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クラウド型文書管理システム比較!無料製品や選び方も紹介

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2023年01月17日 最終更新
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クラウド型文書管理システム比較!無料製品や選び方も紹介

クラウド型文書管理システムは、オンプレミス型よりも初期費用を抑えられるためコストが気になる方にもおすすめです。この記事では、導入目的別におすすめのクラウド型文書管理システムを徹底比較。無料で使える製品も紹介します。

製品の重要な比較ポイントとなる「価格」や「機能」はもちろん、「セキュリティ」や「無料トライアルの有無」についても漏れなくチェックできるので、ぜひ比較検討に役立ててください。

この記事は2022年10月時点の情報に基づいて編集しています。

文書管理システム人気ランキング | 今週のランキング第1位は?

クラウド型文書管理システムのメリット

文書管理システムとは、資料や申請書などの文書を一元管理し、全文検索やサムネイル表示によって検索性を高め、更新や廃棄なども行えるシステムです。クラウド型の文書管理システムを導入すれば、以下のようなメリットが得られ、より便利に活用できます。

■文書の共有・バージョン管理がしやすい
文書はクラウド上で管理されるため場所を問わず必要な情報にアクセス可能。スマホやタブレット対応の場合、外出先でも文書の編集や共有ができる。契約書のように更新が必要な文書は、リアルタイムで変更が反映される。変更履歴を保存できるためバージョン・世代管理がしやすい。
■セキュリティ対策がされている
クラウド型のセキュリティが問題視された頃もあるが、最近ではどの製品もIPアドレス制限やアクセス制限などの対策が施されている。第三者が文書にアクセスすることはできず、改ざんや流出を防止する対策が取られている。
■オンプレミス型より導入コストを抑えられる
クラウド型はオンプレミス型と違いサーバの設置が不要。データ容量を増やしたい場合は料金プランの変更で対応できるため、メンテナンスにかかる工数が少ない。

「独自仕様のシステムを構築したい」「社内のセキュリティポリシー上、クラウド型の導入は難しい」などの場合には、オンプレミス型の文書管理システムも検討してみるとよいでしょう。なお以下のページでは、問い合わせ数が多い文書管理システムを紹介しています。資料請求(無料)も可能なので、ぜひお申し込みください。

【2023年02月版】

文書管理の資料請求ランキング

資料請求ランキングで製品を比較! 今週のランキングの第1位は? play_circle_outline

クラウド型文書管理システム比較一覧

「どのようなクラウド製品があるのか把握したい」「文書管理システムのどこを比較したらいいのかわからない」という方は、こちらの比較表をご覧ください。おすすめのクラウド型文書管理システムを、資料請求数が多い順に紹介しています。自社の解決したい課題や導入目的に応じて選択できるほか、おさえておきたい『電子帳簿保存法への対応可否』や『セキュリティ対策』も確認できます。

気になった製品は製品名をクリックして、対応従業員規模や無料トライアルの有無、口コミなど詳細情報もチェックしましょう。

製品名 特長 参考価格 電子帳簿保存法対応 セキュリティ対応 レビュー評価
invoiceAgent invoiceAgent 作成・検索・共有の効率化 初期費用 0円 月額30,000円~(10ユーザー・ストレージ5GB)AI OCR月額30,000円~ ◯ 仮想PDF(パスワード設定/印刷不可/透かし/マスク/墨消し)
4.0
☆☆☆☆☆
★★★★★
「PROCENTER/C」 PROCENTER/C 社外との文書共有にも活用可 1,440,000円~ ー 二要素認証・ファイル暗号化・アクセス権設定・操作ログ管理
4.0
☆☆☆☆☆
★★★★★
LegalForceキャビネ LegalForceキャビネ 作成・検索・共有の効率化 ー ー 第三者認証・セキュリティ診断・IPアドレス制限・権限管理
4.0
☆☆☆☆☆
★★★★★
Confluence(コンフルエンス) Confluence 無料プランあり 年間167,000円/25ユーザー~ ー 権限管理
4.1
☆☆☆☆☆
★★★★★
Alfresco(アルフレスコ) Alfresco 申請・承認作業の効率化 ー ◯ Alfresco Content Services:権限管理
4.0
☆☆☆☆☆
★★★★★
【CLOUD CABINET】 CLOUD CABINET 作成・検索・共有の効率化 ー ◯ ー
この製品はまだ口コミが投稿されていません
WisebookONE WisebookONE 社外との文書共有にも活用可 月額5,280円 ~ ー IPアドレス制限・セキュアな通信・アカウントロック
5.0
☆☆☆☆☆
★★★★★
Documal SaaS Documal SaaS 申請・承認作業の効率化 (10ID)月額20,000円~ 初期費用300,000円 ◯ ログ管理・IPアドレス制限・権限管理
4.3
☆☆☆☆☆
★★★★★
eValue V eValue V 作成・検索・共有の効率化 ー ◯ アクセス権管理・印刷/持ち出し制限
3.7
☆☆☆☆☆
★★★★★
NotePM NotePM 作成・検索・共有の効率化 月4,800円~/8名まで初期費用0円 ー アクセスログ・監査ログ・2段階認証・IPアドレス制限・アカウントロック・閲覧履歴管理
4.3
☆☆☆☆☆
★★★★★
MyQuick MyQuick 申請・承認作業の効率化 初期費用300,000円 月額70,000円(スタンダード) ◯ アクセス権設定・ログ取得・閲覧/DL制御・暗号化
4.4
☆☆☆☆☆
★★★★★

