クラウド型文書管理システムの選定ポイント
クラウド型文書管理システムを導入する目的は何か、また重視して解決したい課題は何かを確認することが大切です。例えば業務効率化を目的とする場合でも、資料やドキュメントの検索性を高めたいのか、煩雑になりがちな契約書管理を合理化したいのかなどによって最適な製品は異なります。
このように目的と重視したい課題を明確化したうえで、機能性やセキュリティ、サポート体制をチェックして選びましょう。それぞれの選定ポイントについて詳しく解説します。
機能性
導入目的にあった機能を備えたクラウド型文書管理システムを選択しましょう。例えば、導入目的の最たるものがペーパーレス化の場合、複合機と連携できる文書管理システムやOCR機能を搭載した製品などを選ぶと、データ化が効率的に進められます。
また、業務効率化を目的とする場合、アクセスのしやすさや検索性の高さは欠かせないポイントでしょう。管理する文書の量が多い場合は、特に重要です。検索機能には「全文検索」や「あいまい検索」「完全一致検索」「タグ検索」などがあり、複数対応可能な製品もあります。自社の業務内容を想定し必要そうな検索方法の可否を確認しましょう。
不要な機能やサービスを取り入れたために、かえって効率が悪くなったり負担となる可能性もあるため機能の選定には注意が必要です。
セキュリティレベル
自社の文書管理・情報管理の目的にあったセキュリティレベルを設定できるか、セキュリティの強度、権限設定の範囲や内容についても確認が必要です。
例えば、非正規社員を雇用している会社が、クラウド上で非正規社員向けのマニュアルを公開するとします。並行して正社員向けの機密情報も同じクラウドサービスで管理する場合、セキュリティで閲覧制限をかける必要があります。文書管理システムを利用することでアクセス権が付与されている正社員のみが閲覧できる、非正規社員は閲覧できないといったように閲覧可否を分けることができ、セキュアな状態で文書保管が可能です。
セキュリティレベルが高いほど、情報保護の安心度は高まります。しかし高すぎると逆に利便性が悪くなる場合もあるため、セキュリティレベルは適切に設定する必要があるでしょう。
サポート体制
クラウド型文書管理システムは、データ管理の手間やコストを削減できる一方、自社内での保管と違い、柔軟な対応が難しくなるデメリットもあります。データを預けるクラウドサービス業者が信頼できる業者なのか確認するのはもちろん、サポート体制は十分か、夜間や休日の対応可否についても確認しましょう。
また、自社の業務に適したデータ運用が可能かどうかも考慮する必要があります。例えば、自社は夜間や休日も営業しているにもかかわらず、クラウドサービス業者のサポートデスク対応時間が、平日の昼間のみというケースもあります。対応時間外にトラブルが生じないとは限りません。どのような業務・目的のために導入するのかをよく考えたうえで、提供されるクラウドサービスと自社の業務がマッチするかを判断しましょう。
無料で文書管理システムを利用する方法
文書管理システムを導入したいが、コストはできるだけ抑えたいと考える企業も多いでしょう。無料で文書管理システムを活用する方法は、オープンソース製品を活用して自社でシステムを構築する、もしくは無料プランのある製品を利用する方法が考えられます。コストは抑えられるものの、その分許容しなければならないデメリットもあるかもしれません。
オープンソース型製品を活用する
オープンソースとは、システムのソースコードが一般的に公開され、独自に改良や再配布が許可されているシステムのことです。無料で公開されている場合が多く、導入コストを削減できます。
しかし、専門知識がないとシステム構築や操作は難しいでしょう。保守管理なども自力で行わなければならず、継続的なメンテナンスが必要です。
無料プランを活用する
文書管理システムの中には、月額料金が無料の製品があります。利用人数や機能が限られるものの、０円で利用できるのでコストをかけたくない場合に有効でしょう。
ただし、利用規模に合っていない場合はプラン変更を余儀なくされるので、事前に利用人数や使用するデータ容量を確認しておくことが大切です。有料プランに移行する際は、データをそのまま移行できるのかベンダーに問い合わせておくとスムーズでしょう。
クラウド型文書管理システムのタイプ別分類
