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「販売」は収益を生み出す作業であり、業種を問わずあらゆる企業に不可欠な業務です。この販売における一連の業務を管理し支援するのが「販売管理システム」です。販売管理システムとは、受注・発注、入荷・出荷、売上・請求・入金など、多岐にわたる業務を効率化し、全社実績をトータルに集計・分析できるシステムです。
ここでは販売管理システムの概要、業務の流れ、導入の目的を紹介します。
「販売管理」とは、いつ、誰に、何を、いくつ、いくらで販売し、代金の回収をいつ行うかを管理することです。顧客から注文を受けて代金を受領するまでの、商品と代金の流れをデータ登録し、売上、購買、在庫の3つの業務をカバーします。製造業では生産管理業務が対象に含まれることがあります。
これら業務の流れを個々に管理すると、全体像が把握しにくくなり、データの不整合、在庫過多や商品不足、店舗ごとの商品の偏りなどが起こる原因となります。そのため、販売に関するデータを発生から会計システムに受け渡すまでを、販売管理システムで管理する必要があるのです。
製品の中には、一部の業務のみに対応する製品もありますが、単独で使用されることはありません。上流あるいは下流の他の業務システムと連携して使われるケースがほとんどです。
現在、販売管理システムは極めて多彩な製品が販売されており、小規模から大規模まで、ERPから単機能まで、業種に特化したタイプなど、さまざまなタイプがあります。すべての業種に対応する汎用タイプもありますが、業種向けのテンプレートも用意されています。卸業向け、小売・卸複合業態向け、プロジェクト案件型ビジネス向け、サービス業向けなどがあります。テンプレートを利用することで企業のニーズにスムーズに対応できるようになっています。
販売管理システムには具体的にどのような機能があるのでしょうか。販売管理システムの基本的な機能とそれぞれの業務に合わせた機能をご紹介します。
販売管理システムは様々な企業が開発を行っていますが、どの製品も共通して基本的な３つの機能を備えています。
さら販売管理システムの基本的な機能について知りたい方は、下記の記事を御覧ください
参考記事：販売管理システムの基本的な機能とは？
販売管理システムには、他にも売上管理、購買管理、在庫管理の機能があります。一般に売上データの集計・分析、帳票発行機能も用意されています。代表的な業務と支援機能を紹介します。
受注から入金までの業務の流れを管理します。
まず、顧客から注文の打診を受け、見積書を作成します。受注後は、受注伝票の入力、在庫の引き当て、受注請書の作成を行います。出荷されると、売上を計上し、請求書を発行、売掛管理、入金処理を行います。
発注、入荷、仕入、支払、買掛の流れを管理します。
購買先ごとの購買単価・掛け率の設定、見積り依頼、発注処理、受注処理、請求処理、購買予算と実績の比較などの機能を提供します。
商品や部品の入庫から出庫までを管理します。
具体的には、入荷・検品、返品、棚上げ、返品、長期在庫・期限切れ在庫の処理、棚卸、保管・ロケーション管理、ピッキング、出庫・出荷などに対応します。
売上残高、買掛残高、債権残高の一覧を作成します。
全社的な売上状況を集計します。経営判断や販売戦略の立案を支援します。
近年、販売管理システムが注目されるようになりました。その背景には、販売管理という業務の内容が多岐にわたっていて、それに付随する作業・情報も膨大だということがあり ます。販売管理を手作業で行うとどうしてもミスが発生してしまったり、確認作業が負担 になってしまうことが販売管理の課題でした。
販売管理においては、多様かつ膨大なデータの入力が必須となります。販売管理業務を手作業で行った場合、どこかでミスが発生してしまい、販売管理が不正確なものとなってしまう可能性があります。ミスが会計や計上処理といったどこかの段階で見つかったとしても、遡って修正せねばならず、本来不要であるはずの後戻り工数が発生します。ミスを避けるためには、ダブルチェックが有効ですが、その分人件費がかかりコストが上がってしまいます。
販売にまつわる業務は複数の部署に関わるため、販売管理も必然的に複数の部署に関わります。しかしその際に情報が一元化されていないと、情報共有が行われず無駄な確認作業が発生してしまう可能性があります。
営業部や経理部と言ったそれぞれの部署が個別に情報の確認を行なっている場合、余計な時間がかかり、業務の効率が低下してしまいます。業務効率の低下は、最終的には経営判断の遅れに結びつくこともありえます。
販売管理を手作業で行うということは、販売管理におけるそれぞれの業務を部署ごと・内容ごとに、個別に行うことになります。すなわち、それはデータの一元化ができないこと を意味します。
データの一元化ができないことでデータの蓄積が不十分となり、有用な分析を行うことが難しくなります。また、効率的に計画を立てることや判断をすることの妨げにも繋がっていきます。
では販売管理システムを利用することで、どのような問題を解決することができるのでしょうか。
販売管理システムを導入すれば、それまで手作業で行なっていた膨大なデータ入力作業を大幅に削減することができます。また、自動でデータが入力されるため、ミスも必然的に 発生しなくなります。ミスがあるかどうかの確認作業も不要になり、日々の業務負担の軽 減及び業務の効率化が図れます。
