クラウド型文書管理システム比較！無料製品や選び方も紹介

クラウド型文書管理システムのメリット

文書管理システムとは、資料や申請書などの文書を一元管理し、全文検索やサムネイル表示によって検索性を高め、更新や廃棄なども行えるシステムです。クラウド型の文書管理システムを導入すれば、以下のようなメリットが得られ、より便利に活用できます。

■文書の共有・バージョン管理がしやすい

文書はクラウド上で管理されるため場所を問わず必要な情報にアクセス可能。スマホやタブレット対応の場合、外出先でも文書の編集や共有ができる。契約書のように更新が必要な文書は、リアルタイムで変更が反映される。変更履歴を保存できるためバージョン・世代管理がしやすい。

■セキュリティ対策がされている

クラウド型のセキュリティが問題視された頃もあるが、最近ではどの製品もIPアドレス制限やアクセス制限などの対策が施されている。第三者が文書にアクセスすることはできず、改ざんや流出を防止する対策が取られている。

■オンプレミス型より導入コストを抑えられる

クラウド型はオンプレミス型と違いサーバの設置が不要。データ容量を増やしたい場合は料金プランの変更で対応できるため、メンテナンスにかかる工数が少ない。

「独自仕様のシステムを構築したい」「社内のセキュリティポリシー上、クラウド型の導入は難しい」などの場合には、オンプレミス型の文書管理システムも検討してみるとよいでしょう。なお以下のページでは、問い合わせ数が多い文書管理システムを紹介しています。資料請求（無料）も可能なので、ぜひお申し込みください。

クラウド型文書管理システム比較一覧

「どのようなクラウド製品があるのか把握したい」「文書管理システムのどこを比較したらいいのかわからない」という方は、こちらの比較表をご覧ください。おすすめのクラウド型文書管理システムを、資料請求数が多い順に紹介しています。自社の解決したい課題や導入目的に応じて選択できるほか、おさえておきたい『電子帳簿保存法への対応可否』や『セキュリティ対策』も確認できます。

気になった製品は製品名をクリックして、対応従業員規模や無料トライアルの有無、口コミなど詳細情報もチェックしましょう。

	製品名	特長	参考価格	電子帳簿保存法対応	セキュリティ対応	レビュー評価
	invoiceAgent	作成・検索・共有の効率化	初期費用 0円　月額30,000円～（10ユーザー・ストレージ5GB）AI OCR月額30,000円～	◯	仮想PDF（パスワード設定/印刷不可/透かし/マスク/墨消し）	4.0 ☆☆☆☆☆ ★★★★★
	PROCENTER/C	社外との文書共有にも活用可	1,440,000円～	ー	二要素認証・ファイル暗号化・アクセス権設定・操作ログ管理	4.0 ☆☆☆☆☆ ★★★★★
	LegalForceキャビネ	作成・検索・共有の効率化	ー	ー	第三者認証・セキュリティ診断・IPアドレス制限・権限管理	4.0 ☆☆☆☆☆ ★★★★★
	Confluence	無料プランあり	年間167,000円／25ユーザー～	ー	権限管理	4.1 ☆☆☆☆☆ ★★★★★
	Alfresco	申請・承認作業の効率化	ー	◯	Alfresco Content Services：権限管理	4.0 ☆☆☆☆☆ ★★★★★
	CLOUD CABINET	作成・検索・共有の効率化	ー	◯	ー	この製品はまだ口コミが投稿されていません
	WisebookONE	社外との文書共有にも活用可	月額5,280円 ～	ー	IPアドレス制限・セキュアな通信・アカウントロック	5.0 ☆☆☆☆☆ ★★★★★
	Documal SaaS	申請・承認作業の効率化	（10ID）月額20,000円～　初期費用300,000円	◯	ログ管理・IPアドレス制限・権限管理	4.3 ☆☆☆☆☆ ★★★★★
	eValue V	作成・検索・共有の効率化	ー	◯	アクセス権管理・印刷/持ち出し制限	3.7 ☆☆☆☆☆ ★★★★★
	NotePM	作成・検索・共有の効率化	月4,800円～/８名まで初期費用０円	ー	アクセスログ・監査ログ・2段階認証・IPアドレス制限・アカウントロック・閲覧履歴管理	4.3 ☆☆☆☆☆ ★★★★★
	MyQuick	申請・承認作業の効率化	初期費用300,000円　月額70,000円（スタンダード）	◯	アクセス権設定・ログ取得・閲覧/DL制御・暗号化	4.4 ☆☆☆☆☆ ★★★★★

