文書管理の分類方法とは？ドキュメント整理のポイントも解説！

文書管理の目的

文書管理がうまく行かない理由には、文書管理の目的を見失っていることが挙げられます。目的を明確にすることで文書管理に対する社員の意識を向上させられるでしょう。一般に文書管理は、次のような目的で行います。

１．業務の効率化を図るため

必要な書類を大量の文書から素早く見つけ出せるかどうかによって、業務効率が変わります。文書を見つけるために手間取るほど、ほかの業務に割く時間が削られます。したがって、作成した文書は次に取り出しやすいように分類しておく必要があるでしょう。

２．書類紛失のトラブルを防ぐため

オフィスで作成する書類には、会社の機密情報や個人情報が多く記載されているため、紛失を避けなければなりません。もし紛失して情報が流出した場合、損害賠償責任や会社の信用失墜につながる可能性があります。

文書管理の２つの分類方法

文書管理の手法として、「ワリツケ式」と「ツミアゲ式」の２つが挙げられます。それぞれについて見ていきましょう。

トップダウン方式で分類する「ワリツケ式」

１つめは「ワリツケ式」と呼ばれる分類方法です。ワリツケ式とは、総務部のように社内の文書を管轄する部門が「大分類→中分類→小分類」のように、トップダウン方式で文書を整理する手法です。分類ごとに番号を振ることで、文書の検索を容易にします。

例えば、まず社内向けとそれ以外の書類に分け、それぞれを部署ごとに分類するといった方法が考えられるでしょう。

ワリツケ式では、スピーディーに分類できるうえに組織的な統制ができるというメリットがある一方、実際には分類に収まりきらない文書も多く存在するために形骸化しがちであるというデメリットがあります。

実務担当者が分類する「ツミアゲ式」

２つめの文書管理方法は「ツミアゲ式」と呼ばれる手法です。ツミアゲ式とは、ワリツケ式とは逆に「小分類→中分類→大分類」と、文書を小さな分類から大きな分類の順に整理する手法で、実務担当者がすべての書類に目を通し、グループ分けしていきます。現在では多くの公共機関や企業がこちらの分類方法を使用しています。

ツミアゲ式を採用すれば、ワリツケ式で発生するような分類に収まらない文書が発生しにくいため、より実態に沿って文書を分類できます。一方で、既存の書類すべてに目を通して分類するので、多くの時間を要するというデメリットがあることを知っておきましょう。

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文書を分類する際のポイント

次に、文書管理で分類する際には、保存期間や保存時の表示方法、分類の仕方などに注目してみましょう。以下で詳しく解説します。

１．ドキュメントの保存期間を設定する

１つめのポイントは、書類の保存期間を設定することです。書類はどんどん増えていきますが、あらかじめ保存期間を設定し、分類対象を決めておけば、スムーズな分類が可能です。すでに必要のなくなった書類まで保存していると、目的の文書を探しづらくなるだけではなく、スペースの無駄遣いにも繋がってしまうでしょう。

２．ドキュメントにわかりやすく番号・タイトルをつける

２つめのポイントは、書類にわかりやすく番号・タイトルをつけることです。分類ごとに番号を統一したり、内容に沿ったタイトルをつけることで、後々検索しやすくなります。ありがちな失敗に、「暫定的に決めたタイトルをそのままに保管してしまう」ことがあります。書類の実態を反映していないタイトルを付けてしまうと、文書の検索に支障をきたす恐れがあるので注意しましょう。

ドキュメントタイトルの付け方は、以下のポイントを参考にしてください。

• ●誰が見てもわかりやすい言葉を使う
• ●まぎらわしい名称は避け、具体的な名称を使う

作成した書類は誰が参照するかわからないため、万人にとってわかりやすいタイトルをつけることが大事です。担当者しかわからない分類は、その人が異動になった場合に、混乱や支障をきたす可能性があります。

３．職種ごとで分類方法を変える

３つめのポイントは、職種ごとに分類方法を変えることです。会社にはいくつかの部署が存在し、部署によって仕事内容が大きく変わるため、書類の内容にも差異が生まれるでしょう。にもかかわらず、全部署間で一様な分類方法にこだわっていては効率化に支障をきたすため、書類の内容にあわせて柔軟に分類方法を変えましょう。大事なことは業務効率化であり、一律のルールの設置ではありません。部署ごとに文書管理マニュアルを設け、自分たちの仕事に最も適した分類を心がけましょう。

なお、分類の基準は以下の通りさまざまなタイプがあります。

• ●日付別：文書作成の年・月・日ごとに分類
• ●内容別：案件・文書の内容で分類
• ●取引先別：企業名・個人名などで分類
• ●書類形式別：見積書・契約書・通知書・申請書など書類形式で分類

文書管理を効率化する方法として、文書管理システムを利用することも一つの方法でしょう。以下の記事では、最新のおすすめ文書管理システムを価格や特徴などで比較し紹介しています。製品はすべて無料で資料請求できるので、比較のうえ自社にあうものを検討してください。

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書類の分類方法を押さえてスムーズな文書管理を！

書類の分類方法には「ワリツケ式」と「ツミアゲ式」の２種類が存在し、現在ではツミアゲ式での管理が主流です。また、文書に保存期間を設定し、わかりやすいタイトルをつけることで、管理や検索の手間が省けるでしょう。ドキュメントの整理方法を検討し、効率的な文書管理を目指しましょう。