文書管理の分類方法とは？ドキュメント整理のポイントも解説！

文書管理の分類方法

文書管理の分類方法は３つあります。「ワリツケ式」と「ツミアゲ式」、そして「ハイブリッド式」です。文書管理の目的は、業務効率化や情報漏えい防止などコンプライアンスの強化です。検索性の向上や文書の外部流出・紛失を防ぐためにも、文書の分類・管理は非常に重要でしょう。３つの分類方法の特徴やメリット・デメリットを理解し、適切な分類方法を選択できるようにしましょう。ここからは、文書の分類方法について詳しく解説します。

トップダウン方式で分類する「ワリツケ式」

１つめは「ワリツケ式」と呼ばれる分類方法です。ワリツケ式とは、総務部のように社内の文書を管轄する部門が「大分類→中分類→小分類」のように、トップダウン方式で文書を整理する手法です。分類ごとに番号を振ることで、文書の検索を容易にします。

例えば、まず社内向けとそれ以外の書類に分け、それぞれを部署ごとに分類するといった方法が考えられるでしょう。

ワリツケ式のメリットは、スピーディーに分類できるうえに組織的な統制が可能な点です。デメリットは、実際には分類に収まりきらない文書も多いため形骸化しがちな点でしょう。

実務担当者が分類する「ツミアゲ式」

２つめの文書管理方法は「ツミアゲ式」と呼ばれる手法です。ツミアゲ式とは、ワリツケ式とは逆に「小分類→中分類→大分類」と、文書を小さな分類から大きな分類の順に整理する手法です。実務担当者がすべての書類に目を通し、グループ分けします。現在では多くの公共機関や企業がツミアゲ式で分類をしています。

ツミアゲ式のメリットは、ワリツケ式で発生するような分類に収まらない文書が発生しにくいため、より実態に沿って文書を分類できる点です。一方で、既存の書類すべてに目を通して分類するため、多くの時間を要する点がデメリットでしょう。

ワリツケ・ツミアゲ併用の「ハイブリッド式」

上位階層はワリツケ式で分類し、下位階層はツミアゲ式で分類するなど、階層によって分類方法を使い分けるのがハイブリッド式です。双方のメリットを活かし、全社での情報共有など組織的統制を可能にしながら、現場のニーズや意見も取り入れられるため、書類のバラツキを抑えられます。

文書管理を効率化させるためには、文書管理システムを活用するのもおすすめです。カテゴリー数・製品数業界最大級のITトレンドでは、多数の文書管理システムを取り扱っています。ひとまず最新の人気製品から検討してみたい、という方はこちらのランキングも参考にしてください。

文書を分類する際のポイント

文書の分類をする際に気をつけたいのが「保存期間の設定」と「タイトルの付け方」です。保存期間を設定することで、文書のライフサイクル（文書の発生・伝達・保管・保存・廃棄）に適切に対応できます。また文書のタイトルも検索性に直結する部分であり、工夫が必要です。ここからは上記２点に加え、分類に柔軟性をもつ大切さについても解説します。

ドキュメントの保存期間を設定する

書類はどんどん増えますが、あらかじめ保存期間を設定し分類対象を決めておけば、スムーズに分類できます。すでに必要のなくなった書類まで保存していると、目的の文書を探しづらくなるだけではなく、スペースの無駄遣いにもつながるでしょう。

ドキュメントにわかりやすく番号・タイトルをつける

書類にはわかりやすく番号・タイトルをつけましょう。分類ごとに番号を統一し、内容に沿ったタイトルをつけることで、検索性が高まります。ありがちな失敗として、「暫定的に決めたタイトルのまま保管してしまう」ことがあります。書類の実態を反映していないタイトルを付けてしまうと、文書の検索に支障をきたす恐れがあるため注意しましょう。

ドキュメントタイトルの付け方は、以下のポイントを参考にしてください。

• ●誰が見てもわかりやすい言葉を使う
• ●まぎらわしい名称は避け、具体的な名称を使う

作成した書類は誰が参照するかわからないため、万人にとってわかりやすいタイトルをつけることが重要です。担当者しかわからない分類は、異動になった場合に、混乱や支障をきたす可能性があります。

職種ごとで分類方法を変える

会社にはいくつかの部署が存在し、部署によって仕事内容が大きく変わるため、書類の内容にも差異が生まれるでしょう。全部署間で一様な分類方法にこだわっていては効率化に支障をきたすため、書類の内容にあわせて柔軟に分類方法を変えましょう。大事なことは業務効率化であり、一律のルールの設置ではありません。部署ごとに文書管理マニュアルを設け、自分たちの仕事に最も適した分類を心がけましょう。

文書管理を効率化する方法として、文書管理システムを利用することも一つの方法でしょう。以下の記事では、最新のおすすめ文書管理システムを価格や特徴などで比較し紹介しています。製品はすべて無料で資料請求できるので、比較のうえ自社にあうものを検討してください。

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文書の分類基準

文書分類に明確な基準（例えば「エリア」ごとにまとめるなど）があると、分類のばらつきが抑えられ整理・検索もスムーズになるでしょう。分類基準がないと、文書管理の本来の目的である業務効率化が実現しません。効率的な分類のためにも、何を基準に文書をグループ化し、順序だてるのかを明確にする必要があります。また、分類に漏れや重複が発生しないように留意することも大切です。ここからは頻繁に用いられる代表的な分類基準について紹介します。

手順別

業務プロセスに応じて文書が発生する場合、手順別で分類するとよいでしょう。例えば、営業プロセス・製造プロセス・人事プロセスなど、プロセス順に各階層を作り、ツミアゲ式で管理します。わかりやすく検索性も高まります。

発生日別

取引関連の文書などは、文書作成の年・月・日ごとに分類すると管理しやすいでしょう。新しい順に時系列で並べると時間の効率化につながります。

顧客別

顧客の名前を50音順で分類する方法です。50音順以外に、使用頻度や案件の優先順位などで分類する場合もあります。

書類別

見積書・契約書・通知書・申請書など、書類の形式で分類する方法です。さらに発生日や重要度、50音順に並べて検索性を高めることも可能です。

書類の分類方法を押さえてスムーズな文書管理を！

書類の分類方法には「ワリツケ式」と「ツミアゲ式」、そして「ハイブリッド式」の３種類が存在します。現在の文書管理の主流はツミアゲ式です。文書には保存期間を設定し、わかりやすいタイトルをつけることで、管理や検索の手間が省けるでしょう。ドキュメントの整理方法を検討し、効率的な文書管理を目指しましょう。