※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。

できるだけ多くの文書管理システムを手間なく比較検討したい方には、一括資料請求(無料)がおすすめです。視認性に優れた比較表を作成できる特典もあります。

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作成・検索・共有を効率化するクラウド型文書管理システム

文書の保管や検索、共有を効率化できる基本的な機能を搭載したクラウド型文書管理システムの紹介です。いわゆる定番製品のほか、社内wikiの作成などに役立てられる製品も登場します。

紙文書の電子化に対応したい場合や、社内向けに作成された文書全般の管理に活用したい場合におすすめです。

invoiceAgentのロゴ画像

invoiceAgent

ウイングアーク1st株式会社
《invoiceAgent》のPOINT
  1. 電子帳簿保存法・インボイス制度に対応
  2. 文書管理と記録管理による内部統制・セキュリティ担保を実現
  3. 5つのAI OCRを活用し、書類のデータ化を効率化

ウイングアーク1st株式会社が提供する『invoiceAgent』は、バージョン管理・全文検索・サムネイル表示に対応した文書管理ソリューションです。AI OCR機能を搭載しており紙やPDF文書の電子化を効率よく行えます。記載内容のデータ化により、会計システムなどへの入力作業を軽減できるほか、検索性の向上にも役立てられます。iOS対応のアプリケーションも提供されているので、iPadなどを活用している企業にもおすすめです。

参考価格 初期費用 0円 月額30,000円~(10ユーザー・ストレージ5GB)AI OCR月額30,000円~ 対象従業員規模 すべての規模に対応
無料トライアル ◯ 電子帳簿保存法対応 ◯
セキュリティ対応 仮想PDF(パスワード設定/印刷不可/透かし/マスク/墨消し)

invoiceAgentを利用したユーザーの口コミ

この製品のいい点
業種 卸売・小売業・商業(商社含む)
従業員規模 50名以上 100名未満
invoiceAgentのいい点
★ ★ ★ ☆ ☆ 3
電子帳簿保存法の改正に対応済であること。また検索機能が充実していてあいまい検索等柔軟な検索方法が可能な点。
この製品の改善して欲しい点
業種 情報処理、SI、ソフトウェア
従業員規模 1,000名以上 5,000名未満
invoiceAgentの改善してほしい点
★ ★ ★ ★ ☆ 4
たまに読み込み失敗するので、もう少し精度を上げていただけると嬉しいです。難しい場合はその場で失敗したと教えてほしいです。(後から失敗したと通知が来ても、手元に書類がなかったりするので)
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LegalForceキャビネのロゴ画像

LegalForceキャビネ

株式会社LegalOn Technologies
《LegalForceキャビネ》のPOINT
  1. アップロードするだけで契約書の全文をテキストデータ化
  2. キーワードによる全文検索で必要な契約書が瞬時に見つかる
  3. 自動リマインドで更新期限の見落としを防止

株式会社LegalForceが提供する『LegalForceキャビネ』は、スキャン・PDF化したものから一括アップロードして、テキストデータを自動生成します。電子契約サービスと連携しており、自動取り込みも可能。さらに更新拒絶期限日の近い順や契約終了日の近い順などに並び替えができるほか、全文検索や閲覧権限も可能です。

参考価格 ー 対象従業員規模 すべての規模に対応
無料トライアル ◯ 電子帳簿保存法対応 ー
セキュリティ対応 ISMSおよびISMSクラウドセキュリティ認証・第三者機関によるセキュリティ診断と対策の実施・IPアドレス制限・権限管理

