文書管理の分類方法を教えて！おすすめの文書管理システムも厳選

文書管理の重要性とは？

職場での文書管理は大切な業務ですが、正しく文書管理している企業は少数です。文書管理には、下記のような重要性が２点挙げられます。

1、業務を効率化を図るため

必要な書類を大量の文書から素早く見つけ出せるかどうかによって、業務効率が変わります。文書を見つけるために手間取るほど、他の業務に割く時間が削られます。したがって、作成した文書は他の業務に支障が出ないように分類しておく必要があります。

2、必要書類紛失のトラブルを防ぐため

オフィスで作成する書類には、会社の機密情報や個人情報が多く記載されているため、紛失を避けなければなりません。もし紛失して情報が流出した場合、損害賠償責任や会社の信用失墜に繋がる可能性があります。

文書管理の2つの分類方法とは

文書管理の手法として、「ワリツケ式」と「ツミアゲ式」の２つが挙げられます。それぞれについて見ていきましょう。

共通文書に対して利用される「ワリツケ式」

１つめは「ワリツケ式」と呼ばれる分類方法です。ワリツケ式とは、文書管理する部署を「大分類→中分類→小分類」のように、文書を大きな分類から小さな分類の順に整理する手法です。そして、分類に番号を振って整理する際にも、同様の番号が振られたファイルに収めることにより、文書の検索を容易にします。以前は多くの自治体で使われていた分類方法ですが、現在は形骸化しており、管理が実態に沿っていないところも多いようです。

固有文書に対して利用される「ツミアゲ式」

２つめの文書管理方法は「ツミアゲ式」と呼ばれる手法です。ツミアゲ式とは、ワリツケ式とは逆に「小分類→中分類→大分類」と、文書を小さな分類から大きな分類の順に整理する手法です。ツミアゲ式を採用すれば、文書の管理者は分類に囚われることなく、最初に全ての文書に目を通す形になるでしょう。そこから区分を積み上げることで、より実態に沿って文書を分類できます。

文書管理で分類する時のポイント3つ

次に、文書管理で分類する時のポイント３点について見ていきましょう。

書類の保存期間を設定すること

１つめのポイントは、書類の保存期間を設定することです。書類はどんどん増えていきますが、あらかじめ保存期間を設定しておけば、スムーズな文書管理が可能です。既に必要のなくなった書類まで保存していると、目的の文書を探しづらくなるだけではなく、スペースの無駄遣いにも繋がってしまうでしょう。

必要書類にわかりやすいタイトルをつける

２つめのポイントは、必要書類にわかりやすいタイトルをつけることです。書類のタイトルを種類によって統一したり、内容に沿ったタイトルを付けたりすることで、後々検索しやすくなります。ありがちな失敗に、「暫定的に決めたタイトルそのままに保管してしまう」ことがあります。書類の実態を反映していないタイトルを付けてしまうと、文書の検索に支障をきたすでしょう。

書類のタイトルのつけ方

書類にタイトルをつける際は、下記の点に注意しましょう。

• ・誰が見ても分かりやすい言葉を使う
• ・紛らわしい名称は避け、具体的な名称を使う

作成した書類は誰が参照するか分からないため、万人にとって分かりやすいタイトルをつけることが大事です。間違っても「自分だけが分かるタイトルをつける」といった独りよがりには陥らないようにしましょう。

職種ごとで分類方法を変える

３つめのポイントは、職種ごとに分類方法を変えることです。会社にはいくつかの部署が存在し、部署によって仕事内容が大きく変わるため、書類の内容にも差異が生まれるでしょう。にも関わらず、全部署間で一様な分類方法にこだわっていては効率化に支障をきたすため、書類の内容に合わせて柔軟に分類方法を変えましょう。大事なことは業務効率化であり、一律のルールを設けることではありません。

必要書類はクラウド型文書管理システムにお任せ！

現在は、様々な書類のペーパーレス化が進んでいます。ペーパーレス化のためにクラウド型の文書管理システムを導入すれば、チームメンバーが文書をいつでも閲覧できるようになり、自社でシステムを持つ場合と比べると、保管スペースや作成のためのコストを大きく削減できるでしょう。

