販売管理とは？プロセスや課題、改善方法などを一挙解説！

販売管理とは

初めに、販売管理の概要を見ていきましょう。

販売に関わる一連の流れを管理すること

販売管理は、販売に関する一連の業務を指す言葉です。単一の業務ではなく、仕入や受注、納品といった幅広い業務や情報の管理を指します。

そのため、扱う情報も多岐に渡ります。１つの商品を販売するだけでも「いつ」「誰に」「どこで」「何を」「どれだけ」「いくらで」といった情報を管理しなければなりません。自社が販売によってどのように利益を上げているのか、俯瞰的に把握・管理する業務と言えるでしょう。

売上管理よりも範囲が広い

販売管理と似た言葉に売上管理があります。これはお金や商品の流れを管理する業務です。販売管理と売上管理はまったく別のものではなく、販売管理の業務の中に売上管理が含まれています。

売上管理の目的は、収入と支出を把握・分析し、目標売上額の達成を目指すことです。具体的には、売上伝票の作成や商品販売時の代金の請求、仕入時の代金支払いなどを行います。販売管理で扱う情報のうち、「いくらで」の管理を担う業務と言えるでしょう。

販売管理のプロセス・流れ

続いて、販売管理の主なプロセスを紹介します。

１．受注管理

受注管理は、見積もり・受注契約・受注業務の３段階からなります。それぞれのステップにおける業務内容は以下のとおりです。

【見積もり】

納品する商品やその種類、納期などを記載した見積書を取引相手に提示します。これで無事承諾してもらえれば次の契約締結に移ります。内容に納得してもらえない、あるいは他社と競合している場合は、何度か見積書を提示し直すこともあります。逆に、定期継続案件の場合は、二度目以降は見積書作成のステップを省略することがあります。

【契約締結】

商品の保証や免責事項など、見積書よりも詳細な内容を記載した契約書を作成し、契約を締結します。初めて取引をする相手である場合は、その顧客情報の登録や管理もこのステップで行います。

【受注業務】

受注伝票発行や注文請書送付を行い、契約時に取り決めた内容に問題がないかを改めて確認したうえで、受注業務に取り掛かります。

２．出荷管理

次のプロセスは出荷管理です。主に以下の業務を行います。

【出荷業務】

出荷時に必要な書類を作成し、発送の準備を行います。出荷担当者に指示書を渡し、それを基に納品物を梱包してもらいます。また、後の納品時に必要な書類の作成も、この段階で並行して進めておきます。

【納品業務】

出荷された納品物が適切に顧客の手に渡ったかどうかを確認するステップです。受領書に確認印を押印してもらった時点で納品完了とします。

３．請求管理

請求管理は、顧客に代金を請求してから、その代金を実際に回収するまでの一連の業務です。主に以下の２種類の業務に分類されます。

【請求業務】

請求額を確定し、請求書を顧客に送付します。納品の度に請求書を送ることもあれば、一定期間における納品物の代金を、締め日にまとめて請求することもあります。

【回収業務】

顧客から支払われた金額と、こちらが請求した金額に相異がないか確認します。もし金額に誤りがあれば顧客に連絡しなければなりません。問題がない場合は、入金伝票を作成して消込作業を行います。

４．仕入管理

ここまでは納品する側としての業務でしたが、仕入管理は発注する側としての業務です。主に以下の業務を行います。

【見積もり】

取引先に見積書を提示してもらいます。内容をよく確認し、納得できるものであれば契約締結に進みます。

【契約締結】

受注管理業務における契約締結と同様に、見積書よりも詳細な事柄を取り決めた契約書で契約を結びます。

【発注業務】

契約した内容を基に、正式に発注を行います。商品名やその数量、納期などを記した注文書を取引先に提出します。

【入荷・検収】

納品物の種類や数量、状態などに問題がないか確認します。問題がなければ、仕入伝票を作成して経理に提出します。

【支払】

納品物の対価を支払うステップです。取引先から送付される請求書を基に、期日までに支払いを済ませます。その後は出金伝票に記載し、消込作業を行います。

５．在庫管理

在庫管理は、過剰在庫や在庫切れを生じさせないための業務です。具体的には以下のことを行います。

【受払業務】

在庫の受入・出庫を記録し、商品ごとの単価や数量、金額を管理します。

【棚卸業務】

受払業務で記録を取っても、その内容が必ずしも実態と一致するとは限りません。そのため、棚卸を行って記録と実数に差異がないか確認します。差異が発生した場合は、その原因を突き止め、取り除くことも必要です。

【購買依頼業務】

必要なものを必要なタイミングで仕入れるための業務です。在庫が尽きる前に購買部に購買を依頼し、発注してもらいます。

販売管理における課題

販売管理にはいくつか解決すべき問題があります。代表的なものを２つ見ていきましょう。

業務効率の低下

販売管理は扱うべき情報が多いため、作業が非常に煩雑です。見積書や請求書の発行ひとつとっても、取引先に合わせてフォーマットを変えたりメールやFAXで送受信したりと、手作業が多いです。そして、手作業が多いと人為的ミスも増加します。そのミスがさらに業務を増やすこともあり、業務の効率を大幅に低下させる要因となります。

情報の点在

エクセルで販売管理を行っている場合、情報の点在も問題となります。エクセルは基本的に複数人で同時に使えるようにはできていません。そのため、どうしても担当者個人が全面的に管理を担うことになります。これでは、データを基にした販売計画が難しくなります。また、経営層やほかの部署が販売管理の情報を活用するのも困難です。

販売管理を効果的に行う方法

上述した問題を解決し、効果的に販売管理を行うために有効なのが販売管理システムです。販売管理システムを使うことで、効率的かつ正確な販売管理が実現します。

たとえば、販売管理システムには顧客管理機能を備えたものがあります。求めている顧客情報を検索機能ですぐに抽出できるため、探し出すのに時間がかかりません。また、見積書などのフォーマットを顧客情報の１つとして保存しておけば、書類作成業務も楽になるでしょう。

そのほか、販売管理に関するすべてのデータを一元管理できるシステムもあります。これを使えば、販売管理の担当者はもちろん、経営層やほかの部署の従業員も即座に情報にアクセスできます。販売管理システムの導入が、企業全体の業務効率化につながるかもしれません。

販売管理を効果的に行い、業務プロセスを最適化！

販売管理とは単一の業務ではなく、販売に関する一連の業務の総称です。具体的には以下のプロセスで進められます。

1. １．受注管理
2. ２．出荷管理
3. ３．請求管理
4. ４．仕入管理
5. ５．在庫管理

一方、販売管理には業務効率が悪い、情報を一元化しづらいといった問題点もあります。これらを解決するには販売管理システムの導入が有効です。

システムの活用も視野に入れ、販売管理業務の最適化を目指しましょう。