資料請求リストに製品が追加されていません。


IT製品の比較サイト|ITトレンド

資料請求リスト

資料請求
0件
  • ホーム
  • カテゴリーから探す
  • ランキングから探す
  • 記事を読む
  • セミナーを探す
  • はじめての方へ
  1. IT製品 比較TOP
  2. 情報共有
  3. 文書管理システム
  4. 文書管理システムの関連記事一覧
  5. 文書管理システムとは?基本機能からバージョン管理まで徹底解説!

文書管理システムとは?基本機能からバージョン管理まで徹底解説!

Share
Tweet
Hatena
Pocket
2019年11月28日 最終更新
文書管理システムの製品一覧
文書管理システムとは?基本機能からバージョン管理まで徹底解説!

文書管理システムとは、社内の大量書類を電子化し、文書の作成から廃棄までを一元管理するシステムです。文書管理システムは、社内に溢れた書類をペーパーレス化して廃棄まで一元管理できます。これにより、ファイリングや書類探し、シュレッダーにかける時間など文書管理に費やしていた時間を大幅に削減可能です。

この記事では、文書管理システムに備わる基本機能から、バージョン管理といった発展的な機能までを詳しく解説します。

文書管理システム の製品を調べて比較
製品をまとめて資料請求! 資料請求フォームはこちら
文書管理システムの資料請求ランキングで製品を比較! 今週のランキング第1位は?

文書管理システムとは

文書管理システムとはどのようなシステムなのでしょうか。まずは概要から見ていきましょう。

大量の文書を一元管理するシステム

文書管理システムは、ワードやエクセル、PDFなどの電子文書を作成から廃棄まで一元管理する画期的なシステムです。システムによってはスキャン機能がついているものもあり、紛失しやすい紙の書類を電子化して管理することも可能です。

ユーザーは、管理された文書に対して専用ビューワーやWebブラウザでアクセスします。専用ビューワーを持つ製品では、登録された文書を高速表示することが可能です。一方、Webブラウザを利用する製品はパソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットでも、ブラウザから閲覧することが可能です。

情報化に伴う必要性の高まり

文書管理システムはなぜ必要とされているのでしょうか。最も大きな要因は「情報化によって紙のまま書類を管理することが難しくなっている」という点にあります。オフィスのスペースは有限ですし、人手も限られていますよね。それに対して情報量は増える一方。それに伴い文書も当然増えていくため、文書管理システムで書類の管理を効率化する必要性がより高まってきているのです。

文書管理の目的・必要性については、以下の記事で詳しく解説しています。

関連記事
文書管理とは?書類保管の基本や文書管理システムの機能も解説

watch_later 2019.12.11

文書管理とは?書類保管の基本や文書管理システムの機能も解説

続きを読む ≫

文書管理システムの基本機能

それでは、文書管理システムはどのような機能を持っているのでしょうか。基本的な機能を紹介していきます。

1.保管機能

まず基本となるのが保管機能です。文書を種類別・部署別に分類し保管します。従来は印刷して決まったファイルに保管するという作業が必要であったり、個人のパソコン内に十分な整理がなされないままバラバラに保管するということがよくありました。しかし、文書管理システムの保管機能を使えば大量の書類を整然と保管できます。

また、社内の紙の文書をすべて電子化して管理するのであれば、書棚などでの管理やスペースが不要になります。電子化するときは「OCR」機能により印刷された文字がデジタルのテキストデータとして登録されるので、他の電子文書と同じように保管できます。

2.検索機能

文書の検索では「全文検索」機能が多くの製品で利用できます。文書管理システムでは文書を登録するタイミングでインデックスを作成するので、検索をするときにいち早く結果を得られます。また、「完全一致検索」と「あいまい検索」を実行する機能もあり、目的の文書を効率的に探し出せます。ページ単位で検索する機能を備えた製品もあります。

文書の検索可能性をさらに高めてくれるのが「タグ」機能です。文書やフォルダにタグを付与することで、文書の検索を容易にします。文書内容を書き換えることがないので、保全しておかなければならない文書の検索性を向上させるのに力を発揮する機能です。

3.アクセス権限機能

文書管理システムには、契約書や機密文書などの重要文書に特定の人しかアクセスできないように制限する機能があります。またその権限の設定範囲を関係部署のみにすることも可能です。

アクセス制限を設けることでデータが引き抜かれる心配も少なくなるため、安全に管理することができます。

4.セキュリティ機能

文書管理システムには、文書の保管期限を設定する機能や「いつ」「だれが」「どんな」操作をしたのかという履歴を記録する機能がついており、不正アクセスに対して厳しい監視ができます。さらに、ファイルの暗号化機能、複製や印刷の不可を設定できる機能が搭載されている製品もあります。

しかし、システム外へファイルを持ち出せないようにしても、パソコンのスクリーンショット機能を利用する抜け道があります。その防止のために、製品によってはプレビューに「透かし」を入れる機能を実装して、持ち出しを抑制しています。

