おすすめの文書管理システム一覧
「どのような文書管理システムがあるのか把握したい」「製品ごとの機能や価格を比較したい」という方におすすめなのが比較表を利用した検討です。アプリやスマホ・タブレット対応のおすすめ文書管理システムを、資料請求数の多い順に一覧で紹介します。無料プランの有無や価格についても記載しているため、できるだけコストをかけずに導入を検討したいという方にも最適です。
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製品名 |
特長 |
参考価格 |
無料プラン |
対応機能 |
レビュー評価 |
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楽々Document Plus |
スマホ・タブレット対応 |
1,500,000円～ |
ー |
バージョン管理・全文検索・サムネイル表示 |
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invoiceAgent |
アプリ対応 |
初期費用 0円 月額30,000円～（10ユーザー・ストレージ5GB）AI OCR月額30,000円～ |
ー |
バージョン管理・全文検索・サムネイル表示 |
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Confluence |
アプリ連携に強み |
年間167,000円／25ユーザー～ |
◯ |
バージョン管理・全文検索・サムネイル表示 |
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FileBlog （ファイルブログ） |
スマホ・タブレット対応 |
初年度：年25,000円～/10ユーザー・１万文書 次年度：年15,000円～/10ユーザー・１万文書 |
ー |
全文検索・サムネイル表示 |
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WisebookONE |
アプリ対応 |
月額5,280円 ～ |
ー |
全文検索・サムネイル表示 |
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Documal SaaS |
スマホ・タブレット対応 |
（10ID）月額20,000円～ 初期費用300,000円 |
ー |
バージョン管理・全文検索 |
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NotePM |
アプリ連携に強み |
月4,800円～/８名まで 初期費用０円 |
ー |
バージョン管理・全文検索・サムネイル表示 |
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DocuWorks |
アプリ対応 |
15,800円～/１ライセンス |
ー |
サムネイル表示・バージョン管理 |
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Ridoc Smart Navigator V2 |
スマホ・タブレット対応 |
350,000円～ |
ー |
バージョン管理・全文検索・サムネイル表示 |
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IBM FileNet Content Manager |
スマホ・タブレット対応 |
ー |
ー |
ー |
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WorkingFolder |
アプリ対応 |
月額3,500円～ |
ー |
サムネイル表示 |
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MyQuick |
スマホ・タブレット対応 |
初期費用300,000円 月額70,000円（スタンダード） |
ー |
バージョン管理・全文検索 |
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※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
比較表で紹介した製品はもちろん、できるだけ多くの文書管理システムを検討したうえで最適な製品を導入したいという方には、一括資料請求（無料）がおすすめです。効率よく情報収集できるほか、製品ごとの違いをより見やすくした比較表が作成できるメリットもあります。
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アプリ対応の文書管理システム
アプリに対応した文書管理システムを紹介します。アプリ対応のメリットとして、一度インストールしてしまえば、すぐにホーム画面から必要情報へアクセスできる事が挙げられます。表示速度や操作性にも優れているため、従業員の利便性も高まりシステムの有効活用が期待できるでしょう。
対応端末や、サポート体制・セキュリティ機能・無料トライアルが利用可能かなども確認のうえ、最適な製品を選びましょう。
《invoiceAgent》のPOINT
