クラウド型文書管理システムのメリット
文書管理システムとは、資料や申請書などの文書を一元管理し、全文検索やサムネイル表示によって検索性を高め、更新や廃棄なども行えるシステムです。クラウド型の文書管理システムを導入すれば、以下のようなメリットが得られ、より便利に活用できます。
- ■文書の共有、バージョン管理がしやすい
- クラウド型の場合、文書はクラウド上で管理されるため場所を問わず必要な情報にアクセス可能。スマートフォンやタブレットに対応していれば、外出先でも文書の編集や共有ができる。また契約書のように更新が必要な文書の場合、リアルタイムで変更が反映される。変更前の文書も管理できるのでバージョン管理や世代管理がしやすい。
- ■セキュリティ対策がされている
- 少し前まではクラウド型のセキュリティが問題視されていたが、最近ではどの製品もIPアドレス制限やアクセス制限などの対策が施されている。第三者が文書にアクセスすることはできず、改ざんや流出も防止する対策が取られている。
- ■オンプレミス型より導入コストを抑えられる
- オンプレミス型の場合は、拡張性やセキュリティが高いというメリットがある。ただし、サーバの購入やシステム構築のために初期費用や時間がかかる。クラウド型ならサーバの設置は不要で、データ容量を増やしたい場合は料金プランを変更するだけなので、メンテナンスにかかる工数も少ない。
なお、「独自仕様のシステムを構築したい」「社内のセキュリティポリシー上、クラウド型の導入は難しい」といった場合には、オンプレミス型の文書管理システムも検討してみるとよいでしょう。以下の記事では、文書の登録・検索などの基本機能を搭載した製品、ワークフロー機能搭載の製品、無料で使える製品など特徴別に分類し、おすすめのシステムを紹介しています。
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おすすめのクラウド型文書管理システム
ここからはクラウド型文書管理システムを紹介します。気になる製品があればすべて無料で資料請求できるので、比較のうえ自社に合うものを検討してください。
《SPA》のPOINT
- 電子帳簿保存法に対応
- 文書管理と記録管理による内部統制・セキュリティ担保
- 高精度なAI OCRの活用で自動化を目指した運用が可能
『SPA』は、ウイングアーク１ｓｔ株式会社が提供しており、４種のOCRを搭載した文書管理ソリューションです。手書き文字なども認識可能なOCR機能により、紙文書を簡単に電子化できます。またスキャナ保存だけでなく、電子帳簿保存法に対応しているので使いやすいでしょう。
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
《PROCENTER/C》のPOINT
- 社内外のファイルを同一のファイル共有基盤で管理できます
- 取引先やテレワーク環境からセキュアにファイルアクセス可能です
- 二要素認証やファイル暗号化で高セキュリティを確保します
NECソリューションイノベータ株式会社提供の『PROCENTER/C』は、セキュアな環境で情報共有を行えるプラットフォームです。ユーザーID・パスワードによる認証や、ワンタイムパスワードを利用した二段階認証はもちろんのこと、サーバ内とダウンロードファイルも暗号化し、高セキュリティを確保。さらに各ファイルの操作履歴を管理し、情報漏えいのリスクから守ります。
- 価格：月額50,000円～（SaaS型サービス「Document Management Service」）
《LegalForceキャビネ》のPOINT
- アップロードするだけで契約書の全文をテキストデータ化
- キーワードによる全文検索で必要な契約書が瞬時に見つかる
- 自動リマインドで更新期限の見落としを防止
株式会社LegalForceが提供する『LegalForceキャビネ』は、スキャン・PDF化したものから一括アップロードして、テキストデータを自動生成します。電子契約サービスと連携しており、自動取り込みも可能。さらに更新拒絶期限日の近い順や契約終了日の近い順などに並び替えができるほか、全文検索や閲覧権限も可能です。
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
《Alfresco》のPOINT
- 文書の更新履歴やアクセスログ管理で安心
- 自動化ルールを活用し効率的に文書管理
- レコード管理でコンプライアンスも強化
リックソフト株式会社が提供する『Alfresco』は、コンテンツ管理・プロセス管理・レコード管理の３つを基軸としたデジタルビジネスプラットホームです。 プロセス定義、開発、デプロイメントなどにおける業務やチーム内のタスク管理などを効率化します。電子帳簿保存法にも対応しており、セキュリティ面でも申し分ありません。世界190か国、1,100万人以上のユーザーに支持されているのも、信頼できるポイントでしょう。
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
《Documal SaaS》のPOINT
- 25年にわたる豊富な導入実績！無料でお試しも可能