文書管理システムのさらなる機能

文書管理システムには、他にも様々な機能があります。ここでは基本機能に加えてどのような機能があるのか、紹介します。

外部システム連携機能

文書管理システムによっては他システムとの連携が可能な製品もあります。例えば、以下のシステムと連携し、会計や生産状況、顧客情報などの書類を文書管理システムに登録して参照できるシステムもあります。

  • ●会計システム
  • ●生産管理システム
  • ●販売管理システム
  • ●ファイルサーバ

バージョン管理機能

更新頻度の高い文書に欠かせないのが「バージョン管理」です。バージョン管理は、文書の編集によって派生する複数のファイルを保存しておく機能です。文書には更新がつきものですが、紙で保管していると旧版を廃棄していなかったがためにどれが最新版なのか、わからなくなることも多いですよね。

文書管理システムでは最新版にすぐアクセスできます。一方で問題が発生した場合には関連する過去のバージョンのファイルを開くことができます。

この記事では文書管理システムの機能について書いてきましたが、実際には製品ごとにその機能は異なるもの。以下の記事では実際の製品を徹底比較していますので、見てみてください。

関連記事
文書管理システム徹底比較16選!選び方・効果もあわせて解説!

watch_later 2020.12.15

文書管理システム徹底比較16選!選び方・効果もあわせて解説!

続きを読む ≫

システムの多彩な機能を利用して文書管理を効率化しよう!

文書管理システムの様々な機能を紹介しました。自社に導入したらこの機能は役立ちそうだなとイメージ出来る機能もあったのではないでしょうか。しかし、実際には製品ごとに機能は異なるため、実際自分の目で機能を確認する作業が必要です。

文書管理システムは文書管理を効率化し、あなたの会社に貢献することは間違いありません。まずは、利用シーンや目的を明確にし、資料で情報を集めて各製品の詳細な機能を比較することから始めてみましょう。

文書管理システム 製品を調べて比較
製品をまとめて資料請求! 資料請求フォームはこちら
文書管理システムの資料請求ランキングで製品を比較! 今週のランキング第1位は?
こちらもおすすめ!
文書管理システム 選び方ガイド
製品を選ぶときのポイントがわかる!
どんな企業が導入すべきかがわかる!
お役立ち資料ダウンロード
選び方ガイドのダウンロードはこちら

このカテゴリーに関連する記事

文書管理システム徹底比較16選!選び方・効果もあわせて解説!

文書管理システム徹底比較16選!選び方・効果もあわせて解説!

ファイリングのコツとは?すぐに実践できる4つの方法を紹介!

ファイリングのコツとは?すぐに実践できる4つの方法を紹介!

文書管理規程とは?盛り込むべき内容やマニュアル作成方法も解説!

文書管理規程とは?盛り込むべき内容やマニュアル作成方法も解説!

文書における「保管」と「保存」の違いとは?管理のポイントも解説!

文書における「保管」と「保存」の違いとは?管理のポイントも解説!

ISOを取得したら「文書管理システム」が必要!?

ISOを取得したら「文書管理システム」が必要!?

クラウド型文書管理システムを徹底比較!無料製品もご紹介

クラウド型文書管理システムを徹底比較!無料製品もご紹介

ECMとは?デジタル時代における重要性と今後の発展についても解説!

ECMとは?デジタル時代における重要性と今後の発展についても解説!

文書管理とは?書類保管の基本や文書管理システムの機能も解説

文書管理とは?書類保管の基本や文書管理システムの機能も解説

文書管理の分類方法とは?ドキュメント整理のポイントも解説!

文書管理の分類方法とは?ドキュメント整理のポイントも解説!

IT製品・サービスの比較・資料請求が無料でできる、ITトレンド。「文書管理システムとは?基本機能からバージョン管理まで徹底解説!」というテーマについて解説しています。文書管理の製品導入を検討をしている企業様は、ぜひ参考にしてください。

