを得なくなり、煙たがれる例も少なくありません。
たとえば化学薬品を製造販売しているA社。その納品先は中小企業が多く、大手系列のA社は強い立場にありました。このため、多くの得意先は仕入先であるA社の指示に従いましたが、支払いの現場は混乱しました。例外的に発生したA社の要求が業務フローを乱し、効率悪化の原因となったのです。営業部門も、お客様の不満があらわになって、商売がしづらくなったとこぼしています。
Web請求書が請求先企業の負担になることは説明した通りです。それでもA社は大手系列という強い立場で押し切りました。この押し切りができない企業が多くあります。何しろ相手はお客様です。
これは老舗の商社の例ですが「新社長がペーパーレス化を進める一環でWeb請求書を導入しました。しかし、お客様から了承が得られず2年で断念しました」という話もあります。
効率化を目指したはずなのに、逆に請求現場の混乱を招いてしまった例もあります。建築資材を提供するB社では、入念にWeb請求書の企画を立案し、お客様からの要求に柔軟に対応できる仕組みを構築しました。お客様からのきめ細かい要求に応えて、高い率の電子化を目指したのです。
ところが、その要求があまりにバラバラでした。それぞれのお客様が異なるフローやフォーマットを要求してくることから、かえって煩雑な業務になってしまいました。
Web請求書のデメリットばかりを紹介しましたが、もちろんメリットもあります。それを具体的に確認していきましょう。
請求書に限らず、帳票の電子化はコスト削減効果を数字で訴えやすい分野です。そこで、コスト削減の効果を試算してみましょう。従来、C社では以下のコストがかかっていました。
これからわかるように、月間請求数 500件であれば、年間60万円の削減に成功します。これに保管費もかかっている場合は、さらに経費節減になります。 しかし、SI事業者であるE社は「こうやって結果的な数字を見せれば納得するお客様もいるのですが、構築の初期費用を示すと決断できません。長い目で見て欲しいと思います」と語っています。
コスト削減ばかりではありません。人手も削減できます。これも大きい効果です。
たとえば請求の業務フローは以下のようになっています。
電子化することで、これを自動化できます。
前出のE社は「この効率化にもぜひ注目して欲しい。社員をもっと生産的なコアコンピタンス事業に集中するべきです」と訴えています。
ビジネスの拡大、お客様の増加、請求処理の複雑化にともない、ミスが増える危険性があります。請求ミスはお客様からの信頼性を著しく損ないます。情報漏えいの危険性もあります。請求書を印刷し、そのままプリンタに放置してしまう、あるいは発送ミスなどのケースです。 これら危険性を電子化することで大幅に削減できます。
Web請求書はエコにも貢献するため、その面からの説得も有効です。このほか紹介したように、Web請求書のメリットとデメリットは数値にして比較しやすい分野です。現状を分析し、導入する価値があるのかどうかを検討してみましょう。
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Web請求書・クラウド請求書
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請求書・納品書・支払通知書等のWeb配信・保管ができ、印刷・郵送・保管などのコストや業務の手間を大きく改善可能なクラウドサービスです。パッケージ版もご用意しています。
インフォコム株式会社
第2位
『楽楽明細』は、紙で郵送していた請求書等の帳票をWEB上で発行するシステムです。印刷・封入といった手間の削減やミス防止の他、郵送費・紙代・印刷代等のコストを削減することができます。
株式会社ラクス
第3位
請求書の受取・発行を電子化して、請求業務のコスト削減・時間短縮・生産向上を実現。約25万社の企業に導入いただいている、電子請求書サービスの決定版です。
株式会社インフォマート
| 12月10日(月) 更新 | |
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