※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。

できるだけ多くの文書管理システムを手間なく比較検討したい方には、一括資料請求（無料）がおすすめです。視認性に優れた比較表を作成できる特典もあります。

作成・検索・共有を効率化するクラウド型文書管理システム

文書の保管や検索、共有を効率化できる基本的な機能を搭載したクラウド型文書管理システムの紹介です。いわゆる定番製品のほか、社内wikiの作成などに役立てられる製品も登場します。

紙文書の電子化に対応したい場合や、社内向けに作成された文書全般の管理に活用したい場合におすすめです。

invoiceAgent

ウイングアーク１ｓｔ株式会社

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《invoiceAgent》のPOINT

1. 電子帳簿保存法・インボイス制度に対応
2. 文書管理と記録管理による内部統制・セキュリティ担保を実現
3. 5つのAI OCRを活用し、書類のデータ化を効率化

ウイングアーク１ｓｔ株式会社が提供する『invoiceAgent』は、バージョン管理・全文検索・サムネイル表示に対応した文書管理ソリューションです。AI OCR機能を搭載しており紙やPDF文書の電子化を効率よく行えます。記載内容のデータ化により、会計システムなどへの入力作業を軽減できるほか、検索性の向上にも役立てられます。iOS対応のアプリケーションも提供されているので、iPadなどを活用している企業にもおすすめです。

参考価格	初期費用 0円　月額30,000円～（10ユーザー・ストレージ5GB）AI OCR月額30,000円～	対象従業員規模	すべての規模に対応
無料トライアル	◯	電子帳簿保存法対応	◯
セキュリティ対応	仮想PDF（パスワード設定/印刷不可/透かし/マスク/墨消し）

invoiceAgentを利用したユーザーの口コミ

業種	卸売・小売業・商業（商社含む）
従業員規模	50名以上 100名未満

invoiceAgentのいい点
★ ★ ★ ☆ ☆ 3
電子帳簿保存法の改正に対応済であること。また検索機能が充実していてあいまい検索等柔軟な検索方法が可能な点。

業種	情報処理、ＳＩ、ソフトウェア
従業員規模	1,000名以上 5,000名未満

invoiceAgentの改善してほしい点
★ ★ ★ ★ ☆ 4
たまに読み込み失敗するので、もう少し精度を上げていただけると嬉しいです。難しい場合はその場で失敗したと教えてほしいです。(後から失敗したと通知が来ても、手元に書類がなかったりするので)

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LegalForceキャビネ

株式会社LegalOn Technologies

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《LegalForceキャビネ》のPOINT

1. アップロードするだけで契約書の全文をテキストデータ化
2. キーワードによる全文検索で必要な契約書が瞬時に見つかる
3. 自動リマインドで更新期限の見落としを防止

株式会社LegalForceが提供する『LegalForceキャビネ』は、スキャン・PDF化したものから一括アップロードして、テキストデータを自動生成します。電子契約サービスと連携しており、自動取り込みも可能。さらに更新拒絶期限日の近い順や契約終了日の近い順などに並び替えができるほか、全文検索や閲覧権限も可能です。

参考価格	ー	対象従業員規模	すべての規模に対応
無料トライアル	◯	電子帳簿保存法対応	ー
セキュリティ対応	ISMSおよびISMSクラウドセキュリティ認証・第三者機関によるセキュリティ診断と対策の実施・IPアドレス制限・権限管理

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LegalForceキャビネを利用したユーザーの口コミ

業種	卸売・小売業・商業（商社含む）
従業員規模	1,000名以上 5,000名未満

LegalForceキャビネのいい点
★ ★ ★ ★ ☆ 4
AIによる契約書管理。 契約更新期限をAIが自動算出しメールでリマインドするので不要な契約を更新しなくて済む。忘れ防止になる。 またファイルに格納するだけで、後はAIが自動で文字情報を抽出してくれ便利

