電子帳簿保存法とe-文書法とは？帳票電子化の基礎知識を徹底解説！

帳票電子化に関連する「電子帳簿保存法」とは

まずは、電子帳簿保存法とはどのようなものか見ていきましょう。

国税関係帳簿書類の電子保存について規定する法律

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類を電子化し保存することを認めた法律で、1998年に施行されました。正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」です。

この法律ができるまでは、紙で書類を保存することが当たり前でしたが、ITの進歩に伴い、税法の特例として書類を電子データとして保存することを認めたのです。しかし、この時点では最初から電子データとして作成された書類の保存が対象となっていたため、もともと紙の書類をスキャンして電子保存することはできませんでした。

そこで、2005年に電子帳簿保存法が改正され、一部書類のスキャナ保存が認められました。現在は以下３つの方法で書類の電子保存が可能となっています。

• ■電磁的記録による保存
• ■スキャナ保存
• ■COM（マイクロフィルム）による保存

なお、COMによる保存は、あまり一般的ではありません。

出典： 電子帳簿保存法の概要｜国税庁

改正により規制緩和が進んでいる

電子帳簿保存法はたびたび改正され、電子保存しやすい環境になっています。

2005年の改正では、スキャナ保存できるのは３万円未満の契約書・領収書などに限定されており、電子署名が必要でした。書類の電子化を推進するため、2015年の改正ではそのルールを廃止し、代わりに内部統制がとれていることを示す「適正事務処理要件」を満たすよう求めています。

2016年の改正では、原稿台と一体化したスキャナでしかスキャンできなかったルールを廃止し、スマホやデジカメで撮影してスキャンすることを認めました。さらに、帳票が電子化されていれば紙の原本を７年間保存する義務もなくなりました。

2019年の改正では、スキャナ保存の承認を得る前の重要書類（契約書や納品書など）もスキャナ保存することが認められています。

出典： 令和元年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要について｜国税庁

国税関係帳簿書類は細かく分類される

電子保存の対象となるのは、国税関係帳簿書類です。国税関係帳簿書類は国税関係帳簿と国税関係書類に分類され、国税関係書類は決算関係書類・その他の証憑書類に細分化できます。また、その他の証憑書類は重要書類と一般書類に分類されます。

電磁的記録による保存が認められているのは、国税関係帳簿・決算関係書類・発行したその他の証憑書類になります。対して、スキャナ保存が認められているのは、その他の証憑書類です。

つまり、帳票（帳簿や伝票）は国税関係帳簿として扱われるため、スキャナ保存はできず電磁的記録による保存が認められています。

出典：
はじめませんか、帳簿書類の電子化！｜国税庁
はじめませんか、書類のスキャナ保存！｜国税庁

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電子保存するには２つの要件を満たさなければならない

まず１つは、電磁的記録による保存やスキャナ保存を行うには、電子保存を始める日の３ヶ月前に所轄税務署長に申請しなければなりません。

２つめの要件は、真実性と可視性の確保です。真実性とは、その書類が改善されておらず本物であると証明できることを指します。可視性とは、誰もが視認できることを指します。電磁的記録による保存とスキャナ保存では、要件がそれぞれ異なりますので注意してください。

これら２つの要件を満たすことで電子保存が可能になります。

出典：
電子帳簿保存法関係｜国税庁
電子帳簿保存法上の電子データの保存要件｜国税庁

帳票電子化に関連する「e-文書法」とは

つづいて、e-文書法がどのようなものか見ていきましょう。

広範囲で書類の電子保存を認める法律

e-文書法は2005年に定められた、商法や税法で保管が義務付けられていた書類の電子保存を認める法律です。「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の総称になります。

電子的に作成された書類をそのまま保存することはもちろん、紙の書類を電子化して保存することを認めています。

これを認めた背景には、IT活用による企業競争の促進があります。紙の書類を電子化することで検索性の向上や保管コストの削減ができますが、電子化を進めている企業は少なかったのです。なぜなら、当初の電子帳簿保存法では、もともと紙の書類を電子化できなかったからです。

そこでe-文書法を施行し、紙の書類もスキャンして電子化し保存することを認めました。これにより、電子帳簿保存法も見直され、一部の国税関係書類はスキャナ保存が可能となったのです。

なお、e-文書法の対象となるのは保存義務のある法定書類となっていますが、国税関係帳簿は電子帳簿保存法の管轄ですので適用されません。

見読性・完全性・機密性・検索性が必要

e-文書法では見読性・完全性・機密性・検索性の要件を満たす必要があります。

見読性

データが見やすいかどうかを判別するものであり、パソコンなどのディスプレイで確認できる必要があります。

完全性

改ざんが行われていない書類であることが必要です。訂正などがあった場合は、その事実が確認できなければなりません。

機密性

電子データを保存するときは、認められた人しか見れないようにアクセス制限をかけるなど対策が求められています。

検索性

電子データをすぐに見つけられるように、検索できる能力が求められます。

電子帳簿保存法とe-文書法の違い

電子帳簿保存法とe-文書法は適用範囲が大きく異なります。電子帳簿保存法は財務省・国税庁が管轄する法律を対象に適用されますが、e-文書法は複数の監督省庁が管轄する約250の法律に対して適用されます。そのため、e-文書法のほうが対象となる書類が多いのです。

また、電子帳簿保存法では国税関係書類を電子化する際に、税務署長などからの承認が必要ですが、e-文書法は承認は要りません。

電子帳簿保護法・e-文書法を理解して帳票電子化を！

電子帳簿保護法は、国税関係帳簿書類の電子保存を認めています。電子帳簿保存法とよく似たe-文書法は、紙での保存が義務付けられている法定書類の電子保存を認めています。

帳票は国税関係帳簿に該当するため、帳票電子化にあたっては、電子帳簿保存法の理解が重要です。証憑書類なども電子化したい場合は、e-文書法も確認してください。電子帳簿保護法・e-文書法を理解したうえで帳票電子化し、業務を効率化しましょう。帳票電子化にはツールも活用してみてはいかがでしょうか。

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