- 電子帳簿保存法・インボイス制度に対応
- 文書管理と記録管理による内部統制・セキュリティ担保を実現
- 5つのAI OCRを活用し、書類のデータ化を効率化
ウイングアーク１ｓｔ株式会社の『invoiceAgent』は、AI OCR機能で紙文書を電子化して保管できる文書管理ソリューションです。iPad対応のアプリとして「invoiceAgent Tablet」を提供しています。アプリでは、文書の検索・閲覧はもちろん、文書への直接署名やスタンプの追加なども可能です。なおinvoiceAgent Tabletの利用には、別途システムの契約が必要です。
| 参考価格 |
初期費用 0円 月額30,000円～（10ユーザー・ストレージ5GB）AI OCR月額30,000円～ |
提供形態 |
パッケージソフト / クラウド |
| 無料プラン |
ー |
無料トライアル |
◯ |
| サポート体制 |
文書情報管理士による伴走支援あり（有償） |
セキュリティ対策 |
仮想PDF（パスワード設定/印刷不可/透かし/マスク/墨消し） |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
| 業種 | 金融・証券・保険 |
| 従業員規模 | 50名以上 100名未満 |
| invoiceAgentのいい点 |
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| ★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
| 自動取り込み・自動仕分けの機能がとても便利で作成した文章を自動的に保存してくれます。また、保存期間なども決めることができ、期間を過ぎると自動で消してくれる機能もあります。 |
| 業種 | 運輸 |
| 従業員規模 | 500名以上 750名未満 |
| invoiceAgentの改善してほしい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ★ 5 |
| 特に必須というわけではないですが、ワークフロー機能があると担当者の承認作業の過程がより把握しやすくなると思います。 |
《WisebookONE》のPOINT
- 社内文書を簡単な操作でデジタルブック化して共有！
- １つのアカウント内で一般・限定の公開設定の使い分けが可能！
- 中小から大手企業まで多くの導入実績！
株式会社ビーガル提供の『WisebookONE』は、簡単にデジタルブックが作成できるクラウドサービスです。社外向けのパンフレットやカタログだけでなく、社内向けの業務マニュアル・社内報などにも活用できます。公開範囲はアカウントで設定でき、閲覧の権限設定も可能です。iOS・Android対応のアプリ「WisebookONE」を提供しており、WisebookONEで電子化された文書の閲覧・ビュー機能の活用・キーワード検索・保存ができます。
| 参考価格 |
月額5,280円 ～ |
提供形態 |
クラウド / オンプレミス / SaaS / サービス |
| 無料プラン |
ー |
無料トライアル |
◯ |
| サポート体制 |
専門のカスタマーセンターによる対応 |
セキュリティ対策 |
IPアドレス制限/セキュアな通信/アカウントロック |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
《DocuWorks》のPOINT
- システム上で電子文書を快適に編集可能
- ワークフロー管理機能で確認や承認の作業も効率化
- クラウドサービスとの連携でさらに便利に
『DocuWorks』は、富士フイルムビジネスイノベーション株式会社が提供する文書管理システムです。iOS・Android対応の「DocuWorks Viewer Light」というアプリがあり、モバイルとも連携しています。アプリではDocuWorks文書の閲覧・編集が可能です。価格はライセンス数によって異なるため、製品詳細ページから確認ください。
| 参考価格 |
15,800円～/１ライセンス |
提供形態 |
パッケージソフト |
| 無料プラン |
ー |
無料トライアル |
◯ |
| サポート体制 |
電話/メール/チャットボット/チャットボット（LINE）によるヘルプデスクサポート |
セキュリティ対策 |
電子印鑑/電子証明書 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
| DocuWorksのいい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ★ 5 |
| データのPDF化や結合だけでなく、編集も出来ます。PDFから直接行うよりも操作性が良く、気に入っています。PDF化した資料をアプリ内で管理し易いのも◎ |
| 業種 | 情報処理、ＳＩ、ソフトウェア |
| 従業員規模 | 10名以上 50名未満 |
| DocuWorksの改善してほしい点 |
|---|
| ★ ★ ☆ ☆ ☆ 2 |
| ドキュワークスを導入していないPCでは閲覧できない点、無料のビューワーをインストールすれば閲覧できますが、先方にそれを強要するわけにはいかないので社内限定で利用しています。ｐｄｆのように閲覧出来ればいいのにと思います。 |
