１．帳票フォーマット・フォームの作成が簡単か
まず前提として、帳票電子化ツールは電子帳票の作成をスムーズにするツールとして使います。法律上、紙の帳簿や伝票はスキャナ保存ができませんが、電子帳票での保存なら認められています。
電子帳票の作成は、あらかじめ用意されたフォーマットに必要事項を入力する形で行われるのですが、そのフォーマットを自由に作成できるツールが大半です。自社の業務に合った帳票フォーマットを作成できます。ただ、フォーマットの作成が容易にできるかどうかは、ツール次第となります。
ノンプログラミングでフォーマットを作成できる帳票電子化ツールが望ましいでしょう。ITに関する知識がなくても、直感的にフォーマットやフォームが作成できるものが良いです。
２．証憑書類のスキャンがスムーズにできるか
帳票電子化ツールは、見積書や請求書など紙の証憑書類をスキャンして電子化することも可能です。証憑書類はスキャナ保存が認められており、通常、１枚１枚の証憑書類をスキャンして電子化します。しかし、枚数が多いと手間と時間がかかってしまいます。
複数枚の証憑書類を一括で読み込める帳票電子化ツールが良いでしょう。加えて、証憑書類のテキストを正しく読み込むために、OCRの精度が高いツールを選択してください。
３．紙帳票や証憑書類のフォーマットをそのまま使えるか
電子帳票を作成する際、これまで紙帳票で使っていたフォーマットをそのまま使えると現場での運用がスムーズです。一般的に、紙帳票のフォーマットはExcelやWordで作成しているケースが多いですが、そのフォーマットを帳票電子化ツールに移行できるか確認しましょう。
また、紙の証憑書類をスキャナで読み込んで、フォーマットを変えずにそのまま電子化できることも確認してください。紙の証憑書類と帳票電子化ツールのフォーマットが異なると、紙の証憑書類をスキャンしても上手く反映されず、転記する手間が出てくるかもしれません。
４．モバイル端末に対応しているか
出先にいる社員でも帳票管理がしやすいよう、スマートフォンやタブレット端末に対応していると良いでしょう。ただし、スマートフォンやタブレット端末では画面が小さく、PCに登録していた帳票フォーマットでは入力がしにくいです。したがって、スマートフォンやタブレット端末用のフォーマット作成機能も必須となります。
選定ポイントを押さえ、帳票電子化ツールを比較してみよう！
帳票電子化ツールの選定ポイントは以下のとおりです。
- ●帳票フォーマット・フォームの作成が簡単か
- ●紙の証憑書類のスキャンがスムーズにできるか
- ●紙帳票や証憑書類のフォーマットをそのまま使えるか
- ●モバイル端末に対応しているか
帳票電子化ツールによって、電子帳票の作成や紙の証憑書類のスキャンが効率化されます。今回ご紹介した選定ポイントを参考にしながら、複数の帳票電子化ツールを比較し、最適なものを導入しましょう。
