【中小企業の方必見】クラウド型販売管理システムがおすすめの理由

販売管理システム導入のメリットは

販売管理システムを導入することで、どんなメリットがあるのでしょうか。大きく2つのメリットを解説します。

EXCEL（エクセル）管理からの効率化

販売管理システムに頼らずに運営を行っている企業では、EXCELを用いて取引先の情報を管理していることも多くあります。しかし、取引先増加に伴い管理すべき情報が増えすぎると、EXCELでの作業では限界がくるでしょう。

見積書のフォーマットは取引先ごとに指定されていることが多く、それを手入力で作成・管理するのは手間がかかります。また、間違ったフォーマットで作成した場合には、一から作り直さなければなりません。

販売管理システムであれば、取引先ごとに見積書のフォーマットを設定することが可能です。そのため、システム導入によって手入力による煩雑な作業を省略し、業務の効率化を図ることができます。

複数の案件を一元管理できる

案件ごとに売り上げが発生する業務形態だと、内容の違う複数の案件に合わせた管理システムを構築しなければなりません。しかし、事業所やプロジェクトチームごとに動いてい る場合が多く、情報を一元管理するのは困難な場合が多いでしょう。

販売管理システムでは、原価収支の見通し管理機能などを備えているため、複数ある案件の管理をサポートしてくれます。業務プロセスを効率化することで、情報を一元管理しやすい環境作りにつながります。

クラウド型販売管理システムがおすすめの理由

上記のメリットを享受するために、中小企業の方におすすめしたいのがクラウドの販売管理システムです。その理由を解説します。

クラウドとは

従来ではシステムを導入するには、サーバを用意したり、ソフトウェアをインストールする必要がありました。クラウドとは、それらを用意せずに、インターネットを通じてシス テムを利用するサービスのことを言います。

クラウドは「cloud」、つまり「雲」が由来になっていると言われています。クラウドサービスは、インターネットを通じて雲の中にあるサービスを利用しているイメージです。

導入コストが安価

クラウド型のシステムならば、サーバやソフトウェアを保有する必要がありません。必要なものは、すでに使っているインターネット回線とシステム使用料のみです。そのため、システム導入にかかる初期費用を安く抑えることが可能になります。また、サーバの運用やメンテナンスも自社で行う必要がないため、管理費用も節約することができます。

お試しが可能な製品が多く失敗を防げる

中小企業ならば、システムの選定にかける時間と人員は限られているのではないのでしょうか。そのため、少ない労力で失敗のないシステム選びが重要になってきます。

クラウド型の販売管理システムには、1週間程度のお試しが可能な製品が数多くあります。これはサーバ保有が不要なクラウドサービスだからこそのメリットだと言えるでしょう。

実際にいくつかの製品を試すことで、自社に合ったシステムがどのようなものかを明確にし、自社に足りない機能や仕様がわかります。自社に合うシステムが明確化することで、少人数・短期間で満足のいくシステム選びができるようになります。

中小企業向けクラウド型販売管理システムの選び方

クラウド型の販売管理システムを導入することで、現在の業務フローの変更など、多少の工数は必要となります。しかし、一からシステムを構築するよりは楽に導入することができます。システム選びのポイントをしっかりと押さえて、会社にあった製品を選びましょう。

課題と販売フローを洗い出しておく

漠然と製品を見比べる前に、販売管理システムに何を求めるかを明確化させておきましょう。そのためには自社の抱えている課題を確認しましょう。販売管理において現状生じている問題は何か、どうすれば効率化が望めるのかを洗い出していきます。また、自社の販売フ ローも見直しましょう。

課題を洗い出すことによって、自社にどのような機能が必要なのかが見えてきます。しかし、最もなにを優先すべきなのかを考慮し、必要な機能に優先度を決めましょう。必要な機能を絞り込むことで、システム選びの大きなヒントとなり、システムの選定を楽に進めることができます。

業種に特化したパッケージ製品から見てみよう

販売管理システムにはさまざまな形態のものがあるため、その中から自社に合った物を選ぶのは大変な手間です。しかし、卸売・小売・製造業など業種ごとにパッケージ化された 製品の中から選べば、選定にかかるコストと手間を抑えることができます。

パッケージ化された製品でも、帳票のフォーマットなどはカスタマイズ可能な製品も多くあります。気になる製品があれば、自社の用件と合うかベンダー企業に相談してみましょう。

操作性を確認してみよう

せっかくコストをかけて導入したシステムが、操作性が悪いために属人的なシステムになってしまっては意味がありません。必ずシステムの操作性を確認しておきましょう。

操作性で気をつけるポイントは、直感的に誰でも使えるような仕様になっているかどうかです。また、将来的な業務変化にも対応できるように、カスタマイズが容易なこともポイ ントになってきます。

スマートフォン対応が必要な場合は要チェック

外出先から在庫や単価などを問い合わせることが多い場合は、スマートフォンに対応したシステムが便利です。販売管理システムは日々使うシステムのため、どのような場面で使用するのかをイメージすることで、必要な機能が見えてきます。外出先でも販売管理システムを活用したいのならば、スマートフォンに対応しているかを事前に確認しておきましょう。

まとめ

導入コストが安く、気軽に試すことができるクラウド型販売管理システムは、導入のコストと手間を抑えたい中小企業に合ったシステムではないでしょうか。

失敗しないシステム選びには、現状の課題と導入後の活用イメージの把握が大切です。 クラウド型販売管理システムにご興味のある方は、お気軽にいくつかの製品を問い合わせて みてはいかがでしょうか。