- 社外からも利用できるため、社外取引先との情報共有で活用可能
- 電子帳簿保存法にも対応 ※JIIMA認証取得済
『Documal SaaS』は、株式会社富士通四国インフォテックが提供する文書管理システムです。文書管理のワークフローを効率化し、文書の登録や廃棄などを自動化できます。電子帳簿保存法にも対応しており、部署をまたぐ文書のやりとりや社外取引先との情報共有などにも、活用しやすいでしょう。
- 価格：初期費用300,000円、月額20,000円～/10ユーザー
《NotePM》のPOINT
- 社内版ウィキペディア「社内wiki」を手軽に構築
- 変更履歴管理・閲覧履歴・柔軟なアクセス制限・検索に強い
- ナレッジ蓄積しやすく、見つけやすいを意識した機能の数々
『NotePM』は、株式会社プロジェクト・モードが提供するナレッジ共有ツールです。社内の文書やノウハウなどを集約した、社内版ウィキペディアを作成できます。ツリー構造で情報が整理され、全文検索に対応しているので、ナレッジを活用しやすくなるでしょう。二段階認証やアクセス制限などのセキュリティ対策も万全。30日間の無料トライアルを提供しているので、活用してみましょう。
《文書デザイナー》のPOINT
- 導入から運用までのサポートを完備
- リンク設定による効率的な文書管理
- 改ざん防止・発行管理によるセキュリティ性向上（オプション）
株式会社ユニオンシンクが提供する『文書デザイナー』は、規定書管理から社内情報共有まで、幅広く運用可能な文書管理システムです。高機能なワークフローシステムを搭載しており、フロー図を用いて業務の見える化を実現します。モバイル端末にも対応しているので、場所を選ばず申請・承認できる点も使いやすいでしょう。さらに関連性の高い文書同士のリンク付けや最新版の自動管理、ISO関連書類の厳密な管理など、便利な機能が豊富に揃っています。
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
《Fleekdrive》のPOINT
- 電子帳簿保存法オプションサービスで企業のDX化を支援します
- バージョンの自動更新や古いファイルの自動削除に対応
- ファイルの中身まですぐに見つかる優れた検索機能
株式会社Fleekdriveが提供する『Fleekdrive』は、文書管理に必要な機能を網羅したクラウドサービスです。文書のライフサイクル管理やバージョン管理、世代管理、全文検索やタグ検索などに対応しています。セキュリティ対策も万全で、国内２か所に分散されたデータセンターは24時間365日の監視体制となっています。
- 価格：月額500円/１ユーザー・100GB・最低契約数10～
《eValue V》のPOINT
- 複合機と連携して、簡単に紙文書を電子化
- アクセス権管理や印刷・持ち出し制限で、社内の情報漏えい対策に
- 電子帳簿保存法に対応
株式会社大塚商会が提供している『eValue V』は、文書だけでなく図面や伝票なども管理できるツールです。複合機で紙文書をスキャンして電子化できるので、難しい操作は不要です。属性検索や全文検索、串刺し検索などの検索機能や、バージョン管理機能やアクセス権管理機能など、必要な機能を搭載しています。
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
uCosminexus DocumentBroker
製品・サービスのPOINT
- 業務の証拠・記録として文書を保管し監査証跡として残す
- 文書１つひとつに対する細かなアクセス権限設定
- 容易なサーバ増設による高い拡張性の確保
株式会社日立製作所が提供する『uCosminexus DocumentBroker』は、多種多様な文書を、現場の業務形態に適した形で一元管理するプラットホームです。業務システムと連携して電子文書の取り込みをスムーズにし、紙文書は複合機でPDF化して保存します。フォルダ分類やバージョン管理ができるので、文書整理がしやすいでしょう。アクセス権限の付与や操作ログの取得も可能で、コンプライアンス強化に役立ちます。
《WorkingFolder》のPOINT
- 社内外の関係者と安全に文書を共有
- DocuWorks連携でシームレスに文書を活用
- 複合機連携で高度なペーパーレス化を実現
富士フイルムビジネスイノベーション株式会社提供の文書管理システム『WorkingFolder』は、セキュリティの高さと大容量ファイルが取り扱える点が魅力です。大容量ファイルも、簡単なステップで共有でき、容量は最低でも100GB、容量追加オプションで最大で50000GBにまで増大可能。さらに専用のモバイルアプリ「DocuWorks Viewer Light」が提供されているので、場所を選ばず活用できます。
無料で文書管理システムを利用する方法
さらに導入コストを抑え、無料で文書管理システムを活用する方法を２つ紹介します。
オープンソース型製品を活用する
オープンソースとは、システムのソースコードが一般的に公開され、独自に改良や再配布が許可されているシステムのことです。無料で公開されている場合が多く、導入コストの削減ができます。
しかし、専門知識がないとシステム構築や操作は難しいでしょう。保守管理なども自力で行わなければならず、継続的なメンテナンスが必要です。
