文書管理システムとは
文書管理システムとは、社内の書類を電子化し、文書の作成から廃棄までのライフサイクルを一元管理するシステムです。紙文書の電子化機能や保管・検索機能などを搭載し、文書管理業務の効率化・電子帳簿保存法への対応を実現します。また、セキュリティ機能を活用することで、コンプライアンスの強化も可能です。
こちらの記事では、ITトレンド編集部がおすすめする文書管理システムを比較しています。システムの選び方やタイプ、フリープランがある製品なども紹介しているので、導入を検討したい方は参考にしてください。
文書管理システムとファイルサーバの違い
文書管理システムと類似するシステムとして、ファイルサーバがあります。双方ともに電子文書を保存管理するもののため混同されやすいですが、その特徴や機能は異なります。
文書管理システムは文書を電子化し、作成・分類・登録・管理・検索・更新・廃棄といった文書に関わる業務を一元管理する「システム」です。
一方ファイルサーバは、単に個人やグループのさまざまな電子ファイルを入れて保存する「入れ物（ストレージ）」にすぎません。
ファイルサーバはあくまで保存のためのツールであり、文書データの管理までを担うには機能が不十分です。文書管理システムは管理機能にくわえセキュリティ機能を備えているため、文書管理の効率化やコンプライアンス強化にも役立つでしょう。
文書管理システムの基本機能
文書管理システムの主な機能は、以下の６つです。
- ■保管機能
- 文書データを種類・部署別に分類し保管する機能です。保管機能を活用することで、ファイルへの保管作業や個人のパソコンへ分散して保管されることがなくなり、大量の書類データも効率的に管理できます。保管スペースも必要ありません。電子化するときは「OCR機能」で印刷された文字を読み取り、テキストデータとして登録が可能です。
- ■検索機能
- 文書管理システムでは、文書内のすべての文字情報からキーワードを検索する「全文検索機能」が多くの製品で利用できます。「完全一致検索」と「あいまい検索」を実行する機能もあり、効率的な検索が可能です。また、文書を電子化するタイミングで登録されたタグ・属性情報からの検索もできるなど、検索性の向上につながる機能を多く備えています。
- ■アクセス権限機能
- 文書管理システムには、契約書や機密文書などの重要文書に特定の人しかアクセスできないように制限する機能があります。権限の設定範囲を関係部署のみにすることも可能です。アクセス制限によりデータが引き抜かれる心配も少なくなるため、安全に管理できるでしょう。
- ■セキュリティ機能
- 文書管理システムには、文書の保管期限の設定機能や操作履歴の記録機能がついており、不正なアクセスや持ち出しに対して厳しい監視が可能です。ファイルの暗号化機能や複製・印刷の不可設定機能、プレビューに透かしを入れる機能が搭載されている製品もあります。
- ■外部システム連携機能
- 会計システム・生産管理システム・販売管理システムやファイルサーバと連携し、関連業務の効率化が可能です。会計や生産状況・顧客情報などの書類を登録して参照できる製品もあるため、文書データの一元管理にくわえ書類作成の効率化にも貢献するでしょう。
- ■バージョン管理機能
- バージョン管理は、文書の編集によって派生する複数のファイルを保存しておく機能です。最新版にすぐアクセス可能で、関連する過去のバージョンのファイルを開くこともできます。
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文書管理システムのメリット
文書管理システムを導入することで、社内のあらゆる文書を電子化し一元管理ができます。文書の検索や保管・整理などの時間短縮による業務効率化や、セキュリティ機能の活用によるコンプライアンス強化が図れるでしょう。具体的なメリットは以下のとおりです。
- ●検索性が上がるため書類を探しやすい
- ●セキュリティを強化できる
- ●管理コストを削減できる
- ●文書共有、承認がスムーズに行える
- ●電子帳簿保存法に対応できる
それぞれのメリットについて詳しく解説します。
検索性が上がるため書類を探しやすい
文書管理システムでは、Word・PowerPoint・PDFなど、さまざまなアプリケーションで作成された文書データの保存・管理が可能です。社内文書の一元管理を実現し、高度な検索機能によって必要なときに的確に文書検索ができるようになります。
紙文書で管理をしている場合は、キャビネットやファイルから目的の文書を探したり、文書を整理したりすることに時間がかかる場合も多くあります。文書管理システムを活用することで、文書の管理・検索にかかっていた時間が短縮され、業務効率化につながるでしょう。
セキュリティを強化できる
企業によってはファイルサーバを導入し、文書を共有しているケースもあるでしょう。しかし文書ごとのアクセス権限が必要なため、文書保管や管理には手間がかかります。
文書管理システムにはアクセス権限の設定機能やセキュリティ機能が搭載されており、情報漏えいや不正アクセスを防止が可能です。文書に応じて閲覧制限やダウンロード・印刷制限、更新制限などを細かく設定できるため、改ざんや誤操作防止にも効果的です。自社のコンプライアンス遵守や内部統制にも貢献するでしょう。
管理コストを削減できる
社内の文書を紙で保管する場合には、保管スペースを確保する必要があります。また、文書の整理・管理やシュレッダーでの破棄といった手間がかかるため、従業員にとって大きな負担になる場合も少なくありません。
