電子帳簿保存システムとは
電子帳簿保存システムとは、電子帳簿保存法を満たした形で電子データを保存するためのシステムです。税務関係帳簿・書類の保存に対応しており、タイムスタンプの付与や各種条件による検索が可能です。
なお、1998年に施行された電子帳簿保存法では、仕訳帳や総勘定元帳といった帳簿・書類をデータとして保存する際の要件について、以下の３つの区分に分けて記しています。
- ■電子帳簿保存
- 企業は紙の帳簿や領収書などを電子データとして保存すること。
- ■スキャナ保存
- 紙の文書や帳簿をスキャナなどの電子機器を使用してデジタル化し、その電子データを保存すること。
- ■電子取引データ保存
- インターネットやそのほかの電子的な手段を利用して、領収書や請求書などを管理すること。
なお、以前はパソコンなどの電子機器で作成された契約書や請求書などは、紙に出力して保存することが認められていましたが、2024年１月からは電子取引で受け取ったデータは電子保存が義務化されています。これにより、度重なる法改正に対して抜け漏れなく書類を保管できる電子帳簿保存システムへの注目度が高まっています。
参考：電子帳票保存法が改正されました｜国税庁
電子帳簿保存法の詳しい改正ポイントについては以下の記事でも紹介しているため、あわせて参考にしてください。
電子帳簿保存システムの機能
電子取引における保存要件では、電子帳簿や電子文書が改ざんされていないことを証明する「真実性の確保」と、保存されたデータを検索・表示できるよう管理する「可視性の確保」が求められています。電子帳簿保存システムには、「真実性の確保」と「可視性の確保」の要件を満たした以下の機能が搭載されています。
- ■認定タイムスタンプの付与機能
- 特定の時刻に、対象のデータが存在していた事実を証明するための機能です。データが改ざんされていないことも示してくれるため、「真実性の確保」に役立ちます。
- ■条件を指定しての検索機能
- 取引先の企業名や対象の日付、金額など、さまざまな条件にてデータを検索できる機能です。「可視性の確保」に役立ちます。
- ■スキャン機能
- 紙媒体の書類を、データ化して取り込むための機能です。ファイリングや書類整理の手間がなくなり、バックオフィス業務の効率化に役立つでしょう。レシートや請求書、領収書の控えなどをデータ化することで、原本を保存する必要がなくなります。
- ■OCR機能
- 書類に記された文字情報を自動で読み取り、データ化する機能です。文書ファイルをアップロードすれば、自動でデータを抽出するため、作業効率を高められます。手入力によるミスも予防できるでしょう。
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電子帳簿保存システムを導入するメリット
電子帳簿保存システムの導入により、書類管理の工数削減やデータ改ざんなどの不正防止につながるでしょう。また正しく電子データを保存すれば書類の破棄が可能なため、原本管理も不要になります。詳しいメリットを見ていきましょう。
書類管理の工数削減
電子帳簿保存システムを活用すれば、帳簿や書類の一元管理が可能です。仕訳帳や総勘定元帳、契約書、領収書など種類も書式もさまざまな書類を管理するのは、簡単ではありません。分別・ファイリング・保管といった手間がかかり、書類の検索にも時間を要するでしょう。
電子帳簿保存システムは、書類の読み取りから振り分けまで自動化し、データを一元管理します。入力作業を省力化できるうえ、可視性の確保において求められる「日付・金額・取引先」での検索要件を満たす形式での保存が可能です。
データ改ざんなどの不正防止
電子取引データを保存する場合、真実性の確保において、データ改ざん防止のための措置を取る必要があります。具体的には、「タイムスタンプを付与する」「訂正や削除履歴が残るシステムを活用する」「改ざん防止のための事務処理規程を定めて守る」などの方法があります。
この点において、電子帳簿保存システムは「タイムスタンプ」や「訂正・削除履歴の保管」といった機能を備えているため、真実性の確保を満たした書類管理が実現するでしょう。またデータの改ざんや差し替えなどの不正を防止でき、内部統制の強化にもつながります。
参考：電子帳簿保存法 電子取引データの保存方法をご確認ください｜国税庁
原本保管が不要
電子帳簿保存システムには、紙媒体の書類をデータ化して取り込む「スキャン機能」が搭載されています。これまで紙媒体の帳簿書類などは７年間の保存が義務付けられていましたが、電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の要件を満たせば、スキャン後に破棄できるようになりました。
具体的には、入力期間や解像度、タイムスタンプの付与などさまざまな保存要件がありますが、電子帳簿保存システムのスキャン機能ならこれらの要件を満たしています。システムで正しくスキャンすれば、原本保管が不要になり省スペースにつながるほか、書類紛失リスクも回避できます。
参考：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁
参考：電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】｜国税庁