クラウド型文書管理システムには、大きく分けて以下の４つのタイプがあります。
- ・作成、検索、共有を効率化するクラウド型文書管理システム
- ・申請や承認作業も効率化するクラウド型文書管理システム
- ・社外との文書共有にも活用できるクラウド型文書管理システム
- ・無料プランがあるクラウド型文書管理システム
それぞれのタイプについて詳しく解説します。
作成・検索・共有を効率化するクラウド型文書管理システム
社内文書の保管や文書検索、文書作成や共有を効率化できる基本的な機能を搭載したクラウド型文書管理システムです。いわゆる定番製品のほか、社内wikiの作成などに役立てられる製品もあります。
紙文書を電子文書化したい場合や、社内向けに作成された文書全般の管理に活用したい場合におすすめです。
申請や承認作業も効率化するクラウド型文書管理システム
文書管理システムの基本的な機能に加え、ワークフロー機能を搭載したクラウド型文書管理システムです。
システム上で文書の申請・承認などが行えるため、煩雑になりがちな契約書や稟議書の管理・運用をシームレスにしたい企業に最適なタイプです。
社外との文書共有にも活用できるクラウド型文書管理システム
取引先など、社外の関係者と安全に文書共有をしたい場合におすすめのクラウド型文書管理システムです。
情報漏えいのリスクを最小限に抑えるためにも、共有形式やセキュリティ対策は念入りにチェックしましょう。無料トライアルが利用できる場合、社外の人でもわかりやすい操作性かもあわせて確認しておくと安心です。
無料プランがあるクラウド型文書管理システム
クラウド型文書管理システムの導入でコストをかけたくない場合や、まずは無料プランがある製品を試してから本格的な導入を検討したい場合におすすめです。
無料プランを利用する際は、自社に合った機能があるかやセキュリティ対策が十分かを確認してから導入するとよいでしょう。
クラウド型文書管理システム比較一覧
「どのようなクラウド製品があるのか把握したい」「文書管理システムのどこを比較したらいいのかわからない」という方は、こちらの比較表をご覧ください。おすすめのクラウド型文書管理システムを、資料請求数が多い順に紹介しています。
自社の解決したい課題や導入目的に応じて選択できるほか、おさえておきたい『電子帳簿保存法への対応可否』や『セキュリティ対策』も確認できます。
気になった製品は製品名をクリックして、対応従業員規模や無料トライアルの有無、口コミなど詳細情報もチェックしましょう。
| 製品名 | 特長 | 参考価格 | 電子帳簿保存法対応 | セキュリティ対応 | レビュー評価 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
 | MyQuick | 申請・承認作業の効率化 | 月額20,000円～ | ◯ | アクセス権設定・ログ取得・閲覧/DL制御・暗号化 | ★★★★★ ★★★★★ |
 | Confluence | 無料プランあり | 有料クラウドプラン月額590円～ | ー | 権限管理 | ★★★★★ ★★★★★ |
 | invoiceAgent | 作成・検索・共有の効率化 | 初期費用 0円 月額30,000円～（10ユーザー・ストレージ5GB）AI OCR月額30,000円～ | ◯ | 仮想PDF（パスワード設定/印刷不可/透かし/マスク/墨消し） | ★★★★★ ★★★★★ |
 | Documal SaaS | 申請・承認作業の効率化 | （10ID）月額22,000円～ 初期費用330,000円 | ◯ | ログ管理・IPアドレス制限・権限管理 | ★★★★★ ★★★★★ |
 | NotePM | 作成・検索・共有の効率化 | 月4,800円～/８名まで初期費用０円 | ー | アクセスログ・監査ログ・2段階認証・IPアドレス制限・アカウントロック・閲覧履歴管理 | ★★★★★ ★★★★★ |
 | WisebookONE | 社外との文書共有にも活用可 | 月額5,280円～ | ー | IPアドレス制限・セキュアな通信・アカウントロック | ★★★★★ ★★★★★ |
 | バクラク電子帳簿保存 | 無料プランあり | スタータープラン9,800円～ | ◯ | タイムスタンプ付与 | ★★★★★ ★★★★★ |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
