文書管理システムの基本
社内の記録情報に関する保管や活用、不要な文書の廃棄などを一元管理することができる文書管理システム。この段落ではこのシステムを導入することの必要性や効果などを解説します。
文書管理システムの必要性
マイナンバー制度や個人情報保護法の改訂など、個人情報に関する法整備が進むことにより、文書管理の必要性が高まっています。場合によっては災害が起きた際に自身の情報が社内から流出することもあります。このような自体に備えるため文書を適切に管理し、誰でも簡単に情報を確認できない文書管理システムは必要になってきています。
文書管理システムのできること
文書管理システムは会議資料や各申請書の管理をサーバで一括管理することができます。これにより、各部署からネットワークを介して情報共有が可能になり、必要な時に探したい情報を検索してすぐに閲覧可能です。他にも、役職や部署ごとに閲覧制限を設けてセキュリティ管理を行ったり、データの移行などもできるようになっています。
文書管理システムの活用効果
ここからは、文書管理システムをうまく運用していくために、導入することで得られる具体的な効果をいくつか解説します。
検索機能で文書を探す手間の削減
文書管理システムを導入すると、過去に保存された文書を検索機能で手軽に探し出すことができます。検索方法や検索結果の表示方法は製品により異なりますが、中には文書をイメージで検索できる製品や、条件を絞り込んでピンポイントな情報を検索できる製品があります。このような製品の場合はシステムに触ったことがない人でも直感的に操作することができるため、扱いやすくなっています。
セキュリティの強化で、情報漏えいの防止
文書管理システムに搭載されているセキュリティ設定により、契約書類や申請書などに閲覧制限をかけることができます。このような保存された文書をセキュリティ管理することによって、外部に情報が漏れる可能性が少なくなり関連部署のコンプライアンス強化に繋がります。
また、会社ないでも一部の権限を持った人しか閲覧できないようにすることで、より機密性を高めることができます。
ファイル共有機能により、ペーパーレス化
文書管理システムにはサーバに登録された文書を各部署の社員が閲覧できる、ファイル共有機能が搭載されています。この機能を利用すると、会議の議事録や報告書、申請書など全ての書類を登録しておくことで、必要なときに誰でも簡単に書類を手に入れられます。これにより、これまで紙ベースで行っていた作業（議事録の追記や報告書・申請書の記載）をネットワーク上で行うことができるため、ペーパーレス化へ繋がります。
ファイルの共同閲覧、編集で業務効率化
クラウド型製品の文書管理システムの場合、オンライン上で共同作業や閲覧が可能です。オンライン上で作業できることにより、文書をダウンロードする手間やスケジュールを変更した際に関連部署へその都度変更したスケジュールを配布する必要がなくなるため、業務効率化に繋がります。
このように業務上便利なシステムですが、導入時のコストは気になるポイントです。そこで、次の段落からはこのシステムを無料で活用する方法を紹介していきます。
文書管理システムを無料で活用する方法
文書管理システムを無料で利用する方法は大きく2つあります。システムを導入する際の比較検討のために、それぞれの方法を把握しておきましょう。
オープンソース型製品を活用する
オープンソース型製品とは、システムのソースコードが一般的に公開され、独自に改良や再配布が許可されているシステムのことです。無料で公開されていることが多く、導入したとしてもコストの削減ができます。さらに、ソースコードが公開されていることで、セキュリティ面に問題がないかを社内でチェックできる他、継続的にメンテナンスすることも可能です。
無料トライアルを活用する
無料トライアルの文書管理システムとは、無料で使用できるトライアル期間が設けられた製品のことを指します。これから初めてシステムを導入しようとしている会社の場合は自社に合う製品かどうかを事前に確認することが可能で、実際に製品を購入するかどうか判断することができます。
しかし、この無料トライアルを利用したとしても期間が決められている他、オープンソースの場合は開発コストや工数も必要になります。オープンソースの場合は、開発コストや工数が導入してから得られるメリット（業務効率化や作業負担の削減など）と見合っているかを確認することが大切です。長期的なシステムの運用を検討しているのであれば、有料製品の導入も検討してみましょう。