※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。

LegalForceキャビネを利用したユーザーの口コミ

この製品のいい点
業種 卸売・小売業・商業(商社含む)
従業員規模 1,000名以上 5,000名未満
LegalForceキャビネのいい点
★ ★ ★ ★ ☆ 4
AIによる契約書管理。 契約更新期限をAIが自動算出しメールでリマインドするので不要な契約を更新しなくて済む。忘れ防止になる。 またファイルに格納するだけで、後はAIが自動で文字情報を抽出してくれ便利
この製品の改善して欲しい点
業種 卸売・小売業・商業(商社含む)
従業員規模 1,000名以上 5,000名未満
LegalForceキャビネの改善してほしい点
★ ★ ★ ★ ☆ 4
メンテナンスの頻度が多く使用したい時に待つことがある。日々、メンテナンスやアップデートを行なってくれるのは助かるが頻度や時間を改善してほしい。
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CLOUD CABINETのロゴ画像

CLOUD CABINET

寺田倉庫株式会社
《CLOUD CABINET》のPOINT
  1. 紙と電子を同一画面で簡単検索。電子契約も書面契約も一元管理
  2. 電帳法対応。各種電子契約サービスともAPI連携予定
  3. 書面契約は必要な時に必要な分だけ、あとからスキャン

紙文書も電子データも一元管理したい企業におすすめなのが、寺田倉庫株式会社が提供する契約書文書管理システム『CLOUD CABINET』です。原本も電子データもウェブ上で一括管理できるほか、スキャンや検索、出し入れや廃棄の依頼も可能です。煩雑になりがちな契約書の整理・管理の負担が大幅に削減できるでしょう。

参考価格 ー 対象従業員規模 100名以上 5,000名未満
無料トライアル ー 電子帳簿保存法対応 ◯
セキュリティ対応 ー

※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。

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eValue Vのロゴ画像

eValue V

株式会社大塚商会
《eValue V》のPOINT
  1. 複合機と連携して、簡単に紙文書を電子化
  2. アクセス権管理や印刷・持ち出し制限で、社内の情報漏えい対策に
  3. 電子帳簿保存法に対応

株式会社大塚商会が提供している『eValue V』は、文書だけでなく図面や伝票なども管理できるツールです。複合機で紙文書をスキャンして電子化できるので、難しい操作は不要です。属性検索や全文検索、串刺し検索などの検索機能や、バージョン管理機能やアクセス権管理機能など、必要な機能を搭載しています。

参考価格 ー 対象従業員規模 100名以上
無料トライアル ー 電子帳簿保存法対応 ◯
セキュリティ対応 アクセス権管理・印刷/持ち出し制限

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eValue Vを利用したユーザーの口コミ

この製品のいい点
業種 運輸
従業員規模 500名以上 750名未満
eValue Vのいい点
★ ★ ★ ★ ☆ 4
自社の承認権限はかなり細かく、5人以上承認が必要でかつ内容によって承認権限が分岐する書類があるが、それにも対応出来るくらい詳細設定を細かく設定が出来る。画面も使いにくいことはなく、書類の作成次第ではとても使いやすい。
この製品の改善して欲しい点
業種 その他
従業員規模 500名以上 750名未満
eValue Vの改善してほしい点
★ ★ ★ ★ ☆ 4
機能が多いために細分化され過ぎてしまい、必要な情報にたどり着くのに時間がかかりすぎることがあります。
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NotePMのロゴ画像

NotePM

株式会社プロジェクト・モード
《NotePM》のPOINT
  1. 社内版ウィキペディア「社内wiki」を手軽に構築
  2. 変更履歴管理・閲覧履歴・柔軟なアクセス制限・検索に強い
  3. ナレッジ蓄積しやすく、見つけやすいを意識した機能の数々

『NotePM』は、株式会社プロジェクト・モードが提供するナレッジ共有ツールです。社内の文書やノウハウなどを集約した、社内版ウィキペディアを作成できます。ツリー構造で情報が整理され、全文検索に対応しているので、ナレッジを活用しやすくなるでしょう。二段階認証やアクセス制限などのセキュリティ対策も万全。30日間の無料トライアルを提供しているので、活用してみましょう。

参考価格 月4,800円~/8名まで 初期費用0円 対象従業員規模 すべての規模に対応
無料トライアル ◯ 電子帳簿保存法対応 ー
セキュリティ対応 アクセスログ・監査ログ・2段階認証・IPアドレス制限・アカウントロック・閲覧履歴管理

