文書管理システムとは
文書管理システムとは、書類の作成から廃棄までのドキュメントに関わる過程を管理できるシステムのことです。具体的には、文書の作成に電子化したドキュメントの保存や保管、検索による活用といった作業が行えます。また、企業にとって必要な文書を適正かつ安全な形で保管できるだけではなく、情報の有効活用が可能になります。ナレッジとして蓄積したり、業務効率化を促進したりできるでしょう。
また書類の電子化が当たり前になった今、セキュリティ対策に頭を悩ませている企業も多いのではないでしょうか。文書管理システムを導入すれば、こうした課題も一挙に解決できる可能性があります。
文書管理システムについてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてみてください。文書管理システムの機能のほか、メリットやデメリットについてもわかりやすく解説しています。
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2024.02.16
文書管理システムとは?機能やメリット・デメリット、選び方も解説
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無料の文書管理システムの注意点と選び方
文書管理システム導入には、メリットもあればデメリットもあります。特に無料版を検討する場合、製品ごとの特徴に加え、無償だからこその注意点にも注目する必要があるでしょう。導入前に知っておきたい注意点や選び方のポイントについて、5つの項目で詳しく解説します。
運用ルールを決め、基準に満たしているかを確認
文書管理システムは、「導入して終わり」というものではありません。実際に社内で活用されてこそのシステムであり、無料版であっても「とりあえず導入」するのは避けましょう。
まず重要なのは、文書管理システムを導入した場合の運用ルールの策定です。
- ・各部門で扱われているドキュメントをどのように保管するのが望ましいのか
- ・これまでの紙書類はどのように管理していくのか
- ・セキュリティ対策のために、どういった文書にどのような閲覧制限をかけるのか
これらのポイントを明らかにしたうえで、社内全体で情報共有しておきましょう。そして、決定されたルールをもとに導入する製品を決定します。トライアルで使用感を確認することで、本格運用時もスムーズにスタートできます。比較検討の段階で、必要な機能が備わっているかどうか、確認も容易になるはずです。
運用コストの見積もりを確認
無料の文書管理システムを導入する場合に、見落としがちなのが運用コストについてです。「導入前のお試し」といった側面が強い無料トライアルの場合、定められた期間が過ぎれば有料版へと移行します。無料トライアル導入前から、「有料版に移行したのちの運用コスト」について、試算しておくべきでしょう。いったん導入したシステムを、あとで変更するのは手間がかかります。見積もりから、無理なく運用できることを確認しておきましょう。
また完全無料をうたうシステムを利用する場合も、コスト面での注意が必要です。無料システムでは、機能制限や操作性の低さが問題になるケースも珍しくありません。制限を解除するために別途費用がかかる可能性があります。操作性が低ければ、使えるようになるまでの教育コストがかかってしまうでしょう。自社で想定している運用にかかるコストを、事前に見積もりしておくと安心です。
セキュリティ対策が万全かを確認
無料の文書管理システムを導入する場合に、もっとも注意しなければならないのがセキュリティ対策についてです。無料システムは、有料版よりもセキュリティが甘い傾向にあります。重要ドキュメントや機密文書を扱うのに、ふさわしくない可能性があります。リスクを把握しないままシステム導入すると、後々想定外のトラブルに見舞われてしまう恐れもあるでしょう。
まずは無料システムについて、不正アクセス対策がどの程度行われているのか確認してください。十分ではないと判断された場合や自社のポリシーに適合しない場合、追加のセキュリティも検討しましょう。より優れたセキュリティ対策が施されている、有料製品の導入を視野に入れるのもおすすめです。「文書管理システム+セキュリティ対策費用」の総合コストで、比較検討してみてください。
操作性のよい文書管理システムを選ぶ
文書管理システムは、単にドキュメントを保管しておくものではありません。蓄積されたデータを、誰でも便利に活用できる環境を整えるためのものです。いくら機能が充実していても、従業員が操作できなければ意味がありません。文書管理システムを扱うすべての人がITスキルに明るいとは限らないでしょう。直感的な操作が可能なシステムを選択するのがおすすめです。
デザインが見やすく、説明書なしでもある程度の操作を理解できれば、業務もより効率化するでしょう。ドキュメントの管理もしやすくなります。
操作性が悪い製品を導入してしまうと、従業員全員がシステムを利用できるようになるまでの教育コストが発生します。場合によっては、「使える人が限られていて、現場レベルで活用できない」といった状況に陥ってしまう恐れもあるでしょう。無料システムの場合、操作性はあと回しにされやすいポイントの一つです。事前にしっかりと確認しておきましょう。
検索性の高い文書管理システムを選ぶ
文書管理システム導入のメリットの一つは、「検索性」です。蓄積された膨大なドキュメントのなかから、条件に合致したもののみを瞬時に見つけ出せる特徴があります。
どういった条件で対象ドキュメントを検索できるのかは、システムによって異なります。「ファイル名」や「ドキュメント名」、「日付」や「作成者」といった項目から検索するスタイルが一般的です。可能であればこれら以外に、「文書の中身に記載された文言」からも検索できるものがおすすめです。あいまいな条件からでも該当ドキュメントを見つけ出しやすくなり、探す時間が短縮します。
「業務に必要な文書を探す」という行為は、多くの従業員が1日に何度も行うものです。検索性にこだわったシステムを導入し、1回あたりの時間が短縮すれば、より確実に業務効率アップできるでしょう。「キャビネットに保管されたファイルから紙の書類を探す」場合と比較すると、その差は一目瞭然です。また、文書整理にかかる時間も短縮できます。
フリートライアルがある文書管理システム
無料プランやフリートライアルがある文書管理システムなら、初めてでも気軽に利用しやすいでしょう。実際にシステムに触れ、使い心地を確かめたうえで本格導入について検討できます。
ITトレンドがおすすめする無料、もしくは無料トライアルプランがある文書管理システムは以下のとおりです。9つの製品を紹介するので、ぜひ製品情報をチェックのうえ比較してみてください。
《NotePM》のPOINT
- 社内版ウィキペディア「社内wiki」を手軽に構築
- 変更履歴管理・閲覧履歴・柔軟なアクセス制限・検索に強い
- ナレッジ蓄積しやすく、見つけやすいを意識した機能の数々
《Confluence》のPOINT
- リックソフトはAtlassian Platinum Solution Partnerです
- 文書を含めた情報の整理・共有を効率化、働き方を改革
- 業界・職種問わず活用できる優れた操作性と拡張性
《Fleekdrive》のPOINT
- 簡単&分かりやすい操作で社内や取引先とのファイル共有を効率化
- より速く、より簡単に必要なファイルをわかりやすく文書管理
- 徹底したセキュリティ環境で安心安全にファイル共有
《Documal SaaS》のPOINT
- 25年にわたる豊富な導入実績!無料でお試しも可能
- 電子帳簿保存法「電子取引」に対応 ※JIIMA認証取得済
- 社外からも利用できるため、社外取引先との情報共有で活用可能
無料の文書管理システムを比較し、導入を検討しよう
無料で利用スタートできる文書管理システムには、導入しやすいというメリットがあります。一方で、「本格導入後のコスト」や「セキュリティ対策」など、無料版ならではの注意点があるのも事実です。無料版で対応が難しい場合、有料製品もあわせての比較検討が必要になるケースもあるでしょう。
自社にあったシステムを見つけるためには、まずさまざまな製品について知ることが重要です。製品比較のため、一括資料請求してみてください。