お役立ち資料ダウンロード
文書管理
基本情報から選ぶ時のポイント、ITトレンドおすすめの製品情報をまとめてご紹介します。
関連製品・サービス
住友電工情報システム株式会社
住友電工情報システム株式会社
追加
ペーパーレスで業務効率化! 文書管理システム楽々Document Plus
企業内の情報を安全に管理・活用し、ペーパーレスを促進する文書管理システム。「スペース不足」「文書が見つからない」「最新版が分からない」等の課題を解決し、働き方改革を強力にサポート。
ウイングアーク1st株式会社
ウイングアーク1st株式会社
追加
「書類をデータ化、同時に整理」OCR・文書管理・データ活用をすべて実現SPA
SPAは「書類をデータ化 同時に整理」。 これまで人が行っていた業務を自動化することで作業工数を大きく削減。 業務をスピードアップさせ、より付加価値の高い業務に集中できるようになります。
株式会社トライバルメディアハウス
株式会社トライバルメディアハウス
追加
フリープラン・無料お試しあり!誰でも使える情報共有ツールwelog
誰でも簡単に使える情報共有ツール。社内Wikiやナレッジベースの構築、議事録や日報といった業務記録など、チーム・組織運営に必要な情報を簡単に記録・共有・活用できます。
株式会社鉄飛テクノロジー
株式会社鉄飛テクノロジー
追加
ファイルサーバーではじめる文書管理FileBlog (ファイルブログ)
文書管理・文書運用の悩みを解決します。 優れた全文検索エンジンを搭載したWebベースの文書管理・共有システム。ファイルサーバーで文書管理ができます。
株式会社大塚商会
株式会社大塚商会
追加
膨大な社内文書の中から、目的の書類を瞬時に入手eValue V
社内規程や見積書・図面・伝票など、社内のさまざまな文書を電子化。見やすく管理できて、目的の書類を素早く見つけられます。
株式会社ユニオンシンク
株式会社ユニオンシンク
追加
電子化による統制をサポートいたします!文書管理システム 文書デザイナー
文書デザイナーは、高機能なワークフローに最新版・原本管理が可能な文書管理システムです。ISO関連書類などの厳密な管理から、社内情報共有まで幅広く活用できます。権限設定も充実!
株式会社富士通四国インフォテック
株式会社富士通四国インフォテック
追加
【中堅企業/契約書の期日管理で実績多数!】Documal SaaS
インターネット環境があればどこからでも利用できる、クラウドサービスです。 PC、タブレット、スマートフォンと端末問わずに使え、社外でもセキュアな情報共有が可能です。
株式会社 日立ドキュメントソリューションズ
株式会社 日立ドキュメントソリューションズ
追加
書類を電子化して場所を選ばない働き方を文書管理支援ソリューション
文書管理の課題やニーズは企業ごとに異なります。そこで日立ドキュメントソリューションズではお客さまの課題や目的に応じた文書管理をご提案します。
ジップインフォブリッジ株式会社
ジップインフォブリッジ株式会社
追加
企業内情報の見える化促進SAVVY/EWAP
直感的で使いやすい文書管理ソフトウエアです。フォルダ監視や紙電子化など情報の共有化を実現できる高速全文検索エンジンです。
NECソリューションイノベータ株式会社
NECソリューションイノベータ株式会社
追加
企業間・部門間情報共有プラットフォームPROCENTER/C
セキュリティやバージョン管理、受領確認などの問題を解決することで企業間・部門間のコミュニケーションロスを減らし、生産性向上に貢献する情報共有プラットフォームです。
資料請求ランキング
1月18日(月) 更新
第1位
  • ペーパーレスで業務効率化! 文書管理システム楽々Document Plus
  • 住友電工情報システム株式会社
第2位
  • ファイルサーバーではじめる文書管理FileBlog (ファイルブログ)
  • 株式会社鉄飛テクノロジー
第3位
  • 「書類をデータ化、同時に整理」OCR・文書管理・データ活用をすべて実現SPA
  • ウイングアーク1st株式会社
一覧を見る
  • ログイン
  • 新規会員登録
ITトレンドへの製品掲載・広告出稿はこちらから
新着記事
  • 文書管理規程とは?盛り込むべき内容やマニュアル作成方法も解説!
    文書管理規程とは、企業が文書管理を行うにあたっ...
  • 文書管理システム徹底比較16選!選び方・効果もあわせて解説!
    本記事では、文書管理システムを比較して紹介しま...
  • クラウド型文書管理システムを徹底比較!無料製品もご紹介
    文書管理システムとは、社内の紙文書や電子文書を...
  • 【アプリ対応】スマホ・タブレットでも使える文書管理システム7選!
    文書管理システムを利用することで、契約書や決裁...
  • ココが良い!文書管理システムの4つの導入メリット
    近年、文書管理システムを導入して業務効率化に活...
  • 文書管理を効率化するには?紙文書の課題と解決策を解説!
    紙の書類が多く、文書管理が煩雑になっていません...
  • 文書管理とは?書類保管の基本や文書管理システムの機能も解説
    文書管理とは、企業内の様々な文書を管理すること...
  • 文書における「保管」と「保存」の違いとは?管理のポイントも解説!
    企業で発生する文書には適切な文書管理が必要です...
  • 文書管理とナレッジマネジメントの違いや関係性は?5分で分かる解説
    文書管理とナレッジマネジメントとはどう違うので...
  • ファイリングにおけるツミアゲ式とワリツケ式の違いについて解説!
    保管すべき文書が大量だと、文書管理は複雑化しま...
ページトップへ
ITトレンドについて
ITトレンドとは|
ご利用規約|
レビューガイドライン|
プライバシーポリシー|
クッキーポリシー|
運営会社|
サイトマップ|
お問い合わせ|
IT製品を探す
カテゴリーから探す |
ランキングから探す
IT製品を知る
用語集
IT製品を掲載する
掲載について
関連サービス・サイト
BIZトレンド |
List Finder |
Urumo! |
Seminar Shelf

Copyright (C) 2021 IT Trend All Rights Reserved.

文書管理システムの製品をまとめて資料請求
資料請求フォームはこちらplay_circle_outline
0件の製品が資料請求リストにあります。
リストの製品に資料請求するplay_circle_outline すべての製品に資料請求するplay_circle_outline