業種	卸売・小売業・商業（商社含む）
従業員規模	1,000名以上 5,000名未満

LegalForceキャビネの改善してほしい点
★ ★ ★ ★ ☆ 4
メンテナンスの頻度が多く使用したい時に待つことがある。日々、メンテナンスやアップデートを行なってくれるのは助かるが頻度や時間を改善してほしい。

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CLOUD CABINET

寺田倉庫株式会社

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《CLOUD CABINET》のPOINT

1. 紙と電子を同一画面で簡単検索。電子契約も書面契約も一元管理
2. 電帳法対応。各種電子契約サービスともAPI連携予定
3. 書面契約は必要な時に必要な分だけ、あとからスキャン

eValue V

株式会社大塚商会

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《eValue V》のPOINT

1. 複合機と連携して、簡単に紙文書を電子化
2. アクセス権管理や印刷・持ち出し制限で、社内の情報漏えい対策に
3. 電子帳簿保存法に対応

株式会社大塚商会が提供している『eValue V』は、文書だけでなく図面や伝票なども管理できるツールです。複合機で紙文書をスキャンして電子化できるので、難しい操作は不要です。属性検索や全文検索、串刺し検索などの検索機能や、バージョン管理機能やアクセス権管理機能など、必要な機能を搭載しています。

参考価格	ー	対象従業員規模	100名以上
無料トライアル	ー	電子帳簿保存法対応	◯
セキュリティ対応	アクセス権管理・印刷/持ち出し制限

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eValue Vを利用したユーザーの口コミ

業種	運輸
従業員規模	500名以上 750名未満

eValue Vのいい点
★ ★ ★ ★ ☆ 4
自社の承認権限はかなり細かく、5人以上承認が必要でかつ内容によって承認権限が分岐する書類があるが、それにも対応出来るくらい詳細設定を細かく設定が出来る。画面も使いにくいことはなく、書類の作成次第ではとても使いやすい。

業種	その他
従業員規模	500名以上 750名未満

eValue Vの改善してほしい点
★ ★ ★ ★ ☆ 4
機能が多いために細分化され過ぎてしまい、必要な情報にたどり着くのに時間がかかりすぎることがあります。

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NotePM

株式会社プロジェクト・モード

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《NotePM》のPOINT

1. 社内版ウィキペディア「社内wiki」を手軽に構築
2. 変更履歴管理・閲覧履歴・柔軟なアクセス制限・検索に強い
3. ナレッジ蓄積しやすく、見つけやすいを意識した機能の数々

『NotePM』は、株式会社プロジェクト・モードが提供するナレッジ共有ツールです。社内の文書やノウハウなどを集約した、社内版ウィキペディアを作成できます。ツリー構造で情報が整理され、全文検索に対応しているので、ナレッジを活用しやすくなるでしょう。二段階認証やアクセス制限などのセキュリティ対策も万全。30日間の無料トライアルを提供しているので、活用してみましょう。

参考価格	月4,800円～/８名まで　初期費用０円	対象従業員規模	すべての規模に対応
無料トライアル	◯	電子帳簿保存法対応	ー
セキュリティ対応	アクセスログ・監査ログ・2段階認証・IPアドレス制限・アカウントロック・閲覧履歴管理

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NotePMを利用したユーザーの口コミ

業種	食品、医薬、化粧品
従業員規模	1,000名以上 5,000名未満

NotePMのいい点
★ ★ ★ ★ ★ 5
ブログのように見出しや装飾を行えますが、HTMLを使用しなくともNotePMの機能だけで情報を見やすく加工することができます。システム関連が苦手な人でも利用しやすいと思っています。 タグ検索機能付き、Googleの自由入力みたいにサジェストも表示できる。更新履歴の確認で、修正情報がどこか色付けされているため分かりやすい。アクセス権の設定で特定のユーザーのみ閲覧できる。画像の編集機能付き(モザイクや枠など)が便利。

業種	金融・証券・保険
従業員規模	5,000名以上

NotePMの改善してほしい点
★ ★ ★ ★ ☆ 4
特に困ったことはないが、デザインフォームはカスタマイズできると嬉しい。営業系と開発系でも投稿する内容や属性が変わるので、個々に見やすいフォームに変更できると良い

