電子帳簿保存システムとは
電子帳簿保存システムとは、電子帳簿保存法に対応するためのシステムです。1998年に施行された電子帳簿保存法では、仕訳帳や総勘定元帳といった帳簿や書類をデータとして保存する際の要件について定めています。
電子帳簿保存法の改正は、これまで何度か行われており、2024年1月からはすべての企業で電子取引制度への対応が義務付けられました。そこで、法律に対応するための手間を最小限にできる、電子帳簿保存システムへの注目度が高まっています。
電子帳簿保存システムを使えば、タイムスタンプの付与や各種条件による検索が可能です。法的な要件を満たした形で、電子データを保存できるようになります。改正後の法律やITスキルに詳しくない担当者でも、無理なく対応できるでしょう。
詳しくは、以下の記事でも紹介しているため、あわせて参考にしてください。
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システム導入でできること
電子帳簿保存システム導入を検討する際に、気になるのが「具体的に何ができるようになるのか」という点です。主な機能について解説します。
- ■認定タイムスタンプの付与機能
- 特定の時刻に、対象のデータが存在していた事実を証明するための機能です。データが改ざんされていないことも示してくれるため、「真実性の確保」に役立ちます。
- ■条件を指定しての検索機能
- 取引先の企業名や対象の日付け、金額など、さまざまな条件にてデータを検索できる機能です。「可視性の確保」に役立ちます。
- ■スキャン機能
- 紙媒体の書類を、データ化して取り込むための機能です。ファイリングや書類整理の手間がなくなり、バックオフィス業務の効率化に役立つでしょう。レシートや請求書、領収書の控えなどをデータ化することで、原本を保存する必要がなくなります。
- ■OCR機能
- 書類に記された文字情報を自動で読み取り、データ化する機能です。文書ファイルをアップロードすれば、自動でデータを抽出してくれるため、作業効率を高めてくれます。手入力によるミスも予防できるでしょう。
電子帳簿保存システムを導入するメリット
電子帳簿保存システムを導入すべきかどうかで悩んでいる場合、ぜひメリットに注目してください。2つのメリットを紹介します。
書類管理が楽になる
電子帳簿保存システムを活用すれば、帳簿や書類の一元管理が可能です。種類も書式もさまざまな書類を管理するのは、簡単ではありません。分別・ファイリング・保管といった手間がかかり、また書類を探すときにも、長い時間が必要となるでしょう。システムによるデータ一元管理が可能になれば、ほぼ自動で対応できます。
書類整理や探すための時間が短縮されれば、人的リソースの節約や業務効率化に役立ち、人件費も削減できるでしょう。
また、必要書類をすべて「紙」で保管しようとすると、紙代やインク代がかかります。データで保存する場合、こうした費用も節約可能です。書類を保管しておく場所も必要ないので、オフィス内を広く使える点も大きなメリットといえます。
不正やトラブルを予防できる
電子帳簿保存法では、データ化された情報の取り扱いに、厳しいルールが設けられています。法律に対応したシステムを導入・利用すれば、特別な知識がなくても該当データの適正管理が可能です。具体的には、データの改ざんや不正といったトラブルを予防できます。
「タイムスタンプ」や「訂正・削除履歴の保管」といった機能があれば、紙の書類よりも厳格な管理が可能です。システムが自動で対応してくれるのであれば、人的負担の増加を心配する必要もありません。内部統制の強化にもつながるでしょう。
また紙の書類を扱ううえで、避けて通れないのが紛失・盗難リスクです。電子帳簿保存システムによりデータ化すれば、こうしたトラブルも回避できます。一度データ化された情報は、保存先にアクセスすれば、何度でも取り出すことが可能です。「汚損や破損により情報が損なわれる恐れがない」という点も、大きなメリットだといえます。
自社に合うシステムの選び方
電子帳簿保存システムにもさまざまな種類があります。実際に導入する際には、自社に合ったものを選択しましょう。「具体的にどこに注目して選べばよいのか」と悩んだときには、以下の3つをチェックしてください。
JIIMA認証であること
改正電子帳簿保存法への対応を主な目的としてシステムを導入する方も多いでしょう。この場合、法律に適応した製品を選ぶことが何よりも重要です。電子帳簿保存機能を備えたシステムは多くありますが、そのすべてが法律に適応しているわけではありません。
「コストをかけて導入したものの、法対応が不可能だった」というトラブルを避けるためにも、事前確認が必須です。
