クラウド型文書管理システムを比較！
では、さっそくクラウド型文書管理システムを紹介します。気になる製品は、各製品名の右側にある緑色の「+資料請求リストに追加ボタン」を押すと、資料請求候補としてカートに入れることができます。必要なものだけ無料でまとめて資料請求できるので便利です。
SPA の比較ポイント
- 用途に応じて3種類から選べるOCRエンジン
- 自動仕分けや高精度の検索機能など、高度な文書管理機能
- 書類のデータ化によりETLやRPAとの連携も可能に
『SPA』は、ウイングアーク１ｓｔ株式会社が提供しており、
３種のOCRを搭載したドキュメント管理ソリューションです。英数字や手書き文字なども認識可能なOCR機能により、紙文書を簡単に電子化できます。また、ETLツールやRPAツールと連動すれば、電子化した文書を基幹システムへ自動転記させるなど、業務の効率化が可能です。
エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社の『ファイルシェア』は、クラウド型のファイル転送・オンラインストレージサービスです。ファイルの共有機能が特徴的で、事前にアクセスを許可した人と文書の共有ができます。Web上で共有するので、取引先との文書共有も可能です。
Fleekdrive の比較ポイント
- ライフサイクル、バージョン管理など文書管理に必要な機能が充実
- タグや属性項目のカスタマイズで細かな分類、全文検索にも対応
- 重要文書を国内複数拠点で保管、BCP対策にも効果
株式会社Fleekdriveが提供する『Fleekdrive』は、文書管理に必要な機能を網羅したクラウドオンラインストレージです。文書のライフサイクル管理やバージョン管理、世代管理、全文検索やタグ検索などに対応しています。セキュリティ対策も万全で、国内２箇所に分散されたデータセンターは24時間365日の監視体制となっています。
eValue V の比較ポイント
- 複合機と連携して、簡単に紙文書を電子化
- 全文検索やビジュアル検索などの検索機能を搭載
- アクセス権管理や印刷・持ち出し制限で、社内の情報漏えい対策に
『eValue V』は、株式会社大塚商会が提供しており、文書だけでなく図面や伝票なども管理するツールです。複合機で紙文書をスキャンして電子化できるので、難しい操作は不要です。属性検索や全文検索、串刺し検索などの検索機能や、バージョン管理機能、アクセス権管理機能など、必要な機能を搭載しています。
『SmartLibrary』はビューアー機能が特徴的なコンテンツ管理システムで、キッセイコムテック株式会社が提供しています。文書や動画などのファイルを並列表示して閲覧でき、文書へのメモ書きも可能です。さらに、パスワード認証や緊急時の遠隔消去などセキュリティ機能が充実しているので、機密文書の管理にも適しているでしょう。
寿精版印刷株式会社が提供する『REXファイルファインダー』は直観で素早く目的のファイルにたどりつくための機能が充実したシステムです。主要な機能には高速プレビュー機能、有効結果を上位に表示する機能、80万件のデータを約1/1000秒という検索スピードの高速化、多種類のデータ形式の検索への対応などが挙げられます。
原本にアクセスせずにファイル内容を確認できることができるためセキュリティに優れ、ディレクトリ毎のアクセス権限設定も可能です。ファイルサーバとしての利用にとどまらず、NASや既存の文書管理システムの検索エンジンにも使用可能です。
文書デザイナー の比較ポイント
- エクスプローラ感覚の使い慣れた操作性！
- 登録・改訂は承認フローでしっかり統制！原本管理もバッチリ！
- 関連する書類はリンク付け！
『文書管理システム 文書デザイナー』は株式会社ユニオンシンクの製品で、それぞれのお客様の業務フローにあわせてシステムを構築・編集することできるシステムです。それだけでなく、構築・編集作業をプログラムなど特別な知識を使わず直観的な操作で行えます。
それぞれの企業が抱える課題に合わせたシステムを導入することで、申請業務をスピードアップし、社内文書・資料の共有により作業を効率化し、コストの削減を図ることを目指します。また、急な変更や修正を即時に他人の手を借りることなく行えるため、ランニングコストの削減も可能です。
リスモン・ビジネス・ポータル株式会社の『J-MOTTOファイル共有サービス』。本サービスは、J-MOTTOの有料オプションサービスとして提供されています。簡易にオンラインストレージのように利用できるだけでなく、バージョン管理・世代管理、全文検索機能、アクセス権のカスタマイズ、Office編集機能など細やかな機能も備えています。
大容量領域を確保し、社内はもちろん社外の相手とも、セキュアにファイル共有でき、関係者への通知や申請などのビジネスプロセスとファイル管理を連携した運用ができます。
文書管理システムを無料で利用する方法
文書管理システムを無料で利用する方法は２つあります。導入コストを抑えたい場合はこれらの方法も検討してみましょう。
オープンソース型製品を活用する
オープンソースとは、システムのソースコードが一般的に公開され、独自に改良や再配布が許可されているシステムのことです。無料で公開されていることが多く、導入コストの削減ができます。
ただし、専門知識がないとシステム構築や操作は難しいでしょう。保守管理なども自力で行わなければならず、継続的なメンテナンスが必要です。
無料トライアルを活用する
