販売管理システムとは？機能から選定ポイントまで一挙解説！

販売管理システムとは

販売管理システムとは、受注から納品までの商品やお金の流れを管理する販売管理や在庫管理、購買管理の機能を搭載したシステムのことです。

販売管理とは「いつ」「誰に」「何を」「いくつ」「いくら」で販売し、「代金の回収をいつ行うか」を管理することです。具体的には商品の管理に関する業務（受注・出荷・発注・仕入・在庫など）と、お金の管理に関する業務（見積・売上・請求・入金・支払など）があります。製造業では生産管理も対象に含まれるため、業務内容は多岐にわたるでしょう。

これらの業務を個々で管理する場合は業務フローや全体像を把握しにくく、「データの不整合」「書類発行の失念」「在庫過多や商品不足」「各店舗商品の偏り」などの問題が起こりかねません。エクセルや紙、ソフトなど複数の方法で管理しているのであれば、転記ミスが発生する可能性もあるでしょう。販売に関するデータを一元管理し、会計ソフトへ受け渡す販売管理システムは、業務を効率化するうえで重要な役割を担っているといえます。

販売管理システムはその特徴から大きく２タイプに分類できるので、覚えておきましょう。

■業種（業界）特化型

ある業種・業界に特化したタイプ。建設・製造・運輸・食品・アパレル・医薬品・出版・広告・卸売・商社向けなどさまざまな製品がある。プロジェクト型などの業態に特化したものも。
特有の業務・商習慣に即した機能やテンプレートがパッケージ化されており、運用しやすい。

■業種を問わない汎用型

さまざまな業種で活用できるタイプ。特有の業務をもたない場合や、自社にあう機能でカスタマイズしたい場合などに最適。導入後の機能追加など、フレキシブルに運用できる。

販売管理システムの機能一覧

販売管理システムの基本機能は、販売管理機能・在庫管理機能・購買管理機能の３つに分類できます。以下でそれぞれ詳しく見ていきましょう。

販売管理機能

販売管理には見積・受注・売上・請求などのフローがあります。システムにはそれらのフローで発生するデータ入力や検索機能、エクセルやCSVへの出力機能、既存システムからのデータ取り込み機能などが搭載されています。

請求管理は付帯的な機能のため、会計システムと連動させるのがよいでしょう。販売管理システムでは未回収の債権データ検索や、入金後の消し込みが可能です。

在庫管理機能

在庫管理では、商品の出荷や在庫状況を確認できる機能が搭載されています。出荷管理では出荷指示の入力・確定、在庫管理や検索機能により出荷指示や在庫状況の確認・調整、現在の在庫や受払い情報の履歴を検索・表示できます。受注データにもとづく正確な商品の出荷が可能になるでしょう。

棚卸管理やデータ登録機能もあります。エクセルにデータを入力してシステムに取り込めば棚卸状況を反映・管理でき、二重入力の手間がかかりません。

購買管理機能

主に発注・仕入れ・入荷・債務管理のデータ入力・検索・出力や取り込み機能が購買管理機能に該当します。

契約締結後に仕入れを確定する機能や在庫計上する仕入確定機能、何を・いつ仕入れるのか入力する仕入予定入力機能、支払・買掛データをもとに消込作業をおこなう支払消込入力機能、支払予定表の作成機能などが搭載されています。

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販売管理システムのメリット

販売管理システムの利用で、どのような問題が解決できるのでしょうか。

データ入力や共有の効率が上がる

販売管理システムの導入で受発注や請求などのデータ入力が自動化されるため、入力の手間を省けます。

システム上でさまざまなデータを一元管理でき、各部署への共有も簡単です。例えば総務担当者が請求書を発行する場合、担当者への問い合わせや、異なる部署のファイルを探し出す必要がありません。物流担当者が入力した納品データをそのまま引用すればよいので、業務にかかる時間や手間を削減できるでしょう。

ミスが減り、業務の精度が上がる

情報の一元化と自動入力機能により、見積書や請求書への記入ミス、代金の回収漏れなどを防止できます。入念な確認作業が不要になり、顧客からのクレームやトラブルの発生も防げるでしょう。

