帳票電子化ツール3つの選定ポイントをおさえよう！

ポイント１ フォーマットやフォーム作成は簡単か？

帳票電子化ツールは、見積書や請求書などの紙帳票や報告書など電子化する製品・サービスです。帳票フォーマットと電子フォーム作成は、その重要な機能の1つとなっています。帳票電子化ツールが提供するコスト削減や省力化などの多くのメリットも、フォーマットやフォームの作成ができないと実現できません。

ノンプログラミング

まず確認するべきはノンプログラミングかどうかです。帳票電子化に慣れた専門家であればプログラミングの方が楽ですが、一般の担当者はそうではありません。講習会などに参加することなく、簡単にフォーマットやフォームが作成できるか確認が必要です。

紙伝票やExcel・Word伝票を転用できるか

既存の紙伝票をスキャナで読み込んで、フォーマットやフォームに転用できるかを確認しましょう。ExcelやWordで作成していた伝票をそのまま電子フォームとして流用できると便利です。これら既存伝票の見た目を利用することで、新規導入の混乱がなくなりスムーズに使い始めることができます。

スマートフォンやタブレットPC用のフォームを作成できるか

サービスやメンテナンス担当者、営業担当者の各種報告書を電子化する場合、スマートフォンやタブレットPC用のフォーム作成機能は必須となります。

【従来の課題】

• スマートフォン・タブレットから読みづらい
• 小さな画面で検索しづらい
• フォーム作成時に、サーバに入力するのが手間になる

このほかにも、フォーム作成時に一覧から選択できるなど、入力支援機能も求められます。

ポイント２ ワークフロー機能は用意されているか？

外出先の業務を電子化する場合、ワークフロー機能が装備されていると、システム化が容易となります。お客様先でデータを入力し、その場でサーバにアップ。上司はそれをオフィスで確認し、報告内容を承認できるようになります。

外出の多い担当者にモバイル端末を持たせ、報告業務を省力化させることが大きな潮流となっています。手書きの煩わしさをなくし、一連の報告業務をカバーし、担当者の直行直帰を可能とします。外出先業務のシステム化やワークスタイルの革新を検討している場合は、ぜひ確認してください。

ポイント３ 自動配信機能は充実しているか？

従来郵送や手渡ししていた帳票を配信できるか確認しましょう。

見積書や注文書、納品書などの帳票類

郵送でやりとりしていた帳票を電子化することで、納期の短縮化、業務の効率化が可能となります。大量の請求書をお客様に配信する場合は、仕分け作業や封入が大きな負担となっていました。これらを電子化して、サイトアップやメール送信に切り替えることで、大幅なコストダウンが可能となります。

納品書の場合、請求書や検収書など関連帳票も同時に電子化できるツールもあります。ネット配信ができない場合はFAXを利用できるなど、配信の種類が豊富に用意されていると便利です。

給与明細書

従業員やパート・アルバイトの給与明細書を電子化し、サイトアップまたはメール送信できるか確認します。従業員は携帯電話やスマートフォンなどで閲覧できるようになり、作業負荷の軽減とコスト削減が可能になります。

充実したセキュリティ

電子転送する場合は、セキュリティも重視してください。SSLで暗号化されていると安心です。帳票作成時に電子署名や電子印を組み込むことが可能な製品もあります。

帳票電子化ツールを比較してみよう！

帳票電子化ツールの選定の際に確認するポイントとして、「フォーマット・フォーム作成機能」「ワークフロー機能」「自動配信機能」を紹介しました。帳票電子化ツールによってペーパレス化を行うことができ、管理が楽になるだけではなく、業務工数の削減やワークスタイルの改革を支援します。選定ポイントを参考にしながら、自社にあった製品を比較しましょう。