《WorkingFolder》のPOINT
- 社内外の関係者と安全に文書を共有
- DocuWorks連携でシームレスに文書を活用
- 複合機連携で高度なペーパーレス化を実現
富士フイルムビジネスイノベーション株式会社が提供する『WorkingFolder』は、大容量のドキュメントを安全性高く保存・共有できる文書管理システムです。容量は100～50000GB（オプション利用）まで増大可能。複合機と連携すれば、FAXやスキャンした文書を自動的にアップロードできます。同社のDocuWorksと連携し、専用アプリ「DocuWorks Viewer Light（iOS・Android対応）」の利用で、場所を選ばずタイムリーな文書管理が実現できます。
| 参考価格 |
月額3,500円～ |
提供形態 |
クラウド / SaaS / AS |
| 無料プラン |
ー |
無料トライアル |
◯ |
| サポート体制 |
電話・問い合わせフォーム |
セキュリティ対策 |
暗号化/アクセス制限 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
| 業種 | 公務員（教員を除く） |
| 従業員規模 | 5,000名以上 |
| WorkingFolderのいい点 |
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| ★ ★ ★ ☆ ☆ 3 |
| クラウド上に文書を保管するサービスは他所でもありますが、複合機との連携を行うことで使い勝手が飛躍的に向上します。 |
| WorkingFolderの改善してほしい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ★ 5 |
| セキュリティや文書管理機能はしっかりとしていますが、クラウドストレージの容量が他のサービスに比べると料金に対して少ないと思います。 |
スマホやタブレット対応の文書管理システム
アプリには対応していなくても、スマホやタブレットから閲覧や機能活用ができる文書管理システムを紹介します。Webブラウザを介してアクセスするため、アプリほど容量を消費せず、最新情報を表示できるメリットがあります。スマホやタブレットに対応した文書管理システムは増えているため、機能性や価格での比較はもちろんですが、ユーザーの口コミ（レビュー）などもぜひ参考にしましょう。
《楽々Document Plus》のPOINT
- ペーパーレス化を促進し、ドキュメントDXを強力サポート
- スピーディーな全文検索＆ワークフロー機能も搭載
- 契約書・電帳法対応の支援機能も豊富、導入実績800社超え
『楽々Document Plus』は、住友電工情報システム株式会社が提供する文書管理システムで、ブラウザ・タブレットなどデバイスを問わず利用可能です。バージョン管理や全文検索、サムネイル表示に対応するほか、ワークフロー機能を標準搭載しています。電子承認できるため、業務効率化に加えテレワークなどにも有効でしょう。
| 参考価格 |
1,500,000円～ |
提供形態 |
パッケージソフト / オンプレミス |
| 無料プラン |
ー |
無料トライアル |
ー |
| サポート体制 |
ー |
セキュリティ対策 |
作成者・関係者限定閲覧/ファイルDL・印刷禁止/PDFへの透かし挿入 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
| 楽々Document Plusのいい点 |
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| ★ ★ ★ ★ ★ 5 |
| ペーパーレス化を考えている企業にはぜひお勧めのサービスです。シンプルで見やすい画面構成や全文検索の精度が高いので、デジタルでの文書管理が初めてでも十分使いこなせると思います。 |
| 業種 | 運輸 |
| 従業員規模 | 100名以上 250名未満 |
| 楽々Document Plusの改善してほしい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ★ 5 |
| 検索性能は非常に高いと思いますが、紙書類をスキャンしたPDFファイルにおける手書きの文字などの検索精度が悪く精度があがれば助かります。 |
製品・サービスのPOINT
- ファイルサーバーをそのまま情報共有ポータル化
- 全文検索でオフィス文書が速く見つかる
- 電子帳簿保存法「電帳法スキャナ保存ソフト」JIIMA認証取得済
株式会社鉄飛テクノロジーが提供する『FileBlog （ファイルブログ）』は、Webブラウザを利用した文書管理・共有システムです。ドキュメントはファイルサーバに保存するため、データベースシステムの新規構築が不要です。属性による管理や全文検索できるため分類・検索がスピード化するとともに、ドキュメント整理の負担も軽減するでしょう。スマートデバイス対応（iPhone・iPad・Android）です。
| 参考価格 |
初年度：年25,000円～/10ユーザー・１万文書 次年度：年15,000円～/10ユーザー・１万文書 |
提供形態 |
オンプレミス / パッケージソフト |
| 無料プラン |
ー |