文書管理システムを徹底比較5選
ここからは、 文書管理システムを様々な切り口でご紹介していきます。
楽々Document Plus
住友電工情報システム株式会社
- checkペーパーレス化を促進し、働き方改革を強力サポート
- checkスピーディーな全文検索＆ワークフロー機能も搭載
- check契約書・ISO文書管理の支援機能も豊富、導入実績500社超え
オフィスファイルだけでなく契約書、ISO文書、複合機から取り込んだ紙文書の管理など、幅広いシーンで利用できる文書管理システムです。作成日・製品型番・契約先等の属性を付与できる管理機能、高性能の検索エンジンによる属性検索・全文検索機能を備えています。高速ビューワにより、必要な情報をスピーディに検索・表示できることに加え、最近見た文書を一覧表示する機能も持ちます。契約書やISO文書の管理、ペーパレス化、e文書の対応など様々なシーンでの活用が可能です。
FileBlog （ファイルブログ）
株式会社鉄飛テクノロジー
- checkファイルサーバ運用を便利に効率的化
- checkファイルサーバをそのまま情報共有ポータル化
- check導入・運用がとても簡単
10年間300社の導入実績があり、ファイルサーバに必要とされる機能を全て網羅しています。軽快できめ細やかなユーザインターフェース、高速
検索機能、ファイル一覧・検索結果を画像で一覧表示する機能、ファイル内容を画像で表示する機能、モバイルデバイスやクラウド環境への対応など機能が充実しています。Windowsセキュリティに連動して、ユーザ登録情報の保守なしに導入・運用できることも特徴です。ユーザの声を基に作られたオプション機能も充実しています。
- check使う人に合わせて契約書を自動分類 探す時間を９０%削減
- check契約期限切れ自動通知 手続きモレ件数０件
- checkあらゆる電⼦⽂書を⼀元管理、セキュリティも堅牢で検索にも強い
25年の販売実績を持つ、資料の保管、記録の管理、ナレッジの共有まで、幅広いシーンに対応した文書管理システムです。エクセル台帳の項目をそのまま取り込むことができ、日付、年度、分類、種別、部門、数値にかかわる情報などといった文書の属性項目を定義した様々な文書データベースを作成し、簡単に検索できます。ユーザー数での課金がないライセンス体系のため、徐々に使用人数を増やしたい企業にもおすすめです。
PROCENTER/C
NECソリューションイノベータ株式会社
- check社内・海外とも安心・安全・確実な情報共有を実現します。
- check情報共有におけるコミュニケーションロスを削減します。
- check機密情報の漏洩対策に不可欠な高セキュリティを確保します。
部門や企業の外部との、機密性の高いデータなどの情報共有をセキュリティを保ちつつ快適に行うためのシステムです。独自の技術であるファイル分割送信機能を使って、確実に2GBを超えるファイルも共有できるよう設計され、リアルタイムにファイルが受領できたかを確認できます。日本語・英語・中国語に標準で対応しています。現場業務においても、常に最新ファイルを表示し誤った旧版利用によるトラブルを防ぐ機能や、自動採番から承認業務フロー、公開の通知、保管期限が切れた際の廃棄まで、文書のライフサイクルの管理をサポートする機能があります。
様々な形式の文書をブラウザで一元管理できるシステムです。文書分類と格納フォルダーを連携させる機能により、ユーザがフォルダーを意識することなく登録可能で、格納ルールを統一化できます。また、自由にタグ付けやページの差し替え等ができるバインダー形式にデータを格納し、紙のバインダー感覚で直観的にデータを管理することが可能です。ライフサイクル管理、統制管理を容易に、情報セキュリティ対策、改正電子帳簿保存法の要件もサポートしています。
無料活用できるオープンソース型文書管理3選
次に無料で活用できる文書管理システムをご紹介していきます。
ここ数年Webサイト構築に活用されることが非常に多いWordPressを使って、ドキュメント管理システムの構築を行う製品です。リビジョン管理、ステータス管理、ワークフロー管理が可能です。タグを使うことによりワークフローのステータスごとにドキュメントを一覧表示できます。ファイルをアップロードするたびにサマリーを入力するようになっており、閲覧はドキュメントをダウンロードして行います。ドキュメントごとのフィード配信も行えます。運用フローのマニュアルのアップ用に利用したり、連絡事項をドキュメント化して管理することが可能です。
