帳票とは？電子帳票作成システムのメリット・選び方まで徹底解説

帳票とは

まずは、帳票とはどのようなものか見ていきましょう。

取引を記録し、情報を伝達するもの

帳票とは取引を記録して情報を伝達する書類のことです。大きく分けて仕訳帳・売上帳といった「帳簿」と、見積書・請求書などの「伝票」をまとめて表現しています。

帳票は種類によって取引の内容を記録しており、取引が実際にあったことを証拠する役割があります。伝票に関しては企業間の契約ややり取りで、お互いの認識を確かめるために使われることも多いでしょう。具体的に帳簿と伝票には以下のような種類があります。

【帳簿】

• ■仕訳帳
• ■現金出納帳
• ■預金出納帳

【伝票】

• ■見積書
• ■請求書
• ■領収書

紙による保存が原則

帳票類は基本的に紙の状態で保存することが原則であり、法律で義務化されています。税法上では７年間は保管する必要があり、会社法では10年の保存が必須です。

今では帳票類のデジタル化が進んでいますが、基本的には紙の原本を保管しなければなりません。実際に電子データで保存できる帳票類もありますが、帳票を受け取った側は紙への出力が欠かせません。

証憑は取引成立の証明書類なので異なる

帳票に似ている言葉に「証憑」がありますが、これは取引成立の証明書類という意味で使われています。証憑には受領書や領収書、契約書や納品書などが含まれており、取引の過程で生じるものです。つまり、証憑は取引成立の証明書類の中のひとつということです。

帳票の電子化・システム化の背景

つづいて、帳票の電子化・システム化の背景を見ていきましょう。

手書きの帳票は複雑で手間がかかる

従来の帳票類には手書きで作成しなければならないものが多くあり、書類の作成が複雑で手間がかかります。項目が複数あるだけでなく、決まったフォーマットで作成しなければ帳票として認められません。そのため、同じ書類を何度も作り直すこともあるでしょう。

また、取引先に送る場合はPCで作成した書類を印刷・封入・投函というステップを踏まなければなりません。このように従来の帳票の作成ややり取りは非効率であり、時間が無駄にかかってしまいます。

帳票を電子化すれば安全性・効率性が高まる

帳票を電子化すれば、効率が良くなるだけでなく安全性も高まります。例えば、請求書を取引先に送る場合、電子化していればメールで送信するため送料はかかりません。それだけでなく、ペーパーレスを実現できるため書類作成に必要な経費も削減できるでしょう。

また、保存しているフォルダ内で特定の条件を指定し、瞬時に検索することも可能です。このように紙の帳票を電子化するだけで業務の効率化とコスト削減を実現できます。

紙の状態だとどこかに保管する必要があり、保管スペースの費用がかかるだけでなく、安全性もあまり高くありません。実際に誰かが書類を探したときに紛失する可能性もあるでしょう。また倉庫には鍵をかける必要があり、運用面の負担も大きいです。

そこで電子化していれば、該当する帳票に保護をかけアクセス制限を設定することができます。このようにすれば、紛失することもなく、安全性も保たれるでしょう。

クラウド型帳票システムで帳票管理をさらに効率化できる

近年ではクラウド型の帳票システムが登場し、さらに効率化できるようになっています。クラウドサービスであれば、社内にシステムを構築するよりも低価格・短期間での導入が可能です。コストがネックでシステムを導入していなかった企業も活用できるでしょう。

帳票システムを選ぶ時のポイント

帳票システムを導入するときには、自社に合ったシステムを選ばなければなりません。例えば、導入する企業の規模によっても、適切なシステムは変わってくるでしょう。

個人事業主であれば、最低限の機能でコストを抑えて導入できるシステムがおすすめです。一方、中小企業であれば、書類を作成する担当者が使いやすく、状況に応じてカスタマイズできると良いでしょう。そして大企業であれば、安心して使えて安定感があるシステムが求められます。

また、作成する帳票の内容によって、自由に編集や加工ができることやセキュリティ強度の高さも忘れてはなりません。他にも販売管理システムや在庫管理システムとの連携ができるかどうかも確認が必要です。

複雑な帳票の管理には、帳票ツール導入の検討を！

帳票とは取引を記録し情報を伝達するものです。取引を行った証拠として使われるため、適切に扱う必要があります。原本での保管が原則ですが、最近では電子化が進み、業務効率が上がっているでしょう。

実際に電子化することでコスト削減に繋がり、安全性を確保できるメリットがあります。帳票類の数が多ければ手間がかかるため、自社に合ったシステムを使ってより効率を上げていきましょう。