無料トライアル |
評価版あり |
| サポート体制 |
電話・Eメールによる問い合わせ対応 |
セキュリティ対策 |
Windows統合認証/Windowsセキュリティのアクセス権に連動/アクセスログ取得 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
| 業種 | 教育・教育学習支援関係 |
| 従業員規模 | 750名以上 1,000名未満 |
| FileBlog （ファイルブログ）のいい点 |
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| ★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
| 普段使っているタブレットは文書の入る容量に限界があるのですが、こちらでウェブ上に保管しておけるので、助かっています。また、アップロードしたファイルへの接続も早く気に入っています。 |
| 業種 | 教育・教育学習支援関係 |
| 従業員規模 | 250名以上 500名未満 |
| FileBlog （ファイルブログ）の改善してほしい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
| もう少しデザインをシンプルなものにして欲しいと思います。特に、スマートフォンから利用すると小さい画面にたくさんの情報量が表示されるため、使い勝手が悪いと感じます。 |
《Documal SaaS》のPOINT
- 25年にわたる豊富な導入実績！無料でお試しも可能
- 電子帳簿保存法「電子取引」に対応 ※JIIMA認証取得済
- 社外からも利用できるため、社外取引先との情報共有で活用可能
株式会社富士通四国インフォテック提供の『Documal SaaS』は、インターネット環境があれば場所・デバイスを問わずに利用できるクラウドサービスです。文書のライフサイクルを効率的に管理するための機能を備えるほか、電子帳簿保存法にも対応しています。さらにワークフロー機能により、社外取引先とも承認や確認が必要な文書をやりとりできます。
| 参考価格 |
（10ID）月額20,000円～ 初期費用300,000円 |
提供形態 |
クラウド / SaaS |
| 無料プラン |
ー |
無料トライアル |
◯ |
| サポート体制 |
メール・電話によるQA対応（回数無制限） |
セキュリティ対策 |
ログ管理/IPアドレス制限/権限管理 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
| 業種 | 機械、重電 |
| 従業員規模 | 250名以上 500名未満 |
| Documal SaaSのいい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
| 自由自在に決裁や他者への送信フローを作成することができて、フォルダの階層作成も簡単でとてもよい。取り戻しも楽にでき、失敗してもすぐにやり直せる。 |
| Documal SaaSの改善してほしい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ★ 5 |
| 機能的には特にないですが、月額利用料がアカウント単位であり、より細かく設定できるとコストパフォーマンスに優れたサービスになると思います。 |
《Ridoc Smart Navigator V2》のPOINT
- 改正電子帳簿保存法の国税関係書類へ対応
- メール通知機能により情報共有を円滑化
- サムネイル表示による視覚的に分かりやすい検索結果
『Ridoc Smart Navigator V2』は、リコージャパン株式会社が提供する文書管理システムです。複合機と連携し、文書の電子化から管理・活用に至るまでをカバーします。特に、リコー製の複合機・プリンターを利用している企業におすすめです。全文検索やバージョン管理、サムネイル表示、さらには電子帳簿保存法にも対応しているため、業務効率化や人的コストの削減に役立つでしょう。
| 参考価格 |
350,000円～ |
提供形態 |
オンプレミス |
| 無料プラン |
ー |
無料トライアル |
ー |
| サポート体制 |
ー |
セキュリティ対策 |
アクセス権設定/保管文書のURLメール送信 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
| 業種 | 卸売・小売業・商業（商社含む） |
| 従業員規模 | 5,000名以上 |
| Ridoc Smart Navigator V2のいい点 |
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| ★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
| 複合機でのスキャンデータやFAX等、紙媒体のデータをシステム上で管理できる点が良いです。フォルダ別に管理できるため、多様な用途に合わせて情報の整理・管理もでき、重宝しております。 |
| 業種 | 卸売・小売業・商業（商社含む） |
| 従業員規模 | 100名以上 250名未満 |
