請求書発行業務を電子化する「Web請求書」
ビジネスの多くの業務が電子化され、手作業から解放されています。請求書の発行業務もその1つです。請求書発行の一連の業務を電子化することで、効率化やコスト削減になり、またペーパーレスでエコ活動を促進するなど、多くのメリットがあります。すでに多くの企業に導入されています。
システムはオンプレミスもありますし、クラウドもあります。クラウドの場合、インターネットに接続できる環境であれば、場所や時間にとらわれることなく、発行業務を行うことができます。
Web請求書利用の手順は、システム（サービス）にログインして請求書を作成・保存、請求ツールでお客様に通知メールを送信します。そのメールを受け取ったお客様がメールに記されているURLをアクセスして、請求書をダウンロードあるいはWeb上で確認するという仕組みです。
これでは「請求書のメール添付と同じではないか？」と思われる方もいるかもしれません。Web請求書は請求書のPDFファイルそのものを添付して送るわけではありません。送るのは請求書が保存されているURLとパスワードです。請求書はセキュリティ対策が講じられたデータセンターに保管され、漏えいの危険性がありません。請求書ファイル誤送信の心配もありません。
※Web請求書とは？について、詳しく知りたい方はこちらの記事が参考になります。
Web請求書のメリット
【メリット1】業務効率の改善
請求書をWeb上で作成・発行することで、コスト削減につながるだけでなく、業務効率も大幅に改善されます。
今までのようにエクセルに項目や金額を打ち込み、印刷するなどの工数が掛からず、業務工程が少なくなり、請求書作成の時間短縮になります。
また、時間や場所にとらわれず、外出先でもスキマ時間に請求書が作成できるので、時間を効率的に使えます。
【メリット2】印刷・郵送コストの削減
Web請求書を利用することで、印刷代や郵送コストを大幅に削減できることができます。
請求書を紙で印刷する際に必要な、紙代・インク代や、郵送するときにも封筒代・郵送代、さらにはそれらの業務をおこなう人件費が掛かりますが、これらをすべてWeb請求書のサービス上で完結できるので、大幅なコストカットにつながります。
これらのコストを一括して削減できることは、請求書の電子化に踏み切る大きな理由のひとつでしょう。
【メリット3】情報セキュリティへの対応
Web請求書を活用することで、情報のセキュリティ面においてもWeb上で万全なセキュリティで管理できるため、紛失・盗難などの危険性もありません。
Web請求書を活用する際にはクラウド上でデータの保管・保存をおこなうことがほとんどです。
そこで気になるのがセキュリティ対策ですが、「24時間365日の監視体制のもとで、顧客情報や書類データを保管」と記載があるような安全性の高いデータセンターサーバーを使用することや、SSL暗号によって、データの漏洩や盗聴の防止、常時データのバックアップを行うことなどで、大切な請求書のデータもしっかりと守ることができるのです。
※Web請求書を導入するメリットについて、詳しく知りたい方はこちらの記事が参考になります。
Web請求書システムの7つの機能
機能1 請求書をWeb上で配信できる機能
請求書の作成や印刷などは、毎月決まった日に必ず行う業務で膨大な作業です。Web請求書の機能の1つとして、請求書をWeb上で配信することができる機能があります。この機能は、Web請求書の管理画面上でWebページやメールで取引先に請求書を送信できる機能です。
請求書をWeb上で配信できる機能があると、Web上で処理が完結するため、請求書の作成から完了までの時間短縮を実現できます。
機能2 請求書の郵送、FAX送信機能
請求書の発行は取引先の希望によりFAX送信するケースがあります。また、請求書は捺印し原本を郵送する必要があります。Web請求書では、管理画面上でFAX送信や郵送できる機能があります。作成した請求書に対し画面上で、FAX送信や郵送のチェックを入れることで取引先へ即座に送付できる機能です。
この機能を利用すること、自社スタッフで印刷や封筒へ封入する作業は不要となります。
機能3 決まった取引先を顧客登録
請求書を作成する際、金額や項目のみを変更して同じ取引先へ発送することは多くあります。また、取引先が多い場合、その都度住所や宛名を入力する作業は煩雑です。Web請求書では顧客情報登録の機能があります。
この機能は、企業名や担当者名、送付先メールアドレスなどをあらかじめ登録しておくことで、毎月の請求書発行業務をスムーズに進めることが可能となる機能です。
機能4 検索やステータス管理
Web請求書の機能として、検索やステータス管理できる機能があります。
検索機能は、取引先から請求金額について質問を受けた場合などに活用できます。また、ステータス管理機能は、作成した請求書を先方へWeb上で送信したかどうか、郵送したかどうかなどの進捗を確認できる機能です。
金銭に関わる人為的ミスを防ぐことにもつながる優れた機能です。
機能5 他の書類をワンクリック作成
一部のWeb請求書システムでは、請求書だけでなく、明細書や見積書、納品書などを作成することができる機能が搭載されています。
