まだ紙ベース！？帳票管理をシステム化するメリットとは？

紙ベースのままでの帳票管理の無駄と課題

紙ベースで帳票管理しているときのデメリットは、大半が電子化することによるメリットの裏返しとなります。具体的には、下記となります。これらのデメリットが、全て電子化することで先述したように解決することを期待できます。

• ■量が多くなると、かさばって検索しにくい
• ■編集や加工ができない
• ■経年劣化して利用できなくなる可能性がある
• ■不注意で紛失する可能性がある
• ■音声や動画が保存できない、また大量の画像の保存も難しい
• ■品質の高い大量コピーが難しい
• ■遠隔地に送るときのコスト、時間がかかる
• ■保管運用のランニングコストがかかる
• ■セキュリティ確保が難しい

ただし、紙での帳票管理にも、「量が少なければ、閲覧のツールが不要なことから、どこにでも持ち出して利用できる」、「一覧性があり誰にでも見やすい」、および「メモなど書き込みができる」などのメリットがあるので段階を追って導入していくことも検討してみはいかがでしょうか。

帳票電子化で得られるメリット

紙での帳票管理から帳票電子化すると、紙では得られないメリットがたくさん生まれます。例えば、下記のようなメリットです。

• ●量が多くても、かさばらず保管が可能
• ●多様な検索が可能
• ●画像や音声、動画の保存も容易
• ●コピーが大量でも容易
• ●長期間の保存でも劣化しない
• ●輸送保管コストが安価、紛失の可能性が減少
• ●データを統合編集加工するなどして経営判断などへの2次利用がしやすい
• ●細かいアクセス権の設定により、情報漏えい防止などセキュリティ対策ができる

帳票の電子化と言うと、保管場所や管理コスト、管理の手間など「必要だけれど不経済だから、移行しようか」という現状改革、あるいは必要に迫られて移行するというイメージが強いのではないかと思われます。

現状改革ももちろん必要です。しかし、帳票の電子化は、現状改革だけでなく、近年問題になっている情報漏えいをログ管理で予防することや、電子データによる早い検索、2次加工が容易など前向きな改革の遂行をサポートします。

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帳票の電子化を進めるべき理由

顧客満足度向上や経営にも貢献

帳票を電子化することで多くのメリットが得られます。また、活用方法次第で企業の価値を高められます。例えば、顧客の問い合わせに迅速に回答できることで、顧客満足度の向上が期待できます。

あるいは、過去のデータを統合、編集、加工しやすくなることから、製品企画や営業政策などの経営判断に迅速に活用できるなどのメリットを生みだせます。さらに、環境保護への企業の責任も果たせます。

電子帳票保存法の改正

なお、経済界などの要望を受けて「平成27年度の税制改正大綱」と「平成28年度の税制改正大綱」に電子帳簿保存法の改正が織り込まれました。さらに、国税関係の領収書などの証ひょう類の電子保存できる範囲と、電子化するための条件が緩和されました。

企業内の帳票や証ひょう類を統合して電子化することで、課題や無駄を排除し、いっそうの合理化ができるようになります。

出典：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

帳票以外もペーパーレス化しよう！

既存の紙ベースでの情報活用に大きな課題・問題点がないとしても、帳票の電子化を検討することは、決して無駄にはなりません。その理由は、実際に起こっている紙ベースでの情報管理・活用の無駄をなくし、新しい価値を創造できる可能性があるからです。

また、帳票以外にもペーパーレス化する動きがあります。会議などの資料も貯まる一方で保管に苦労したり、探し出すのに一苦労だったりします。紙ベースで保管しているさまざまな書類を電子化してみてはいかがでしょうか。

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