販売管理システムの基本機能一覧！便利なオプション機能も紹介

販売管理システムの機能一覧

販売管理システムの基本的機能は販売管理機能・在庫管理機能・購買管理機能の３つに分類できます。それぞれさらに細かな機能に分かれているので、詳しく解説します。

１．販売管理機能

販売管理には見積・受注・売上・請求のフローがあります。企業や業種によって多少異なりますが、ここでは「受注管理」「見積管理」「請求管理」は必要最低限のフローです。

見積管理に関する機能

見積管理では、見積作成業務を効率化や管理する機能がそろっています。

■見積作成

見積もりの入力・作成が行えます。PDFなどで出力ができる製品もあります。

■見積検索

管理している見積情報を検索・一覧表示する機能です。

受注管理に関する機能

受注管理では、商品サービスの注文を受注データとして管理します。その機能を３つ紹介します。

■受注入力

注文が入った際、商品やサービスの受注情報を入力・登録する機能です。製品によっては見積データを引用し、自動作成できるものもあります。

■受注検索

登録された受注情報を検索・表示する機能です。受注番号や取引先、サービス名など様々な項目をキーとして検索することができます。

■受発注同時入力

受注と発注を同時に処理できる機能です。自社で在庫を持たず、仕入れ先から直接取り引きする場合は入力作業を軽減させることができます。

売上管理に関する機能

売上や売掛の管理を行う機能です。売上分析ができる製品もあります。

■売上入力

売上や売掛情報を入力する機能です。システムに蓄積されている受注データやPOSシステムを連携して、売上データを作成することもできます。

■売上検索

売上情報を検索できる機能です。商品名や取引先、コードなどで検索が可能です。

■売上データの出力

売上情報を集計して、ExcelやCSVで出力する機能です。集計した情報を分析して、売上予測ができる製品もあります。

請求・債権管理に関する機能

納品後は請求書の発行や発生した債権の回収管理を行います。この業務をサポートする機能を紹介します。

■請求書の発行

売上データに基づいて請求書を発行する機能です。複数回の締処理などに対応している製品もあり、取引先に応じて柔軟に請求業務がおこなえるものもあります。

■債権検索

未回収の債権を検索・一覧表示できる機能です。取引先や期間など、様々な項目で検索でき、債権の不良化リスクを軽減することが可能です。

■債権の消込処理

入金が済んだ後に債権の消し込む処理を行う機能です。

２．在庫管理機能

在庫管理機能には商品の出荷や在庫状況を確認する機能があります。

出荷管理に関する機能

出荷管理では、受注データに基づいて正確に商品を出荷することが求められます。

■出荷指示の入力・確定

出荷指示が作成できる機能です。その後商品の振り分けが確定されることで、倉庫へ出荷指示が送られ発送されます。WMS（倉庫管理システ）や在庫管理システムと連携できると、データの連携もスムーズに行われます。

■在庫データの管理

商品を出荷するための、在庫状況の確認や在庫の調整ができる機能です。データ上の数字と実数値の整合性をとったり、在庫償却処理などの機能もあります。

■検索機能

現在の在庫や受払い情報の履歴を検索・表示する機能です。何がどれくらい残っているのか、また在庫の移動などを可視化することが可能です。

入荷管理に関する機能

入荷管理は、仕入れた材料の入荷予定把握や実際の入荷数を把握する機能です。仕入管理と連携しており、入荷数が確定すると在庫として計上されます。

棚卸に関する機能

棚卸の管理や登録をする機能です。システム上の数値と実数値を合わせるために、ハンディターミナルなどを利用して、実在庫の数を把握します。Excelにデータを入力しシステムに取り込むことで、棚卸状況を反映・管理することができ、業務効率化が期待できます。

３．購買管理機能

製造業の場合、商品を販売するためには原材料や部品の仕入れや支払いといった購買業務が必要です。購買業務は自社が顧客となるため、販売業務と同様に、見積や発注、支払いなどのフローがおこなわれます。

