まだ紙ベース！？帳票管理を電子化するメリットとは？

課題が山積み？紙帳票のデメリット

紙帳票だと「メモなど書き込みができる」「一覧性が高い」などのメリットがありますが、手書きで紙帳票を作成するにあたっては、以下のような課題が挙げられます。

• ■帳票作成に時間がかかる
• ■字が汚い場合は判読しにくい
• ■書き損じが発生しやすく、紙が無駄になる

帳票を管理するうえでも、以下のような課題が残ります。

• ■量が多くなると、かさばって検索しにくい
• ■編集や加工がしにくい
• ■保管スペースや保守管理にコストが必要になる
• ■郵送する場合、コストや時間がかかる
• ■音声や動画が保存できない、また大量の画像の保存も難しい
• ■経年劣化して利用できなくなる可能性がある
• ■置き忘れなどで紛失する可能性がある
• ■セキュリティ確保が難しい

これらのデメリットはすべて、帳票電子化によって解決できます。

紙帳票の電子化で得られるメリットは？

紙帳票を電子化すると、紙ベースの管理では得られないメリットがたくさん生まれます。たとえば、以下のようなメリットです。

• ●多角的な検索が可能になる
• ●データ編集や加工、統合がしやすい
• ●保管スペースが不要になる
• ●いつでもどこでも共有できる
• ●画像や音声、動画の保存も容易になる
• ●長期間の保存でも劣化しない
• ●物理的な持ち運びがないため紛失のリスクが低い
• ●アクセス制限などによりセキュリティ対策ができる

特に、帳票は承認作業が付き物ですが、データの共有がしやすくなることでスムーズに業務が進みます。ネットを介して帳票データが閲覧できるため、郵送する必要もなくなるでしょう。

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帳票電子化を進めるべき理由とは？

帳票の電子化というと、作成・管理の手間やコスト、セキュリティリスクを軽減するといった現状改革、あるいは必要に迫られて移行するというイメージが強いでしょう。

しかし、帳票の電子化は現状改革だけでなく、帳票データの二次利用や法令対応などを可能にするのです。それを踏まえて、ここでは帳票電子化をすべき理由を解説します。

顧客満足度向上や経営にも貢献

帳票データの活用方法次第で企業の価値を高められます。たとえば、帳票データの検索性の高さを活かし、顧客の問い合わせに迅速に回答することで、顧客満足度の向上が期待できます。

また、電子帳票はデータ編集・加工・統合が可能になり、帳票データを商品企画や営業施策、経営判断などに活かすことも可能でしょう。さらに、ペーパーレスになることで企業として環境保護の責任も果たせます。

電子帳簿保存法の改正に対応

平成27年度と平成28年度の税制改正により、電子帳簿保存法も改正されました。電子保存できる範囲と、電子化するための条件が緩和されたのです。

領収書や納品書など証憑書類はスキャナ保存が認められ、スマートフォンなどで撮影し電子化することが可能になりました。また、原本を保管する必要もありません。

帳票の電子化はもちろん、紙の証憑書類もスキャナ保存することで無駄を排除し、いっそうの合理化ができるでしょう。

出典：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

必見！帳票電子化の方法

帳票を電子化するには、専用の帳票電子化ツールを使うと良いでしょう。帳票電子化ツールは、電子帳票の作成をスムーズに行うためのものです。

電子帳票のフォーマットをノンプログラミングで設計できたり、既存の紙帳票フォーマットをそのまま移行できたりします。紙帳票よりも作成がスムーズになるでしょう。

また、紙の証憑書類をスキャンする際、複数枚を一括で読み込める機能を搭載しているツールもあります。必要に応じて、こういったツールの導入も検討してみてください。

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紙ベースの帳票管理から脱却しよう！

現状、紙ベースで帳票管理をしている場合、帳票の電子化を検討したほうが良いでしょう。紙帳票は、作成に時間や手間がかかったり、保管コストがかかったり、さまざまな課題があるからです。

加えて、帳票データを活かして顧客満足度を向上し、経営判断の材料にすることも可能です。電子帳簿保存法が改正されたことで、帳票電子化はますます進むことでしょう。

帳票電子化にあたっては、帳票電子化ツールの活用をおすすめします。ぜひこれを機に紙ベースの帳票管理から脱却しましょう。