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NotePMを利用したユーザーの口コミ

この製品のいい点
業種 食品、医薬、化粧品
従業員規模 1,000名以上 5,000名未満
NotePMのいい点
★ ★ ★ ★ ★ 5
ブログのように見出しや装飾を行えますが、HTMLを使用しなくともNotePMの機能だけで情報を見やすく加工することができます。システム関連が苦手な人でも利用しやすいと思っています。 タグ検索機能付き、Googleの自由入力みたいにサジェストも表示できる。更新履歴の確認で、修正情報がどこか色付けされているため分かりやすい。アクセス権の設定で特定のユーザーのみ閲覧できる。画像の編集機能付き(モザイクや枠など)が便利。
この製品の改善して欲しい点
業種 金融・証券・保険
従業員規模 5,000名以上
NotePMの改善してほしい点
★ ★ ★ ★ ☆ 4
特に困ったことはないが、デザインフォームはカスタマイズできると嬉しい。営業系と開発系でも投稿する内容や属性が変わるので、個々に見やすいフォームに変更できると良い
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申請や承認作業も効率化するクラウド型文書管理システム

文書管理システムの基本的な機能に加え、ワークフロー機能を搭載したクラウド型文書管理システムを紹介します。

システム上で文書の申請・承認などが行えるため、煩雑になりがちな契約書や稟議書の管理に最適です。契約書や稟議書の運用を特に効率化したい企業におすすめです。

Alfrescoのロゴ画像

Alfresco

リックソフト株式会社
《Alfresco》のPOINT
  1. 文書の更新履歴やアクセスログ管理で安心
  2. 自動化ルールを活用し効率的に文書管理
  3. レコード管理でコンプライアンスも強化

リックソフト株式会社が提供する『Alfresco』は、コンテンツ管理・プロセス管理・レコード管理の3つを基軸としたデジタルビジネスプラットフォームです。 プロセス定義・開発・デプロイメントなどにおける業務やチーム内のタスク管理などを効率化します。電子帳簿保存法にも対応しており、セキュリティ面でも申し分ありません。世界190か国、1,100万人以上のユーザーに支持されている点も、信頼できるポイントです。

参考価格 ー 対象従業員規模 100名以上
無料トライアル ー 電子帳簿保存法対応 ◯
セキュリティ対応 Alfresco Content Services:権限管理

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Alfrescoを利用したユーザーの口コミ

この製品のいい点
業種 卸売・小売業・商業(商社含む)
従業員規模 5,000名以上
Alfrescoのいい点
★ ★ ★ ★ ☆ 4
どこからでも文書情報にアクセスができる点、プロジェクト単位や組織単位など必要に応じたフォルダ構成ができる点、文書のバージョンとアップロードした人が分かる点、など挙げられます。
この製品の改善して欲しい点
業種 電気、電子機器
従業員規模 1,000名以上 5,000名未満
Alfrescoの改善してほしい点
★ ★ ★ ★ ★ 5
改善点というよりは機能豊富で使いこなすにはサポートが必要なので、豊富な事例集・テンプレートが用意されているとよりスマートな利用ができると思います。
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Documal SaaS

株式会社富士通四国インフォテック
《Documal SaaS》のPOINT
  1. 25年にわたる豊富な導入実績!無料でお試しも可能
  2. 電子帳簿保存法「電子取引」に対応 ※JIIMA認証取得済
  3. 社外からも利用できるため、社外取引先との情報共有で活用可能

『Documal SaaS』は株式会社富士通四国インフォテックが提供する、電子帳簿保存法対応の文書管理システムです。文書管理のワークフローを効率化し、文書の登録や廃棄などを自動化できます。ワークフロー機能により、社外取引先とでも承認や確認が必要な文書の閲覧・共有などが可能です。部署をまたぐ文書のやりとりなどにも、活用しやすいでしょう。

参考価格 (10ID)月額20,000円~ 初期費用300,000円 対象従業員規模 100名以上
無料トライアル ◯ 電子帳簿保存法対応 ◯
セキュリティ対応 ログ管理・IPアドレス制限・権限管理

Documal SaaSを利用したユーザーの口コミ

この製品のいい点
業種 エネルギー
従業員規模 5,000名以上
Documal SaaSのいい点
★ ★ ★ ★ ★ 5
初心者でも使いやすい優れたユーザーインターフェースが魅力です。特に管理項目の並べ替えなどをその場で確認しながら使えるなど直感的に操作ができます。
この製品の改善して欲しい点
業種 機械、重電
従業員規模 250名以上 500名未満
Documal SaaSの改善してほしい点
★ ★ ★ ★ ☆ 4
説明書をもう少しわかりやすくしてもらえると助かる。というのも、相手方にも使ってもらうためどんな人にでもわかりやすいものが嬉しい。
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MyQuickのロゴ画像