リスクを避けるため、おすすめなのが「JIIMA認証ソフトを選ぶ」という方法です。JIIMA認証とは、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)によるチェック制度のことです。電子帳簿保存法の求める要件に対応しているかどうかを、わかりやすく示しています。JIIMA認証ソフトであれば、不安なく導入できるでしょう。
気になるシステムがJIIMA認証を受けているかどうかは、パッケージや公式Webサイト、製品資料などで確認できます。認証ロゴがあるかどうか、確認してください。
コスト面で無理がないこと
電子帳簿保存システムを導入する際、以下のようなコストが発生します。
料金体系は製品によってさまざまです。保存する書類の種類や数に応じて費用が変わるタイプも少なくありません。基本料金は安く見えても、「自社に必要な機能をプラスしたら高額になってしまった」というケースもあります。月額費用を計算する際には、「必要な機能をすべて利用した場合」で考えてください。
電子帳簿保存システムはその性質上、継続使用が前提のため、無理のない範囲で使いつづけられるシステムを選ぶことが大切です。
保存可能な書類の種類や機能が条件に合致していること
電子帳簿保存法の対象となるのは、請求書・見積書・納品書・領収書・注文書といった国税関係書類です。管理の手間を省き、不正や改ざんを防止するためには、一括管理に対応したシステムを選択するとよいでしょう。書類によって管理システムが変わると、管理業務はより煩雑です。入力ミスがあっても、発見しづらくなってしまいます。
また電子帳簿保存システムには、以下のような種類があります。
- ●電子保存専用タイプ
- ●請求書受領タイプ
- ●経費精算タイプ
電子保存専用タイプは、書類の電子保存に特化した製品です。余計な機能がなくシンプルな分、手頃な価格で導入しやすいという特徴があります。ペーパーレス化による業務効率改善や、最低限の法律対応を目的にするなら十分でしょう。
大量の請求書をデータ化して管理したいなら請求書受領タイプがおすすめです。経費精算業務の手間を省きたいなら、経費精算タイプを選択してください。
何よりも大切なのは、自社のニーズを満たしてくれるシステムを選択することです。種類や機能が気になったら、資料請求するのもおすすめです。
おすすめ電子帳簿保存法システム
おすすめの電子帳簿保存システムは以下のとおりです。気になるシステムは資料請求をして詳しい情報収集をしましょう。
《invox電子帳簿保存》のPOINT
- 業界最安水準の料金プランで、はじめやすくやめやすい月契約
- 低コストなAI OCRと99.9%精度保証のオペレータ入力を選択できる
- 継続率99.8%/シリーズ累計20,000社以上が利用(2024年2月時点)
《OPTiM 電子帳簿保存》のPOINT
- AIが電帳法&インボイス対応に必要な項目を抽出し自動で台帳作成
- 請求書だけでなくEDIなど様々な形式に対応
- 工数削減のための機能が充実
《バクラク電子帳簿保存》のPOINT
- 書類の自動読取機能を搭載!入力の手間を削減できる
- 電子帳簿保存法とインボイス制度に対応!法改正への対応も
- 簡単に利用できる!シンプルな操作画面で、誰でも使いやすい
《TOKIUMインボイス》のPOINT
- 請求書のぺーパーレス化で支払業務を1/5に!
- どんな請求書も受け取り可能!
- 請求書処理はオンラインで完結!
製品・サービスのPOINT
- 98.5%の高精度AI-OCRがデータ化
- 学習機能で仕訳・支払データを自動作成
- 請求書を効率的に回収
製品・サービスのPOINT
- 請求書や納品書、支払明細書などあらゆる帳票送付業務を自動化
- あらゆる帳票フォーマットに対応しているためスムーズに導入可能
- 電子帳簿保存法・インボイス制度対応
《楽楽精算》のPOINT
- <手入力の手間を削減>紙もPDFも請求書をラクに安価に電子化!
- <手入力のミスを削減>高精度読取機能で自動で伝票化!
- <法対応もばっちり>電子帳簿保存法もインボイス制度も対応!
《経費BANK》のPOINT
- 中小企業に最適な無駄のない料金プランでコスト削減!
- スマホで撮るだけで経費を読み取り!原本は破棄OK
- ICカードの読み取りだけで交通費の精算を自動化!
《Concur Expense》のPOINT
- 電帳法の規制緩和をリードしてきた知見を生かしたサポート体制
- 中堅中小向け「Standard」版なら業界最安水準
- 法人カードやQRコード決済など様々な決済方法と連携
電子帳簿保存法システムを資料請求して比較検討しよう
電子帳簿保存法に対応できなければ、ペナルティを課せられる可能性もあります。専用システムで業務負担を軽減しつつ、新たな法律にも対応していきましょう。
電子帳簿保存システム導入で何が変わるのか、詳しい情報を知りたいと思ったら、まずは資料請求して内容を確認しましょう。