帳票電子化４つのメリット
まずは、紙ベースの帳票管理と比較しながら、帳票電子化のメリットを３つご紹介します。
１．印刷・保管・郵送にかかるコストを削減できる
帳票を紙で出力すれば、用紙代・印刷代がかかります。帳票を郵送したりファイリングして保管したりする場合は、さらにコスト増となります。
そういったコストを削減したいなら帳票の電子化がおすすめです。ペーパーレスになり、帳票の保管スペースは必要ありません。電子化された帳票はサーバーやクラウド上に保管され、帳票を郵送せずにネットを介してデータを渡せます。
２．帳票の検索が容易になる
紙ベースの帳票管理では、いくらファイリングに工夫を凝らしても、量が多くなるほど帳票を探し出すための時間がかかるでしょう。古い帳票を探す場合は、外部倉庫に保管されていることも多く、見つけ出すまで数日を要することも考えられます。
帳票を電子化すると、帳票の量が多くても必要な情報を簡単に探し出せます。キーワードや条件を指定し、多角的・多層的な検索が可能になるからです。顧客ごと、日付ごとなど細かく条件指定ができます。
３．業務を効率化し、帳票データを有効活用できる
帳票の電子化により検索性が高まることで、顧客からの問い合わせに迅速に対応できます。その結果、顧客満足度向上に貢献し、企業競争力の向上にもつながるでしょう。
加えて、帳票の承認作業も効率化できます。紙の帳票では承認を得るために関連部門へ持ち回らなければなりませんが、電子化によってどこでもいつでも帳票データが共有可能になります。スマートフォンやタブレットでも帳票データの閲覧ができます。
また、過去の帳票データを統合し、マーケットや販売状況を分析すれば、経営判断が行いやすくなるでしょう。
４．セキュリティリスクを回避できる
紙媒体で帳票を保管していると、原本の流出や紛失といったセキュリティリスクが高くなります。帳票をどこかに置き忘れてしまったり、誤って廃棄してしまったりする可能性があるからです。
また、紙の帳票は閲覧制限やアクセス制限ができず、情報が盗み出されやすいのです。また、流出しても発覚するまでに時間がかかるというという問題があります。
電子化した帳票であれば制限をかけることは容易ですし、バックアップもとれるため、紙ベースの帳票管理よりもセキュリティ面で安心です。強固な認証や暗号化、ログ監視も行えば、情報漏えいを防止し、コンプライアンスを徹底できるでしょう。
帳票電子化のデメリット
帳票は帳簿や伝票のことを指しますが、電子帳簿保存法では帳簿や伝票をスキャナ保存することはできません。スキャナ保存とは、紙の帳票をスキャンして電子保存することです。つまり、これまでに作成した紙帳票は、紙のまま保存しなければならず、電子化の意味がないという企業も少なくないのです。
しかし、帳票は電磁的保存が認められており、最初から電子化された帳票であれば問題ありません。今後も事業を続けていくなら、帳票はさらに増えていきます。これ以上管理が面倒にならないよう、紙帳票から電子帳票へ切り替えるのが望ましいでしょう。
帳票電子化ツール導入のメリット
電子帳票を作成する際、帳票電子化ツールを活用すると便利です。ここでは、ツールのメリットをご紹介します。
１．帳票作成がスピーディーになる
ツール導入後は帳票作成が手書きではなくなるため、必然的に作成スピードが上がります。あらかじめ用意された帳票フォーマットに従って作成するだけです。帳票作成がスムーズになるでしょう。
なお、フォーマットは自由に設定でき、テンプレートを搭載したツールもあります。既存の紙帳票フォーマットを使うことも可能です。また、ほかのシステムと連携できるツールだと、自動的にデータが転記され、帳票の入力ミスが軽減します。
２．証憑書類のスキャンが効率化される
帳票と同じく管理が大変な書類として、証憑書類が上げられます。証憑書類は請求書や納品書などを指し、一般的に紙の証憑書類を電子化するには、ツールやシステムにデータを手入力することになります。１枚１枚手入力していては、非常に手間がかかってしまうでしょう。
帳票電子化ツールには、紙の証憑書類をスキャナで読み込み、電子化する機能が搭載されています。ほかにもスキャニングを委託できるサービスもあるため、利用を検討してみると良いでしょう。
帳票電子化ツールを使って電子化を進めよう！
帳票電子化により、ペーパーレスになると印刷や保管にかかるコストは削減し、データが一元管理されて検索しやすくなります。その結果、顧客対応や承認作業がスムーズになったり、帳票データの活用ができたりします。また、セキュリティも強化されるため、コンプライアンスの徹底につながります。
紙帳票はスキャナ保存できませんが、電磁的保存が認められています。今後は、帳票電子化ツールを用いて電子帳票を作成しましょう。