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申請や承認作業も効率化するクラウド型文書管理システム

文書管理システムの基本的な機能に加え、ワークフロー機能を搭載したクラウド型文書管理システムを紹介します。

システム上で文書の申請・承認などが行えるため、煩雑になりがちな契約書や稟議書の管理に最適です。契約書や稟議書の運用を特に効率化したい企業におすすめです。

Alfresco

リックソフト株式会社

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《Alfresco》のPOINT

1. 文書の更新履歴やアクセスログ管理で安心
2. 自動化ルールを活用し効率的に文書管理
3. レコード管理でコンプライアンスも強化

リックソフト株式会社が提供する『Alfresco』は、コンテンツ管理・プロセス管理・レコード管理の３つを基軸としたデジタルビジネスプラットフォームです。 プロセス定義・開発・デプロイメントなどにおける業務やチーム内のタスク管理などを効率化します。電子帳簿保存法にも対応しており、セキュリティ面でも申し分ありません。世界190か国、1,100万人以上のユーザーに支持されている点も、信頼できるポイントです。

参考価格	ー	対象従業員規模	100名以上
無料トライアル	ー	電子帳簿保存法対応	◯
セキュリティ対応	Alfresco Content Services：権限管理

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Alfrescoを利用したユーザーの口コミ

業種	卸売・小売業・商業（商社含む）
従業員規模	5,000名以上

Alfrescoのいい点
★ ★ ★ ★ ☆ 4
どこからでも文書情報にアクセスができる点、プロジェクト単位や組織単位など必要に応じたフォルダ構成ができる点、文書のバージョンとアップロードした人が分かる点、など挙げられます。

業種	電気、電子機器
従業員規模	1,000名以上 5,000名未満

Alfrescoの改善してほしい点
★ ★ ★ ★ ★ 5
改善点というよりは機能豊富で使いこなすにはサポートが必要なので、豊富な事例集・テンプレートが用意されているとよりスマートな利用ができると思います。

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Documal SaaS

株式会社富士通四国インフォテック

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《Documal SaaS》のPOINT

1. 25年にわたる豊富な導入実績！無料でお試しも可能
2. 電子帳簿保存法「電子取引」に対応　※JIIMA認証取得済
3. 社外からも利用できるため、社外取引先との情報共有で活用可能

『Documal SaaS』は株式会社富士通四国インフォテックが提供する、電子帳簿保存法対応の文書管理システムです。文書管理のワークフローを効率化し、文書の登録や廃棄などを自動化できます。ワークフロー機能により、社外取引先とでも承認や確認が必要な文書の閲覧・共有などが可能です。部署をまたぐ文書のやりとりなどにも、活用しやすいでしょう。

参考価格	（10ID）月額20,000円～　初期費用300,000円	対象従業員規模	100名以上
無料トライアル	◯	電子帳簿保存法対応	◯
セキュリティ対応	ログ管理・IPアドレス制限・権限管理

Documal SaaSを利用したユーザーの口コミ

業種	エネルギー
従業員規模	5,000名以上

Documal SaaSのいい点
★ ★ ★ ★ ★ 5
初心者でも使いやすい優れたユーザーインターフェースが魅力です。特に管理項目の並べ替えなどをその場で確認しながら使えるなど直感的に操作ができます。

業種	機械、重電
従業員規模	250名以上 500名未満

Documal SaaSの改善してほしい点
★ ★ ★ ★ ☆ 4
説明書をもう少しわかりやすくしてもらえると助かる。というのも、相手方にも使ってもらうためどんな人にでもわかりやすいものが嬉しい。

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MyQuick

インフォコム株式会社

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《MyQuick》のPOINT

1. JIIMA認証取得済み電帳法対応！スキャナ連携で円滑なデータ取込
2. 他システムのCSVファイル(台帳)とPDFデータを一括登録可能
3. 自由に属性項目の追加や、細やかな権限管理可能

社外との文書共有にも活用できるクラウド型文書管理システム

取引先など、社外の関係者と安全に文書共有をしたい場合におすすめのクラウド型文書管理システムです。

情報漏えいのリスクを最小限に抑えるためにも、共有形式やセキュリティ対策は念入りにチェックしましょう。無料トライアルが利用できる場合、社外の人でもわかりやすいシステム・操作性かもあわせて確認しておくと安心です。

