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販売管理を行うことで業務の管理・効率化ができ、売上や顧客満足度を上げることもできます。近年では販売管理システムを導入する企業も多く、より効率的に販売管理を行おうとしています。
では、実際に販売管理とはどのような業務でどんな事ができるようになるのでしょうか。さらに、販売管理の課題とシステム導入のメリットも解説します。
販売管理とは、売上や利益を得ることを目的とした販売業務の情報を管理し、業務の効率化を図るための管理業務を指します。以下で詳しく解説します。
販売管理は基本的に、「いつ」「誰に」「何を」「どこで」「どれくらい」「いくら」で販売したかという情報を管理します。さらに、なぜ・どのように販売したのかという要素も含めて管理しています。
つまり、販売業務にあるプロセスを適切に管理することが販売管理システムです。販売管理は見積・受注から入金などを網羅的に管理し、効率的な業務を目指しています。
販売管理の目的の一つとして、経営状況を把握し、収益を確保できている状態を作り出すことが挙げられます。
販売を行う上で、自社で展開している商品やサービスを売って、売上を可能な限り大きくすることは大切です。しかし、売上だけを意識しているだけでは収益を確保するのは難しくなってしまいます。収益を確保するには、商品の在庫管理や製造管理をいかに効率良く行うことができるのかが重要です。
これらの管理が適切に行えていないと、在庫を抱えてしまったり、仕入れ金額が大きくなりすぎるといった問題が発生する恐れがあります。そのため、販売管理を行うことで、各工程の連携を高めて収益が確保できる状態を作り出します。
販売管理の流れは詳細にいくつかの工程へ分けることができます。ここからはどのような流れで販売管理の業務が成り立っているのかを解説します。
販売管理で初めに行う工程が受注管理です。受注管理は大きく分けて3つの工程から成り立っています。
まずは取り引きを行う商品・サービスの金額、期間等を提示し、商品価格が変わる際に行う見積もりです。次に、見積もりに問題がなく取り引きが確定すると、取引先と契約を結びます。最後に、商品・サービスの注文を受け付ける受注業務が行われます。この工程では注文書の受付・確認などの他、取引条件に相違がないかを確認し正式に注文の受付を行います。
出荷の管理は受注の次に行われる工程で、商品の出荷・納品がセットになっています。注文された商品が問題なく出荷され、顧客のもとへ納品されることで売上が確定されます。出荷業務では必要書類の作成から発送の手配までが一連の業務です。
そして、納品業務では納品されたことを証明する受領書に取引先の確認印を押してもらうことで完了します。納品情報が確認できたところで売上の確定まで完了することができます。
販売管理の3番目の流れとして、請求・回収の管理があります。行われる取引ごとに請求書を作成したり、定期的に商品を納品している場合は一定期間ごとに請求書を発行します。そして、請求を行ったあとに料金の回収を支払期日までに行います。
請求業務では、請求額が確定することで請求書を発行し、取引条件に合わせて請求書を送付します。回収業務においては、顧客から支払われた金額と請求書が一致しているかどうかを確認し、入金の記録をつけます。
まず仕入業務では、見積りから購買契約の締結等、自社が顧客の立場となって販売時の流れと同じ手順を行います。見積りの段階においては、希望する商品を取り扱っている企業数社へ見積りを依頼して、条件に合う取引先を探します。
そして、購買契約の締結では、購買に関する内容に問題がないかを確認し、契約書を取り交わし発注を行います。発注に必要な情報を仕入先に提出した後に仕入れ先から受領連絡をもらって完了です。ちなみに、発注の際は入庫の確認や支払いの確定までも行い記録に残します。
在庫の管理は販売管理の最後に位置している工程です。欠品することなく商品を納品するには、大切な役割のある工程となっています。在庫は多く持ちすぎると経営のリスクへ繋がるため、在庫管理により最適な在庫を維持しておくことが重要です。
在庫管理では仕入れや出荷等の全記録を行う在庫受払業務や、記録ミスや商品の盗難に備えて、記録に記された数量と実数が同じかどうかを確認する実地棚卸業務、商品を必要なタイミングに応じて仕入れる業務である購買依頼等が行われます。
債権の管理は、これまでの販売管理のプロセスで債権が発生した時に行う管理のことです。債権は商品・サービスを販売した際に生じる代金を受領・回収する権利のことを指します。
債権管理では代金の回収だけでなく、債権が発生するまでの一連の流れを含む業務全体を管理します。その中には、販売契約内容の確認や経理への計上なども含まれています。
販売管理では、一連の業務の中で入力作業が多いことにより人為的ミスが発生したり、販売状況を一元管理できず確認作業が多くなるといった課題があります。
ここからは具体的にどのようなものなのか見ていきましょう。
販売管理のプロセス全体において、様々なデータの入力作業を人の手で行うほど、入力ミスが多くなる傾向にあります。