できるだけ多くの文書管理システムを手間なく比較検討したい方には、一括資料請求（無料）がおすすめです。見やすい比較表を作成できる特典もあります。
作成・検索・共有を効率化するクラウド型文書管理システム
invoiceAgent
- 電子帳簿保存法・インボイス制度に対応
- 文書管理と記録管理による内部統制・セキュリティ担保を実現
- 5つのAI OCRを活用し、書類のデータ化を効率化
ウイングアーク１ｓｔ株式会社が提供する「invoiceAgent」は、バージョン管理・全文検索・サムネイル表示に対応した文書管理ソリューションです。AI OCR機能を搭載しており紙やPDF文書の電子化を効率よく行えます。記載内容のデータ化により、会計システムなどへの入力作業を軽減できるほか、検索性の向上にも役立てられます。iOS対応のアプリケーションも提供されているので、iPadなどを活用している企業にもおすすめです。
| 参考価格 | 初期費用 0円 月額30,000円～（10ユーザー・ストレージ5GB）AI OCR月額30,000円～ | 対象従業員規模 | すべての規模に対応 |
| 無料トライアル | ◯ | 電子帳簿保存法対応 | ◯ |
| セキュリティ対応 | 仮想PDF（パスワード設定/印刷不可/透かし/マスク/墨消し） | ||
invoiceAgentを利用したユーザーの口コミ
たまに読み込み失敗するので、もう少し精度を上げていただけると嬉しいです。難しい場合はその場で失敗したと教えてほしいです。(後から失敗したと通知が来ても、手元に書類がなかったりするので)
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NotePM
- 社内版ウィキペディア「社内wiki」を手軽に構築
- 変更履歴管理・閲覧履歴・柔軟なアクセス制限・検索に強い
- ナレッジ蓄積しやすく、見つけやすいを意識した機能の数々
「NotePM」は、株式会社プロジェクト・モードが提供するナレッジ共有ツールです。社内の文書やノウハウなどを集約した、社内版ウィキペディアを作成できます。ツリー構造で情報が整理され、全文検索に対応しているので、ナレッジを活用しやすくなるでしょう。二段階認証やアクセス制限などのセキュリティ対策も万全。30日間の無料トライアルを提供しているので、活用してみましょう。
| 参考価格 | 月4,800円～/８名まで 初期費用０円 | 対象従業員規模 | すべての規模に対応 |
| 無料トライアル | ◯ | 電子帳簿保存法対応 | ー |
| セキュリティ対応 | アクセスログ・監査ログ・2段階認証・IPアドレス制限・アカウントロック・閲覧履歴管理 | ||
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
NotePMを利用したユーザーの口コミ
ブログのように見出しや装飾を行えますが、HTMLを使用しなくともNotePMの機能だけで情報を見やすく加工することができます。システム関連が苦手な人でも利用しやすいと思っています。 タグ検索機能付き、Googleの自由入力みたいにサジェストも表示できる。更新履歴の確認で、修正情報がどこか色付けされているため分かりやすい。アクセス権の設定で特定のユーザーのみ閲覧できる。画像の編集機能付き(モザイクや枠など)が便利。
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特に困ったことはないが、デザインフォームはカスタマイズできると嬉しい。営業系と開発系でも投稿する内容や属性が変わるので、個々に見やすいフォームに変更できると良い
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申請や承認作業も効率化するクラウド型文書管理システム
MyQuick
- GPT連携が可能で、AIを活用して入力の手間を大幅減
- 文書保存時に独自ルール設定可能。高度な情報管理を実現
- 他システムのCSVファイル(台帳)とPDFデータを一括登録可能