オープン ソースの文書管理システム であるDMS をjavaで開発したソフトウェアです。基本的なドキュメント管理とバージョン管理、コメント、ワークフローなどの機能があります。検索機能があり、ファイル名でのフィルタリングにも対応しています。ファイルの閲覧はWeb上ではなくダウンロードして行われます。FTP/NFS/CIFS/SOAPといったプロトコルに対応しており、大量のファイルを操作するのには向きませんが、修正回数の少ないプロジェクトや定例会の議事録などのファイルの利用に向いています。
Webベースの文書管理ツールで、アカウント管理の権限、Office 文書やPDF の全文検索、バージョン管理、ドキュメントファイルの版管理などといった機能があります。また、オープンソースであるためプラグイン方式による拡張開発の柔軟さを備えています。日本語化もされていますが、フォーラムに関してはほとんどが英語で注意が必要です。ハートコア社が日本語化して提供している商用版もあり、文書の作成、編集、検索、格納に対応し、アクセスコントロール機能や、文書の状態をモニターできるセキュリティ機能を備えています。
無料トライアルが可能な文書管理2選
導入前にほしい、無料トライアル付きの文書管理システムをご紹介していきます。
帳票や文書など企業の情報資産をPDF化し、一元管理・活用させるシステムです。安全に保管するためのプラットフォームと、管理や分類で活用に役立つものを自動化する機能や高度な検索機能を持ちます。電子文書のスタンダードであるPDF”ファイルの作成・生成、活用・出力、保存、管理、廃棄というライフサイクルマネジメントをサポートし、ペーパレス化することで『業務の効率化』『コスト削減』『リスクマネジメント強化』を実現できるソリューションです。今なら14日間無料トライアル実施中です。
「作れる」「訳せる」「配れる」機能を持ち、ナレッジ共有を実現するシステムです。特別な知識がなくても、動画・テキスト・図表などを含む資料をシンプルな操作で誰でも作ることが可能です。また、学習機能付きのAI翻訳で、20カ国語以上に多言語化することができます。資料の共有は、グループやユーザーを指定することでワンクリックで可能です。ナレッジ共有、人材育成、業務標準化などで課題を抱える企業は、本システムを用いることで革新的な業務改善を図ることが可能です。デモサイトや30日間無料トライアルが準備されています。
まだまだあるクラウド型文書管理システム12選をご紹介
ここからは、人気のクラウド型文書管理システムをご紹介します。
- check用途に応じて3種類から選べるOCRエンジン
- check自動仕分けや高精度の検索機能など、高度な文書管理機能
- check書類のデータ化によりETLやRPAとの連携も可能に
OCRと文書管理がオールインワンになった、ペーパレスを目指す企業におすすめのシステムです。高精度なOCR機能でテキストを自動でデータ化し、データタイトルや子雲目を解析することで自動でフォルダーに振り分けまで行います。データ化により、検索の効率化だけでなく、BIツールを使ったデータの可視化やETLツールやRPAツールとの連携もできるようになります。本システムを利用することで、作業工数を削減し、業務を効率化し、高付加価値業務への移行を可能とします。30日間の無償トライアル期間があります。
文書管理システムの要件定義から構築、保守までをNS Solutionsが一貫して行うことが最大の特徴です。導入に際しては、課題の整理・要件定義から行い、マルチベンダーの強みを活かして最適な製品を選定し、製品専門SEが構築します。また、サポートは文書管理のスペシャリストが行います。マルチベンダー・構築ベンダーとしての実績を豊富に持つNS Solutionsの知見やノウハウを生かし、長期にわたり記録管理を行う情報管理基盤を構築することで、企業における重要な情報資産を有効に活用させることを可能とします。
文書管理システム 文書デザイナー
株式会社ユニオンシンク
- checkエクスプローラ感覚の使い慣れた操作性！
- check登録・改訂は承認フローでしっかり統制！原本管理もバッチリ！