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電子帳簿保存システムの選び方
自社に最適な電子帳簿保存システムを選ぶためには、JIIMA認証の有無やOCR機能の精度に着目してみましょう。また保存可能な書類の種類や、費用の妥当性もチェックしておきたいポイントです。具体的に解説します。
JIIMA認証の有無
電子帳簿保存機能を備えたシステムは多くありますが、そのすべてが法律を満たしているわけではありません。システム選定時には、「JIIMA認証」の有無に着目しましょう。
JIIMA認証とは、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）によるチェック制度のことです。電子帳簿保存法の求める要件に対応しているかどうかをわかりやすく示しています。JIIMA認証を受けている製品であれば、パッケージや公式Webサイト、製品資料などで認証ロゴが記載されているため確認してみましょう。
OCR機能の精度
電子帳簿保存法に則って電子取引データを保存する場合は、可視性の確保において求められる「日付・金額・取引先」での検索要件を満たさなければなりません。電子帳簿保存システムなら、PDFに記載されているデータをOCR機能によって読み取り、検索要件を満たした形式で自動分類・保存が可能です。
ただし、OCR機能の精度は製品によって差があります。画像処理技術やAIを搭載したシステムであれば、高い精度で文字を認識できますが、精度の低いシステムであれば手書き帳票の読み取りでは認識エラーが生じる場合もあります。
費用の妥当性
電子帳簿保存システムを導入する際、導入費用や月額費用、オプション費用などが発生します。ただし料金体系は、製品によってさまざまです。データ保存する書類の種類や数に応じて費用が変わるタイプも少なくありません。基本料金は安く見えても、「自社に必要な機能をプラスしたら高額になってしまった」というケースもあります。
月額費用は、必要な機能をすべて利用した場合で算出しましょう。また電子帳簿保存システムはその性質上、継続使用が前提のため、無理のない範囲で使いつづけられるシステムを選ぶことが大切です。
保存可能な書類の種類
電子帳簿保存法の対象となるのは、請求書・見積書・納品書・領収書・注文書といった国税関係書類です。管理の手間を省き、不正や改ざんを防止するためには、一括管理に対応したシステムを選択するとよいでしょう。
また電子帳簿保存システムには、以下のような種類があります。
- ■電子保存に特化したタイプ
- 書類の電子保存に特化したタイプです。余計な機能がなくシンプルな分、手頃な価格で導入しやすくなっています。ペーパーレス化による業務効率改善や、最低限の法律対応を目的にする場合におすすめです。
- ■領収書保存タイプ
- 経費精算業務に主軸を置き、電子帳簿保存法を満たす機能を搭載しているタイプです。経費の自動仕訳や会計ソフトと連携できるものもあり、経費精算業務での活用を検討している場合におすすめです。
- ■請求書保存タイプ
- 大量の請求書をデータ化して管理できるタイプです。高度なOCR機能、請求書の発行や支払通知などの機能を搭載した製品もあります。電子帳簿保存法の保存要件を押さえつつ、請求書業務を効率化したい場合におすすめです。
【ランキング】電子帳簿保存システム一覧
電子帳簿保存対応のシステムについて、資料請求数ランキングをもとに一覧表にまとめました。なおランキングは、ITトレンド年間ランキング2023「文書管理システム」より、電子保存に特化した製品において上位３位までを記載しています。
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
なお、以下のボタンから最新の電子帳簿保存システム（文書管理システム）の最新ランキングがチェックできます。まずは人気のシステムから比較してみたい！という方はぜひご覧ください。
電子帳簿保存システム【電子保存に特化】
ここからは、電子帳簿保存システムを種類別に比較します。まずは文書の電子保存に特化したシステムを紹介します。電子帳簿保存法の要件を満たしたうえで、文書管理や共有、検索を改善したい企業におすすめです。
《MyQuick》のPOINT
- JIIMA認証取得済み電帳法対応！スキャナ連携で円滑なデータ取込
- 他システムのCSVファイル(台帳)とPDFデータを一括登録可能
- 自由に属性項目の追加や、細やかな権限管理可能
資料の保管から記録・証跡の管理、ナレッジ共有までさまざまな用途で活用できる文書管理システムです。タイムスタンプなど電子帳簿保存法対応機能を搭載し、種別や日付、部門などの情報をもとに文書データベースを作成できます。
《楽々Document Plus》のPOINT
- 契約書やISO、電帳法など幅広いドキュメントの管理に対応
- スピーディーな全文検索＆ワークフロー機能も搭載
- 自社に合った導入形態をオンプレミス／クラウドから選べる
ワークフロー機能を標準搭載した文書管理システムです。Word・Excel・PDFなどの文書をドラッグ＆ドロップで簡単に登録できます。高性能な全文検索エンジンと、ヒットページを瞬時に表示する高速ビューワーで検索性向上に寄与します。
《PROCENTER SaaS》のPOINT