| Ridoc Smart Navigator V2の改善してほしい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ☆ ☆ 3 |
| 複合機がリコーでないと連携作業が面倒です。スキャンデータをダイレクトに転送しFAX送信ができるようになれば良いなと思います。 |
IBM FileNet Content Manager
製品・サービスのPOINT
- ソーシャルコンテンツ管理でコミュニケーションを促進
- 役割に基づいて表示するデータを絞りセキュリティを強化
- 他社製のソリューションと連携可能
日本アイ・ビー・エム株式会社が提供する『IBM FileNet Content Manager』は、社内コンテンツを集約し一元化するプラットフォームです。Microsoft SharePointやMicrosoft Officeなどとも統合できるため、利便性を高められるでしょう。また、要求者の役割に基づき文書を自動編集し、表示するデータを絞りこむためセキュリティの強化にもつながります。口コミでもセキュリティを評価する声は多く、安全性を重視したい企業に適しています。
| 参考価格 |
ー |
提供形態 |
オンプレミス |
| 無料プラン |
ー |
無料トライアル |
ー |
| サポート体制 |
ー |
セキュリティ対策 |
役割ベースの編集 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
| 業種 | 情報処理、ＳＩ、ソフトウェア |
| 従業員規模 | 750名以上 1,000名未満 |
| IBM FileNet Content Managerのいい点 |
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| ★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
| コンテンツ/ワークフローの分類と検索。
外部からのデータを保護する、非常に強固なセキュリティモデルを備えている点。 |
| 業種 | エネルギー |
| 従業員規模 | 250名以上 500名未満 |
| IBM FileNet Content Managerの改善してほしい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
| 社外の関係者にも手間なく利用できるようにしてほしい。現状、社外の人と共有するためには外部の人にもライセンスを持っておく必要があり、そこを何とかしていただければもっと良いのですが。セキュリティー上仕方がない部分もあるかもしれませんが。 |
《MyQuick》のPOINT
- JIIMA認証取得済み電帳法対応！スキャナ連携で円滑なデータ取込
- 他システムのCSVファイル(台帳)とPDFデータを一括登録可能
- 自由に属性項目の追加や、細やかな権限管理可能
『MyQuick』は販売実績29年を誇り、さまざまな業種・業態で活用される文書管理システムです。インフォコム株式会社が提供し、電子帳簿保存法にも対応しています。OCR機能による全文検索やバージョン・期限管理、ディレクトリ単位のセキュリティ管理が可能です。ワークフロー機能もあるため、申請や承認業務をスムーズにしたい場合にも適しています。
| 参考価格 |
初期費用300,000円 月額70,000円（スタンダード） |
提供形態 |
クラウド / オンプレミス / SaaS / ASP |
| 無料プラン |
ー |
無料トライアル |
◯ |
| サポート体制 |
電話・メールによる問い合わせ対応 |
セキュリティ対策 |
アクセス権設定/アクセス・文書更新ログ取得/閲覧・DL制御/暗号化/キャプチャ・印刷制限 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
導入製品にお悩みで、ひとまず最新の人気製品から検討してみたい、という方はこちらのランキングも参考にしてください。
外部アプリとの連携に強い文書管理システム
ビジネスチャットツールなど外部アプリとの連携に対応する文書管理システムや、機能拡張できるアプリが多数容易されている文書管理システムなどを紹介します。自社の業務フローを大きく変更することなく、機能性を高め効率化を図れるメリットがあるでしょう。専門的な知識が求められる場面も考えられるため、特にサポート体制のチェックは必要不可欠です。
《Confluence》のPOINT
- リックソフトはAtlassian Platinum Solution Partnerです
- 文書を含めた情報の整理・共有を効率化、働き方を改革
- 業界・職種問わず活用できる優れた操作性と拡張性
『Confluence』はリックソフト株式会社が提供する、モバイルアプリ対応のコンテンツコラボレーションツールです。外出先からでも文書の閲覧や検索、編集が可能です。アドオン可能なアプリは1,000以上にのぼり、自社に最適なカスタマイズを効率よく行える点も特長の一つでしょう。10名までなら無料で使えるフリープランが用意されているので、コストを抑えたい場合にも適しています。
| 参考価格 |
年間167,000円／25ユーザー～ |
提供形態 |
オンプレミス / クラウド |
| 無料プラン |
◯ |
無料トライアル |
◯ |
| サポート体制 |