文書管理システムを導入し紙文書を電子文書にして保存・保管することで、ペーパーレス化が実現し、保管場所の削減・管理負担の軽減が可能です。管理コスト・工数の軽減も実現し、文書管理業務の負担軽減が期待できます。
文書共有・承認がスムーズに行える
報告書や稟議書・契約書は、紙の文書だと手渡しが必要になるため承認に時間がかかりがちです。ワークフロー機能を搭載した文書管理システムなら、システム上で申請・承認が可能になります。上長はどこからでも承認できるため、承認待ちの時間が大幅に短縮し、業務効率化を図れるでしょう。
また、複数の拠点を持っている企業の場合でも、クラウド型文書管理システムなら文書をオンラインで共有できるのもメリットです。
電子帳簿保存法に対応できる
電子帳簿保存法では、企業や個人事業主における帳簿・書類などの文書を電子化して保存する際の条件を定めています。また、2024年１月からは電子取引への対応が義務化されるなど、IT化の促進に従って改正が行われることも少なくありません。
電子帳簿保存法に対応した文書管理システムを導入することで、法に則った文書データの管理が容易になるでしょう。さらに、システムのアップデートで将来的な法改正にも自動で対応可能なものもあります。
文書管理システムのデメリット
導入に不安がある方は、デメリットについても把握しておき事前にしっかりと対策を練りましょう。ここでは、文書管理システム導入によって起こりうるデメリットを解説します。
導入・運用に費用や人的コストがかかる
文書管理システムを導入する際は、システムの導入費用だけではなく、月々のランニングコストやサポート費用が別途かかる場合もあるでしょう。また、既存の紙文書は電子化する際にスキャン作業が必要となります。文書の量によっては、相当の手間がかかります。スキャンサービスを利用する方法もありますが、ベンダーによっては別途費用が必要になるため注意しましょう。システム導入を検討する前に、予算やサポート利用の必要性、運用準備について検討しておくのがおすすめです。
ルールの周知や運用管理に手間がかかる
文書管理のルールや運用フローを明確にしておかないと、期待するようなシステム活用や効果が得られない可能性があります。事前にルールやマニュアルを策定したうえで、システム導入を進めましょう。また、うまく活用された場合でも、運用が進むなかでルールが形骸化したり、データが散在したりする可能性も少なくありません。導入後も定期的に運用状況を確認し、都度ルールの見直しや改善などを行うとよいでしょう。
文書管理システムの選定ポイント
文書管理システムの導入を検討する際は、以下のような選定ポイントを押さえて製品を比較するとよいでしょう。
- ●自社の課題を明確にする
- ●利用目的に沿った特徴・機能を確認する
- ●自社が求めるセキュリティレベルか確認する
それぞれの選定ポイントについて詳しく解説します。
自社の課題を明確にする
文書管理システムの導入を検討する際は、現場の課題を整理しておくとよいでしょう。課題を明確化しないままシステムを導入すると、かえって現場の運用が混乱したり煩雑化したりするだけで、業務効率化が実現しない場合もあります。また、文書管理システムの導入検討をシステム部門や文書管理の責任者だけで進めると、実際に利用する従業員の意見が反映されず導入効果が十分に得られない可能性もあるでしょう。
導入検討をはじめる前に課題を明確にし、利用目的を決めておくことで製品の機能や特徴を比較しやすくなります。自社に最適な文書管理システムを導入するためにも重要なポイントです。
利用目的に沿った特徴・機能を確認する
自社の課題から利用目的が決定し、その利用目的に沿った特徴や機能を搭載したシステムかを確認して導入を検討しましょう。例えば、図面ファイルの管理効率化を目的としているのに、自社で活用しているファイル形式に対応していないシステムを導入してしまっては、十分に活用されないでしょう。
文書管理システムは製品によってさまざまな機能を搭載しており、導入目的によってシステムに求める機能や最適な製品は異なります。紙文書を電子化できる機能や、ワークフロー機能を備えた製品など、利用目的や必要機能に優先順位をつけておくと製品の比較がしやすくなるでしょう。また、自社が求めていた機能のほかにも多くの機能が搭載されている製品を導入すると、十分に活用できないうえに割高となる場合もあります。文書管理システムの導入を成功させるには、自社に必要な機能を正しく取捨選択することが重要です。
自社が求めるセキュリティレベルか確認する
文書管理システムを導入すると、顧客情報など自社内の重要文書もシステムに一元管理されるためセキュリティ面の配慮も重要です。例えばアクセス権限・閲覧制限をどの程度細かく設定できるか、不正アクセスへの対処機能は十分かなど、自社の求めるセキュリティレベルを満たした製品かを確認しましょう。
ISO9001/14001の取得要件を満たした製品かも、セキュリティレベルを測る基準になるでしょう。同時に、従業員に対するシステム活用におけるセキュリティ上の注意点の教育や活用ルールの周知も必要です。
文書管理システムを有効活用して業務を改善しよう
文書管理システムを活用して業務効率化やコンプライアンスの強化を図るには、自社の課題や利用目的に適した製品を導入することが重要です。
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