帳票電子化に関する二つの法律、電子帳簿保存法・e-文書法とは？

帳票電子化に関連する「電子帳簿保存法」とは

まずは、電子帳簿保存法とはどのようなものか見ていきましょう。

国税関係帳簿書類の電子保存について規定する法律

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類を電子化し保存するための法律です。今まで国税関係書類は原本での保管が義務付けられていました。しかし、1998年に制定された電子帳簿保存法によって、書類を電子化して保存することが認められたのです。

さらに2005年には紙媒体で保存していた書類をスキャンして保存することも、新しく認められるようになりました。この法律では主に以下の内容を定めています。

• ■国税関係帳簿書類を電子保存すること
• ■国税関係帳簿書類をスキャンし、電子保存すること

電子データで保存する場合も、原本を保管する場合と同様に最低でも７年間は保存しなければなりません。

ITの進歩に沿って電子データとしての保存を容認

今まで重要書類は原本で保存しなければなりませんでしたが、ITの進歩によって状況は大きく変わりました。電子データの保存技術が発展し、税法の特例として電子帳簿保存が生まれています。実際に重要書類を電子化することにより以下のようなメリットがあるでしょう。

• ■膨大な量の紙媒体データを保管するスペースの削減
• ■必要書類検索のスピードアップ
• ■企業間のやり取りの効率化・コスト削減（郵送料など）

このように、企業にとって帳票類を電子化することの効果は大きいため、徐々に法律は規制緩和されています。

電子保存対象書類は３種に区別される

全ての書類を電子保存できるわけではなく、大きく分けて帳簿・決算関係書類・その他の証憑類に分類されています。しかし、電子保存は可能でも、スキャナによる電子保存ができない書類もあるため注意してください。

例えば、総勘定元帳や売上・仕入帳などの帳簿は電子保存できるものの、スキャン保存はNGとされています。契約書や領収書などの証憑類は発行した分に関して、スキャンによる電子保存も可能です。

申請には真実性と可視性の確保が必要

紙媒体で保存している書類を電子化する場合は、真実性と可視性を確保して税務署に申請しなければなりません。

真実性は帳票の内容が確かなものであることを証明する必要があり、改ざんされないように保存されているかが重要です。可視性は書類の内容が把握できるもので、原本との関連性が確認可能なものであることが求められます。

この２つの条件を満たした上で、電子保存を始める日の３ヶ月前に管轄の税務署長に提出しなければなりません。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

帳票電子化に関連する「e-文書法」とは

つづいて、e-文書法がどのようなものか見ていきましょう。

広い範囲で書類の電子化を認める法律

e-文書法は2005年に定められた、電子帳簿保存法の対象外の書類も電子化を認める法律です。この法律では、以下のことを認めています。

• ■電子的に作成された書類をそのまま保存すること
• ■紙の書類を電子化して保存すること

見読性・完全性・機密性・検索性が必要

e-文書法では見読性・完全性・機密性・検索性の要件を満たす必要があります。

見読性

データが見やすいかどうかを判別するものであり、パソコンなどのディスプレイで確認できる必要があります。

完全性

改ざんが行われていない書類であることが必要です。訂正などがあった場合は、その事実が確認できなければなりません。

機密性

電子データを保存するときは、認められた人しか見れないようにアクセス制限をかけることが求められています。

検索性

電子データをすぐに見つけられるように、検索できる能力が求められます。

参考：e-文書法の施行について｜首相官邸

電子帳簿保存法とe-文書法の違い

電子帳簿保存法とe-文書法は適用範囲が大きく異なります。国税関係書類は電子帳簿保存法の範囲ですが、それ以外の種類はe-文書法の適用範囲です。実際にe-文書法は電子帳簿保存法の規制緩和によって生まれたような法律といえるでしょう。

また、電子帳簿保存法では国税関係書類を電子化する際に、税務署長などからの承認が必要といった違いもあります。

帳票電子化のメリット

最後に、帳票を電子化するメリットを見ていきましょう。

帳票に関するコストを削減できる

帳票電子化の最大のメリットはコスト削減を行えることです。紙の状態の書類は作成するために印刷代や用紙の費用が発生し、作成にも時間がかかります。

また、企業間でやり取りするときには送料が発生するでしょう。さらに紙の状態で保管するためには、そのスペースを確保しなければなりません。

電子化することによって少なくとも、紙代・インク代・送料・保管代を削減できるでしょう。

業務効率がアップする

電子データで書類を保管しておけば、必要な書類を探すときの手間が省けます。紙の状態であれば、保管している倉庫から目視で書類を探さなければなりません。書類を電子化していると、条件を指定して瞬時に検索できるでしょう。

このように電子化することで業務効率の改善が可能です。

電子帳簿保護法・e-文書法を理解して帳票電子化を！

帳票電子化には大きく分けて２つの法律が関係しています。国税関係書類は「電子帳簿保護法」が適用され、「e-文書法」は広い範囲の書類の電子化に関係している法律です。この２つの法律は、電子化する際に承認が必要かどうかの違いもあるため注意しましょう。

帳票を電子化すると、コスト削減や業務効率がアップするメリットがあります。電子帳簿保護法・e-文書法を理解して業務を効率化しましょう。