MyQuick

インフォコム株式会社
《MyQuick》のPOINT
  1. JIIMA認証取得済み電帳法対応!スキャナ連携で円滑なデータ取込
  2. 他システムのCSVファイル(台帳)とPDFデータを一括登録可能
  3. 自由に属性項目の追加や、細やかな権限管理可能

インフォコム株式会社が提供する『MyQuick』は、JIIMA認証を取得した電帳法対応の文書管理システムです。安全かつ効率的に証憑管理を行えるでしょう。拡張性の高いワークフロー機能を有し、代理承認設定や否認時の戻し先指定など、高度な承認依頼にも対応可能です。販売実績29年を誇り、業種・業態を問わず多くの企業に導入されているため、文書管理システム導入がはじめての企業にもおすすめです。

参考価格 初期費用300,000円 月額70,000円(スタンダード) 対象従業員規模 すべての規模に対応
無料トライアル ◯ 電子帳簿保存法対応 ◯
セキュリティ対応 アクセス権設定・アクセス/文書更新ログ取得・閲覧/ダウンロード制御・暗号化・画面キャプチャ/印刷制限
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社外との文書共有にも活用できるクラウド型文書管理システム

取引先など、社外の関係者と安全に文書共有をしたい場合におすすめのクラウド型文書管理システムです。

情報漏えいのリスクを最小限に抑えるためにも、共有形式やセキュリティ対策は念入りにチェックしましょう。無料トライアルが利用できる場合、社外の人でもわかりやすいシステム・操作性かもあわせて確認しておくと安心です。

PROCENTER/Cのロゴ画像

PROCENTER/C

NECソリューションイノベータ株式会社
《PROCENTER/C》のPOINT
  1. 社内外のファイルを同一のファイル共有基盤で管理できます
  2. 取引先やテレワーク環境からセキュアにファイルアクセス可能です
  3. 二要素認証やファイル暗号化で高セキュリティを確保します

NECソリューションイノベータ株式会社提供の『PROCENTER/C』は、セキュアな環境で情報共有を行えるプラットフォームです。ユーザーID・パスワードによる認証や、ワンタイムパスワードを利用した二段階認証はもちろんのこと、サーバ内とダウンロードファイルも暗号化し、高セキュリティを確保。さらに各ファイルの操作履歴を管理し、情報漏えいのリスクから守ります。

参考価格 1,440,000円~ 対象従業員規模 すべての規模に対応
無料トライアル ー 電子帳簿保存法対応 ー
セキュリティ対応 二要素認証・ファイル暗号化・アクセス権設定・操作ログ管理

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PROCENTER/Cを利用したユーザーの口コミ

この製品のいい点
業種 情報処理、SI、ソフトウェア
従業員規模 5,000名以上
PROCENTER/Cのいい点
★ ★ ★ ★ ★ 5
メールやチャットに直接ファイルを添付することなく、ファイルの情報・置き場所を共有することができ、非常にセキュアである。
この製品の改善して欲しい点
業種 エネルギー
従業員規模 750名以上 1,000名未満
PROCENTER/Cの改善してほしい点
★ ★ ★ ★ ★ 5
ファイル検索のスピードアップとキーワード検索の精度のアップを期待したいです。現状でも結構早いとは思いますが、特にキーワード検索で思ったものに引っかからないとストレスになりますね。
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WisebookONEのロゴ画像

WisebookONE

株式会社ビーガル
《WisebookONE》のPOINT
  1. 社内文書を簡単な操作でデジタルブック化して共有!
  2. 1つのアカウント内で一般・限定の公開設定の使い分けが可能!
  3. 中小から大手企業まで多くの導入実績!

