販売管理システムとは
販売管理システムとは、販売管理業務で行う売上や購買、仕入、在庫などの業務を一元管理できるシステムです。
そもそも「販売管理」とは、いつ、誰に、何を、いくつ、いくらで販売し、代金の回収をいつ行うかを管理することです。顧客から注文を受けて代金を受領するまでの、商品と代金の流れをデータ登録し、売上、購買、在庫の3つの業務をカバーします。製造業では生産管理業務が対象に含まれることがあります。
これらの業務を個々で管理するとなると、全体像が把握しにくく「データの不整合」「在庫過多や商品不足」「店舗ごとの商品偏り」などが起こる原因となります。そのため、販売に関するデータを会計ソフトまで受け渡す役割を販売管理システムが担っているのです。
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販売管理システムは多くの業務システムと連携できる
製品の中には一部の業務のみに対応する製品もありますが、単独で使用されることはありません。POSシステムや顧客管理システムなど、すべての業務システムと連携して使われるケースがほとんどです。このようにシステムと連携することで収集したデータを活用した経営戦略が立てられ企業の成長にもつながるでしょう。
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業種・業界別に対応した販売管理システム
販売管理システムはさまざまな業種別・カテゴリー別に特化したものがあります。自社の業種に特化した販売管理システムを選ぶことで、業種・業界特有の業務にあったテンプレートが用意してあり費用対効果を実感できるでしょう。以下のような業界向けの販売管理システムがあります。
- 業種別販売管理システム
- ●製造業向け
- ●飲食向け
- ●アパレル向け
- ●医薬品向け
- ●広告業向け
- ●卸・商社向け
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販売管理システムの基本機能一覧
販売管理システムの基本的機能は大きく３つの販売管理機能・在庫管理機能・仕入管理機能に分類できます。
販売管理機能
販売管理には見積・受注・売上・請求などのフローがあります。企業や業種によって多少異なりますが、「受注管理」と「請求管理」は必要最低限のフローです。
販売管理システムにはこれらに対応する受注入力、受注検索、受発注同時入力が搭載されています。また納品後に請求書の発行や発生した債権の回収管理を行う請求書の発行、債権検索機能もあるため一貫した販売管理フローを構築できます。
在庫管理機能
在庫管理機能には商品の出荷や在庫状況を確認する機能があります。出荷管理では、受注データに基づいて正確に商品を出荷することが求められます。それに対応するのが出荷指示の入力・確定、在庫管理、検索機能です。これらは出荷指示、在庫状況の確認や調整、現在の在庫や受払い情報の履歴を検索・表示することが可能です。
また棚卸の管理や登録をする機能も搭載しておりExcelにデータを入力しシステムに取り込むことで、棚卸状況を反映・管理することができ、業務効率化が期待できます。
購買管理機能
購買業務は自社が顧客となるため、販売業務と同様に、見積や発注、支払いなどのフローがおこなわれます。販売管理システムには、これらに対応する為に見積りや購買内容を確認する機能があります。
他にも契約書を交わした後で仕入れを確定する機能や在庫計上する仕入確定機能や「何を・いつ仕入れるのか」仕入の予定を入力する仕入予定入力機能、どの取引でいくら支払ったのかを確定するため、支払・買掛データを基に消込作業をおこなう支払消込入力機能、支払予定表の作成機能などが搭載されています。
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販売管理システムのメリット
では販売管理システムを利用することで、どのような問題を解決することができるのでしょうか。
販売情報の入力が効率化できる
販売管理システムを導入すれば、それまで手作業で行なっていた膨大なデータ入力作業を大幅に削減することができます。また、自動でデータが入力されるため、ミスも必然的に発生しなくなります。ミスがあるかどうかの確認作業も不要になり、日々の業務負担の軽減及び業務の効率化が図れます。
受注業務の精度を向上できる
販売管理システムは、データを一元的に管理し、蓄積、さらには分析する機能を有しています。数年にわたるデータを分析できるため、今後の市場の動向の予想などがより簡単に行えるようになります。これは業務を受注する際にもメリットとなります。