特に、見積りや受注に関する情報は販売管理において序盤の工程となっているため、それ以降の処理に引き継がれると、売上の会計処理や債権の計上処理等でトラブルが発生しやすくなってしまいます。さらに、決算時にトラブルが発覚するといった、手戻りが発生する恐れもあります。
取り扱っている商品やサービスの販売状況を計算ソフト等で管理している場合、販売情報が社内の各所に点在し、一元管理ができないケースがあります。さらに、情報を手作業で管理することで、手間がかかる他、確認作業が多くなってしまいます。
このような環境で販売状況を管理すると、販売計画へ情報の反映ができなくなり、個人の経験・勘に頼った経営判断になってしまう恐れがあります。
販売業務には、見積書の発行や請求書の発行が発生します。これらの業務では、取引先の書類フォーマットに従うことが多く、取引先によって見積書・請求書の中身が異なる問題が起こります。すると、業務全体の管理が複雑になり始め、見積書・請求書を発行するという作業だけでも、大きな負担がかかってしまいます。
企業の中には販売に関する様々な情報（売上や在庫等）は別々に管理するところがあります。しかし、この状態ではそれぞれの情報の不整合や共有がしづらい等の問題が発生することから、情報の一元管理を行うための販売管理システムを導入する企業が増加しています。
ここからはこの販売管理システムを導入する上でのメリットやデメリットを解説します。
販売管理システムを導入することのメリットには次の3つが挙げられます。これまで行ってきた業務を効率化すること、迅速な経営判断ができるようになる、これまでの販売に関するデータを蓄積できる、という3つです。
販売管理システムを導入すると、これまで手作業で行っていたデータの入力作業や、日々の管理業務等の負担を削減する効果に期待できます。すると、これまで業務にかけていた時間も削減されるため、他の業務へ手が回るようになりより効率的な業務を行うことへ繋がります。
社内業務を効率化させ、業務の負担軽減を意識する場合は、販売管理システムの導入は重要です。
これまでの販売データを販売管理システムで一元管理することで情報共有がしやすくなり、データを効率的に分析できることへ繋がります。すると、今後の販売戦略を立案したり、経営判断を適切・迅速に行うことができます。
過去の販売履歴や売上データといった販売データを販売管理システムで蓄積することにより、市場の動向や自社の販売戦略を立てやすくなってきます。
また、購買データにはこれまで商品・サービスを購入した購入者の属性（年齢や性別等）も含まれているので、データを蓄積することによりマーケティング施策へ活用することもできるようになります。今後、経営を安定させ、さらに発展させるためにもデータの蓄積は大切です。
販売管理システムを選定するポイントは2つあり、自社に適切なシステムかどうかという点と、業務の拡大に合わせてカスタマイズできるかという点です。
どちらも上手く運用を進めるために必要なポイントとなっているので、しっかり押さえておきましょう。
販売管理システムを導入する際、多機能なシステムを導入すると実際に利用する段階になった際に操作方法が複雑なため、現場スタッフが使いこなせないというトラブルが発生する可能性があります。さらに、全ての機能を上手く使いこなせるようになるには、想定以上の手間と時間がかかってしまいます。
社内に導入する前には、現場で運用できるようなシステムになっているのかどうか、機能ごとに運用方法をチェックしておくことが大切です。具体的には、画面が見やすいレイアウトになっているのか、操作性はシンプルで簡単なものか、といったことをチェックしましょう。
さらに、提供形態の中でもパッケージ型の製品には業種ごとに特化した製品もあるので、自社の業種にあっているかの確認も必要になります。
販売業務を続けるうえで、取引先との関係が変化することがあります。すると、固有の業務や経営にも影響が出ることで販売管理システムをカスタマイズする必要性が出てくることも少なくありません。しかし、カスタマイズにはその分コストが発生します。
そのため、余計なコストを発生させないために、標準機能にはどのような機能まで実装されているのかを事前に確認しておくことが大切です。
さらに、カスタマイズがどれだけ柔軟に対応できるのか、カスタマイズにかかる期間やコスト等も把握しおきましょう。業務の変化や拡大に合わせてカスタマイズできるのかどうか確認しておかなければ、大きなコストがかかる他、カスタマイズ完了までに予想外の期間を取られる恐れもあるので注意が必要です。
ここまで販売管理に関する基本的な情報や、業務の流れ、メリット等を紹介してきましたが、理解できたでしょうか？
販売管理システムには業務・経営をサポートために多くのメリットがあるので、選定のポイントに注意しながら、自社に適切な製品をいくつか比較してみましょう。
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| 11月12日(月) 更新 | |
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