仕入管理とは？業務の流れ、課題、改善方法を詳しく解説！

仕入管理とは

仕入管理の概要を見ていきましょう。

モノを仕入れる際に行う全般の管理活動

仕入れた物品は、やがて販売されて企業の利益となります。小売業ならそのまま販売され、製造業なら加工されて販売されます。いずれにしても、物品を仕入れ販売するまでには、適切な管理が必要です。その一連の管理活動を仕入管理と呼びます。

さまざまなプロセスを経て行われる

仕入管理の主な業務は以下のとおりです。

１．見積依頼

初めて取引する仕入先が相手の場合や、販売価格が変わる際に必要になるステップです。仕入れる物品やその数、納期などを示し、取引先から見積書を発行してもらいます。

２．購買契約

継続的に取引をすることが決まった場合は仕入先と購買契約を結びます。

３．発注

仕入先に物品を発注する業務です。具体的には購買依頼書作成・仕入先選定・注文書作成などが含まれます。

４．入庫・検収

入庫された物品の種類や数量などに問題がないか確認します。また、後のトラブルを防ぐために仕入れ伝票を作成します。

５．支払

代金を支払う段階です。具体的には支払予定表の作成や振込作業、記帳、消込などの作業が必要になります。

仕入管理における課題

続いて、仕入管理における課題を２つ紹介します。

業務効率の低下

拠点を複数持つ企業は、１部署がすべての拠点における取引を管理するのが一般的です。しかし、その作業には多くの手間がかかります。特にエクセルや紙媒体で仕入管理している場合は、どの取引がどの拠点で行われたのかを整理するだけでも大変です。現段階では問題なくても、将来拠点が増加した際には対応しきれない可能性もあります。

また、こうした業務は複雑になればなるほど属人化が進みがちです。担当者は理解していても、ほかの従業員が見た際に分からないため、担当者の異動や退職を境に業務が停滞するリスクがあります。

発注・仕入ミス

紙やエクセルで仕入管理を行っている場合、発注ミスや仕入ミスが生じるリスクが高くなります。業務に占める手作業の割合が高いため、どうしても人為的ミスが生じがちです。こうしたミスを防ぐにはチェック体制を強化する方法もありますが、コストや人手の観点からそれが困難なケースも多いでしょう。

また、発注・仕入の手続にはミスがないにもかかわらず、問題が生じることもあります。たとえば、そもそも必要のないものを仕入れるようなケースです。これは適切に在庫管理できていないことに起因するミスです。

ミスによって必要なものを仕入れられなかった場合はもちろんですが、過剰在庫を抱えた場合も損失が生じます。ミスは注意喚起だけで減らせるものではないため、多発するようなら業務を根本的に見直す必要があるでしょう。

仕入管理業務の改善方法

上述したような問題を解決し、適切に仕入管理業務を行うにはどうすればよいのでしょうか。

仕入方法の見直し

仕入方法を今とは異なる方法に変えることで、より良い仕入管理が実現するかもしれません。以下の３種類から自社に合うものを選びましょう。

【大量仕入】

一度に大量の物品を仕入れることです。まとめて購入することで安く買える可能性があることや、作業が少なく済むのがメリットです。しかし、まとまったお金が必要になることや、保管コストがかかる・売れ残りリスクがあるのが難点です。

【随時仕入】

必要に応じて随時仕入れる形式です。一度に必要な資金が少なく済むうえ、売れ残りのリスクもあまりありません。一方、その都度発注するのに手間がかかります。また、管理を怠ると在庫切れになるリスクもあります。

【集中仕入】

複数の拠点を持つ場合に１つの拠点で全拠点分の仕入をまとめて行う方法で、仕入の手間やコストが少なく済むのが魅力です。しかし、拠点間で密な連携が必要なうえ、すべての仕入を本社経由にしなければならない負担があります。

販売管理システムの導入

先述したとおり、エクセルや紙媒体による仕入管理には、ミスや管理の手間が増えるというデメリットがあります。そのデメリットを解消する方法として有効なのが販売管理システムの活用です。

販売管理システムとは、主として販売管理業務・購買管理業務・在庫管理業務を支援するITツールです。発注処理や仕入処理など、仕入管理に利用できる機能も備わっています。エクセルよりも手作業が少なく済む・情報共有が容易といった特徴を持つため、ミスを減らして効率的な仕入管理を実現できます。

仕入管理をシステム化し、業務効率を改善しよう！

仕入管理とは物品を仕入れる際に必要となる一連の業務です。主に以下の流れで行われます。

1. １．見積依頼
2. ２．購買契約
3. ３．発注
4. ４．入庫・検収
5. ５．支払

一方、仕入管理には業務効率が悪い、発注・仕入ミスが多いといった問題が生じがちです。それらを解決するには仕入方法の見直しや、販売管理システムの導入が有効です。

以上を踏まえ、適切な仕入管理を行いましょう。