文書管理システムとは？基本機能からバージョン管理まで徹底解説！

文書管理システムとは

文書管理システムとはどのようなシステムなのでしょうか。まずは概要から見ていきましょう。

大量の文書を一元管理するシステム

文書管理システムは、ワードやエクセル、PDFなどの電子文書を作成から廃棄まで一元管理する画期的なシステムです。システムによってはスキャン機能がついているものもあり、紛失しやすい紙の書類を電子化して管理することも可能です。

ユーザーは、管理された文書に対して専用ビューワーやWebブラウザでアクセスします。専用ビューワーを持つ製品では、登録された文書を高速表示することが可能です。一方、Webブラウザを利用する製品はパソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットでも、ブラウザから閲覧することが可能です。

情報化に伴う必要性の高まり

文書管理システムはなぜ必要とされているのでしょうか。最も大きな要因は「情報化によって紙のまま書類を管理することが難しくなっている」という点にあります。オフィスのスペースは有限ですし、人手も限られていますよね。それに対して情報量は増える一方。それに伴い文書も当然増えていくため、文書管理システムで書類の管理を効率化する必要性がより高まってきているのです。

文書管理の目的・必要性については、以下の記事で詳しく解説しています。

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文書管理システムの基本機能

それでは、文書管理システムはどのような機能を持っているのでしょうか。基本的な機能を紹介していきます。

１．保管機能

まず基本となるのが保管機能です。文書を種類別・部署別に分類し保管します。従来は印刷して決まったファイルに保管するという作業が必要であったり、個人のパソコン内に十分な整理がなされないままバラバラに保管するということがよくありました。しかし、文書管理システムの保管機能を使えば大量の書類を整然と保管できます。

また、社内の紙の文書をすべて電子化して管理するのであれば、書棚などでの管理やスペースが不要になります。電子化するときは「OCR」機能により印刷された文字がデジタルのテキストデータとして登録されるので、他の電子文書と同じように保管できます。

２．検索機能

文書の検索では「全文検索」機能が多くの製品で利用できます。文書管理システムでは文書を登録するタイミングでインデックスを作成するので、検索をするときにいち早く結果を得られます。また、「完全一致検索」と「あいまい検索」を実行する機能もあり、目的の文書を効率的に探し出せます。ページ単位で検索する機能を備えた製品もあります。

文書の検索可能性をさらに高めてくれるのが「タグ」機能です。文書やフォルダにタグを付与することで、文書の検索を容易にします。文書内容を書き換えることがないので、保全しておかなければならない文書の検索性を向上させるのに力を発揮する機能です。

３．アクセス権限機能

文書管理システムには、契約書や機密文書などの重要文書に特定の人しかアクセスできないように制限する機能があります。またその権限の設定範囲を関係部署のみにすることも可能です。

アクセス制限を設けることでデータが引き抜かれる心配も少なくなるため、安全に管理することができます。

４．セキュリティ機能

文書管理システムには、文書の保管期限を設定する機能や「いつ」「だれが」「どんな」操作をしたのかという履歴を記録する機能がついており、不正アクセスに対して厳しい監視ができます。さらに、ファイルの暗号化機能、複製や印刷の不可を設定できる機能が搭載されている製品もあります。

しかし、システム外へファイルを持ち出せないようにしても、パソコンのスクリーンショット機能を利用する抜け道があります。その防止のために、製品によってはプレビューに「透かし」を入れる機能を実装して、持ち出しを抑制しています。

文書管理システムのさらなる機能

文書管理システムには、他にも様々な機能があります。ここでは基本機能に加えてどのような機能があるのか、紹介します。

外部システム連携機能

文書管理システムによっては他システムとの連携が可能な製品もあります。例えば、以下のシステムと連携し、会計や生産状況、顧客情報などの書類を文書管理システムに登録して参照できるシステムもあります。

• ●会計システム
• ●生産管理システム
• ●販売管理システム
• ●ファイルサーバ

バージョン管理機能

更新頻度の高い文書に欠かせないのが「バージョン管理」です。バージョン管理は、文書の編集によって派生する複数のファイルを保存しておく機能です。文書には更新がつきものですが、紙で保管していると旧版を廃棄していなかったがためにどれが最新版なのか、わからなくなることも多いですよね。

文書管理システムでは最新版にすぐアクセスできます。一方で問題が発生した場合には関連する過去のバージョンのファイルを開くことができます。

この記事では文書管理システムの機能について書いてきましたが、実際には製品ごとにその機能は異なるもの。以下の記事では実際の製品を徹底比較していますので、見てみてください。

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システムの多彩な機能を利用して文書管理を効率化しよう！

文書管理システムの様々な機能を紹介しました。自社に導入したらこの機能は役立ちそうだなとイメージ出来る機能もあったのではないでしょうか。しかし、実際には製品ごとに機能は異なるため、実際自分の目で機能を確認する作業が必要です。

文書管理システムは文書管理を効率化し、あなたの会社に貢献することは間違いありません。まずは、利用シーンや目的を明確にし、資料で情報を集めて各製品の詳細な機能を比較することから始めてみましょう。