株式会社ビーガル提供の『WisebookONE』は、紙媒体のデジタルブック化を支援するクラウドシステムです。社外向けのカタログ・パンフレット等に加え、社内向けの業務マニュアルや会議資料も簡単にe-bookに変換できます。公開範囲や閲覧権限を設定できるため、ひとつのアカウントで社内向け文書も社外向けコンテンツもまとめて管理できます。また、データ分析機能によるコンバージョン改善なども期待できるでしょう。

参考価格 月額5,280円 ~ 対象従業員規模 すべての規模に対応
無料トライアル ◯ 電子帳簿保存法対応 ー
セキュリティ対応 IPアドレス制限・セキュアな通信・アカウントロック

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無料で文書管理システムを利用する方法

文書管理システムを導入したい一方、導入コストはできるだけ抑えたいと考える企業も多いでしょう。無料で文書管理システムを活用する方法がないわけではありません。オープンソース製品を活用して自社でシステムを構築する、もしくは無料プランのある製品を利用する方法が考えられるでしょう。コストは抑えられるものの、デメリットもあるため自社の状況と照らしあわせて検討が必要です。

オープンソース型製品を活用する

オープンソースとは、システムのソースコードが一般的に公開され、独自に改良や再配布が許可されているシステムのことです。無料で公開されている場合が多く、導入コストを削減できます。

しかし、専門知識がないとシステム構築や操作は難しいでしょう。保守管理なども自力で行わなければならず、継続的なメンテナンスが必要です。

無料プランを活用する

文書管理システムの中には、月額料金が無料の製品があります。利用人数や機能が限られるものの、0円で利用できるのでコストをかけたくない場合に有効でしょう。

ただし、利用規模に合っていない場合はプラン変更を余儀なくされるので、事前に利用人数や使用するデータ容量を確認しておくことが大切です。有料プランに移行する際は、データもそのまま移行できるのかベンダーに問いあわせておくと運用がスムーズでしょう。

無料プランのあるクラウド型文書管理システム

クラウド型文書管理システムの中でも、無料プランがある製品をピックアップしました。コストをかけずにすぐサービスを利用できるメリットがあります。ただし、機能制限や人数制限があるため、お試し運用や小規模での運用に適しているでしょう。

Confluenceのロゴ画像

Confluence

リックソフト株式会社
《Confluence》のPOINT
  1. リックソフトはAtlassian Platinum Solution Partnerです
  2. 文書を含めた情報の整理・共有を効率化、働き方を改革
  3. 業界・職種問わず活用できる優れた操作性と拡張性

リックソフト株式会社の『Confluence』は、10ユーザー・ファイルストレージは2GBまでなら無料で使えるコンテンツコラボレーションツールです。文書を含めたコンテンツを階層構造で管理し、絞り込み検索やファイルの中身も対象とした検索ができます。

参考価格 年間167,000円/25ユーザー~ フリープランあり 対象従業員規模 10名以上
無料トライアル ◯ 電子帳簿保存法対応 ー
セキュリティ対応 権限管理

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Confluenceを利用したユーザーの口コミ

この製品のいい点
業種 情報処理、SI、ソフトウェア
従業員規模 5,000名以上
Confluenceのいい点
★ ★ ★ ★ ★ 5
ウィキペディアのようにドキュメントページを社員それぞれが作成・編集することができます。ブログを書くように編集できるため簡単に操作できますし、突き詰めれば高度なページも作ることができる振り幅が気に入っています。
この製品の改善して欲しい点
業種 通信サービス
従業員規模 10名以上 50名未満
Confluenceの改善してほしい点
★ ★ ★ ★ ★ 5
最終更新日時が記載されていて分かりやすいのですが、変更履歴がもう少し簡単に確認できるようになると嬉しいです。
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クラウド型文書管理システムの選び方

クラウド型文書管理システムを導入する目的を確認することが何より大切です。例えば業務効率化を目的とする場合でも、資料やドキュメントの検索性を高めたいのか、煩雑になりがちな契約書管理を合理化したいのかなど、企業によって課題や優先順位は異なるでしょう。システム導入で達成したい目標や解決したい課題を明確化したうえで、機能性やセキュリティ、サポート体制をチェックしましょう。

機能性

導入目的にあった機能を備えたクラウド型文書管理システムを選択しましょう。例えば、導入目的の最たるものがペーパーレス化の場合、複合機と連携できる文書管理システムやOCR機能を搭載した製品などを選ぶと、データ化が効率的に進められるでしょう。

また、業務効率化を目的とする場合、アクセスのしやすさや検索性の高さは欠かせないポイントでしょう。管理する文書の量が多い場合は、特に重要です。検索機能には「全文検索」や「あいまい検索」「完全一致検索」「タグ検索」などがあり、複数対応可能な製品も少なくありません。自社の業務内容に照らしあわせて検索方法についても詳細確認しましょう。

