おすすめの文書管理システム一覧
「どのような文書管理システムがあるのか把握したい」「製品ごとの機能や価格で判断したい」という方におすすめなのが比較表を利用した検討です。アプリやスマホ・タブレット対応のおすすめ文書管理システムを、資料請求数の多い順に一覧で紹介します。無料プランの有無や参考価格についても記載しているため、できるだけコストをかけずに導入を検討したいという方にも最適です。
| 楽々Document Plus | invoiceAgent | FileBlog RA／CM | OPTiM 文書管理 with AI-OCR | MyQuick | 富士通 文書管理ソリューション Documal SaaS | SmartDB | NotePM | LegalOn | |
| 全体評価点 |
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3.8 |
☆☆☆☆☆
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4.3 |
☆☆☆☆☆
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4.2 |
ー |
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4.3 |
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3.9 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.3 |
ー |
| 提供形態 | オンプレミス/クラウド/パッケージソフト/SaaS/サービス | クラウド/パッケージソフト | オンプレミス/パッケージソフト | クラウド/SaaS | クラウド/SaaS/ASP | クラウド/SaaS | クラウド/SaaS | クラウド/SaaS | クラウド/SaaS |
| 従業員規模 | 50名以上 | 全ての規模に対応 | 10名以上 | 全ての規模に対応 | 全ての規模に対応 | 100名以上 1,000名未満 | 1,000名以上 | 全ての規模に対応 | 全ての規模に対応 |
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| 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ |
比較表で紹介した製品はもちろん、できるだけ多くの文書管理システムを検討したうえで最適な製品を導入したいという方には、一括資料請求（無料）がおすすめです。効率よく情報収集できるほか、製品ごとの違いをより見やすくした比較表を作成・ダウンロードいただけます。
アプリ対応の文書管理システム
アプリに対応した文書管理システムを紹介します。アプリ対応のメリットとして、一度インストールしてしまえば、すぐにホーム画面から必要情報へアクセスできる事が挙げられます。表示速度や操作性にも優れているため、従業員がシステムを利用しやすくなり、有効活用が期待できます。
対応端末や、サポート体制・セキュリティ機能・無料トライアルが利用可能かなども確認のうえ、最適な製品を選びましょう。
DocuWare
- ドキュメントに関わる業務を効率化する機能を標準搭載
- 文書データの利活用と業務自動化を促進する様々なシステム連携
- 各種テンプレートによりすぐ業務で使える環境を提供
株式会社PFUが提供する「DocuWare」は、企業内のあらゆる文書データと業務プロセスを一元管理し、業務自動化を支援する文書管理システムです。スキャナーやメール、モバイルなど多様な方法で文書を取り込み、OCRによる自動インデックス化や全文検索で活用を促進。ワークフロー機能による通知・承認も行え、リモート環境でもスムーズに業務を進められます。
| 参考価格 | クラウド版：2,200,000円（税込）～/４ユーザーのライセンス・導入サービス込み | 提供形態 | オンプレミス / クラウド / SaaS |
| 無料プラン | ー | 無料トライアル | ◯ |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
invoiceAgent
- 電子帳簿保存法・インボイス制度に対応
- 文書管理と記録管理による内部統制・セキュリティ担保を実現
- 5つのAI OCRを活用し、書類のデータ化を効率化
ウイングアーク１ｓｔ株式会社が提供する「invoiceAgent」は、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応した文書管理ソリューションです。請求書などの書類をAI OCRで効率よくデータ化し、保管・検索までをワンストップで実現。文書管理と記録管理により内部統制やセキュリティを強化できるため、法対応と業務効率化を同時に進めたい企業に適しています。
| 参考価格 | 初期費用無料～、月額30,000円～/10ユーザー・ストレージ５GB | 提供形態 | クラウド / パッケージソフト |
| 無料プラン | ー | 無料トライアル | ◯ |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
invoiceAgentを利用したユーザーの口コミ
機能としては非常に満足しています。実装されるとうれしい機能としては、月別の証憑登録数やサービス利用者数などをグラフ化し可視化できる画面が欲しいです。
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Fleekdrive
- 簡単＆分かりやすい操作で社内や取引先とのファイル共有を効率化
- より速く、より簡単に必要なファイルをわかりやすく文書管理
