帳票電子化とは？メリットからツールの選び方・おすすめ製品まで紹介

帳票電子化とは

帳票電子化とは、今までは紙（原本）で保管しなければならなかった帳票を電子化することです。

IT技術の進歩により、高度なデジタル文書の作成やスキャンができるようになったことから、法律の規制緩和が行われました。帳票の電子化に関する法律には大きく分けて「電子帳簿保存法」と「e-文書法」の２種類があります。

電子帳簿保存法とは国税関係書類を電子化するための法律であり、条件を満たすと電子データで保存できます。e-文書法は主に帳票類を電子化するための法律で、電子帳簿保存法よりも条件が緩いことが大きな違いです。

帳票電子化のメリット

つづいて、帳票電子化のメリットを見ていきましょう。

コストを削減できる

書類を電子化することでさまざまなコストを削減できます。例えば、紙の帳票を発行して取引先に送る場合、紙代・インク代・封筒代・送料が必要です。電子化すればこのコストは全て不要になるため、発行する帳票類が多ければ大規模なコスト削減になるでしょう。

業務効率がアップする

帳票を電子化すれば、印刷することなくそのままメールなどで送信できるため、無駄な業務を省けます。紙の帳票であれば、印刷して封入し、投函する手間が必要なので、業務効率がアップするでしょう。

また、問い合わせを受けたときの対応スピードも郵送より早くなり、検索性もアップします。

高いセキュリティレベルを担保できる

帳票を電子化するとセキュリティレベルを高くすることができます。紙の帳票は倉庫などに保管する必要があり、閲覧時に紛失する可能性もゼロではありません。また、盗難・改ざんされることもあるでしょう。

電子データであればアクセス制限や保護をかけ、改ざんや盗難を防ぐことができます。

帳票電子化ツールの選定ポイント

つづいて、帳票を電子化するツールの選定ポイントを見ていきましょう。

フォーマット作成の容易さ

帳票電子化ツールを選ぶときは、ツールの操作性が重要です。帳票類は多くの人が発行するため、誰でも簡単に書類やフォーマットを作成できなければなりません。特に最初に登録するフォーマット作成が容易であれば、システムを導入してから短期間で活用できるでしょう。

ワークフロー機能の有無

帳票を社内で活用する場合は、ワークフロー機能があれば業務を効率化できます。自分が作成した書類をシステム上で上申し承認を貰えるためです。クラウド型のシステムであれば上司が外出中でも確認可能で、申請のスピードがアップします。

自動配信機能の有無

取引先が多い場合には帳票を自動配信できる機能があると便利でしょう。高性能なツールであれば、帳票の発行から送信まで自動で行えます。このようなシステムを導入することで、業務の大幅な改善が可能です。

ITトレンド編集部厳選！帳票電子化ツール15選

最後に、ITトレンド編集部おすすめの帳票電子化ツールを見ていきましょう。（４月９日時点）

SVF

ウイングアーク１ｓｔ株式会社

• check社内利用から社外帳票までどんな帳票でも作成できます
• check環境に依存することなく利用できます
• check多様な出力形式に対応可能です

SVFは作成できる帳票の種類が多いため、どのような企業でも簡単に電子帳票を作成できるでしょう。バーコード付きの帳票作成にも対応しており、紙を出力している取引先も入力作業を省くことが可能です。プログラミングの知識がなくても帳票の設計が簡単に行えます。

AUTO帳票EX

日本テレネット株式会社

• check20年以上の実績のある帳票類をFAX/Eメールで送信するASPサービス
• check帳票のFAX送信業務を効率化し、コスト低減を実現します

AUTO帳票はあらかじめ登録しておいたフォーマットに、テキストデータを流すだけで簡単に帳票を作成できます。そのまま自動でFAXを送信可能で、業務の効率化が実現するでしょう。Web上で帳票を作成することもできるため、場所を選ばずに利用可能です。

eco Deliver Expressは請求書・発注書・納品書・支払通知書といった帳票類を電子化しWeb上で配信できます。事前に取引先の情報を入力しておけば、一括作成・一括配信も可能でしょう。

クラウド型のシステムですがパッケージ版もあるため、クラウド利用に制限がある場合でも問題ありません。

伝票@Tovas

コクヨ株式会社

• checkコスト削減と業務効率の向上を同時に実現
• checkCSVファイルをブラウザからアップロードするだけで帳票生成
• checkクラウドサービスだから最低限のコストでスピーディーに導入

伝票@Tovasは帳票作成業務を大きく自動化できるため、業務改善を実現します。例えば、帳票作成業務・ネットFAX・Web上のファイル配信業務は自動で行うことが可能です。既存のデータもそのまま使えるため、導入負荷なくシステムを活用できるでしょう。

明細書配信サービス「ナビエクスプレス」

NTTコム オンライン・マーケティング・ソリューション株式会社

• check【人的ミス削減】自動化により作業時間を減らし、人的ミスも削減
• check【コスト削減】発送費、人件費、運用保守費の削減
• check【スピード向上】情報伝達スピードが大幅に向上

