文書管理システムとは
文書管理システムとは、書類の作成から廃棄までのドキュメントに関わる過程を管理できるシステムのことです。ドキュメント管理システムとも呼ばれています。文書の作成に電子化したドキュメントの保存や保管、検索などの機能を搭載し、文書管理業務の効率化やセキュリティ対策・内部統制強化、企業内のナレッジ蓄積や情報活用の促進などに役立ちます。
文書管理システムの機能
文書管理システムの基本機能は以下のとおりです。製品によって搭載機能は異なるため、製品をよく比較して導入を検討するとよいでしょう。
- ●文書データの読取り・保管機能
- ●文書データ検索機能
- ●アクセス権限機能
- ●セキュリティ機能
- ●コストは見合っているか
無料の文書管理システムのメリット
無料の文書管理システムは、コストをかけずに導入できる点がメリットです。自社の紙文書の管理を電子化し業務効率化などを実現したいが、コストをかけたくない場合によいでしょう。また、文書管理システムの本格導入の前にお試しで活用したい企業にもおすすめです。無料の文書管理システムには利用期間の制限がないものもあるため、自社内で十分に試用し運用体制などを検討できるでしょう。
無料の文書管理システムの選び方
無料の文書管理システムを選定する際は、以下のようなポイントに注意して製品を比較するとよいでしょう。
- ■自社の業務に適した機能があるか
- 各部門で扱っている文書や自社内の運用ルールを確認し、適した機能を搭載している製品を選定することで、業務に定着しやすくなります。
- ■自社の基準にあったセキュリティ対策をしているか
- 文書管理システムは重要書類や機密情報も保管するため、不正アクセス対策や内部統制強化など、自社が求めるセキュリティ対策が実施されているか確認しましょう。
- ■操作性のよさやサポート体制は十分か
- 画面のわかりやすさや直感的に操作できるかなど、従業員が使いやすい製品か確認しましょう。また、導入時やトラブル時など、自社に必要なサポート体制が整っているかも重要です。
- ■有料版に移行した際の導入費用・運用コストは適切か
- 無料製品のデータ量や機能などに不足を感じるようになったら、有料製品の導入を検討する場合もあるでしょう。料金が自社の予算にあっていれば、同製品をそのまま有料版にアップデートすればよいため、スムーズに移行が可能です。
文書管理システムについてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてみてください。文書管理システムの機能のほか、メリットやデメリットについてもわかりやすく解説しています。
無料で活用できる文書管理システム
ここでは、ITトレンド編集部がおすすめするフリー文書管理システムと、そのほかの主な無料文書管理システムを紹介します。
Confluence
- リックソフトはAtlassian Platinum Solution Partnerです
- 文書を含めた情報の整理・共有を効率化、働き方を改革
- 業界・職種問わず活用できる優れた操作性と拡張性
基本的な文書管理・共有や検索機能を搭載したシステムで、導入から定着までの独自の手厚いサポートが特徴です。
Box
- 容量無制限でセキュリティを担保したコンテンツクラウドサービス
- ガバナンスが効いたセキュアな環境で、関係者とコラボレーション
- さまざまな業務アプリとシームレスに連携
高度なセキュリティ対策やインテリジェントな脅威検知、情報ガバナンスを備えたプラットフォームを提供する文書管理システムです。
以下のボタンから、ITトレンド編集部がおすすめする文書管理システムの製品資料を一括請求できます。この記事で紹介した無料製品のほか、おすすめの有料製品の資料請求も可能なため、より多くの製品を比較したい方はぜひご活用ください。
WP Document Revisions
WordPress上で文書管理ができるようになるオープンソースプラグインです。テキストドキュメントやスプレッドシートのほか、画像や楽譜などあらゆる形式のファイルで利用でき、ワークフロー機能も備えています。
Alfresco Communityエディション
Webベースの表示ツールを使用し、場所を問わずにアクセス可能な文書管理システムです。ファイル共有や検索など基本的な機能を搭載し、Microsoft 365やGoogle Docsなどのアプリケーションともシームレスに統合できます。
Quotero
Javaで開発されたオープンソースのドキュメント管理システムです。基本的なドキュメント管理機能にくわえ、バージョン管理やワークフロー機能も備えており、無料製品のなかでは比較的多機能な点が特徴です。
無料の文書管理システムの注意点
無料で活用できる文書管理システムにはコストがかからないといったメリットがありますが、導入には注意点もあります。
