まだ紙ベース！？帳票管理を電子化するメリットとは？

課題が山積み？紙帳票のデメリット

紙帳票の大きなメリットには「誰でも手書きで作成できる」「メモなどの書き込みができる」「一覧性が高い」などが挙げられるでしょう。一方でデメリットには、以下が考えられます。

• ■帳票作成に時間がかかる
• ■字が汚い場合は判読しにくい
• ■書き損じが発生しやすく、紙が無駄になる

帳票を管理するうえでも、以下のような課題が残るでしょう。

• ■枚数が増えるほどかさばり、検索もしにくい
• ■編集や加工が難しい
• ■保管スペースや保守管理にコストがかかる
• ■情報共有に時間がかかる
• ■郵送のコストや時間がかかる
• ■音声や動画が保存できない、大量の画像も保存が難しい
• ■経年劣化で利用できなくなる可能性がある
• ■置き忘れなどで紛失する可能性がある
• ■セキュリティ確保が難しい

これらのデメリットはすべて、帳票の電子化により解決できます。

紙帳票の電子化で得られるメリット

紙帳票を電子化すれば、紙ベースの管理では得られなかったメリットがたくさん生まれるでしょう。例えば以下のようなメリットが考えられます。

• ●多角的な検索が可能になる
• ●データ編集や加工、統合がしやすい
• ●保管スペースが不要になる
• ●場所や時間を問わず、リアルタイムで情報共有できる
• ●画像や音声、動画の保存が容易になる
• ●長期間の保存でも劣化しない
• ●物理的な持ち運びが不要で紛失のリスクが低い
• ●アクセス制限などによりセキュリティ対策が行える

帳票には承認作業がつきものです。電子化でデータの共有がしやすくなれば、作業がスピーディーになるでしょう。ネットを介して場所や時間を問わず帳票データが閲覧でき、郵送する手間も省けます。

電子化のメリット・デメリットは以下の記事でも解説しています。あわせてご覧ください。

帳票の電子化を進めるべき理由

「帳票の電子化」という言葉には作成・管理の手間やコスト、セキュリティリスクの軽減といった現状改革のため、あるいは移行の必要に迫られたため、のような「やむを得ない」印象が強いかもしれません。

しかし帳票の電子化でできることは、現状改革だけではありません。帳票データの二次利用や法令への対応まで可能にするのです。さまざまな業務の効率化につながり、メリットは大きいといえるでしょう。ここでは帳票を電子化すべき理由について解説します。

顧客満足度の向上や経営にも貢献

帳票データを利活用できれば、企業価値の向上にも役立てられます。例えば帳票データの高い検索性を活かし、顧客の問い合わせにすぐさま回答できれば顧客満足度の向上につながるでしょう。

電子帳票はデータ編集・加工・統合が行えるため、集約したデータを商品企画や営業施策、経営判断などに活かせます。ペーパーレスも実現でき、企業として環境保護の責任を果たせるでしょう。

電子帳簿保存法の改正に対応

電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿・書類について電子データで保存することを認め、その要件や方法についても定めた法律のことです。1998年の施行後、幾度の法改正を経て、電子化がより行いやすくなりました。電子保存できる範囲と、電子化の要件が緩和されたためです。

例えば証ひょう書類（領収書や納品書など）のスキャナ保存が認められ、スマートフォンやデジタルカメラで撮影しての電子化も可能になりました。スキャナ保存後の書面原本は要件を満たせば廃棄できるため、保管の手間もかかりません。

電子取引（電子データでやりとりした請求書・領収書など）に関しては従来、紙に印刷して保存することが可能でした。しかし2022年１月の法改正で、所得税と法人税に関しては電子データのまま保存することが義務付けられたため注意が必要です。やむを得ない場合、2023年末までは印刷書面による保存も可能ですが、帳票電子化の準備は進めておくのがよいでしょう。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁
参考：電子取引データの出力書面等による保存措置の廃止（令和３年度税制改正）に関する宥恕措置について｜財務省

必見！帳票電子化の方法

帳票を電子化するには、専用の帳票電子化ツールを使うとよいでしょう。帳票電子化ツールは、電子帳票の作成をスムーズに行うためのものです。

電子帳票のフォーマットをノンプログラミングで設計できたり、既存の紙帳票フォーマットをそのまま移行できたりします。紙帳票よりも効率的な作成が可能になるでしょう。また、紙の証ひょう書類をスキャンする際、複数枚を一括で読み込めるツールもあります。必要に応じて、このようなツールの導入も検討してください。

人気の帳票電子化ツールは、以下のボタンから確認できます。すべて無料で資料請求できるので、気になる製品があれば問い合わせることをおすすめします。

紙ベースの帳票管理から脱却しよう！

現在、紙ベースで帳票管理をしている場合、帳票の電子化を検討したほうがよいでしょう。紙帳票は作成に時間や手間がかかる、データを利活用しにくい、保管コストがかかるなど、さまざまな課題があるためです。

帳票が電子化できればデータをもとに顧客満足度を向上させたり、経営判断の材料にしたりできます。電子帳簿保存法の改正により、帳票電子化の流れはますます加速することでしょう。

帳票の電子化には、帳票電子化ツールの活用がおすすめです。自社にあう方法や製品を検討するため、まずは資料請求をしてみましょう。