ナビエクスプレスを使えば、従来の帳票を郵送した場合と比較すると業務・コスト削減を行えます。セキュアな環境に帳票を保管し、取引先にも自動で帳票を配信します。サポート体制も万全であるため、安心して導入することが可能です。

風神レポートは柔軟に対応しているカスタマイズを、低価格で利用することができます。帳票フォーマットのデザインも簡単に行え、自社に合った帳票を簡単に用意することが可能でしょう。プログラミングの知識がなくても機能を増やせるためおすすめです。

Docurainはクラウド型の帳票システムであり、Webブラウザ上で帳票作成を行えます。現在の業務システムの構成はそのままに、帳票の開発を容易に行うことが可能です。また、エクセル操作と同等の知識で十分使いこなすことができるため、比較的導入しやすいといえるでしょう。

帳票発行の電子化なら「楽楽明細」

株式会社ラクス

• check請求書・納品書・支払明細などの帳票発行業務を効率化
• check紙代・発送費・人件費などのコストも大幅削減
• check大手～中小企業にまで幅広く選ばれる、継続率97%の安心サービス

楽楽明細は今まで紙で発行していた帳票類をWeb上で発行することが可能なシステムです。基本的にWebで帳票を配信しますが、紙にしか対応していない取引先にも郵送代行機能があるため対応できます。

エクセルやCSVデータだけでなくPDFデータもそのままアップロードして活用することも可能です。

Create!Form

インフォテック株式会社

• check見たまま簡単設計
• check多彩な表現力
• check処理速度が速い

Create!Formは多種多様な出力環境にも対応している帳票ツールです。帳票の集計から計算、加工・編集も簡単に行えます。あらかじめ帳票の仕様書を設定しておけば、自動で発行することもでき、帳票発行業務の効率化につながるでしょう。

帳票FAXサービス （帳票電子化）

オープンテキスト株式会社

• checkメーカーや卸業者などへ日常的に受発注業務で各種帳票の発送
• checkEDIを導入済みだがFAXでの対応が必要な企業
• checkFAXサーバのクラウド化をご検討中の企業

opentextはクラウド型の帳票システムであるため、初期コストをかけずに導入することが可能です。宛先によって異なる帳票も自動的に作成し、一斉にFAXで配信することができます。業務自動化による人件費削減や、郵送料削減に貢献するでしょう。

FiBridgeIIはネット上で運用することを前提に開発された帳票発行ツールです。データの高速処理が可能で、帳票類の閲覧もストレスなく行えます。作成した帳票には検索キーを設定できるため、必要なときは簡単に検索して見つけ出せるでしょう。

EdiGate/POST（エディゲートポスト）

大興電子通信株式会社

• check帳票のペーパレス化を検討されている企業様
• checkセキュアな環境でデータ交換を検討されている企業様
• checkインターネットに接続できればOK！

EdiGate／POSTは、今まで使ってきた帳票をPDF形式に変換し、ネット経由で自動配信するツールです。電子データで取引先に帳票類を送信することで、人件費や送料の削減を行えます。取引先もインターネットに接続していれば利用可能なため、比較的使いやすいでしょう。

FileVolanteは自社で使用している帳票に合わせて自由に設計し、階層ごとに保管することができます。保管しているデータは、IDとパスワードによるアクセス制限が可能です。小規模で導入しても豊富なオプションで機能を後付けしてカスタマイズできます。

SPA

ウイングアーク１ｓｔ株式会社

• check高精度の検索機能。全文検索だけでなく明細行や項目検索も可能
• check人による仕分けのナレッジをシステム化した高度な電子棚管理機能
• check原本保証型のセキュリティコントロール

SPAを使えば、今までアナログで行っている業務の流れはそのままに、全てを電子上で行うことが可能です。帳票の作成・保管・破棄を一元的なライフサイクルで管理することができ、今までの業務を自動化します。

作成した帳票は条件に合わせて自動で仕訳されるため、効果的な管理を行えるでしょう。

SVF Cloud

ウイングアーク１ｓｔ株式会社

• check18,000社以上の導入実績を誇るSVFソリューションのクラウド版！
• check様々なデータソースからの帳票出力が可能に
• check帳票設計も簡単に、かつクラウドからダイレクトに印刷

SVF Cloudは膨大な量の帳票もクラウド環境上で簡単に作成できます。現在利用している、エクセルやPDFのデータもそのまま活用可能です。クラウド型のシステムですが、さまざまなシステムと連携できるので柔軟な帳票業務の運用を行えます。

帳票電子化にはツール導入で対応しましょう！

帳票類の電子化はコスト削減や業務効率アップというメリットがあるため、取り組みが加速しています。発行する帳票類が多い場合人手で作成すると時間がかかるため、ツールの導入がおすすめです。

帳票電子化ツールを導入するときは、フォーマットを簡単に作成できるか、ワークフロー機能があるか確認しましょう。また、自動配信機能があれば業務の効率化を図れます。自社に合ったツールを導入して業務を改善しましょう。