無料の文書管理システムは活用できる人数に制限がある場合が多く、大規模企業での利用には向きません。活用可能な機能にも制限があるものや、最低限の文書管理機能しか搭載していない製品も多いため、利用目的によっては無料製品では不足するケースもあるでしょう。
また、無料製品はセキュリティ対策が不十分だったり、導入時やトラブル時のサポートが受けられなかったりするものも少なくありません。特にオープンソースの文書管理システムであれば、提供元のサポートを受けずに自社で開発・運用しなければならないため、専門知識を持った人材が必要になるでしょう。
有料製品であれば、大人数での活用が可能な製品や多機能な製品、セキュリティ対策やサポート体制が充実している製品が多くあります。文書管理システムを業務内で本格的に活用するのであれば、導入時には有料製品とも比較して検討するのがおすすめです。導入前に無料トライアルが活用できる製品もあるため、実際に活用して検討するのもよいでしょう。
無料トライアルがある文書管理システム
ここでは、ITトレンド編集部がおすすめする無料トライアルが可能な製品を紹介します。気になった製品は「＋資料請求リストに追加」ボタンでカート追加をしておき、あとでまとめて資料請求も可能です。
MyQuick
- GPT連携が可能で、AIを活用して入力の手間を大幅減
- 文書保存時に独自ルール設定可能。高度な情報管理を実現
- 他システムのCSVファイル(台帳)とPDFデータを一括登録可能
企業内の文書管理・文書共有・文書検索を支援するシステムで、電子帳簿保存法にも対応しています。
文書管理、情報共有の２つの役割を担うプラットフォームで、社内だけでなく取引先やパートナー企業など外部との情報のやり取りも安全に行えます。
invoiceAgent
- 電子帳簿保存法・インボイス制度に対応
- 文書管理と記録管理による内部統制・セキュリティ担保を実現
- 5つのAI OCRを活用し、書類のデータ化を効率化
標準で５つのOCRエンジンを搭載し、読み取り精度を高めることでデータ入力作業を効率化します。
FileBlog RA／CM
- ファイルサーバーをそのまま文書管理システム化
- 高性能検索エンジン搭載！属性検索・全文検索・OCR検索
- ポータル画面やスマートデバイス対応など柔軟な文書共有を実現
優れた全文検索エンジンを搭載したWebベースの文書管理・共有システムで、PC・スマートフォン・タブレットなどマルチデバイスでの文書共有を可能にします。
Documal SaaS
- 30年にわたる豊富な導入実績！無料でお試しも可能
- 電子帳簿保存法「電子取引」に対応 ※JIIMA認証取得済
- 社外からも利用できるため、社外取引先との情報共有で活用可能
文書管理のライフサイクルの定着・スムーズな運用を支援するほか、柔軟なアクセス権設定で１つの環境で複数の企業とのやり取りを実現し、情報共有を効率化します。
NotePM
- 社内版ウィキペディア「社内wiki」を手軽に構築
- 変更履歴管理・閲覧履歴・柔軟なアクセス制限・検索に強い
- ナレッジ蓄積しやすく、見つけやすいを意識した機能の数々
マニュアルや議事録、設計書や業務ノウハウなどのナレッジ蓄積と共有が可能で、「社内wiki」として利用できるシステムです。
Fleekdrive
- 簡単＆分かりやすい操作で社内や取引先とのファイル共有を効率化
- より速く、より簡単に必要なファイルをわかりやすく文書管理
- 徹底したセキュリティ環境で安心安全にファイル共有
強固なセキュリティを備え、在宅勤務・テレワーク時の情報共有や、モバイル端末を活用したファイル共有などの安全性を高める企業向けオンラインストレージサービスです。
コンテンツ管理システムを一元化し、社内外共有やモバイル利用に柔軟に対応するクラウド型のコンテンツ管理サービスです。
シンプルで直感的に操作できるナレッジ管理ツールで、初期導入時から利用開始後までサポート体制が充実している点が特徴です。
ドキュメント管理・共有から安全なファイル転送までをワンパッケージになっており、文書管理の利便性・安全性が両立した情報プラットフォームとして活用できます。
以下の記事では、ITトレンド編集部がおすすめする文書管理システムを紹介しています。より多くの製品を比較して導入を検討したい方は、あわせて参考にしてください。
まとめ
文書管理システムを導入する際は、自社の利用目的に適しているか、必要な機能が搭載されているかなどを確認して検討するとよいでしょう。無料製品は利用人数や機能、セキュリティ対策やサポート体制が不十分なものもあるため、有料製品とも比較して検討するのがおすすめです。
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