販売管理システムは、データを一元的に管理し、蓄積、さらには分析する機能を有しています。数年にわたるデータを分析できるため、今後の市場の動向の予想などがより簡単に行えるようになります。これは業務を受注する際にもメリットとなります。
販売管理システムでは、一元的に情報を管理するため、請求・回収といった販売における重要な部分の記録漏れを防ぐことができます。記録漏れや記録ミス自体が基本的に存在し ないため、ダブルチェックといった確認体制を敷く必要もなく、確実な販売管理と共に業 務の負担軽減も実現することができます。
販売管理システムのデータ蓄積及び分析機能を利用すれば、今後の販売戦略や売上予測をより正確なものにできます。購買データには購入者の属性情報なども含まれるため、予測を生かしたマーケティングを展開することも可能です。
また、販売管理システムを使用すれば手作業で行う場合よりも効率的に分析ができるため、販売戦略の策定や経営判断を一層迅速に行えるようになります。
販売管理システムでさまざまな情報を一元的に管理すれば、部署ごとに情報を保有・管理する必要がなくなり、情報共有の効率化が進みます。部署ごとにデータを入力および確認 する必要がなくなるため、各部署における負担軽減にも繋がります。
販売管理システムを導入することのメリットについて、更に詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
販売管理システムを導入する前に確認及び注意しなければならないことがあります。
販売管理システム導入の際は、導入のための正確な判断を下せるチームを組織することが大切です。 販売管理は、在庫管理、調達管理、売上管理などさまざまな管理業務を包括しており、業務によって管轄している部署が異なっています。販売管理システムは複数の部署 をまたがって販売管理を行うシステムですが、複数の部署を横断することが、販売管理システム導入の障壁になっている場合が多く見受けられます。
販売管理システム導入前には、それぞれの部署で求められる業務が違うという理由で、部署ごとに異なるシステムを有しているのが一般的です。販売管理システムを導入するためには、今まで異なっていたシステムをすべて統一することになります。そのため各部署の要望をいかにうまく取りまとめられるかどうかが、システム導入の成功のカギを握っています。
販売管理システム導入のためのチームは、要望を取りまとめるだけではなく、何らかの問題が起こった時にも総合的に対応できるように準備しておく必要があります。
販売管理システムによって、販売管理業務を効率的に行うことができるようになります。ただ、具体的にどのくらい効果があるかは、会社の規模や業務内容などによって異なってきます。販売管理システム導入には初期費用や運用費がかかりますし、異なる部署の要望を取りまとめなければならないと言う手間もあります。
そのため実際に販売管理システムを導入した際にどのようなメリットが、あるいはどれくらいの効果が得られるのか事前に調査し、費用対効果を確認しておくことも大切です。
販売管理システムを選ぶ際に、特に注目すべきポイントが2つあります。
導入する販売管理システムが、自社の業種・業態に適しているものであるかを確認する必要があります。販売管理システムは、様々な業種・業態に幅広く対応できるよう設計されたパッケージ型の製品が多くを占めますが、特定の業種に特化しているものもあります。
自社に業務に適したものを選択すれば、パッケージ型をカスタマイズする労力やコストを抑えられます。逆に言えば、資金に余裕があるならば、パッケージ型を必要に応じてカスタマイズした販売管理システムを導入することもできます。
販売管理システムを導入したばかりの頃は、導入チームの中でも分からないことや判断に悩むことが出てくることでしょう。そのような時に適切なベンダーからフォローがあるかどうかは、販売管理システムの運用に影響します。そのため、導入時にベンダーからに丁寧なサポートが期待できる販売管理システムを選ぶとよいでしょう。
また、販売管理システムは、社内を横断し部署をまたぐことから、ストップすることができないシステムだといえます。万が一システムが止まってしまうと、受注・発注・出荷といった対外的な業務にも影響を及ぼすことになり、大きな損失に繋がりかねません。万が一のトラブルの際に強力なサポートが受けられる製品を選定しましょう。
多くのベンダーでサポート自体は行なっていますが、重要なのはその具体的な内容です。問い合わせる際は電話でも良いのか、平日の昼間のみならず夜間や休日も対応しているのかなどのサポート体制をあらかじめ確認しておく必要があります。もしもトラブルが起こった場合はどのようにサポートしてくれるのか、また解決にかかる時間はどのくらいの見込みとなるのか、のように踏み込んだ内容まで把握しておく事が大切です。
このように販売管理システムは、情報管理の一元化や業務の効率化など多様なメリットをもたらします。自社の業務に合っているか、サポート体制はどうなっているかといったポイントを確認しながら、さまざまな製品を比較してみてはいかがでしょうか。
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| 11月12日(月) 更新 | |
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