販売管理とは
販売管理とは、商品・サービスの販売に関わる一連の流れを管理することです。商品の仕入れから受注、納品まで、販売プロセス全般の情報を扱います。例えば、１つの商品を販売するだけでも「いつ」「誰に」「どこで」「何を」「どれだけ」「いくらで」といった情報を管理しなければなりません。自社が販売によってどのように利益を上げているのか、俯瞰的に把握・管理する業務といえるでしょう。
販売管理の目的
販売管理を行う目的は、販売に関わる情報を正確に把握し、利益の最大化を実現することです。販売管理は営業部門のほか、開発部門や製造部門、経理部門などさまざまな部署が関わります。そのため、販売管理を適切に行えば、業務効率化も期待できます。
売上管理との違い
販売管理と似た言葉に売上管理があります。売上管理はお金や商品の流れを管理する業務で、売上伝票の作成や商品販売時の代金の請求、仕入時の代金支払いなどを行います。売上管理の目的は、収入と支出を把握・分析し、目標売上額の達成を目指すことです。したがって、売上管理は販売管理に内包されているといえるでしょう。
販売管理業務について知り、作業効率化を検討している方はおすすめ製品をまとめた記事も参考にしてください。
販売管理のプロセス・流れ
販売管理の主なプロセスについて詳しく説明します。
１．受注管理
受注管理は注文を受ける段階で、見積もりの作成から契約の締結までが受注管理業務に該当します。
引合・見積
取引先や見込み客から商品に関する問い合わせが来たら、見積書を提示します。見積書には商品の種類や数、金額、納期など、「誰に何をどのような条件で売るか」が書かれており、相手方は見積書の内容を受けて社内で稟議・承認手続きを行います。場合によっては何度か見積書を作成し直し、双方の納得する契約条件を取り決めるのが一般的です。
契約締結・受注
相手方の企業で見積書の承認がおりたら、見積書の内容に沿った注文書が自社へ送られてきます。「注文書の内容で取引を受ける」という意志が示された書類である注文請書を取引先へ送ることで契約が交わされ、受注が完了します。
ただし取引の内容や取引先との関係性によっては、注文請書のやりとりを省略するケースも多いようです。
２．出荷管理
出荷管理は商品を用意し、相手先に納品するまでのプロセスを管理する業務のことです。
出荷準備
受注したら、取引先に商品を引き渡すため商品の手配を行います。具体的な業務内容は、出荷指示書の作成と出荷指示、倉庫担当によるピッキング・検品・梱包などです。
配送・納品
商品の積み込みや配送作業を指します。納品日時や納品先にあわせて正確な配送手配が必要です。また、配送に先立ち、納品書や受領書などの納品時に必要な書類作成を行います。
３．請求管理
請求管理は、顧客に代金を請求してから、その代金を実際に回収するまでの一連の業務です。取引条件にもとづいて、請求項目や入金日、振込先などの書かれた請求書を発行し、請求情報の管理や入金確認を行います。
なお取引形態には以下の種類があり、それぞれ請求・回収方法が異なるため注意しましょう。
- ●現金取引：納品時に現金で代金を受け取る
- ●掛（都度）取引：請求書を発行し、後日振込や手形などで代金を受け取る
- ●掛（締め）取引：１か月などの期間を定め、取引をまとめて請求する
４．仕入管理
仕入管理は、商品の製造やサービスの提供に必要となる資材を仕入れる工程を指し、見積依頼、発注・入荷管理や検収・支払い作業が発生します。仕入先から届いた商品や原材料などを適切に管理することが求められます。
仕入れ管理の業務内容については以下の記事で詳しく解説しているため、あわせて参考にしてください。
５．在庫管理
在庫管理は、商品を適切な在庫数になるよう管理する業務を指します。在庫切れを防ぐほか、在庫過多による商品の劣化や無駄な費用の発生を抑えるのが目的です。
在庫受払・実地棚卸業務
在庫受払業務は、在庫の入出庫の度に詳細を記録することです。仕入先から発注した商品が納品された際に数量や単価などを記録し、在庫として管理します。商品を取引先へ納品、または、部品や原材料として使用した時にも同様に正確に記録します。
実地棚卸業務は、定期的に在庫の実際の数量を数え、データと一致しているかを確認する作業のことです。受払管理は多くが人の手による作業のため、どうしてもミスが起こりやすいといえます。そこで実在庫とデータの整合性をとり、データの修正や原因の分析を行います。
