文書管理システムとは、社内の紙文書や電子文書を集約して一元管理するツールです。文書の検索や共有がしやすくなるので導入をおすすめしますが、コストが気になるという方も多いでしょう。そこで注目したいのが、クラウド型文書管理システムです。
オンプレミス型よりも導入コストを抑えられるので、導入のハードルが低いとされています。この記事ではクラウド型文書管理システムを比較して紹介します。無料で使えるシステムも紹介しますので、この機会にぜひお試しください。
この記事は2021年9月時点の情報に基づいて編集しています。
クラウド型文書管理システムのメリット
資料や申請書などの文書を一元管理し、全文検索やサムネイル表示によって検索性を高め、更新や廃棄なども行う文書管理システム。クラウド型の文書管理システムを導入すれば、以下のようなメリットが得られ、より便利になります。
- ■文書の共有、バージョン管理がしやすい
- クラウド型の場合、文書はクラウド上で管理されるため場所を問わず必要な情報にアクセス可能。スマートフォンやタブレットに対応していれば、外出先でも文書の編集や共有できる。また契約書のように更新が必要な文書の場合、リアルタイムで変更が反映され、変更前の文書も管理できるのでバージョン管理や世代管理がしやすい。
- ■セキュリティ対策がされている
- 少し前まではクラウド型のセキュリティが問題視されてたが、最近ではどの製品もIPアドレス制限やアクセス制限などの対策が施されてる。第三者が文書にアクセスすることはできず、改ざんや流出も防止する。
- ■オンプレミス型より導入コストを抑えられる
- オンプレミス型の場合は、拡張性やセキュリティが高いというメリットがあるが、サーバの購入やシステム構築のために初期費用や時間がかかる。クラウド型ならサーバの設置は不要で、データ容量を増やしたい場合は料金プランを変更するだけなので、メンテナンスにかかる工数も少ない。
なお、「独自仕様のシステムを構築したい」「社内のセキュリティポリシー上、クラウド型の導入は難しい」といった場合には、オンプレミス型の文書管理システムも検討してみるとよいでしょう。以下の記事では、文書の登録・検索などの基本機能を搭載した製品や、ワークフロー搭載の製品、無料製品に分類して、おすすめのシステムを紹介しています。
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おすすめのクラウド型文書管理システムを比較！
ここからはクラウド型文書管理システムを紹介します。気になる製品は、各製品名の右側にある緑色の「+資料請求リストに追加ボタン」を押すと、資料請求候補としてカートに入ります。必要なものだけ無料でまとめて資料請求できるので便利です。
SPA の比較ポイント
- 電子帳簿保存法に対応
- 文書管理と記録管理による内部統制・セキュリティ担保
- 高精度なAI OCRの活用で自動化を目指した運用が可能
『SPA』は、ウイングアーク１ｓｔ株式会社が提供しており、４種のOCRを搭載した文書管理ソリューションです。英数字や手書き文字なども認識可能なOCR機能により、紙文書を簡単に電子化できます。またスキャナ保存だけでなく、電子帳簿保存法に対応しているのも使いやすいでしょう。
- 価格：初期費用300,000円、月額50,000円～/10ユーザー・ストレージ50GB
PROCENTER/C の比較ポイント
- 社内外のファイルを同一のファイル共有基盤で管理できます
- 取引先やテレワーク環境からセキュアにファイルアクセス可能です
- 二要素認証やファイル暗号化で高セキュリティを確保します
NECソリューションイノベータ株式会社提供の『PROCENTER/C』は、セキュアな環境で情報共有を行えるプラットフォームです。ユーザID・パスワードによる認証やワンタイムパスワードを利用した二段階認証はもちろんのこと、サーバ内とダウンロードファイルも暗号化し、高セキュリティを確保。さらに各ファイルの操作履歴を管理し、情報漏えいのリスクから守ります。
- 価格：月額50,000円～（SaaS型サービス「Document Management Service」）
文書デザイナー の比較ポイント
- エクスプローラ感覚の使い慣れた操作性！
