電子化によりアナログなプロセスを自動化し業務効率を向上 SPA

日々、業務システムから出力される伝票や発注書、納品書、請求書などの帳票類。これらの帳票は、法定制度に合わせて保存しておくべきもの、万が一のために保管しておくもの、社内ルールで保管しておくものなど、さまざまな種類があり、必要時にはすぐ参照し活用できるように管理しなければなりません。
「SPA」は、PDF化された電子帳票の保管・管理を自動化します。紙による帳票運用の利便性はそのままに、帳票運用環境の電子化が実現できます。

■人による仕分けのナレッジをシステム化
電子化した帳票類を保管したけれど、無作為にデータ保管をした結果、検索に時間がかかり時間を無駄にしてしまった、という経験はありませんか？
SPA は、“人”を中心に流れる業務や仕分けのナレッジをシステム化。PDF帳票を条件にあわせて指定したフォルダへ自動仕分け、PDF帳票を整理しながら保管しスピーディーな検索を可能にします。

■仮想PDFによる柔軟な管理と運用
オリジナル原本を移動させることなくフォルダ単位に振り分けることができます。例えば、1ヶ月分の請求書が１つにまとまったPDF帳票を会社別にファイル単位に振り分けることが可能です。原本を保証したまま、様々な視点や切り口での仕分けが可能になり、高いセキュリティのもと運用できます。

■高精度の検索機能。瞬時に必要な帳票を提示
帳票をまるでDBのように扱うことができ、膨大な帳票の中から該当する帳票を瞬時に提示します。また、検索条件にヒットした帳票一覧リストを出力することもできます。
全文検索以外にも、当社帳票ツールSVFで作成したPDFの場合、フィールド名検索も可能になり大量の情報からの検索精度が圧倒的に向上します。
また、明細行での検索、日付・数量や金額での範囲検索も可能です。
さらに日本語以外にも8ヶ国語の帳票に対応しています。

■原本保証型のPDFセキュリティ
原本はそのままに、セキュリティ「パスワード設定・印刷不可設定・透かしの埋め込み・アクセス制御・マスク（秘密事項など重要な箇所を非表示）」を運用の利便性を考慮しながら緻密に設定できます。

■権限に応じたアクセス、きめ細やかなセキュリティ設定
①フォルダごとのアクセス設定
個々のユーザーに操作権限を設定するのではなく、「ロール」「グループ」および「ユーザー」という概念でユーザーの操作権限を「読み込み」「書き込み」「拒否」の3段階で設定可能です。

②監査証跡として利用可能な履歴管理
全てのユーザー操作ログが、サーバー上にログとして記録され保管されます。
「いつ」「誰が」「どこから」「何をしたか」という操作ログの取得をはじめ、PDFファイルのプレビュー、印刷、ダウンロードや、PDFファイルの編集などの各種操作の履歴をファイル単位で記録し、履歴を管理。PDF自体に履歴が残るため、社外への持ち出しなど不正利用時の証跡として利用できるにはもちろん、監査証跡として利用可能です。

③タイムスタンプ（時刻認証）の付与と改ざん有無の確認
オプションのライセンスを追加すると、SPAへのアーカイブ時にPDFファイルに対してタイムスタンプを付与できます。タイムスタンプが付与されたPDFファイルについては、タイムスタンプの付与後に改ざんされているかどうかを確認できます。

④PDFファイルへの情報埋め込み
ダウンロードしたPDFファイルには、「ダウンロード実行日時」「ダウンロードしたログインユーザーID」「ダウンロードを行ったログインユーザー名」「任意の文字列」など12種類の情報を任意に付加可能。これらの情報はPDF自体に埋め込まれるので、USBメモリやメールでPDFを外部へ持ち出しても消えることなく、不正利用の際の証跡として利用できます。