- 初期費用不要で初月から月額費用のみで運用開始可能
- 豊富なAPIで他システムやクラウドサービスと容易に連携可能
- タイムスタンプ不要で電帳法対応。費用・工数を削減
「文書管理」と「情報共有」の二機能で主に構成され、部門を横断した情報の一元管理が可能です。操作ログが保管できるためデータ改ざん防止に役立つほか、配布・授受管理機能やアクセス制御機能など豊富なセキュリティ機能を備えています。
《invox電子帳簿保存》のPOINT
- 業界最安水準の料金プランで、はじめやすくやめやすい月契約
- 低コストなAI OCRと99.9％精度保証のオペレータ入力を選択できる
- 継続率99.8％／シリーズ累計20,000社以上が利用(2024年2月時点)
電子帳簿保存法における電子取引とスキャナ保存に対応しており、請求書や契約書、領収書、納品書などあらゆる国税関係書類で利用できます。AI OCRとオペレーターによる確認で、検索要件に必要な「日付・金額・取引先」を手間なくデータ化します。
《OPTiM 電子帳簿保存》のPOINT
- AIが電帳法&インボイス対応に必要な項目を抽出し自動台帳作成
- EDIデータやDocuworks文書を含め様々な書類形式に対応
- AI-OCRを活用した指定箇所読み取り機能で任意情報もらくらく取得
高い精度のAIを活用したクラウド型の電子帳簿保存サービスです。電子帳簿保存法・インボイス制度に対応しています。書類をアップロードしたら、AIが種類別に分類し管理台帳へ自動登録します。
《バクラク電子帳簿保存》のPOINT
- 書類の自動読取機能を搭載！入力の手間を削減できる
- 電子帳簿保存法とインボイス制度に対応！法改正への対応も
- 簡単に利用できる！シンプルな操作画面で、誰でも使いやすい
改正電子帳簿保存法に完全対応しており、シンプルで使いやすいのが魅力の文書管理サービスです。国税庁のAPIで、「事業番号が実在するか」「登録期限に不備がないか」などを自動でチェックできるのが特徴です。
電子帳簿保存システム【領収書保存向け】
ここからは経費精算業務に主軸をおき、領収書などの書類を電子保存したい場合におすすめのシステムを紹介します。
《Concur Expense》のPOINT
- 電帳法の規制緩和をリードしてきた知見を生かしたサポート体制
- 中堅中小向け「Standard」版なら業界最安水準
- 法人カードやQRコード決済など様々な決済方法と連携
交通系ICカードや法人カード、出張・経費関連の外部サービスと連携でき、経費精算を自動化します。電子帳簿保存法やインボイスに対応しているほか、経費規定チェック機能により不正経理の撲滅にも寄与します。
《経費BANK》のPOINT
- 中小企業に最適な無駄のない料金プランでコスト削減！
- スマホで撮るだけで経費を読み取り！原本は破棄OK
- ICカードの読み取りだけで交通費の精算を自動化！
中小企業の経理業務におけるDX化を後押しする経費精算システムです。従業員30人以下の中小企業をターゲットとしています。経費の申請・承認からデータの出力、電子帳簿の管理まで一気通貫で行える一方で、中小企業にやさしい価格帯も魅力です。
電子帳簿保存システム【請求書保存向け】
高度なOCR機能を搭載しており、請求書の受領やスキャン、原本管理などを効率化したい場合におすすめのシステムを紹介します。
請求書の電子化や仕訳、保管まであらゆる請求書処理業務をサポートするクラウド型システムです。電子帳簿保存法対応社数No.１を誇り、請求書処理に限らず、経費精算に関わる処理もまとめて対応できます。
《TOKIUMインボイス》のPOINT
- 請求書のぺーパーレス化で支払業務を1/5に！
- どんな請求書も受け取り可能！
- 請求書処理はオンラインで完結！
請求書の受領から保管まで一元管理できる請求書受領クラウドで、PDFなどダウンロード形式の請求書受取代行が可能です。ISMS認証・Pマークを取得しており、高いセキュリティレベルもポイントです。
製品・サービスのPOINT
- 98.5％の高精度AI-OCRがデータ化
- 学習機能で仕訳・支払データを自動作成
- 請求書を効率的に回収
請求書に特化したアルゴリズムとAI学習により、精度の高いデータ化を実現します。インボイスにも対応しているほか、AIが日付や金額などをもとに自動で仕訳します。
製品・サービスのPOINT
- 請求書や納品書、支払明細書などあらゆる帳票送付業務を自動化
- あらゆる帳票フォーマットに対応しているためスムーズに導入可能
- 電子帳簿保存法・インボイス制度対応
請求書・納品書・支払明細書・支払通知書などさまざまな帳票を自動で送付する請求書発行システムです。帳票レイアウトが柔軟に設定できるほか、インボイスの発行・保管にも対応しています。
電子帳簿保存システムを資料請求して比較検討しよう
2024年１月から、電子取引で受け取ったデータは電子保存が義務化されており、法律を遵守した保存対応が求められています。電子帳簿保存システムを活用すれば、法律に則った保存要件を満たせるため、不備なく書類を保管できるのがメリットです。
ただし、システムによって種類や機能が異なるため、まずは資料請求をし各社製品を比較してみましょう。下のボタンから一括資料請求（無料）が可能なので、ぜひご利用ください。
