帳票電子化ツール導入３つの失敗例！活用できるツールを導入しよう

帳票電子化ツールの導入は、紙ベースでの帳票を電子化することによる帳票管理業務の効率化につながります。また帳票をサーバ上で管理することにより紙の帳票を排することができるため、オフィスの省スペース化も実現できます。

そんな帳票電子化ツールですが、導入によって予期せぬトラブルに見舞われることもあるのです。そこで今回は、帳票電子化ツールを導入した場合の代表的な失敗例を3つご紹介します。導入失敗を防ぐためにもおさえておきましょう。

失敗例１帳票設計にはプログラミングの知識が必要だった

帳票電子化ツールは、帳票をデザインすることのできる帳票設計機能を備えています。最近では、専門的な知識を持たずとも帳票設計を行うことのできるツールも登場。たとえばブログサービスでブログのデザインを設定するように、直感的に帳票のデザインを変更できるようになりつつあります。

しかし帳票電子化ツールの中には、帳票設計を行うに当たってプログラミングを行わなければならないものもあります。そして当然、このようなツールで自社の業務に適した帳票のフォーマットを作成するにはプログラミングに関する専門的な知識が必要となります。

そのためプログラマなどを確保せずにこのようなツールを導入した場合には、「自社にフィットした帳票をデザインできない」という事態に見舞われてしまうのです。

営業担当者や倉庫管理担当者は、客先や倉庫内などのオフィス外において「帳票の入力作業を行いたい」と思う状況も少なくありません。

一方でそのような場所では、PCを利用できないこともあります。あるいはネットワークに接続できないため、帳票サーバにアクセスできないということもあります。このようなケースでは、帳票を入力するためにツールの利用環境が整っているオフィスへとわざわざ足を運ばなければならなりません。

そのため、帳票電子化ツールの導入によって帳票の入力で発生する労力が増してしまう可能性もあるのです。

またこうした環境では帳票入力の流れが、「出先では帳票に記入する内容を一旦メモしておき、オフィスに戻ってからPC上で入力する」というものになります。そのため、「帳票電子化ツールの導入によって、帳票の記入ミスが多くなった」という失敗に陥ることもあるのです。

帳票電子化ツールにおいて、電子化された帳票はサーバ上で一括管理されます。そしてサーバ上の電子帳票には、PCなどの端末からネットワークを介して接続して閲覧や編集を行うことが可能となります。

裏を返せば帳票電子化ツールを導入した環境においては、サーバ、端末、ネットワークに何らかのトラブルが発生した場合には帳票を取り扱うことができなくなってしまうということです。これは、紙ベースの帳票を利用している場合には発生し得ないリスクです。

そして帳票を利用できないというトラブルは、当然非常に多くの業務に支障を及ぼします。したがってサーバなどの帳票電子化ツールに関連する機器に発生したトラブルにより帳票を利用できなかったことで「取引に支障が生じた」「受発注処理が滞ってしまった」といった事態に見舞われることもあるのです。

このように帳票電子化ツールを導入した場合には「帳票設計でのプログラミング作業の発生」、「利用可能な端末の制限」「サーバなどでのトラブルの発生」という3つの要因によって思わぬ失敗に陥ってしまうことがあるのです。

そして帳票類というのは、日々の業務における幅広い分野で利用されます。したがって今回取り上げたような帳票電子化ツールの導入失敗は、広範囲の業務に対して悪影響を及ぼす可能性が高いのです。帳票電子化ツールを導入する前にはしっかり自社の要件を洗い出し、選定ポイントを抑えて導入しましょう。

2019.11.28

帳票電子化ツール3つの選定ポイントをおさえよう！

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2月24日(月) 更新
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