インフォコム株式会社が提供する「MyQuick」は、JIIMA認証を取得した電帳法対応の文書管理システムです。安全かつ効率的に証憑管理を行えるでしょう。拡張性の高いワークフロー機能を有し、代理承認設定や否認時の戻し先指定など、高度な承認依頼にも対応可能です。販売実績29年を誇り、業種・業態を問わず多くの企業に導入されているため、文書管理システム導入がはじめての企業にもおすすめです。
| 参考価格 | 初期費用300,000円 月額70,000円（スタンダード） | 対象従業員規模 | すべての規模に対応 |
| 無料トライアル | ◯ | 電子帳簿保存法対応 | ◯ |
| セキュリティ対応 | アクセス権設定・アクセス/文書更新ログ取得・閲覧/ダウンロード制御・暗号化・画面キャプチャ/印刷制限 | ||
Documal SaaS
- 30年にわたる豊富な導入実績！無料でお試しも可能
- 電子帳簿保存法「電子取引」に対応 ※JIIMA認証取得済
- 社外からも利用できるため、社外取引先との情報共有で活用可能
「Documal SaaS」は株式会社富士通四国インフォテックが提供する、電子帳簿保存法対応の文書管理システムです。文書管理のワークフローを効率化し、文書の登録や廃棄などを自動化できます。ワークフロー機能により、社外取引先とでも承認や確認が必要な文書の閲覧・共有などが可能です。部署をまたぐ文書のやりとりなどにも、活用しやすいでしょう。
| 参考価格 | （10ID）月額22,000円～ 初期費用330,000円 | 対象従業員規模 | 100名以上 |
| 無料トライアル | ◯ | 電子帳簿保存法対応 | ◯ |
| セキュリティ対応 | ログ管理・IPアドレス制限・権限管理 | ||
Documal SaaSを利用したユーザーの口コミ
初心者でも使いやすい優れたユーザーインターフェースが魅力です。特に管理項目の並べ替えなどをその場で確認しながら使えるなど直感的に操作ができます。
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説明書をもう少しわかりやすくしてもらえると助かる。というのも、相手方にも使ってもらうためどんな人にでもわかりやすいものが嬉しい。
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社外との文書共有にも活用できるクラウド型文書管理システム
WisebookONE
- 社内文書を簡単な操作でデジタルブック化して共有！
- １つのアカウント内で一般・限定の公開設定の使い分けが可能！
- 中小から大手企業まで多くの導入実績！
株式会社ビーガル提供の「WisebookONE」は、紙媒体のデジタルブック化を支援するクラウドシステムです。社外向けのカタログ・パンフレット等に加え、社内向けの業務マニュアルや会議資料も簡単にe-bookに変換できます。公開範囲や閲覧権限を設定できるため、ひとつのアカウントで社内向け文書も社外向けコンテンツもまとめて管理できます。また、データ分析機能によるコンバージョン改善なども期待できるでしょう。
| 参考価格 | 月額5,280円～ | 対象従業員規模 | すべての規模に対応 |
| 無料トライアル | ◯ | 電子帳簿保存法対応 | ー |
| セキュリティ対応 | IPアドレス制限・セキュアな通信・アカウントロック | ||
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
無料プランがあるクラウド型文書管理システム
クラウド型文書管理システムの中でも、無料プランがある製品をピックアップしました。コストをかけずにすぐサービスを利用できるメリットがあります。ただし、機能制限や人数制限があるため、お試し運用や小規模での運用に適しているでしょう。
Confluence
- リックソフトはAtlassian Platinum Solution Partnerです
- 文書を含めた情報の整理・共有を効率化、働き方を改革
- 業界・職種問わず活用できる優れた操作性と拡張性
リックソフト株式会社の「Confluence」は、10ユーザー・ファイルストレージは２GBまでなら無料で使えるコンテンツコラボレーションツールです。文書を含めたコンテンツを階層構造で管理し、絞り込み検索やファイルの中身も対象とした検索ができます。
