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まだ紙ベース!?帳票管理を電子化するメリットとは?

2022年03月11日 最終更新
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ITトレンド 編集部

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まだ紙ベース!?帳票管理を電子化するメリットとは?

取引や会計などを記録する帳票は、企業活動に欠かせない存在です。企業によっては紙の帳票や電子データ化した帳票など、さまざまなかたちで利用していることでしょう。どちらにもメリット・デメリットがあるものの、IT化の進む社会では、電子化のほうが得られるメリットが大きいかもしれません。

この記事では紙帳票の問題点から電子化するメリット、電子化すべき理由や関連する法律について解説します。電子化の方法も詳しく解説しているので、自社で電子化を検討する際の参考にしてください。

この記事は2022年3月時点の情報に基づいて編集しています。

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課題が山積み?紙帳票のデメリット

紙帳票の大きなメリットには「誰でも手書きで作成できる」「メモなどの書き込みができる」「一覧性が高い」などが挙げられるでしょう。一方でデメリットには、以下が考えられます。

  • ■帳票作成に時間がかかる
  • ■字が汚い場合は判読しにくい
  • ■書き損じが発生しやすく、紙が無駄になる

帳票を管理するうえでも、以下のような課題が残るでしょう。

  • ■枚数が増えるほどかさばり、検索もしにくい
  • ■編集や加工が難しい
  • ■保管スペースや保守管理にコストがかかる
  • ■情報共有に時間がかかる
  • ■郵送のコストや時間がかかる
  • ■音声や動画が保存できない、大量の画像も保存が難しい
  • ■経年劣化で利用できなくなる可能性がある
  • ■置き忘れなどで紛失する可能性がある
  • ■セキュリティ確保が難しい

これらのデメリットはすべて、帳票の電子化により解決できます。

紙帳票の電子化で得られるメリット

紙帳票を電子化すれば、紙ベースの管理では得られなかったメリットがたくさん生まれるでしょう。例えば以下のようなメリットが考えられます。

  • ●多角的な検索が可能になる
  • ●データ編集や加工、統合がしやすい
  • ●保管スペースが不要になる
  • ●場所や時間を問わず、リアルタイムで情報共有できる
  • ●画像や音声、動画の保存が容易になる
  • ●長期間の保存でも劣化しない
  • ●物理的な持ち運びが不要で紛失のリスクが低い
  • ●アクセス制限などによりセキュリティ対策が行える

帳票には承認作業がつきものです。電子化でデータの共有がしやすくなれば、作業がスピーディーになるでしょう。ネットを介して場所や時間を問わず帳票データが閲覧でき、郵送する手間も省けます。

電子化のメリット・デメリットは以下の記事でも解説しています。あわせてご覧ください。

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帳票の電子化を進めるべき理由

「帳票の電子化」という言葉には作成・管理の手間やコスト、セキュリティリスクの軽減といった現状改革のため、あるいは移行の必要に迫られたため、のような「やむを得ない」印象が強いかもしれません。

しかし帳票の電子化でできることは、現状改革だけではありません。帳票データの二次利用や法令への対応まで可能にするのです。さまざまな業務の効率化につながり、メリットは大きいといえるでしょう。ここでは帳票を電子化すべき理由について解説します。

顧客満足度の向上や経営にも貢献

帳票データを利活用できれば、企業価値の向上にも役立てられます。例えば帳票データの高い検索性を活かし、顧客の問い合わせにすぐさま回答できれば顧客満足度の向上につながるでしょう。

電子帳票はデータ編集・加工・統合が行えるため、集約したデータを商品企画や営業施策、経営判断などに活かせます。ペーパーレスも実現でき、企業として環境保護の責任を果たせるでしょう。

電子帳簿保存法の改正に対応

電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿・書類について電子データで保存することを認め、その要件や方法についても定めた法律のことです。1998年の施行後、幾度の法改正を経て、電子化がより行いやすくなりました。電子保存できる範囲と、電子化の要件が緩和されたためです。

例えば証ひょう書類(領収書や納品書など)のスキャナ保存が認められ、スマートフォンやデジタルカメラで撮影しての電子化も可能になりました。スキャナ保存後の書面原本は要件を満たせば廃棄できるため、保管の手間もかかりません。

電子取引(電子データでやりとりした請求書・領収書など)に関しては従来、紙に印刷して保存することが可能でした。しかし2022年1月の法改正で、所得税と法人税に関しては電子データのまま保存することが義務付けられたため注意が必要です。やむを得ない場合、2023年末までは印刷書面による保存も可能ですが、帳票電子化の準備は進めておくのがよいでしょう。

参考:電子帳簿保存法の概要|国税庁
参考:電子取引データの出力書面等による保存措置の廃止(令和3年度税制改正)に関する宥恕措置について|財務省

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必見!帳票電子化の方法

帳票を電子化するには、専用の帳票電子化ツールを使うとよいでしょう。帳票電子化ツールは、電子帳票の作成をスムーズに行うためのものです。

電子帳票のフォーマットをノンプログラミングで設計できたり、既存の紙帳票フォーマットをそのまま移行できたりします。紙帳票よりも効率的な作成が可能になるでしょう。また、紙の証ひょう書類をスキャンする際、複数枚を一括で読み込めるツールもあります。必要に応じて、このようなツールの導入も検討してください。

人気の帳票電子化ツールは、以下のボタンから確認できます。すべて無料で資料請求できるので、気になる製品があれば問い合わせることをおすすめします。

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紙ベースの帳票管理から脱却しよう!

