販売管理システムの基本的な機能一覧を紹介！

販売管理システムの基本的な機能一覧

販売管理システムにある基本的な機能を一覧で紹介します。

販売管理機能

販売管理には見積・受注・売上・請求などのフローがあります。企業や業種によって多少異なりますが、「受注管理」と「請求管理」は必要最低限のフローです。ここでは、それぞれをサポートする機能をご紹介します。

受注管理

受注管理では、商品やサービスの注文を受注データとして管理します。そのための機能として、以下があります。

■受注入力

注文が入った際、商品やサービスの受注情報を入力・登録する機能です。製品によっては見積データを引用し、自動作成できるものもあります。

■受注検索

登録された受注情報を検索・表示する機能です。受注番号や取引先、サービス名など様々な項目をキーとして検索することができます。

■受発注同時入力

受注と発注を同時に処理できる機能です。自社で在庫を持たず、仕入れ先から直接取り引きする場合は入力作業を軽減させることができます。

請求・回収管理

納品後は、請求書の発行や発生した債権の回収管理をおこないます。この管理をサポートする機能として、以下があります。

■請求書の発行

売上データに基づいて請求書を発行する機能です。複数回の締処理などに対応している製品もあり、取引先に応じて柔軟に請求業務がおこなえるものもあります。

■債権検索

未回収の債権を検索・一覧表示できる機能です。取引先や期間など、様々な項目で検索でき、債権の不良化リスクを軽減することが可能です。

在庫管理機能

在庫管理では、商品の出荷や在庫状況を確認するフローがあります。

出荷管理

出荷管理では、受注データに基づいて正確に商品を出荷することが求められます。それをサポートする機能として、以下があります

■出荷指示の入力・確定

出荷指示が作成できる機能です。その後確定されることで、倉庫へ出荷指示が送られ発送されます。

■在庫管理

商品を出荷するためには、在庫状況の確認や調整が重要になります。そのための機能として、以下があります。

■検索機能

現在の在庫や受払い情報の履歴を検索・表示する機能です。何がどれくらい残っているのか、また在庫の移動などを可視化することが可能です。

棚卸（在庫の調整）

棚卸の管理や登録をする機能です。Excelにデータを入力しシステムに取り込むことで、棚卸状況を反映・管理することができ、業務効率化が期待できます。

仕入管理機能

例えば製造業の場合、商品を販売するためには原材料や部品の仕入れが必要です。仕入業務は自社が顧客となるため、販売業務と同様に、見積や発注、支払いなどのフローがおこなわれます。

仕入管理

仕入管理を支える機能として、以下があります。

■仕入確定

見積りや購買内容を確認し、契約書を交わした後で仕入れを確定し、在庫計上する機能です。

■仕入予定入力

何を・いつ仕入れるのか、仕入の予定を入力する機能です。製品によっては、受注情報から自動で作成してくれるものもあります。

支払管理

仕入に伴う支払業務を管理します。主に以下2つの機能があります。

■支払消込入力

どの取引でいくら支払ったのかを確定するため、支払・買掛データを基に消込作業をおこなう機能です。

■支払予定表の作成

支払予定の金額や支払先などを集計し、予定表を作成する機能です。期間や支払区分ごとに表示することができます。

販売管システム機能の活用方法

販売管理システムの機能を活用する方法をご紹介します。

販売管理業務をトータルサポートする機能

販売管理システムは売り上げや売り掛け、請求、入金管理、仕入れ、買掛け、支払管理などの販売管理業務をカバーする業務システムです。入力したデータは遠隔地の拠点で入力されたものを含めて即座に集約され、全社のデータを一元管理することができます。

見積り処理の一括管理が可能

販売管理システムには、見積り処理を一括管理する機能が搭載されている製品もあります。見積りを作成するとき伝票単位で過去の見積りを呼び出したり、明細単位で引用して新たな見積りを作成することも可能です。

見積承認では、電子承認機能が用意されていることもあります。そして、これらの進捗状況の可視化機能が備わって入れば、処理の停滞防止、決済処理のスピードアップに有用です。

受発注をまとめて管理ができる

受発注処理機能が備わっている製品では、多くの場合、受注と発注をまとめた入力に対応しています。受注があるものを取りまとめて得意先や納品先ごとに集計、発注があるものを取りまとめ仕入先や倉庫ごとに集計。それぞれに受注書、発注書を印刷できます。EDI（電子データ交換）による受発注に対応している製品もあります。

オペレーション負荷を軽減する機能

販売管理システムの受発注処理機能には、受注や出荷、売上、発注、入荷、仕入において同一の伝票番号を使用する機能も備わっています。重複入力を排除するとともに、あいまい検索や豊富な検索条件を使用してマスターコードが不明なものも入力できるなど、入力業務を強力にサポートしてくれます。

納期の管理が簡単にできる

販売管理システムでは、納期遅延防止とリードタイム短縮に役立つ納期管理機能も利用可能です。専用画面ではカラーシグナル表示を行なうことで、納期状況を確実にチェックしておけるようになっています。伝票登録との連携機能を使えば、スピーディーな注文訂正や出荷指示もできます。

ハンディターミナルで在庫管理が可能

販売管理システムには、ハンディターミナル連携機能もあります。ハンディターミナルでの作業のみで入出荷検品や棚卸、発注、顧客貸出などのデータ入力が完了します。

案件管理やロット管理で経営判断を支援

販売管理システムは、個別案件管理機能を搭載しています。受注案件ごとに利益や状況を管理し、顧客サービスの向上を支援してくれます。ロット管理機能では、ロット別の在庫管理、棚卸処理機能から、営業担当者別の確保在庫、預り・預け在庫、床在庫、棚在庫などの保管状態に至るまでをカバーしています。素早い経営判断を支援する、詳細な管理データが得られます。

輸出入管理を含む多様なビジネスモデルに対応

販売管理システムは卸売、加工販売、製造販売、輸出入といった業態や、鋼材・食品・事務用品・塗料・医療機器・医薬品・電気機械器具など様々な業種を幅広くサポート。自社の業務形態に最適化したカスタマイズにも対応しています。

輸出入管理機能には、外貨建債権管理や外貨建債務管理、多通貨管理、為替予約管理、通関書類の出力などが含まれます。製造業務も同一システムで対応可能です。受注・見込情報から生産計画を作成。工程構成マスターを元に、所要量の計算を行なうこともできます。

営業支援機能や詳細な単価設定などにも対応

製品によっては、商品画像付きの商品カタログを発行する機能や、出荷製品のトレーサビリティー機能も提供されます。また、期間別単価や得意先別契約単価、得意先別ボリューム単価、分類単価、ランク単価といった取引先に応じた単価を設定しておけるものもあります。以下は、単価算出パターンの一例です。

• ・標準単価
• ・取引先別掛率単価
• ・取引先別掛率ランク
• ・取引先別品目別単価ランク取引
• ・取引先別品目別単価
• ・取引先別品目別数量別単価
• ・直近単価
• ・品目別数量別単価
• ・品目別掛率ランク
• ・取引先別品目分類別掛率ランク
• ・取引先分類別数量別単価
• ・単価ランク別数量別単価

まとめ　自社に必要な機能があるかを確認しよう

設定可能な単価の数や得意な業種などは、製品ごとに異なっています。まずは気になる販売管理製品の資料を請求して、詳細な実装機能を確認しましょう。販売管理システムの導入が初めてで、自社にどのような製品が適切なのかわからない場合、販売管理システムの人気製品や事例などの情報を参考にすると良いでしょう。