文書管理システムの中には、無料で使用できるトライアル期間が設けられている場合があります。初めてシステムを導入するなら、この方法が良いでしょう。自社に合う製品かどうかを事前に確認できるので、導入に失敗するリスクが低くなります。
しかし、無料トライアルは期間が決められていることが大半です。長期的な利用を考えているのであれば、有料製品の導入も検討してみましょう。
無料トライアル対応！クラウド型文書管理システム
ここからはクラウド型文書管理システムの中でも、無料トライアルが使える製品を紹介します。導入に悩んでいる場合は、無料トライアルでお試し運用してみるのも良いでしょう。
Documal SaaS の比較ポイント
- 効率のよい文書管理ができ、働き方改革の取組みとしても有効
- 社外からも利用できるため、社外取引先との情報共有にも活用可能
- 無料でお試しができ、導入前に操作感や運用イメージがつかめます
『Documal SaaS』は、株式会社富士通四国インフォテックが提供する文書管理システムです。文書管理のワークフローを効率化し、文書の登録や廃棄などを自動化できます。料金プランは、比較的安価な「パブリックSaaS」と、カスタマイズ性に優れた「プライベートSaaS」の２プランから選べます。導入前に無料でお試しできるので、ぜひ活用しましょう。
エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社が提供する『Box』は、マルチデバイス対応のクラウド型コンテンツ管理サービスです。ストレージ容量が無制限で、文書のほか写真や動画を保管し、更新履歴なども管理します。こちらも無料トライアル対応ですので、導入前に使用感が試せます。
NotePM の比較ポイント
- 社内版ウィキペディア「社内wiki」を手軽に構築
- 変更履歴管理・閲覧履歴・柔軟なアクセス制限・検索に強い
- ナレッジ蓄積しやすく、見つけやすいを意識した機能の数々
『NotePM』は、株式会社プロジェクト・モードが提供するナレッジ共有ツールです。社内の文書やノウハウなどを集約した、社内版ウィキペディアを作成できます。ツリー構造で情報が整理され、全文検索に対応しているので、ナレッジを活用しやすくなるでしょう。二段階認証やアクセス制限などのセキュリティ対策もされているので安心です。なお、無料トライアルの期間は30日間です。
文書管理システムの基礎知識
社内に散在する文書を集約して保管し、文書の更新や不要な文書の廃棄なども行う文書管理システム。ここでは、文書管理システムの必要性や機能を解説します。
文書管理システムの必要性
マイナンバー制度や個人情報保護法の改訂など、個人情報に関する法整備が進んだことにより、文書管理の必要性が高まっています。
また、災害が起きた際に文書が消失したり、内部不正などで社内文書が流出したりすることもあります。このような事態に備えるため、文書を安全に管理できる文書管理システムが必要とされています。
文書管理システムができること
文書管理システムは会議資料や申請書などあらゆる文書をサーバで一括管理できます。これにより、部署同士で情報共有ができ、必要なときに探したい情報を検索してすぐに閲覧が可能です。ほかにも、役職や部署ごとに閲覧制限を設けるなどのセキュリティ管理や、データ移行などもできるようになります。
文書管理システムのメリット
ここからは、文書管理システムのメリットを紹介します。
検索機能により文書を探す手間を削減
文書管理システムを導入すると、過去に保存された文書を検索機能で簡単に探し出すことができます。検索方法や検索結果の表示方法は製品により異なりますが、中には文書をイメージで検索できる製品や、条件を絞り込んでピンポイントに検索できる製品があります。このような製品は直感的に操作できるので扱いやすいでしょう。
セキュリティの強化により情報漏えいを防止
クラウド型ツールはセキュリティ面が心配という声もありますが、最近はシステムのセキュリティ対策が強化されています。
文書管理システムにもセキュリティ機能が搭載されており、契約書類や申請書などに閲覧制限をかけられます。一部の権限を持った人しか閲覧できないようにするなど、細かく設定が可能です。外部に情報が漏れるリスクを低減し、コンプライアンス強化につながるでしょう。
ファイル共有機能によりペーパーレス化
クラウド型文書管理システムの多くは、ファイルの共有機能が搭載されています。この機能を利用すると、会議の議事録や報告書、申請書などの文書を、システム上で共有できるようになります。これまでは紙に印刷して文書を共有することが多かったと思いますが、ネットワーク上で共有できるため、ペーパーレス化が可能です。
ファイルの共同閲覧、編集により業務効率化
クラウド型文書管理システムの場合、オンライン上で共同作業や閲覧が可能です。文書をダウンロードする手間がなくなり、文書を更新すると自動でデータが同期されるので、業務効率化につながります。
文書管理システムが気になったら資料請求を！
文書管理システムを導入することにより、コスト削減や業務効率化などさまざまなメリットが生まれます。しかし、実際に導入する前には自社の業務に合っているかをチェックして、問題なく運用できることを確認しておかなければなりません。
まずは、いくつかの製品を比較し、気になる製品があれば資料請求してみましょう。
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