請求・回収を記録し、漏れを防止できる
販売管理システムでは、一元的に情報を管理するため、請求・回収といった販売における重要な部分の記録漏れを防ぐことができます。記録漏れや記録ミス自体が基本的に存在しないため、ダブルチェックといった確認体制を敷く必要もなく、確実な販売管理と共に業務の負担軽減も実現することができます。
売上実績の分析により経営戦略を立てられる
販売管理システムのデータ蓄積及び分析機能を利用すれば、今後の販売戦略や売上予測をより正確なものにできます。
購買データには購入者の属性情報なども含まれるため、予測を生かしたマーケティングを展開することも可能です。また、販売管理システムを使用すれば手作業で行う場合よりも効率的に分析ができるため、販売戦略の策定や経営判断を一層迅速に行えるのです。
情報共有が効率化できる
販売管理システムでさまざまな情報を一元的に管理すれば、部署ごとに情報を保有・管理する必要がなくなり、情報共有の効率化が進みます。部署ごとにデータを入力および確認する必要がなくなるため、各部署における負担軽減にも繋がります。
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販売管理システム導入前の注意点
販売管理システムを導入する前に確認及び注意しなければならないことがあります。早速確認していきましょう
正しい判断ができる組織体制を整えよう
販売管理システム導入前には、それぞれの部署で求められる業務が違うという理由で、部署ごとに異なるシステムを有しているのが一般的です。販売管理システムを導入するためには、今まで異なっていたシステムをすべて統一することになります。そのため各部署の要望をいかにうまく取りまとめられるかどうかが、システム導入の成功のカギを握っています。
販売管理システム導入のためのチームは、要望を取りまとめるだけではなく、何らかの問題が起こった時にも総合的に対応できるように準備しておく必要があります。
どれぐらいの効果が得られるか検討する
販売管理システムによって、販売管理業務を効率的に行うことができるようになります。ただ、具体的にどのくらい効果があるかは、会社の規模や業務内容などによって異なってきます。販売管理システム導入には初期費用や運用費がかかりますし、異なる部署の要望を取りまとめなければならないと言う手間もあります。
どのようなメリット・効果が得られるのか事前に調査し費用対効果を確認しておくことが大切なのです。
販売管理システム選定ポイント
販売管理システムを選ぶ際に、特に注目すべきポイントが2つあります。
自社の業種・業態に適しているか
導入する販売管理システムが、自社の業種・業態に適しているものであるかを確認する必要があります。販売管理システムは、様々な業種・業態に幅広く対応できるよう設計されたパッケージ型の製品が多くを占めますが、特定の業種に特化しているものもあります。
自社に業務に適したものを選択すれば、パッケージ型をカスタマイズする労力やコストを抑えられます。逆に言えば、資金に余裕があるならば、パッケージ型を必要に応じてカスタマイズした販売管理システムを導入することもできます。
導入後のサポートがついているか
販売管理システムを導入したばかりの頃は、導入チームの中でも分からないことや判断に悩むことが出てくることでしょう。そのような時に適切なベンダーからフォローがあるかどうかは販売管理システムの運用に影響します。また一つの機能あが止まるとすべての作業が中断してしまいます。丁寧なサポートがある販売管理システムを選びましょう。
- 導入前に確認しておきたいサポート項目
- 問い合わせ方法は電話かメールか
- 24時間対応か
- サポート時間はどのくらいか
- 休日も対応しているか
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販売管理システムで業務の効率化を実現しよう！
このように販売管理システムは、情報管理の一元化や業務の効率化など多様なメリットをもたらします。自社の業務に合っているか、サポート体制はどうなっているかといったポイントを確認しながら、さまざまな製品を比較してみてはいかがでしょうか。イメージをつけるためにも実際に資料請求をしてみることをお勧めします。
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