無料プランを活用する
文書管理システムの中には、月額料金が無料の製品があります。利用人数や機能が限られるものの、0円で利用できるのでコストをかけたくない場合に有効でしょう。
ただし、利用規模に合っていない場合はプラン変更を余儀なくされるので、事前に利用人数や使用するデータ容量を確認しておくことが大切です。なお、万が一有料プランに移行する際は、データもそのまま移行できるのかベンダーに問い合わせておくと運用がスムーズでしょう。
無料プランありのクラウド型文書管理システム
ここからはクラウド型文書管理システムの中でも、無料で使えるプランがある製品をピックアップしました。お試し運用や小規模での運用に適しているでしょう。
《Confluence》のPOINT
- 全社員の情報共有プラットフォームとして活用可能
- 蓄積した情報は高度な検索機能で簡単に見つけられ活用可能
- グループやネーム単位の権限設定で簡単・安心な情報共有を実現
リックソフト株式会社の『Confluence』は、10ユーザー・ファイルストレージは２GBまでなら無料で使えるコンテンツコラボレーションツールです。文書を含めたコンテンツを階層構造で管理し、絞り込み検索やファイルの中身も対象とした検索ができます。
- 価格：初期費用０円、月額557円/１ユーザー（167,000円/25ユーザー～の年間契約）
※無料プランあり（10ユーザー・２GBまで）
これまで、さまざまなクラウド型の文書管理システムを紹介しました。導入製品にお悩みで、ひとまず最新の人気製品から検討してみたい、という方はこちらのランキングも参考にしてください。
クラウド型製品の導入前に確認すること
クラウドサービスを導入する際には、以下のポイントを確認してみましょう。
導入目的を確認しよう
まず、クラウド製品を導入する目的を確認してみましょう。クラウド型文書管理システムと一口にいっても、多種多様な機能やサービスが含まれます。業務の効率化や、人的リソースを含むITの負担軽減など、クラウドサービスで改善できる項目はさまざまです。
それゆえ、どのような機能やサービスを選ぶか、あるいは自社のどのような分野においてクラウドサービスを採用するかの見極めが重要となってきます。不要な機能やサービスを取り入れたために、かえって効率が悪くなったり負担がかさんだりする可能性もあるため、今一度導入目的を確認することが大切です。
クラウド製品の特性を確認しよう
製品導入の担当者が、クラウド製品の特性を十分に理解しているかも重要です。クラウドサービスの本質は、外部に自社のデータを預けることにあります。これによりデータ管理の手間やコストを省けることがクラウドのメリットです。
しかし、一方で預けたデータについて自社内で保管する場合よりも、柔軟には対応できない可能性を理解しておく必要があります。データを預けるクラウドサービス業者が信頼できる業者なのか確認するのはもちろんのこと、サポート体制は十分か、夜間や休日の対応は行っているのかも確認しましょう。
また、自社の業務に適したデータの運用が可能かどうかを検討することも必須です。例えば、自社は夜間や休日も営業しているにもかかわらず、クラウドサービス業者のサポートデスク対応時間は、平日の昼間のみというケースもあります。その場合、トラブルの際には迅速に対応ができません。このようなケースを防ぐためには、製品導入の担当者がどのような業務や目的のためにクラウドを導入するのかをよく考える必要があります。また提供されるクラウドサービスと自社の業務がマッチするかを、正確に判断することも重要です。
必要なセキュリティレベルを確認しよう
クラウドサービスに求めているセキュリティレベルが、目的に見合っているかどうかもチェックポイントです。クラウドサービスは、インターネットがあれば場所を選ばず簡単に文書にアクセスできる便利さはあります。一方で高度なセキュリティレベルが求められ、特定の人にのみアクセスを限定するような情報をクラウドサービスで管理するのは、必ずしも適切とは言い難いでしょう。
例えば、正社員のみならずアルバイトも採用している会社が、クラウド上でアルバイト向けのマニュアルを公開するとします。それと並行して正社員しか閲覧できない機密情報も同じクラウドサービスで管理しようとすると、セキュリティレベルを上げなければなりません。結果として正社員のみがアクセス権をもつことになり、アルバイトはクラウド上でマニュアルを閲覧できなくなるでしょう。
高いセキュリティレベルの方が、情報が守られる可能性も高くなります。しかし高すぎる場合は、逆に利便性が損なわれる場合もあります。そのため、目的にあったセキュリティレベルを適切に選択する必要があるでしょう。
文書管理システムが気になったら資料請求を！
クラウド型文書管理システムは、オンプレミス型よりも導入コストを抑えられ、バージョン管理や更新をリアルタイムに行えます。無料プランが用意された製品もあるので、利用規模が小さい場合は活用してみるのもおすすめです。
まずはいくつかの製品を比較し、気になる製品があれば資料請求してみましょう。
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