不要な機能やサービスを取り入れたために、かえって効率が悪くなったり負担がかさんだりする可能性もあるため機能の選定には注意が必要です。

セキュリティレベル

目的にあったセキュリティレベルを設定できるか、セキュリティの強度や権限設定の範囲や内容についても確認が必要です。

例えば、正社員のみならずアルバイトも採用している会社が、クラウド上でアルバイト向けのマニュアルを公開するとします。並行して正社員しか閲覧できない機密情報も同じクラウドサービスで管理しようとすると、セキュリティレベルを上げなければなりません。結果として正社員のみがアクセス権をもつことになり、アルバイトはクラウド上でマニュアルを閲覧できなくなるでしょう。

セキュリティレベルが高いほど、情報が守られる可能性も高くなります。しかし高すぎると、逆に利便性が損なわれる場合もあります。目的にあったセキュリティレベルを適切に選択する必要があるでしょう。

サポート体制

クラウド型文書管理システムは、データ管理の手間やコストを削減できる一方、自社内での保管と違い、柔軟な対応が難しくなるデメリットもあります。データを預けるクラウドサービス業者が信頼できる業者なのか確認するのはもちろん、サポート体制は十分か、夜間や休日の対応可否についても確認しましょう。

また、自社の業務に適したデータ運用が可能かどうかも考慮する必要があります。例えば、自社は夜間や休日も営業しているにもかかわらず、クラウドサービス業者のサポートデスク対応時間が、平日の昼間のみというケースもあります。対応時間外にトラブルが生じないとは限りません。どのような業務・目的のために導入するのかをよく考えたうえで、提供されるクラウドサービスと自社の業務がマッチするかを、正確に判断しましょう。

クラウド型文書管理システムで効率的な運用を実現しよう

クラウド型文書管理システムは、オンプレミス型よりも導入コストを抑えられ、バージョン管理や更新をリアルタイムに行えます。無料プランが用意された製品もあるので、利用規模が小さい場合は活用してみるのもおすすめです。

まずはいくつかの製品を比較し、気になる製品があれば資料請求してみましょう。

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文書における「保管」と「保存」の違いとは?文書管理のポイントも解説!

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法律で定められた文書保管の期間とは?管理方法も解説!

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文書管理とは?目的や方法、書類保管の基本もわかりやすく解説!

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文書管理の分類方法とは?ドキュメント整理のポイントも解説!

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これだけは知っておきたい!知的財産権の基礎を5分で解説

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ECMとは?文書管理との違いやデジタル時代における重要性も解説!

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IT製品・サービスの比較・資料請求が無料でできる、ITトレンド。「クラウド型文書管理システム比較!無料製品や選び方も紹介」というテーマについて解説しています。文書管理の製品導入を検討をしている企業様は、ぜひ参考にしてください。