PROCENTER/C

NECソリューションイノベータ株式会社

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《PROCENTER/C》のPOINT

1. 社内外のファイルを同一のファイル共有基盤で管理できます
2. 取引先やテレワーク環境からセキュアにファイルアクセス可能です
3. 二要素認証やファイル暗号化で高セキュリティを確保します

NECソリューションイノベータ株式会社提供の『PROCENTER/C』は、セキュアな環境で情報共有を行えるプラットフォームです。ユーザーID・パスワードによる認証や、ワンタイムパスワードを利用した二段階認証はもちろんのこと、サーバ内とダウンロードファイルも暗号化し、高セキュリティを確保。さらに各ファイルの操作履歴を管理し、情報漏えいのリスクから守ります。

参考価格	1,440,000円～	対象従業員規模	すべての規模に対応
無料トライアル	ー	電子帳簿保存法対応	ー
セキュリティ対応	二要素認証・ファイル暗号化・アクセス権設定・操作ログ管理

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PROCENTER/Cを利用したユーザーの口コミ

業種	情報処理、ＳＩ、ソフトウェア
従業員規模	5,000名以上

PROCENTER/Cのいい点
★ ★ ★ ★ ★ 5
メールやチャットに直接ファイルを添付することなく、ファイルの情報・置き場所を共有することができ、非常にセキュアである。

業種	エネルギー
従業員規模	750名以上 1,000名未満

PROCENTER/Cの改善してほしい点
★ ★ ★ ★ ★ 5
ファイル検索のスピードアップとキーワード検索の精度のアップを期待したいです。現状でも結構早いとは思いますが、特にキーワード検索で思ったものに引っかからないとストレスになりますね。

PROCENTER/Cの口コミをもっと見る

WisebookONE

株式会社ビーガル

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《WisebookONE》のPOINT

1. 社内文書を簡単な操作でデジタルブック化して共有！
2. １つのアカウント内で一般・限定の公開設定の使い分けが可能！
3. 中小から大手企業まで多くの導入実績！

無料で文書管理システムを利用する方法

文書管理システムを導入したい一方、導入コストはできるだけ抑えたいと考える企業も多いでしょう。無料で文書管理システムを活用する方法がないわけではありません。オープンソース製品を活用して自社でシステムを構築する、もしくは無料プランのある製品を利用する方法が考えられるでしょう。コストは抑えられるものの、デメリットもあるため自社の状況と照らしあわせて検討が必要です。

オープンソース型製品を活用する

オープンソースとは、システムのソースコードが一般的に公開され、独自に改良や再配布が許可されているシステムのことです。無料で公開されている場合が多く、導入コストを削減できます。

しかし、専門知識がないとシステム構築や操作は難しいでしょう。保守管理なども自力で行わなければならず、継続的なメンテナンスが必要です。

無料プランを活用する

文書管理システムの中には、月額料金が無料の製品があります。利用人数や機能が限られるものの、０円で利用できるのでコストをかけたくない場合に有効でしょう。

ただし、利用規模に合っていない場合はプラン変更を余儀なくされるので、事前に利用人数や使用するデータ容量を確認しておくことが大切です。有料プランに移行する際は、データもそのまま移行できるのかベンダーに問いあわせておくと運用がスムーズでしょう。

無料プランのあるクラウド型文書管理システム

クラウド型文書管理システムの中でも、無料プランがある製品をピックアップしました。コストをかけずにすぐサービスを利用できるメリットがあります。ただし、機能制限や人数制限があるため、お試し運用や小規模での運用に適しているでしょう。

Confluence

リックソフト株式会社

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《Confluence》のPOINT

1. リックソフトはAtlassian Platinum Solution Partnerです
2. 文書を含めた情報の整理・共有を効率化、働き方を改革
3. 業界・職種問わず活用できる優れた操作性と拡張性

リックソフト株式会社の『Confluence』は、10ユーザー・ファイルストレージは２GBまでなら無料で使えるコンテンツコラボレーションツールです。文書を含めたコンテンツを階層構造で管理し、絞り込み検索やファイルの中身も対象とした検索ができます。