この機能を活用すると、請求書以外の書類も合わせて作成でき、見積書から請求書、見積書から納品書、納品書から請求書などをワンクリックで発行できます。
機能6 会計ソフトとの連携機能
会計ソフトと連動・連携させる機能を持つWeb請求書システムもあります。
会計ソフトと連動することで、入力した費用が自動仕訳されます。これにより帳簿入力業務が軽減されます。また、取引先から請求金額が入金された際、システム上で消込が行われる機能や、未収金が発生した場合アラート通知が出るなどの機能もあります。
会計ソフトや経理システムとの連携で、Web請求書の機能は大きく高まります。
機能7 電子帳簿保存法の対応
電子帳簿保存法は2005年に改定され、多くの企業では、書類が電子データで保存されるようになっています。
Web請求書システムの中には、電子帳簿保存法に対応していることを機能として持つシステムがあります。この機能は、作成から税務用の保存までの一連の流れをサポートしています。
電子帳簿保存法に則り電子データとして保存を希望する場合は、機能として電子帳簿保存法の対応有無を確認しましょう。
出典：国税庁「電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の要件が改正されました」
https://www.nta.go.jp/shiraberu/ippanjoho/pamph/sonota/03.pdf
※Web請求書システムの機能について、詳しく知りたい方はこちらの記事が参考になります。
Web請求書の4つの選定ポイント
選定ポイント1. オンプレミスかクラウドか？
Web請求書のシステム形態には、オンプレミスとクラウドがあります。
できることは製品サービスごとに異なり、オンプレミスだから多機能とか、クラウドだから単機能ということはありません。ただし、オンプレミスは、一定の構築期間を要すため、利用開始まで時間がかかります。この点クラウドは契約後、即時利用開始できます。
コストはトータルで見れば、どちらが安いとは言えません。しかし、初期投資は圧倒的にクラウドが低コストです。クラウドは後からの機能追加や規模拡大が簡単です。撤退も容易で、スモールスタートに適しているといえます。
次にセキュリティ。企業によっては会社の機密情報を他社データセンターに置くことを許していないところもあります。こうなるとオンプレミスとなります。中には、海外データセンターは許さないとしているところもあります。この場合は、国内にデータセンターを持つベンダのクラウドサービスが候補となります。
選定ポイント2. 郵送業務を残すか？
Web請求書の選択において、郵送業務を残すかどうかは重要な判断です。Web請求書の大きなメリットに「郵送の手間もコストもかからない」というものがあるからです。
しかし、請求書はお客様の手元に渡るもので、自社の都合だけで決めて良いか、ビジネス的な判断も必要になります。取引上の関係で自社の立場が強いとは限りません。お客様の中には「Web送付はまかりならん。必ず郵送か手渡し」という要求もあります。さらにはお客様専用のひな形があって、それ以外の形式は使えないケースもあります。
これでは、Web請求書はとてもムリ、とあきらめてはいけません。サービスによっては、Web送付も郵送もFAXまで対応している場合があります。取引先の要求に応じて、送付方法を使い分ける対応もWeb請求書では可能なのです。
選定ポイント3. セキュリティは十分にチェック！
「1. オンプレミスかクラウドか？」でも説明したように、他社のデータセンターに請求書データを保管する場合は、その安全性を必ず確認しておきましょう。
まずはデータセンターの位置。国内にあるか、海外にあるか。たとえ国内にあっても海外のデータセンターにバックアップされていないか。このような基準は自社のセキュリティポリシーに左右されます。
そのデータセンターは24時間365日の監視体制が整っているか。通信データは暗号化されているか。こちらの要求に応じていつでもデータを取り出せるか。バックアップはされているか。セキュリティのための設備は十分か、外部からの監査を受けているか……。不安を残すことのないよう、しっかり確認してください。
選定ポイント4. システム連携機能や管理機能があるか？
4番目のポイントは個々の機能の確認です。自社で必要としている機能が用意されているかをチェックします。
たとえばシステム連携。請求書は会計システムや販売管理システムとデータ連携ができると便利です。顧客管理システムとマスタデータを同期できると、顧客データの二重入力がなくなります。自社で使っているシステムと連携できるか調べておきましょう。
次に管理機能。請求書を発行するだけではなく、毎月の請求状況・未収金状況の確認の一覧を出力できる、入金後の消込、請求漏れ、未収金の催促など、豊富な管理機能が搭載されているツールやサービスもあります。必要な管理機能が使えるかどうか確認しましょう。
※Web請求書システムの選定ポイントについて、詳しく知りたい方はこちらの記事が参考になります。
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