販売管理システムとは？機能から選定ポイントまで一挙解説！

販売管理システムとは

販売管理システムとは、受注から納品するまでの商品やお金の流れを管理するために、販売管理や在庫管理、購買管理の機能を搭載したシステムです。

そもそも「販売管理」とは、いつ、誰に、何を、いくつ、いくらで販売し、代金の回収をいつ行うかを管理することです。具体的にいうと、受注・出荷・発注・仕入・在庫など商品の管理に関する業務と、見積・売上・請求・入金・支払などのお金の管理に関する業務があります。なお、製造業では生産管理業務が対象に含まれ、業務内容が多岐にわたります。

これらの業務を個々で管理するとなると、業務フローや全体像を把握しにくく「データの不整合」「書類発行や記入ミス」「在庫過多や商品不足」「店舗ごとの商品の偏り」などが起こる原因となります。そのため、販売に関するデータを会計ソフトまで受け渡す役割を販売管理システムが担っているのです。

業種・業界別に対応した販売管理システム

販売管理システムはさまざまな業種別・カテゴリー別に特化したものがあります。業種・業界特有の業務にあった機能やテンプレートが用意されているので運用がスムーズになるでしょう。以下のような業界向けの販売管理システムがあります。

業種別販売管理システム

• ●製造業向け
• ●飲食向け
• ●アパレル向け
• ●医薬品向け
• ●広告業向け
• ●卸・商社向け

販売管理システムの機能一覧

販売管理システムの基本機能は、大きく販売管理機能・在庫管理機能・仕入管理機能の３つに分類できます。

販売管理機能

販売管理には見積・受注・売上・請求などのフローがあります。システムには、見積・受注・売上・請求のデータ入力や検索の機能のほか、エクセルやCSVへの出力機能、既存の他システムからのデータ取り込み機能などが搭載されています。

なお、請求管理に関しては付帯的な機能なので、会計システムと連動させて利用するのが一般的です。販売管理システムでは未回収の債権データの検索や入金後の消し込みなどを行います。

在庫管理機能

在庫管理においては商品の出荷や在庫状況を確認する機能があります。出荷管理では、受注データに基づいて正確に商品を出荷することが求められます。それに対応するのが出荷指示の入力・確定、在庫管理、検索機能です。出荷指示、在庫状況の確認や調整、現在の在庫や受払い情報の履歴を検索・表示することが可能です。

また、棚卸の管理やデータ登録の機能も搭載しており、エクセルにデータを入力しシステムに取り込むことで、棚卸状況を反映・管理できます。

購買管理機能

主に、発注や仕入れ、入荷、債務管理におけるデータ入力や検索、データ出力・取り込み機能が購買管理機能に該当します。

契約書を交わした後で仕入れを確定する機能や、在庫計上する仕入確定機能、何を・いつ仕入れるのかを入力する仕入予定入力機能、どの取引でいくら支払ったのかを確定するため支払・買掛データを基に消込作業をおこなう支払消込入力機能、支払予定表の作成機能などが搭載されています。

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販売管理システムのメリット

では、販売管理システムを利用することで、どのような問題を解決できるのでしょうか。

データ入力や共有の効率が上がる

販売管理システムを導入すれば、受発注や請求などのデータ入力が自動化されるので、入力の手間がなくなります。

さらにシステム上でさまざまなデータを管理するため、各部署への共有も簡単です。総務担当が請求書を発行する場合は、物流担当が入力した納品のデータをそのまま引用できます。

ミスが減り、業務の精度が上がる

情報の一元管理や自動入力により、見積書や請求書への記入ミスや代金の回収漏れなどがなくなります。ミスがなくなればダブルチェックの手間も省けて、負担が軽減されるでしょう。

そのうえ、業務フローやデータの入力方法などが統合されることで、属人化を防げます。部署や担当者間でやり方にバラつきがあると質に差が出てしまいますが、業務の標準化により精度が上がります。

売上実績の分析により経営戦略を立てられる

販売管理システムのデータ蓄積及び分析機能を利用すれば、今後の販売戦略や売上予測をより正確なものにできます。たとえば過去データを分析して、受注が多くなる時期を把握し適正な量の在庫を確保するなど、精度の高い業務を遂行できるでしょう。

購買データには購入者の属性情報なども含まれるため、予測を生かしたマーケティングを展開することも可能です。手作業で行う場合よりも効率的に分析ができるため、販売戦略の策定や経営判断を一層迅速に行えるのです。

販売管理システム導入前の注意点

販売管理システムの導入にあたっては注意しなければならないことがあります。

正しい判断ができる組織体制を整えよう

部署ごとに異なるシステムを有している場合は、販売管理システムにすべてを統一することになるため各部署の要望をいかにうまく取りまとめられるかどうかが成功の鍵です。

要望を取りまとめるだけではなく、何らかの問題が起こった時にも総合的に対応できるように準備しておく必要があります。

費用対効果を検討する

販売管理システムの導入効果は、会社の規模や業務内容などによって異なってきます。導入には初期費用や運用費がかかるうえ、異なる部署の要望を取りまとめなければならないと言う手間もあります。

事前に費用対効果を確認し、販売管理システムを導入すべきかを見極めておきましょう。なお、大企業ではERPをカスタマイズして利用するのが一般的なので、さまざまな製品を比較することをおすすめします。

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販売管理システムの選定ポイント

販売管理システムを選ぶ際に、特に注目すべきポイントが２つあります。

自社の業種・業態に適しているか

販売管理システムは、さまざまな業種・業態に幅広く対応できるよう設計されたパッケージ型が多くを占めますが、特定の業種に特化しているものもあります。食品業向けなら賞味期限管理機能があったり、製造業向けなら工程管理機能などが含まれていたり、特有の機能を搭載しています。

また、パッケージ型製品の中には、在庫管理や購買管理、請求管理などの機能を取捨選択してカスタマイズできるものや、既存のPOSシステムや顧客管理システムなどと連携して使えるものがあります。必要な機能だけを導入すればコストを最小限に抑えられるので、既存環境にマッチした製品を選びましょう。

導入後のサポートがついているか

販売管理システムを導入したばかりの頃は、分からないことや判断に悩むことが出てくることでしょう。そのような時にベンダーからフォローがあるかどうかはシステムの運用に影響します。また、システムエラーにより操作できなくなると業務が中断してしまいます。迅速かつ丁寧なサポートがある製品を選びましょう。

導入前に確認しておきたいサポート項目

• 問い合わせ方法は電話かメールか
• 24時間対応か
• サポート時間はどのくらいか
• 休日も対応しているか

なお、ここでは簡単に選び方を紹介しましたが、詳細は以下の記事をご覧ください。業種別におすすめの販売管理システムを比較しているので導入検討中の方は必見です。

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販売管理システムで業務の効率化を実現しよう

このように販売管理システムは、受注から納品までの情報の一元管理により、データ入力の効率化などのメリットをもたらします。自社の業種に合っているか、サポート体制はどうなっているかといったポイントを確認しながら、さまざまな製品を比較してみてはいかがでしょうか。イメージをつけるためにも実際に資料請求をしてみることをおすすめします。