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リックソフト株式会社
リックソフト株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.1
導入から定着まで独自の手厚いサポートConfluence(コンフルエンス)
Confluenceは国内外で活用されている情報管理ツールです。文書を含む情報の整理・共有を効率化することで、働き方改革を実現。部署を越えた社員間のコラボレーションも促進します。
寺田倉庫株式会社
寺田倉庫株式会社
紙とデータのハイブリッド契約書管理システム【CLOUD CABINET】
CLOUD CABINETは紙での契約書も電子契約もウェブ上で一括管理できるシステムです。
インフォコム株式会社
インフォコム株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.4
月額2万円~.電帳法に対応.WF機能も備えたクラウド/オンプレミスMyQuick
【月額2万円~】電子帳簿保存法にも対応。ワークフロー機能も備えた「MyQuickクラウド」 企業内の文書管理、文書共有、文書検索を支援するシステムとして幅広くご活用いただけます。
NECソリューションイノベータ株式会社
NECソリューションイノベータ株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
4
脱PPAP!セキュアな情報共有プラットフォーム「PROCENTER/C」
企業内だけでなく、企業間の情報を安全に管理・共有できる情報共有基盤です。 メール添付によるファイル共有からの脱却とデータの二重管理を回避し、業務効率化とセキュリティ強化を実現します。
株式会社LegalOn Technologies
株式会社LegalOn Technologies
☆☆☆☆☆
★★★★★
4
AIが、あらゆる契約書を自動管理LegalForceキャビネ
LegalForceキャビネは、締結後の適切な契約管理をサポートする「AI契約管理システム」です。 契約書の検索時間と管理工数は限りなくゼロになり、スマートな契約書管理を実現します。
株式会社Box Japan
株式会社Box Japan
DXに必須!セキュリティの脅威から企業の情報資産を守るBox Shield
ゼロトラストの一歩先へ!DX時代に最も重要なセキュリティ対策。 インテリジェントなセキュリティ制御と脅威検知機能により、内部犯行やうっかりミス、マルウェアによる情報漏えいリスクを最小化
株式会社TOKIUM
株式会社TOKIUM
☆☆☆☆☆
★★★★★
5
あらゆる書類を保存できる文書管理クラウド TOKIUM電子帳簿保存
あらゆる国税関係書類を、電子帳簿保存法の要件を満たして保存する文書管理クラウドです。 紙やデータ、様々な形式で届く取引関係書類を電子化し、TOKIUMで一元管理することができます。
ウイングアーク1st株式会社
ウイングアーク1st株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
4
【JIIMA認証取得】文書管理ソリューションinvoiceAgent
AI OCR機能による書類のデータ化から、文書管理・保管までをワンストップで行えます。 ※2022年6月より「SPA」は「invoiceAgent」に名称を変更しました。
株式会社MetaMoJi
株式会社MetaMoJi
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.7
ハイブリッドワーク成功には画期的な文書共有MetaMoJi Share for Business
タブレットの特性を最大限に生かしたグループコミュニケーションアプリです。 文書の作成・保管・修正などができ、グループ間でそれら情報をリアルタイムに相互に共有できます。
リックソフト株式会社
リックソフト株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
4
【電帳法対応】文書管理・プロセス改善を実現Alfresco(アルフレスコ)
電子帳簿保存法対応の「コンテンツ管理+プロセス管理+レコード管理」を兼ね備えたオンプレミスの文書管理ツール。グローバルで利用され、多くの企業の業務効率化を実現しています。
株式会社Box Japan
株式会社Box Japan
☆☆☆☆☆
★★★★★
4
コンテンツ管理で改正電帳法対応をスマートに!Box
改正電帳法対応や情報ガバナンスを強化! 「Box」のコンテンツ管理機能の活用で、企業ガバナンス強化の基盤や電帳法対応の基盤を構築することができます。
株式会社大塚商会
株式会社大塚商会
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.7
電子帳簿保存法に対応 クラウドとオンプレから選べるeValue V
社内規程や見積書・図面・伝票など、社内のさまざまな文書を電子化。見やすく管理できて、目的の書類を素早く見つけられます。
株式会社鉄飛テクノロジー
株式会社鉄飛テクノロジー
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.2
ファイルサーバーではじめる文書管理FileBlog (ファイルブログ)
文書管理・文書運用の悩みを解決します。 優れた全文検索エンジンを搭載したWebベースの文書管理・共有システム。ファイルサーバーで文書管理ができます。
住友電工情報システム株式会社
住友電工情報システム株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.9
ペーパーレスで業務効率化! 文書管理システム楽々Document Plus
企業内の情報を安全に管理・活用し、ペーパーレスを促進する文書管理システム。「スペース不足」「文書が見つからない」「最新版が分からない」等の課題を解決し、働き方改革を強力にサポート。
株式会社ビーガル
株式会社ビーガル
☆☆☆☆☆
★★★★★
5
社内文書・資料・カタログなど、会社を丸ごとデジタル化するDXWisebookONE
PDFファイルをシステムへドラッグ&ドロップしていただくだけで、簡単にデジタルブックが作成できるクラウドサービスです。 豊富なプランとカスタマイズ対応で様々なニーズにお応えします。
株式会社富士通四国インフォテック
株式会社富士通四国インフォテック
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.3
電帳法にも対応した文書管理・ワークフローサービスDocumal SaaS
PC、スマートフォン等端末を選ばずインターネット環境があればどこからでも利用できる、セキュアなクラウドサービスです。 電子帳簿保存法の「電子取引」区分のデータ保存にも対応しています。
株式会社プロジェクト・モード
株式会社プロジェクト・モード
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.3
社内wikiでナレッジ共有・文書管理NotePM
NotePMは社内のドキュメントや業務ノウハウの情報を一元管理するナレッジ共有ツールです。蓄積しやすく、見つけやすい情報共有を実現します。セキュリティ対策や柔軟なアクセス制限機能も特徴。
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2月6日(月) 更新
第1位
  • ペーパーレスで業務効率化! 文書管理システム楽々Document Plus
  • 住友電工情報システム株式会社
第2位
  • 月額2万円~.電帳法に対応.WF機能も備えたクラウド/オンプレミスMyQuick
  • インフォコム株式会社
第3位
  • 脱PPAP!セキュアな情報共有プラットフォーム「PROCENTER/C」
  • NECソリューションイノベータ株式会社
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