文書管理の分類方法とは？ドキュメント整理のポイントも解説！

文書管理の目的

文書管理がうまく行かない理由には、文書管理の目的を見失っていることが挙げられます。目的を明確にすることで文書管理に対する社員の意識を向上できるでしょう。一般に文書管理は、次のような目的で行います。

1.業務の効率化を図るため

必要な書類を大量の文書から素早く見つけ出せるかどうかによって、業務効率が変わります。文書を見つけるために手間取るほど、他の業務に割く時間が削られます。したがって、作成した文書は次に取り出しやすいように分類しておく必要があります。

2.書類紛失のトラブルを防ぐため

オフィスで作成する書類には、会社の機密情報や個人情報が多く記載されているため、紛失を避けなければなりません。もし紛失して情報が流出した場合、損害賠償責任や会社の信用失墜に繋がる可能性があります。

文書管理の2つの分類方法

文書管理の手法として、「ワリツケ式」と「ツミアゲ式」の２つが挙げられます。それぞれについて見ていきましょう。

トップダウン方式で分類する「ワリツケ式」

１つめは「ワリツケ式」と呼ばれる分類方法です。ワリツケ式とは、総務部のように社内の文書を管轄する部門が「大分類→中分類→小分類」のように、トップダウン方式で文書を整理する手法です。分類ごとに番号を振ることで、文書の検索を容易にします。

例えば、まずは社内向けとそれ以外の書類に分け、それぞれを部署ごとに分類するといった方法が考えられるでしょう。

ワリツケ式では、スピーディーに分類できる上に組織的な統制ができるというメリットがある一方、実際には分類に収まりきらない文書も多く存在するために形骸化しがちであるというデメリットがあります。

実務担当者が分類する「ツミアゲ式」

２つめの文書管理方法は「ツミアゲ式」と呼ばれる手法です。ツミアゲ式とは、ワリツケ式とは逆に「小分類→中分類→大分類」と、文書を小さな分類から大きな分類の順に整理する手法で、実務担当者がすべての書類に目を通し、グループ分けしていきます。現在では多くの公共機関や企業がこちらの分類方法を使用しています。

ツミアゲ式を採用すれば、ワリツケ式で発生するような分類に収まらない文書が発生しにくいため、より実態に沿って文書を分類できる一方で、既存の書類すべてに目を通すことで分類を行うため、多くの時間を要するというデメリットがあることを知っておきましょう。

文書を分類する際のポイント３点

次に、文書管理で分類する時のポイントを３点紹介します。

１.ドキュメントの保存期間を設定する

１つめのポイントは、書類の保存期間を設定することです。書類はどんどん増えていきますが、あらかじめ保存期間を設定し、分類対象を決めておけば、スムーズな分類が可能です。既に必要のなくなった書類まで保存していると、目的の文書を探しづらくなるだけではなく、スペースの無駄遣いにも繋がってしまうでしょう。

2.ドキュメントにわかりやすく番号・タイトルをつける

２つめのポイントは、書類にわかりやすく番号・タイトルをつけることです。分類ごとに番号を統一したり、内容に沿ったタイトルをつけることで、後々検索しやすくなります。ありがちな失敗に、「暫定的に決めたタイトルそのままに保管してしまう」ことがあります。書類の実態を反映していないタイトルを付けてしまうと、文書の検索に支障をきたすでしょう。

ドキュメントへのタイトルのつけ方

書類にタイトルをつける際は、下記の点に注意しましょう。

• ・誰が見ても分かりやすい言葉を使う
• ・紛らわしい名称は避け、具体的な名称を使う

作成した書類は誰が参照するか分からないため、万人にとって分かりやすいタイトルをつけることが大事です。「自分だけがわかれば良い」という分類は自分が異動した際などに支障をきたす可能性があります。

3.職種ごとで分類方法を変える

３つめのポイントは、職種ごとに分類方法を変えることです。会社にはいくつかの部署が存在し、部署によって仕事内容が大きく変わるため、書類の内容にも差異が生まれるでしょう。にも関わらず、全部署間で一様な分類方法にこだわっていては効率化に支障をきたすため、書類の内容に合わせて柔軟に分類方法を変えましょう。大事なことは業務効率化であり、一律のルールを設けることではありません。部署ごとに文書管理マニュアルを設け、自分たちの仕事に最も適した分類を心がけましょう。

文書管理を効率化する方法として、文書管理システムを利用することも一つの方法です。文書管理システムのメリットについては以下の記事で解説していますのでご覧ください。

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書類の分類方法を押さえてスムーズな文書管理を！

書類の分類方法には「ワリツケ式」と「ツミアゲ式」の２種類が存在し、現在ではツミアゲ式での管理が主流です。また、文書に保存期間を設定し、分かりやすいタイトルを付けることで、管理や検索の手間が省けるでしょう。ドキュメントの整理方法を検討し、効率的な文書管理を目指しましょう。