- 登録・改訂は承認フローでしっかり統制！原本管理もバッチリ！
- 関連する書類はリンク付け！
株式会社ユニオンシンクが提供する『文書デザイナーは、規定書管理から社内情報共有まで、幅広く運用可能な文書管理システムです。高機能なワークフローシステムを搭載しており、フロー図を用いて業務の見える化を実現します。モバイル端末にも対応しているので、場所を選ばず申請・承認できる点も使いやすいでしょう。さらに関連性の高い文書同士のリンク付けや最新版の自動管理、ISO関連書類の厳密な管理など、便利な機能が豊富に揃っています。
Documal SaaS の比較ポイント
- 製造業・流通業をはじめ実績多数！25年にわたる豊富な導入実績
- 社外からも利用できるため、社外取引先との情報共有で活用可能
- 無料でお試しができ、導入前に操作感や運用イメージがつかめます
『Documal SaaS』は、株式会社富士通四国インフォテックが提供する文書管理システムです。文書管理のワークフローを効率化し、文書の登録や廃棄などを自動化できます。料金プランは、比較的安価な「パブリックSaaS」と、カスタマイズ性に優れた「プライベートSaaS」の２プランから選べます。導入前に無料でお試しできるので、ぜひ活用しましょう。
- 価格：初期費用300,000円、月額20,000円～/10ユーザー
eValue V の比較ポイント
- 複合機と連携して、簡単に紙文書を電子化
- 全文検索やビジュアル検索などの検索機能を搭載
- アクセス権管理や印刷・持ち出し制限で、社内の情報漏えい対策に
『eValue V』は、株式会社大塚商会が提供しており、文書だけでなく図面や伝票なども管理するツールです。複合機で紙文書をスキャンして電子化できるので、難しい操作は不要です。属性検索や全文検索、串刺し検索などの検索機能や、バージョン管理機能、アクセス権管理機能など、必要な機能を搭載しています。
NotePM の比較ポイント
- 社内版ウィキペディア「社内wiki」を手軽に構築
- 変更履歴管理・閲覧履歴・柔軟なアクセス制限・検索に強い
- ナレッジ蓄積しやすく、見つけやすいを意識した機能の数々
『NotePM』は、株式会社プロジェクト・モードが提供するナレッジ共有ツールです。社内の文書やノウハウなどを集約した、社内版ウィキペディアを作成できます。ツリー構造で情報が整理され、全文検索に対応しているので、ナレッジを活用しやすくなるでしょう。二段階認証やアクセス制限などのセキュリティ対策もされているので安心です。なお、無料トライアルの期間は30日間です。
- 価格：初期費用０円、月額4,800円～/８名まで、
Fleekdrive の比較ポイント
- ライフサイクル、バージョン管理など文書管理に必要な機能が充実
- タグや属性項目のカスタマイズで細かな分類、全文検索にも対応
- 重要文書を国内複数拠点で保管、BCP対策にも効果
株式会社Fleekdriveが提供する『Fleekdrive』は、文書管理に必要な機能を網羅したクラウドサービスです。文書のライフサイクル管理やバージョン管理、世代管理、全文検索やタグ検索などに対応しています。セキュリティ対策も万全で、国内２か所に分散されたデータセンターは24時間365日の監視体制となっています。
- 価格：月額500円/１ユーザー・100GB・最低契約数10～
LegalForceキャビネ の比較ポイント
- 契約書全文のテキストデータを自動生成
- 登録情報は一覧表示で契約期限などが一目で分る
- 部署ごとに閲覧権限の設定も可能
株式会社LegalForceが提供する『LegalForceキャビネ』は、スキャン・PDF化したものから一括アップロードして、テキストデータを自動生成します。電子契約サービスと連携しており、自動取り込みも可能。さらに更新拒絶期限日の近い順や契約終了日の近い順などに並び替えができるほか、全文検索や閲覧権限も可能です。
電子文書管理システム SPA の比較ポイント
- ナレッジ・経験の豊富さ（事例）
- お客様に最大限貢献するサポート力（サポートの幅、スピード）
- ワークフローや基幹システムとの連携で業務効率アップ
ウイングアーク１ｓｔ株式会社の『SPA』を、テクバン株式会社が提供しています。OCRで紙文書を高精度で電子化し、作成した文書は自動で指定フォルダへ振り分けられます。またユーザー権限の管理やアクセス制御などの機能を標準搭載し、セキュリティ面でも安心です。
