１ 導入目的を明確にして必要な基本機能を洗い出す
まずは、販売管理システムを導入することで「どのような課題を解決したいのか」「なぜ販売管理システムが必要なのか」を明確にしましょう。導入目的が定まることで、必要な機能を洗い出せ、導入後も課題解決に向けてシステムを活用できます。
機能に関しては、課題解決のために必要な機能と現場が必要としている機能が異なることもあります。実際に利用する現場の声も反映させながら、最適なシステムを選定しましょう。
販売管理システムには主に以下の基本機能があります。
- ●販売管理機能
- ●在庫管理機能
- ●仕入管理機能
上記の他にも輸出入管理ができる製品やハンディターミナルに対応した製品もあります。販売管理システムの機能について詳しく知りたい方は以下の記事を参照してください
２ 自社の業種・業界に精通したシステム提供会社を選ぶ
販売管理システムは、製造業や小売業、卸売業など業種別に備えている機能や管理項目が異なります。「自社の業態はどこに位置付くのか」「複合的なビジネスを展開している際には、どのシステムを導入するのが適切なのか」を専門業者と相談して、しっかりとシステムを検討しましょう。
さらに、いざ販売管理システムを導入するとなるとシステムを提供するベンダーが「どれほど自社のビジネスに対して理解しているか」というポイントにかかってくるので、自社と同様の業種・業界の導入実績があるかどうかも確認しましょう。ビジネスに適した販売管理システムとは何かを吟味することが、失敗しないための最初のポイントです。
販売管理システム業種ごとの選定については以下の記事で詳しく記載していますので参考にしてください。
３ 製品や販売方式にあわせてシステムを選定する
自社の主力（主要）製品は何かをまず棚卸しして、どんな販売管理システムを導入していくかを検討しましょう。販売管理システムには多様な種類があるので、自社の製品に合致したものを選定するのが失敗しないためのポイントです。やみくもにシステムを選んでしまうと莫大な費用がかかったり、逆に運用しにくくなったりなど導入に失敗する可能性があります。
最初に洗い出した基本機能の他にも、製品を管理する上で必要になる機能は多くあるでしょう。例えば、「賞味期限管理（表示）は必要か」「輸入・輸出管理は必要か」「シリアルナンバーを付ける必要があるか」など、製品・販売方式特有の機能はシステム提供会社との入念な打ち合わせをしながら、適切な販売管理システム導入を検討してください。
４ 企業規模にあったシステムを選定する
販売管理システムといってもさまざまな製品があり、大規模向けから小規模向けのシステムまで多種多様で、ERPとして活用できるシステムもあります。そのため、機能や業種・業界だけでなく、企業規模でも絞り込みを行いましょう。不足のないように多機能なシステムを導入したとしても、機能が使い切れず費用対効果が悪くなる可能性もあります。
販売管理システムにも対象の従業員規模や売上規模があるので、まずは企業規模にあったシステムで運用をスタートし、事業拡大にともなって柔軟に拡張できる販売管理システムを選びましょう。
５ 販売情報を一元管理できるシステムを選定する
それぞれの工程で管理機能を個別に導入させることも可能です。しかし、個別管理にした場合、かえって管理するのが煩雑になってしまう危険もあります。工程ごとのシステムにすると、各システムで部分的にしか状況を把握できないため、在庫過多や在庫不足を引き起こしかねません。
販売管理システム導入に失敗しないためには、トータルな管理ができ、管理がスムーズに行える販売管理システムを導入することが有効でしょう。販売情報の一元管理を行うことで、業務担当者以外にも受注や請求などの情報を確認でき業務の効率化に繋がります。また、他の情報もふまえて経営判断に使えるデータを算出することも可能です。
６ 自社にあった導入形態＜クラウド・オンプレミス＞を選ぶ
販売管理システムの導入形態には主に以下の３つです。
- ●オンプレミス型販売管理システム
- ●パッケージ型販売管理システム
- ●クラウド型販売管理システム
販売管理システムは業種・業界ごとに作成されたテンプレートを提供する企業も多いため、基本的な機能が搭載されたパッケージ製品も多くあります。また、業務に合わせてシステムを構築することも多かったので、オンプレミス型の製品の人気も根強くあります。
ただ、近年ではクラウド型販売管理システムもシェアを伸ばしてきており、低コストで運用のてまがかからないことから導入する中小企業も増えてきています。それぞれのメリット・デメリットを確認して最適なシステムを導入しましょう。
クラウド型販売管理システムについて詳しく知りたい方は以下の記事を参考にしてください。
７ 入力や操作がしやすいシステムを選定する
いままで手間になっていた販売管理業務を効率化するためのシステムなので、担当が入力や操作のしやすいシステムを選びましょう。入力の際にミスが起きてしまっては元も子もありません。使い慣れている既存のシステムと連携できる製品もあるので、チェックしてみると比較的使いやすい製品を選べるでしょう。
また、操作性だけでなく入力した情報の差異がわかるような機能がついていると、わざわざ画面を見比べる必要なく、入金遅延や発注漏れに気づけ、ミスを削減できます。
８ サポート体制が整っているか確認する
販売管理システムは企業の経営を根幹から支えているシステムでもあるので、何らかの問題が発生し「システムが停止してしまった」なんてことが起これば、業務に影響を及ぼします。
システムの停止は起こってはならないことですが、その他にもシステム障害など何らかの問題が起こった際にすぐに問い合わせができるよう、サポート体制の整ったベンダーを選ぶことをおすすめします。メール対応だけでは何か合ったときにすぐ対応してもらえるかわからないため、電話対応や対応時間まで確認しましょう。サポート費用が発生する場合もあるので、注意してください。
販売管理システムの選定ポイントをおさえて導入検討しよう
現在の販売管理業務における自社の課題をしっかり把握しておくことも大切です。販売管理システム導入を成功に導くためにも基本的な業務改善を合わせて検討しましょう。実際に販売管理システムを比較検討したいと言う方は、無料で資料請求を行ってみてはいかがでしょうか。