おすすめの文書管理システム7選

編集部おすすめの文書管理システムをご紹介します。それぞれに特色が異なるため、自社に適したシステムを見つけましょう。

Bigtincan Hub

提供社名：株式会社テラ

「Bigtincan Hub」は、容量無制限の文書管理システムです。文書管理システムの中には容量に制限が設けられているものもありますが、容量無制限であれば文書を好きなだけクラウドに保管できます。Bigtincan Hubを利用することで、ストレージ容量の悩みからは解放されるでしょう。サービスによっては追加の容量を申し込むと料金がかかるケースもあるため、将来的なコスト削減にも繋がる可能性があります。

REXファイルファインダー

提供社名：寿精版印刷株式会社

「REXファイルファインダー」は、検索・閲覧機能に特化した文書管理システムです。AND検索やOR検索はもちろんのこと、ページ単位でAND検索を行えるため、文書から必要な箇所を瞬時に取り出すことができます。REXファイルファインダーを利用すれば、必要な情報を素早く検索でき、業務効率化が促されるでしょう。

クラウドサインSCAN

提供社名：弁護士ドットコム株式会社

「クラウドサインSCAN」は、契約管理をクラウド上に移行するためのサービスです。同社の「クラウドサイン」を利用すれば、紙の契約書を作成することなくクラウド上で契約を完結させられるのですが、「クラウドサインSCAN」は「クラウドサイン」に取り込まれていない過去の契約分までを「クラウドサイン」にインポートするサービスです。契約をクラウド上で管理すれば、契約終了・更新日間近に通知を送ることも可能です。

セキュアSAMBA Pro

提供社名：スターティアレイズ株式会社

「セキュアSAMBA Pro」は、セキュリティを重視した文書管理システムです。システムとの通信や保管されているデータは全て暗号化され、あらかじめ登録されているグローバルIPアドレス以外からはアクセスできないホワイトリスト方式が採用されています。「クラウド型はセキュリティが不安」とお考えの方は、セキュアSAMBA Proを検討してみてはいかがでしょうか。

NotePM

「NotePM」は、WEB上で文書作成から保管、管理までできる文書管理システムです。NotePMには高機能エディターが搭載されているため、別途文書作成アプリを開く必要がありません。また、SlackやChatWorkといったチャットツールと連携しており、ページ追加やコメントがあった際にそれらのツールに通知を送れます。

MyQuickクラウド

提供社名：インフォコム株式会社

「MyQuickクラウド」は、幅広い用途に適した文書管理システムです。契約書や研究報告書を筆頭に、マニュアルや規程文書、設計書や見積書まで幅広い書類をクラウド上で管理できます。また、APIが公開されているため、既存のシステムと連携させることも可能でしょう。既存のシステムによる使い慣れた操作性はそのままに、MyQuickクラウドによる文書管理機能を追加できます。

MAMORU ONE（e-保管サービス）

提供社名：株式会社日本パープル

MAMORU ONE（e-保管サービス）は、紙の書類をそのまま預かってくれるサービスです。預けた書類は必要に応じて出庫依頼を行い、不要になった際は廃棄依頼も可能です。どうしても紙の書類を保管しなければならない場合、利用を検討してみてはいかがでしょうか。また「MAMORU ONE文書管理」を利用すれば、文書をPDF化して管理することもできます。

まとめ

書類の分類方法には「ワリツケ式」と「ツミアゲ式」の２種類が存在し、現在ではツミアゲ式での管理が主流です。また、文書に保存期間を設定し、分かりやすいタイトルを付けることで、管理や検索の手間が省けるでしょう。そして、書類をペーパーレス化すれば、システム上で閲覧・管理できます。紙の書類は保管スペースや紙代、インク代といったコストがかかるため、ペーパーレス化によってそれらのコスト削減に繋がります。

現在提供されている文書管理システムにはそれぞれ特長があるため、自社に合ったものを選び、ペーパーレスによる業務効率化に役立てましょう。