業務フローや入力方法の統一化は、業務の属人化防止にも効果的です。業務が標準化されれば、担当者の異動や変更があっても業務の質を保持でき、引き継ぎの際もスムーズです。

売上実績の分析により経営戦略を立てられる

販売管理システムのデータ管理・分析機能を利用すれば、今後の販売戦略や売上予測がより正確に行えます。過去のデータを分析して受注が増加する時期を把握し、適正在庫の確保や人員配置を行うなど、精度の高い戦略が立てられるでしょう。分析の切り口を変えれば、購買データに含まれる購入者の属性情報からマーケティングを展開することも可能です。複数拠点をもつ場合などでもリアルタイムにデータを集約・分析できるため、迅速で的確な経営判断が下せるでしょう。

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販売管理システム導入前の注意点

販売管理システムを導入する際は、事前に以下を準備する必要があるので注意しましょう。

組織体制の整備

部署ごとに異なるシステムを有している場合、販売管理システムへすべての情報を統一することになります。操作や管理、運用方法などが大きく変わるため、事前に各部署へ周知して要望を取りまとめましょう。

運用時のフローや、組織体制の整備も欠かせません。責任者を選定し、トラブル発生時も的確に対処できるような体制を構築します。経営者をトップに据えた組織体制にすれば、従業員のシステム活用も進むでしょう。

費用対効果の検討

販売管理システムの導入効果は、企業規模や業務内容などで程度が異なります。導入には初期費用や運用費等のコストがかかるうえ、社内周知にも手間がかかるでしょう。そのため事前に費用対効果を確認し、販売管理システムを導入すべきか否か見極める必要があります。

大規模企業では販売管理機能をもつERP（統合基幹業務システム）の利用が多く見られるものの、中小企業ではコストがかさみ、現実的ではありません。さまざまな製品を比較し、自社にとって最適な方法を検討しましょう。

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販売管理システムの選定ポイント

販売管理システムを選ぶ際、特に注目すべきポイントは以下の２点です。

自社の業種・業態に適しているか

先述のとおり、販売管理システムには業種（業界）特化型の製品と、業種を問わない汎用型の製品があります。特化型には業種特有の機能が搭載され、例えば食品業向け製品では賞味期限管理機能が、製造業向け製品では工程管理機能が備えられています。機能を追加せずともスムーズに運用できるでしょう。

汎用型製品の場合、在庫管理や購買管理、請求管理などの機能を取捨選択してカスタマイズできるものや、既存のPOSシステム・顧客管理システムなどと連携して活用できるものがあります。必要機能に絞って導入すればコストを最小限に抑えられるため、既存環境に合致した製品を選びましょう。

導入後のサポートはあるか

販売管理システムを使いはじめれば、疑問点や不明点も数多く出てくるでしょう。その際、ベンダーからサポートが受けられるか否かは重要なポイントです。手厚いサポートがあれば、社内担当者が不在の場合でも安心して製品を利用できます。サポート可能な時間や範囲はベンダーにより異なるため、事前によく確認しましょう。

導入前に確認しておきたいサポート項目

• ・問い合わせ手段は何か（電話・メール・チャットなど）
• ・24時間対応が可能か
• ・サポート時間はどの程度か
• ・休日も対応しているか

以下の記事では、人気ランキング順に販売管理システムを紹介しています。提供形態や企業規模、機能などで比較できる表も掲載しているので、製品を検討する際にお役立てください。

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販売管理システムで業務の効率化を実現しよう

販売管理システムでは受注から納品までの「カネ」「モノ」の情報を一元管理できるため、販売管理業務を効率化できます。人的ミスを防止し、迅速な経営判断にも活かせます。導入前には組織体制の整備や、費用対効果の検討が欠かせません。ベンダーによるサポート体制の程度もよく確認しましょう。販売管理システムには業種（業界）特化型と汎用型があるため、自社にあう製品を選定しましょう。