文書管理システムの基本的な機能とは？これがあれば業務を効率化できる。

文書管理システムの基本機能

文書管理システムはどのような機能を搭載しているのでしょうか。ここでは「文書管理」「検索」「アクセス制限」「セキュリティ」などの基本的な機能を紹介していきます。

1.管理機能

文書管理システムはワード、エクセル、パワーポイント、PDFなどの電子文書をまとめて管理する機能を搭載しています。画像などのコンテンツファイルも管理対象となっていることが多く、「ECM（エンタープライズコンテンツ管理）」として運用することもできます。

ユーザーは、管理された文書に対しては専用ビューワーやWebブラウザでアクセスします。専用ビューワーを持つ製品では、登録された文書を高速表示することが可能です。一方、Webブラウザを利用する製品はパソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットでも、ブラウザから閲覧することが可能です。

もし、社内の紙の文書をすべて電子化して管理するのであれば、書棚などでの管理やスペースが不要になります。電子化するときは「OCR」機能により印刷された文字がデジタルのテキストデータとして登録されるので、他の電子文書と同じように検索ができます。

文書管理システムは、さまざまな管理機能も利用することができます。更新頻度の高い文書に欠かせないのが「バージョン管理」です。バージョン管理は、文書の編集によって派生する複数のファイルを保存しておく機能です。通常業務では最終更新のファイルにアクセスすることができる一方、問題が発生した場合には関連する過去のバージョンのファイルを開くことができます。

2.検索機能

文書の検索では「全文検索」機能が多くの製品で利用することができます。文書の登録時にインデックスを作成するので、検索実行時は瞬時に結果を得られます。検索には「完全一致検索」と「あいまい検索」を実行する機能があり、目的の文書を効率的に探し出すことが可能です。ページ単位で検索する機能を備えた製品もあります。

文書の検索可能性をさらに高めてくれるのが「タグ」機能です。文書やフォルダにタグを付与することで、文書の検索を容易にします。文書内容を書き換えることがないので、保全しておかなければならない文書の検索性を向上させるのに力を発揮する機能です。

3.アクセス権限機能

この機能は契約書や機密文書などの重要文書を特定の人にしかアクセス・閲覧できないように制限する機能です。またその権限をを関係部署内のみにすることも可能です。

権限のある人間しかアクセス出来ないので、データが引き抜かれる心配も少なく、紙での保管に比べて盗難などの心配も少ないため、安全に管理することができます。

4.セキュリティ機能

文書管理システムでは「閲覧」「編集」「削除」の権限をフォルダごと、ファイルごとにユーザーやグループ単位で設定する機能があります。製品によって異なりますが、付与した権限に有効期限を設定する機能や「いつ」「だれが」「どんな」操作をしたのかという履歴を記録する機能もあります。さらに、ファイルの暗号化機能、複製や印刷の不可を設定できる機能が搭載されている製品もあります。

しかし、システム外へファイルを持ち出せないようにしても、パソコンのスクリーンショット機能を利用する抜け道があります。その防止のために、製品によってはプレビューに「透かし」を入れる機能を実装して、持ち出しを抑制しています。

まとめ～ 機能の豊富な文書管理システム ～

今回は、文書管理システムの基本的な機能を紹介しました。自社に導入したらこの機能は役立ちそうだなとイメージ出来る機能もあったのではないでしょうか。今回紹介したのは、基本的な機能のみで他にもさまざまな役に立つ機能があります。

文書管理システムは、機能も多く、さまざまな特徴の製品があります。まずは、利用シーンや目的を明確にし、資料で情報を集めて各製品の詳細な機能を比較することから始めてみましょう。