ヘルプデスク（日本人技術者/ワンストップ対応/24時間365日受付） |
セキュリティ対策 |
権限管理 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
| 業種 | 通信サービス |
| 従業員規模 | 10名以上 50名未満 |
| Confluenceのいい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ★ 5 |
| 文書の作成、編集、共有が非常にしやすい。外部アプリで作成した図なども文書内にリンクできるので、Google Docsよりも使いやすい。 |
| 業種 | 金融・証券・保険 |
| 従業員規模 | 500名以上 750名未満 |
| Confluenceの改善してほしい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
| 議事録やマニュアルを探す際の検索機能を、タグやキーワード検索をさらに良いものにして探しやすくしてくれると嬉しいです。 |
《NotePM》のPOINT
- 社内版ウィキペディア「社内wiki」を手軽に構築
- 変更履歴管理・閲覧履歴・柔軟なアクセス制限・検索に強い
- ナレッジ蓄積しやすく、見つけやすいを意識した機能の数々
株式会社プロジェクト・モードが提供する『NotePM』は、文書管理システムとしても利用できるナレッジ共有ツールです。社内ドキュメントやノウハウ情報を一元管理可能です。直感的に操作できる点が強みであり、口コミでも新人やITリテラシーの低い人でも迷わずに利用できるなどの声が多く寄せられています。マルチモバイル対応でチャット連携（Slack・Chatwork・Teams・LINE WORKS・Google Chat）できるほか、NotePM APIも提供しています。
| 参考価格 |
月額4,800円～/８名まで 初期費用０円 |
提供形態 |
クラウド / SaaS |
| 無料プラン |
ー |
無料トライアル |
◯ |
| サポート体制 |
問い合わせフォーム |
セキュリティ対策 |
アクセス・監査ログ/2段階認証/IPアドレス制限/アカウントロック/閲覧履歴管理 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
| 業種 | 情報処理、ＳＩ、ソフトウェア |
| 従業員規模 | 100名以上 250名未満 |
| NotePMのいい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ★ 5 |
| 会議の議事録、周知事項やマニュアルなどの情報資産を一元管理できるサービス。アイコンの登録やタブ分けも多くできるため、分類分けも用意で便利です。また、細かなUIのカスタマイズが可能なツールで、IT出身の方でなくても問題なく操作できるシンプルなUI構成です。 |
| 業種 | 卸売・小売業・商業（商社含む） |
| 従業員規模 | 10名以上 50名未満 |
| NotePMの改善してほしい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ★ 5 |
| とくに現状は満足している点が多い。あえて言うなら、テンプレートを充実させて欲しい。スマホアプリで手軽に使えるようになればいい。 |
なお以下の記事では、解決したい課題別におすすめの文書管理システムを紹介しています。興味のある方はあわせてご一読ください。
関連記事
文書管理システムの選び方
法人向けの文書管理アプリの多くは、文書管理システムの機能として提供されています。そのため、アプリを選ぶ際は文書管理システムの使い勝手にも注目する必要があります。製品の比較検討の際には、特に「セキュリティ」「サポート体制」「無料トライアルの有無」の３点をチェックしましょう。
セキュリティ
アプリやモバイルデバイスを利用して文書管理システムを閲覧・操作する場合、重視したいのはセキュリティ対策です。どこにいても文書にアクセスできるため、より厳重な情報漏えい対策をしなければなりません。ログ管理やアクセス制限、スクリーンショットの制限などの機能があるとよいでしょう。
サポート体制
システムやアプリの操作に関して不明点が出てきた場合や、不具合が生じた際にはカスタマーサポートにすぐ問い合わせができると安心できます。チャットや電話サポートがあるか、対応時間帯はいつなのかを事前にリサーチしておきましょう。
無料トライアル
文書を登録する際に、フォルダへの仕分けや属性情報の入力を自動化できるシステムもあります。どのような設定ができるのか詳細を確認しておいたほうがスムーズに運用できるでしょう。企業独自の管理ルールがある場合、対応できるかどうかも確認が必要です。無料トライアルがある製品であれば、操作感や機能性を確認できるため導入の失敗が少ないでしょう。
アプリ対応の文書管理システムで利便性を向上させよう
文書管理システムにはアプリやスマホ・タブレットに対応したものもあります。自社の環境に適したシステムを導入し、さらなる業務の効率化を目指しましょう。
各製品の違いを把握するためにも資料請求などを行い、今回紹介した選び方に沿って比較検討してみてはいかがでしょうか。
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