購買依頼業務
在庫が尽きる前に、担当部署へ商品の購入を依頼する作業が購買業務です。購買依頼書には「どの商品がいつまでにどのくらい必要か」を記載します。この時点ではサプライヤーを選定したり、金額の見積もりをとったりすることはありません。
販売管理業務のフローについては、以下の記事でも詳しく解説しているため参考にしてください。
販売管理における課題
販売管理は各部署がエクセルにて行うことも可能です。しかし、業務範囲が煩雑なために多くの課題が想定されます。ここでは、販売管理業務で起こりがちな課題について解説します。
取引先によって異なる契約条件のため、管理が難しい
取引先にあわせて受注方法が異なったり、使用する書類のフォーマットが異なったりするケースはよくあります。例えば発注にはFAX・メール・電話の指定があり、取引先によって使い分けなくてはならないといった場合、管理が煩雑になり、ミスやトラブルのリスクが高まるでしょう。さらにエクセルでは取り扱う対象商品が増えるほど管理が難しくなるため、属人的な管理になる可能性もあります。
他部署間との連携が難しい
例えば受発注管理と請求書管理の担当部署が異なるなど、複数の部署間で販売管理データの共有が必要な場合、エクセルではリアルタイムな情報共有ができません。確認作業に手間取り、急な受注の増加などに対してスムーズな対応が難しいでしょう。
なお、以下の記事では販売管理における業務別の課題をわかりやすくまとめています。あわせて参考にしてください。
販売管理システムの導入メリット
販売管理の複雑なプロセスをエクセルだけで管理するには限界があるでしょう。そこでおすすめするのが販売管理システムの導入です。販売管理業務に関するデータをシステム化することで、部署や工程ごとに点在するさまざまな情報を関連付けて一元管理できます。詳しい導入メリットをみていきましょう。
業務効率化が図れる
商品と顧客情報を紐づけて管理でき、帳票作成時の工数削減に役立ちます。また、過去の取引や実績の検索・参照が容易なため、見積もり作成時の参考にすれば価格の適正化が実現されるでしょう。
ヒューマンエラーを減らせる
販売数や受注数、在庫数などを個別にエクセルなどで管理していると、入力ミスや記載漏れにより在庫切れや発注ミスなどのトラブルが起きかねません。販売管理システムを導入することで各プロセスのデータが管理・連携されれば、手入力作業も減り、データをより正確に記録できます。
データの可視化・共有が容易になる
商品に関する在庫や受注作業の進捗などのデータをリアルタイムで可視化・共有でき、部門間の連携作業がスムーズになるでしょう。さらに複数拠点をもつ企業なら、各拠点の業務データを集約し、グループ全体での情報共有がしやすくなります。
クラウドツールであれば、社外からのデータへのアクセスも可能なため、テレワークを実施する企業にも役立つといえます。
データを経営判断に活かせる
商品の販売実績などをデータ化するため、必要な情報を抽出し分析したりレポートを作成したりできます。企業に眠る情報資産を経営戦略に活かす大きな機会ともいえるでしょう。
以下の記事では販売管理システムを導入するメリットのほか、デメリットについても紹介しているため、参考にしてください。
販売管理システムの選び方
販売管理システムは特定の業種に特化したものから汎用的なものまでさまざまです。自社の業務にあわせてカスタマイズすると導入に手間がかかるほか費用も膨らみがちなため、業界特有の商習慣にあったものを優先して選定するとよいでしょう。例えば、在庫管理機能の有無や生産管理との連携の可否などを確認してみてください。
販売管理システムを操作する従業員に無料トライアルやデモ体験を通じて、UIのみやすさや扱いやすさもチェックしてもらうとよいでしょう。
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販売管理を効果的に行い業務プロセスを最適化しよう
販売管理は、関連する部署が多いほど効率化が難しい業務です。しかし、システム化することで情報共有がしやすくなり、全社的な生産性向上にも貢献します。自社の既存システムとの連携性や必要な機能などを見極め、最適な販売管理システムの導入で業務プロセスを最適化しましょう。