現在、紙ベースで帳票管理をしている場合、帳票の電子化を検討したほうがよいでしょう。紙帳票は作成に時間や手間がかかる、データを利活用しにくい、保管コストがかかるなど、さまざまな課題があるためです。

帳票が電子化できればデータをもとに顧客満足度を向上させたり、経営判断の材料にしたりできます。電子帳簿保存法の改正により、帳票電子化の流れはますます加速することでしょう。

帳票の電子化には、帳票電子化ツールの活用がおすすめです。自社にあう方法や製品を検討し、紙ベースの帳票管理から脱却しましょう。

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企業間取引デジタル化ソリューションRICOH Trade Automation
帳票のやり取りをデジタル化することで、発注・受領請求処理業務を効率化できるクラウドサービスです。
リコージャパン株式会社
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請求書・納品書の記載情報をAI-OCRでデータ化「RICOH Cloud OCR」
紙やPDFの請求書・納品書をデータ化して、伝票入力業務を効率化できるクラウドサービスです。
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AI-OCR×人力でデータ作成から確認・修正作業まで一気通貫【eas】
高精度のAI-OCRと人力でのデータ確認・修正を一気通貫で対応。 手書き文字でも高精度にデータ化できる 精度99.98%(※理論値)のAI-OCRサービスです。
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インボイス制度対応!30日間無料お試しあり! 「ジョブカン見積/請求書」
ジョブカン見積/請求書は、キレイな請求書・見積書をだれでもかんたんに作成できるクラウドサービスです。書類は数、種類の上限なく作成いただけます!
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請求書AIクラウドバクラク請求書(旧: LayerX インボイス)
バクラク請求書は請求書処理業務を手入力なしで実現。請求書の受け取りから仕訳・支払までのプロセスを圧倒的に効率化します。 2022年1月1日以降の新電子帳簿保存法にも対応します。
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2021年度クラウド請求書サービス国内導入シェアNo.1、70万社以上がご利用中の「紙の請求書をWEBで電子化」する請求業務サポートサービスです。請求業務の効率化とペーパーレスが進められます。
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~世界最高水準の認識精度~CLOVA OCR
CLOVA OCRは、書類・画像に記載された文字・文章をテキストデータへ変換するサービスです。手書き文字・縦書き文章・文字の傾きや丸みなど、さまざまな書き方に対応しています。
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信頼のNTTグループが提供する電子帳票ソリューション「ナビエクスプレス」
NTTコム オンラインの電子帳票ソリューション「ナビエクスプレス」は、今まで人手で郵送していた紙媒体の帳票を、セキュアな環境を使い、人手を介さずに電子化/配信するサービスです。
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帳票作成・管理をクラウドで効率化クラウド会計ソフト freee
freeeで経理・経営を効率化!スタートアップから中規模企業まで経理状況にあわせて使用できます。
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TOPPANグループが提供「安心・安全・安定」の請求書配信サービスWebBureau
企業がこれまで内製運用してきた帳票の運用管理を一括アウトソーシングすることにより、コストを削減!より効率的かつセキュアな請求書の発行運用を実現するクラウドサービスです。
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使い慣れた帳票もクラウドから簡単出力「SVF Cloud」
累積社数28,000社※を超える帳票基盤ソリューション「SVF」をクラウド環境で様々なシステムやサービスと連携し、柔軟な帳票の運用が行えます。 ※パッケージ版とクラウド版の合計値(2021年2月末)
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注文書・納品書・買掛明細などを電子化し自動配信するシステムです。 「PDF」「CSV」「FAX」等、送付方法を設定可能。 帳票フォーマットを自由に設計できるため、あらゆる帳票を電子化できます。
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あらゆる国税関係書類を ぜ〜んぶ電子保存!invox電子帳簿保存
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PROCENTER SaaS
文書管理・情報共有の2つの役割を担う 電帳法対応のプラットフォームサービス! タイムスタンプ不要で、電子帳簿保存法にも対応可能です。
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手書き帳票データ化サービスAIよみと~る
大量の書類のデータ化により帳票処理業務の稼働削減! 手書き書類や帳票の文字を読み取り、データ化するAI技術を用いたOCRサービスです。
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クラウドで帳票生成から配信までを完全に自動化伝票@Tovas
伝票@Tovasはクラウド上で、「帳票生成の自動化」と「インターネットFAX、ファイル(データ)による帳票配信」を完全に自動化できるサービスです。自社の業務システムのような使いやすさです。
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見積から発注・受注、請求までクラウド管理!BtoBプラットフォーム TRADE
お取引先との受発注業務を電子データでやり取りできるプラットフォーム型のシステムです。受発注業務にかかるコストを大幅削減し、時間短縮、ペーパーレス化が実現できます。
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Web請求書発行から専用伝票印刷まで、快適な帳票発行を実現LinkPrint CLOUD
帳票ツール導入20万本以上の実績を持つメーカが開発したクラウド型帳票ツールです。 専用伝票印刷のクラウド環境へのリプレース、伝票発行業務の電子化など、帳票業務の効率化を実現します。
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4つのOCRで業務を自動化!データ入力作業を大幅に削減!「SPA」
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高精度・柔軟なクラウド型AI-OCR/大企業向け日立の「帳票認識サービス」
帳票認識サービスは、AI技術により多様なビジネス帳票の読み取りを行なうとともに、読み取り結果の正しさを評価することで、帳票取り扱い業務の省力化を支援します。
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累積社数28,000 社以上!※国内シェアNo.1 帳票基盤ソリューション「SVF」
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