- 価格：初期費用250,000円、月額50,000円
Alfresco の比較ポイント
- 文書の更新履歴やアクセスログの管理も可能
- コンテンツに対する作業の自動化を実現
- オンプレミスに対応。公式モバイルアプリも存在。
リックソフト株式会社が提供する『Alfresco』は、オープンソースのデジタルビジネスプラットホームです。文書などのコンテンツと、ビジネスプロセスを一元管理します。タスク管理の割り当てができるため、イレギュラーなワークフローにも対応が可能でしょう。
uCosminexus DocumentBroker
uCosminexus DocumentBroker の比較ポイント
- 業務の証拠・記録として文書を保管し監査証跡として残す
- 文書１つひとつに対する細かなアクセス権限設定
- 容易なサーバ増設による高い拡張性の確保
株式会社日立製作所が提供する『uCosminexus DocumentBroker』は、業務形態に適した文書管理環境を構築するフォームです。業務システムと連携して電子文書の取り込みをスムーズにし、紙文書は複合機でPDF化して保存します。フォルダ分類やバージョン管理ができるので、文書整理がしやすいでしょう。アクセス権限の付与や操作ログの取得も可能で、コンプライアンス強化に役立ちます。
- 価格：1,675,000円～ ※詳細はお問い合わせ
文書管理システムを無料で利用する方法
導入コストを抑えたい場合の方法を２つ紹介します。
オープンソース型製品を活用する
オープンソースとは、システムのソースコードが一般的に公開され、独自に改良や再配布が許可されているシステムのことです。無料で公開されている場合が多く、導入コストの削減ができます。
しかし、専門知識がないとシステム構築や操作は難しいでしょう。保守管理なども自力で行わなければならず、継続的なメンテナンスが必要です。
無料プランを活用する
文書管理システムの中には、月額料金が無料の製品があります。利用人数や機能が限られますが、０円で利用できるのでコストをかけたくない場合に有効でしょう。
ただし、利用規模に合っていない場合はプラン変更を余儀なくされるので、事前に利用人数や使用するデータ容量を確認しておくことが大切ですなお、万が一有料プランに移行する際は、データもそのまま移行できるのかベンダーに問い合わせておくと運用がスムーズでしょう。
無料プランあり！クラウド型文書管理システム
ここからはクラウド型文書管理システムの中でも、無料で使えるプランがある製品をピックアップしました。お試し運用や小規模での運用なら適しているでしょう。
Confluence の比較ポイント
- ツール上に議事録や日報といったページを直に作成可能
- PDFといったファイルを含む情報をまとめて管理
- グループやネーム単位の権限設定で簡単・安心な情報共有を実現
リックソフト株式会社の『Confluence』は、10ユーザー・ファイルストレージは２GBまでなら無料で使えるコンテンツコラボレーションツールです。文書を含めたコンテンツを階層構造で管理し、絞り込み検索やファイルの中身も対象とした検索ができます。
- 価格：年額149,000円～/25ユーザー（スタンダードプラン）
※フリープランもあり、詳細はお問い合わせ
これまで、さまざまなクラウド型の文書管理システムを紹介しました。導入製品にお悩みで、ひとまず最新の人気製品から検討してみたい、という方はこちらのランキングも参考にしてください。
文書管理 の製品を調べて比較
資料請求ランキングで製品を比較！ 今週のランキングの第1位は？ play_circle_outline 文書管理システムが気になったら資料請求を！
クラウド型文書管理システムは、オンプレミス型よりも導入コストを抑えられ、バージョン管理や更新をリアルタイムに行えます。無料プランが用意された製品もあるので、利用規模が小さい場合は試しに使ってみるのもおすすめです。
まずは、いくつかの製品を比較し、気になる製品があれば資料請求してみましょう。
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