- 徹底したセキュリティ環境で安心安全にファイル共有
「Fleekdrive」は、株式会社Fleekdriveが提供するクラウドストレージサービスです。文書のライフサイクル管理やバージョン管理、世代管理機能を備え、タグや属性での検索にも対応します。iOS対応のモバイルアプリがあり、社外から共有ファイルへのアクセスが可能です。他アプリでの公開やファイル持ち出しを制限できるため、情報漏えいのリスクも低減させられます。
| 参考価格 | 初期費用無料～、月額600円～/ユーザー | 提供形態 | クラウド / SaaS |
| 無料プラン | ー | 無料トライアル | ◯ |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
Fleekdriveを利用したユーザーの口コミ
よく使うデータはアップロードやダウンロードを誰でも自由に出来るように設定、重要度の高いファイルには厳重なセキュリティを設定などが簡単に出来るので、使いやすいオンラインストレージサービスです。
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Excelなど、一度自分のデスクトップなどにダウンロードしないと内容を見ることができないのが不便です。 フリークドライブ内で全て確認できるようになるといいです。
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SmartDB
- ノーコードで業務部門でも開発できます
- 豊富な標準機能で幅広い業務をデジタル化できます
- 大企業ならではの複雑なワークフロー/権限制御に対応できます
株式会社ドリーム・アーツが提供する「SmartDB」は、大企業向けの業務デジタル化を推進できるノーコード開発プラットフォームです。Webデータベースとワークフロー機能を備え、申請・承認をはじめとした幅広い業務を現場主導でデジタル化できます。合議や条件分岐など複雑なワークフローや細かな権限制御にも対応し、部門横断の業務効率化と全社のDX基盤づくりに貢献します。
| 参考価格 | ー | 提供形態 | クラウド / SaaS |
| 無料プラン | ー | 無料トライアル | ◯ |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
SmartDBを利用したユーザーの口コミ
企業内においては大量の決裁文書・稟議書等が存在し、その管理が大変なのは言うまでもない。このアプリはペーパーレス化に役立っている事・検索機能により過去の文書をすぐに呼び出せる事・参考にしたい類似文書を検索できることに特化したメリットを生みだしている。
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申請を開始すると毎度入力画面が新しいタブに切り替わってしまう点が少し煩わしく感じます。また、申請が完了したものと経過途中ものが一覧で少しみにくいです。
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DocuWorks （富士フイルムビジネスイノベーション株式会社）
- システム上で電子文書を快適に編集可能
- ワークフロー管理機能で確認や承認の作業も効率化
- クラウドサービスとの連携でさらに便利に
WorkingFolder （富士フイルムビジネスイノベーション株式会社）
- 社内外の関係者と安全に文書を共有
- DocuWorks連携でシームレスに文書を活用
- 複合機連携で高度なペーパーレス化を実現
WisebookONE （株式会社ビーガル）
- 社内文書を簡単な操作でデジタルブック化して共有！
- １つのアカウント内で一般・限定の公開設定の使い分けが可能！
- 中小から大手企業まで多くの導入実績！
スマホやタブレット対応の文書管理システム
アプリには対応していなくても、スマホやタブレットから閲覧や機能活用ができる文書管理システムを紹介します。Webブラウザを介してアクセスするため、アプリほど容量を消費せず、最新情報を表示できるメリットがあります。スマホやタブレットに対応した文書管理システムは増えているため、機能性や価格での比較はもちろんですが、ユーザーの口コミ（レビュー）などもぜひ参考にしましょう。
楽々Document Plus
- 契約書やISO、電帳法など幅広いドキュメントの管理に対応
- スピーディーな全文検索＆承認ワークフロー機能も標準搭載
- 生成AIとの連携で、文書登録も検索も手間なく効率アップ
「楽々Document Plus」は、住友電工情報システム株式会社が提供する文書管理システムで、ブラウザ・タブレットなどデバイスを問わず利用可能です。バージョン管理や全文検索、サムネイル表示に対応するほか、ワークフロー機能を標準搭載しています。電子承認できるため、業務効率化に加えテレワークなどにも有効でしょう。
| 参考価格 | オンプレミス版：1,500,000円～ クラウド版：月額90,000円/100ユーザー | 提供形態 | オンプレミス / クラウド / パッケージソフト / SaaS / サービス |
| 無料プラン | ー | 無料トライアル | ー |
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楽々Document Plusを利用したユーザーの口コミ
ペーパーレス化を考えている企業にはぜひお勧めのサービスです。シンプルで見やすい画面構成や全文検索の精度が高いので、デジタルでの文書管理が初めてでも十分使いこなせると思います。
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検索性能は非常に高いと思いますが、紙書類をスキャンしたPDFファイルにおける手書きの文字などの検索精度が悪く精度があがれば助かります。