発注管理に関する機能

材料や商品の発注情報やそのデータを検索できる機能です。注文書の発行や自社が発注した内容を一覧で見ることができます。

仕入管理に関する機能

仕入管理には以下の機能があります。

■仕入確定

見積りや購買内容を確認し、契約書を交わした後で仕入れを確定し、在庫計上する機能です。

■仕入予定入力

何を・いつ仕入れるのか、仕入の予定を入力する機能です。製品によっては、受注情報から自動で作成してくれるものもあります。

支払管理に関する機能

仕入に伴う、支払管理機能を紹介します。

■支払消込入力

どの取引でいくら支払ったのかを確定するため、支払・買掛データを基に消込作業をおこなう機能です。

■支払予定表の作成

支払予定の金額や支払先などを集計し、予定表を作成する機能です。期間や支払区分ごとに表示することができます。

販売管理システム製品を実際に見てみたい方は以下の記事をご覧ください。

販売管理システムの便利なオプション機能

販売管理システムには基本的機能の他にオプション機能もたくさんあります。主に利用されるオプション機能を以下で詳しく見ていきましょう。

見積り処理機能

販売管理システムには、見積り処理を一括管理する機能が搭載されている製品もあります。見積りを作成するとき伝票単位で過去の見積りを呼び出したり、明細単位で引用して新たな見積りを作成することも可能です。

さらに、見積承認では、電子承認機能がオプションとして用意されていることもあります。そして、これらの進捗状況の可視化機能が備わって入れば、処理の停滞防止、決済処理のスピードアップに有用です。

受発注処理機能

受発注処理機能が備わっている製品では、多くの場合、受注と発注をまとめた入力に対応しています。受注があるものを取りまとめて得意先や納品先ごとに集計、発注があるものを取りまとめ仕入先や倉庫ごとに集計。それぞれに受注書、発注書を印刷できます。EDI（電子データ交換）による受発注に対応している製品もあります。

納期管理機能

販売管理システムでは、納期遅延防止とリードタイム短縮に役立つ納期管理機能も利用可能です。専用画面ではカラーシグナル表示を行なうことで、納期状況を確実にチェックしておけるようになっています。伝票登録との連携機能を使えば、スピーディーな注文訂正や出荷指示もできます。

ハンディターミナル連携機能

販売管理システムには、ハンディターミナル連携機能もあります。ハンディターミナルでの作業のみで入出荷検品や棚卸、発注、顧客貸出などのデータ入力が完了します。近年では、スマホやタブレットなどの使い慣れたデバイスで読み取れる製品もあります。

個別案件管理機能

販売管理システムは、個別案件管理機能を搭載しています。受注案件ごとに利益や状況を管理し、顧客サービスの向上を支援してくれます。

ロット管理機能では、ロット別の在庫管理、棚卸処理機能から、営業担当者別の確保在庫、預り・預け在庫、床在庫、棚在庫などの保管状態に至るまでをカバーしています。素早い経営判断を支援する、詳細な管理データが得られます。

輸出入管理機能

輸出入管理機能には、外貨建債権管理や外貨建債務管理、多通貨管理、為替予約管理、通関書類の出力などが含まれます。製造業務も同一システムで対応可能です。受注・見込情報から生産計画を作成。工程構成マスターを元に、所要量の計算を行なうこともできます。

トレーサビリティー機能

製品によっては、商品画像付きの商品カタログを発行する機能や、出荷製品のトレーサビリティー機能も提供されます。また、期間別単価や得意先別契約単価、得意先別ボリューム単価、分類単価、ランク単価といった取引先に応じた単価を設定しておけるものもあります。以下は、単価算出パターンの一例です。

【単価算出パターンの一例】

• ・標準単価
• ・取引先別掛率単価／ランク
• ・取引先別品目別単価／ランク取引／数量別単価
• ・直近単価
• ・品目別
• ・品目別掛率ランク／数量別単価
• ・取引先分類別数量別単価
• ・単価ランク別数量別単価

自社に必要な機能を見つけ販売管理システムを検討しよう

設定可能な単価の数や得意な業種などは、製品ごとに異なっています。まずは気になる販売管理製品の資料を請求して、詳細な実装機能を確認しましょう。販売管理システムの導入が初めてで、自社にどのような製品が適切なのかわからない場合、販売管理システムの人気製品や事例などの情報を参考にすると良いでしょう。