- check関連する書類はリンク付け！
それぞれのお客様の業務フローにあわせてシステムを構築・編集することできるだけでなく、構築・編集作業をプログラムなど特別な知識を使わず直観的な操作で行えることが特徴のシステムです。それぞれの企業が抱える課題に合わせたシステムを導入することで、申請業務をスピードアップし、社内文書・資料の共有により作業を効率化し、コストの削減を図ることを目指します。また、急な変更や修正を即時に他人の手を借りることなく行えるため、ランニングコストの削減も可能です。
J-MOTTOファイル共有サービス
リスモン・ビジネス・ポータル株式会社
- checkOfficeファイルをブラウザ上で編集
- check証跡管理やアクセス権限設定でファイルの管理も万全
- checkユーザーではない相手へダウンロードURLを発行
本サービスは、J-MOTTOの有料オプションサービスとして提供されています。簡易にオンラインストレージのように利用できるだけでなく、バージョン管理・世代管理、全文検索機能、アクセス権のカスタマイズ、Office編集機能など細やかな機能も備えています。大容量領域を確保し、社内はもちろん社外の相手とも、セキュアにファイル共有でき、関係者への通知や申請などのビジネスプロセスとファイル管理を連携した運用ができます。
- checkPDFやOffice文書を高速全文検索し探しやすいサムネイルを表示
- check深いフォルダ階層で探しきれないファイルを簡単に発掘できる
- checkダウンロードしなくてもプレビューで全ページ内容確認
高速プレビュー機能、有効結果を上位に表示する機能、80万件のデータを約1/1000秒という検索スピードの高速化、多種類のデータ形式の検索への対応など、直観で素早く目的のファイルにたどりつくための機能が充実したシステムです。原本にアクセスせずにファイル内容を確認できることができるためセキュリティに優れ、ディレクトリ毎のアクセス権限設定も可能です。ファイルサーバとしての利用にとどまらず、NASや既存の文書管理システムの検索エンジンにも使用可能です。
Fleekdrive
株式会社Fleekdrive
- checkライフサイクル、バージョン管理など文書管理に必要な機能が充実
- checkタグや属性項目のカスタマイズで細かな分類、全文検索にも対応
- check重要文書を国内複数拠点で保管、BCP対策にも効果
複数人ファイル共有する際に便利な機能が充実した企業向けクラウドストレージです。複数人で1つの作業を共同で進める場合に、 単純にファイルを管理・共有するだけでなく、 リアルタイムにチャットしながらファイルを共同編集するというような作業が可能です。ファイルの共有・受け渡しの方法を変えることで、セキュアかつ利便性を高められます。ファイルのアップロードを機に、ワークフローが申請され、承認後PDFへの変換、承認済みスファイルの移動など、承認タスクを効率化することも可能です。Webデモや30日間の無料トライアル期間が提供されています。
Fleekdrive
株式会社Fleekdrive
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- check日本企業の文化に合った使いやすさ
- check5,000社、240万人 を超える導入実績
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シェアNo1サイボウズの中堅・大規模組織向けグループウェアで、4800社の導入実績があります。利便性の向上から経営に直結する指標までを一つにまとめるポータル画面、個人だけでなく施設予約や他ユーザの予定も確認できるグループスケジューラーなどの機能を持ち、あらゆるビジネスシーンにおいて全社の情報共有を集約し、チームの力を最大限に高めることができます。現在お使いのグループウェアからの移行やバージョンアップもサポートしてくれます。クラウド版は30日間無料でお試し頂けます。
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もし、まだ活用していないのであれば、導入前にいくつかの製品の比較検討を行い、気になる製品があれば販売している業者に問い合わせしてみましょう。
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