参考価格	年間167,000円／25ユーザー～　フリープランあり	対象従業員規模	10名以上
無料トライアル	◯	電子帳簿保存法対応	ー
セキュリティ対応	権限管理

※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。

Confluenceを利用したユーザーの口コミ

業種	情報処理、ＳＩ、ソフトウェア
従業員規模	5,000名以上

Confluenceのいい点
★ ★ ★ ★ ★ 5
ウィキペディアのようにドキュメントページを社員それぞれが作成・編集することができます。ブログを書くように編集できるため簡単に操作できますし、突き詰めれば高度なページも作ることができる振り幅が気に入っています。

業種	通信サービス
従業員規模	10名以上 50名未満

Confluenceの改善してほしい点
★ ★ ★ ★ ★ 5
最終更新日時が記載されていて分かりやすいのですが、変更履歴がもう少し簡単に確認できるようになると嬉しいです。

Confluenceの口コミをもっと見る

製品数が多くて比較するのが難しいという方は、ぜひ一括資料請求（無料）をご活用ください。時間と手間の短縮に有効です。

クラウド型文書管理システムの選び方

クラウド型文書管理システムを導入する目的を確認することが何より大切です。例えば業務効率化を目的とする場合でも、資料やドキュメントの検索性を高めたいのか、煩雑になりがちな契約書管理を合理化したいのかなど、企業によって課題や優先順位は異なるでしょう。システム導入で達成したい目標や解決したい課題を明確化したうえで、機能性やセキュリティ、サポート体制をチェックしましょう。

機能性

導入目的にあった機能を備えたクラウド型文書管理システムを選択しましょう。例えば、導入目的の最たるものがペーパーレス化の場合、複合機と連携できる文書管理システムやOCR機能を搭載した製品などを選ぶと、データ化が効率的に進められるでしょう。

また、業務効率化を目的とする場合、アクセスのしやすさや検索性の高さは欠かせないポイントでしょう。管理する文書の量が多い場合は、特に重要です。検索機能には「全文検索」や「あいまい検索」「完全一致検索」「タグ検索」などがあり、複数対応可能な製品も少なくありません。自社の業務内容に照らしあわせて検索方法についても詳細確認しましょう。

不要な機能やサービスを取り入れたために、かえって効率が悪くなったり負担がかさんだりする可能性もあるため機能の選定には注意が必要です。

セキュリティレベル

目的にあったセキュリティレベルを設定できるか、セキュリティの強度や権限設定の範囲や内容についても確認が必要です。

例えば、正社員のみならずアルバイトも採用している会社が、クラウド上でアルバイト向けのマニュアルを公開するとします。並行して正社員しか閲覧できない機密情報も同じクラウドサービスで管理しようとすると、セキュリティレベルを上げなければなりません。結果として正社員のみがアクセス権をもつことになり、アルバイトはクラウド上でマニュアルを閲覧できなくなるでしょう。

セキュリティレベルが高いほど、情報が守られる可能性も高くなります。しかし高すぎると、逆に利便性が損なわれる場合もあります。目的にあったセキュリティレベルを適切に選択する必要があるでしょう。

サポート体制

クラウド型文書管理システムは、データ管理の手間やコストを削減できる一方、自社内での保管と違い、柔軟な対応が難しくなるデメリットもあります。データを預けるクラウドサービス業者が信頼できる業者なのか確認するのはもちろん、サポート体制は十分か、夜間や休日の対応可否についても確認しましょう。

また、自社の業務に適したデータ運用が可能かどうかも考慮する必要があります。例えば、自社は夜間や休日も営業しているにもかかわらず、クラウドサービス業者のサポートデスク対応時間が、平日の昼間のみというケースもあります。対応時間外にトラブルが生じないとは限りません。どのような業務・目的のために導入するのかをよく考えたうえで、提供されるクラウドサービスと自社の業務がマッチするかを、正確に判断しましょう。

クラウド型文書管理システムで効率的な運用を実現しよう

クラウド型文書管理システムは、オンプレミス型よりも導入コストを抑えられ、バージョン管理や更新をリアルタイムに行えます。無料プランが用意された製品もあるので、利用規模が小さい場合は活用してみるのもおすすめです。

まずはいくつかの製品を比較し、気になる製品があれば資料請求してみましょう。