| 参考価格 | 年間167,000円／25ユーザー～ フリープランあり | 対象従業員規模 | 10名以上 |
| 無料トライアル | ◯ | 電子帳簿保存法対応 | ー |
| セキュリティ対応 | 権限管理 | ||
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
Confluenceを利用したユーザーの口コミ
ウィキペディアのようにドキュメントページを社員それぞれが作成・編集することができます。ブログを書くように編集できるため簡単に操作できますし、突き詰めれば高度なページも作ることができる振り幅が気に入っています。
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最終更新日時が記載されていて分かりやすいのですが、変更履歴がもう少し簡単に確認できるようになると嬉しいです。
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バクラク電子帳簿保存
- 書類の自動読取機能を搭載！入力の手間を削減できる
- 電子帳簿保存法とインボイス制度に対応！法改正への対応も
- 簡単に利用できる！シンプルな操作画面で、誰でも使いやすい
株式会社LayerXが提供する「バクラク電子帳簿保存」は、改正電子帳簿保存法の”スキャナ保存・電子取引要件”とインボイス制度に対応した無料プランがあるクラウド型文書管理システムです。タイムスタンプの付与を行うことで非改ざん性の証明や存在証明ができ、セキュリティ面にも配慮されています。
| 参考価格 | フリープランあり／スタータープラン9,800円～ | 対象従業員規模 | すべての規模に対応 |
| 無料トライアル | ー | 電子帳簿保存法対応 | ◯ |
| セキュリティ対応 | タイムスタンプ付与 | ||
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
製品数が多くて比較するのが難しいという方は、ぜひ一括資料請求（無料）もご活用ください。時間と手間の短縮に有効です。
クラウド型文書管理システムのメリット
文書管理システムとは、資料や申請書などの文書・書類を一元管理し、全文検索やサムネイル表示によって検索性を高め、更新や廃棄なども行えるシステムです。クラウド型の文書管理システムを導入すれば、以下のようなメリットが得られ、より便利に活用できます。
- ■文書の共有・バージョン管理がしやすい
- 文書はクラウド上で管理されるため場所を問わず必要な情報にアクセス可能。スマホやタブレット対応の場合、外出先でも文書の編集や共有ができる。契約書のように更新が必要な文書は、リアルタイムで変更が反映され、変更履歴が残るためバージョン・世代管理がしやすい。
- ■セキュリティ対策がされている
- クラウド型のセキュリティが問題視された頃もあるが、最近ではどの製品もIPアドレス制限やアクセス制限などが施されている。第三者が文書にアクセスすることはできず、改ざんや流出を防止する対策が取られている。
- ■オンプレミス型より導入コストを抑えられる
- クラウド型はオンプレミス型と違いサーバの設置が不要。データ容量を増やしたい場合にも料金プランの変更で対応できるため、メンテナンスにかかる工数が少ない。
「独自仕様のシステムを構築したい」「社内のセキュリティポリシー上、クラウド型の導入は難しい」などの場合には、オンプレミス型の文書管理システムも検討してみるとよいでしょう。なお以下のページでは、問い合わせ数が多い文書管理システムを紹介しています。資料請求（無料）も可能なので、ぜひお申し込みください。
クラウド型文書管理システムで効率的な運用を実現しよう
クラウド型文書管理システムは、オンプレミス型よりもコストを抑えつつ、バージョン管理や更新も場所を選ばずリアルタイムに行えます。利用規模が小さい場合は特に、無料プランが用意された製品を活用してみると良いでしょう。
まずはいくつかの製品を比較し、気になる製品があれば資料請求してみましょう。
電子帳簿保存法の改正に対応済であること。また検索機能が充実していてあいまい検索等柔軟な検索方法が可能な点。
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