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FileBlog RA／CM
- ファイルサーバーをそのまま文書管理システム化
- 高性能検索エンジン搭載！属性検索・全文検索・OCR検索
- ポータル画面やスマートデバイス対応など柔軟な文書共有を実現
株式会社鉄飛テクノロジーが提供する「FileBlog RA／CM」は、Webブラウザを利用した文書管理・共有システムです。ドキュメントはファイルサーバに保存するため、データベースシステムの新規構築が不要です。属性による管理や全文検索できるため分類・検索がスピード化するとともに、ドキュメント整理の負担も軽減するでしょう。スマートデバイス対応（iPhone・iPad・Android）です。
| 参考価格 | RAエディション（100ユーザー・100万文書の場合）：初期費用1,029,000円 | 提供形態 | オンプレミス / パッケージソフト |
| 無料プラン | ー | 無料トライアル | ◯ |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
FileBlog RA／CMを利用したユーザーの口コミ
普段使っているタブレットは文書の入る容量に限界があるのですが、こちらでウェブ上に保管しておけるので、助かっています。また、アップロードしたファイルへの接続も早く気に入っています。
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もう少しデザインをシンプルなものにして欲しいと思います。特に、スマートフォンから利用すると小さい画面にたくさんの情報量が表示されるため、使い勝手が悪いと感じます。
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OPTiM 文書管理 with AI-OCR
- 口語での簡単指示で、非定型文書から指定の情報をAIが自動読取！
- 手書きに強いOCRでスキャンファイルもデータ化・全文検索可能！
- AIで申請書などの期限情報を自動読取・通知！管理をサポート！
株式会社オプティムが提供する「OPTiM 文書管理 with AI-OCR」は、AIを活用して社内のあらゆる文書を一元管理し、台帳作成や検索の手間を削減できるクラウド型文書管理システムです。文書をアップロードするだけでAIが情報を抽出して自動登録でき、PDFや画像などスキャン文書もAI-OCRでデータ化して全文検索が可能。口語での指示による検索や期限情報の自動通知にも対応し、文書管理の効率化と対応漏れ防止を支援します。
| 参考価格 | ー | 提供形態 | クラウド / SaaS |
| 無料プラン | ◯ | 無料トライアル | ◯ |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
MyQuick
- GPT連携が可能で、AIを活用して入力の手間を大幅減
- 文書保存時に独自ルール設定可能。高度な情報管理を実現
- 他システムのCSVファイル(台帳)とPDFデータを一括登録可能
「MyQuick」は販売実績30年以上を誇り、さまざまな業種・業態で活用される文書管理システムです。インフォコム株式会社が提供し、電子帳簿保存法にも対応しています。OCR機能による全文検索やバージョン・期限管理、ディレクトリ単位のセキュリティ管理が可能です。ワークフロー機能もあるため、申請や承認業務をスムーズにしたい場合にも適しています。
| 参考価格 | 初期費用無料～、月額20,000円～ | 提供形態 | オンプレミス / クラウド / SaaS / ASP |
| 無料プラン | ー | 無料トライアル | ◯ |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
MyQuickを利用したユーザーの口コミ
契約書を承知した際に自動的にマイクイックに保存されるシステムがあるが、手間が省けてとても助かる。保存忘れ防止にも良い。
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3つしかプランが用意されていないため従業員数が少ない企業にはあまり向いていないのかなと思います。また、サポートの対応が遅くその点も改善してほしいです。
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富士通 文書管理ソリューション Documal SaaS
- 文書の作成から廃棄まで文書のライフサイクルを一元管理
- 30年にわたる豊富な導入実績！無料でお試しも可能
- 電子帳簿保存法「電子取引」に対応 ※JIIMA認証取得済
株式会社富士通四国インフォテック提供の「富士通 文書管理ソリューション Documal SaaS」は、インターネット環境があれば場所・デバイスを問わずに利用できるクラウドサービスです。文書のライフサイクルを効率的に管理するための機能を備えるほか、電子帳簿保存法にも対応しています。さらにワークフロー機能により、社外取引先とも承認や確認が必要な文書をやりとりできます。
| 参考価格 | 初期費用330,000円、月額24,000円～）/10アカウント・15GB | 提供形態 | クラウド / SaaS |
| 無料プラン | ー | 無料トライアル | ◯ |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
富士通 文書管理ソリューション Documal SaaSを利用したユーザーの口コミ
自由自在に決裁や他者への送信フローを作成することができて、フォルダの階層作成も簡単でとてもよい。取り戻しも楽にでき、失敗してもすぐにやり直せる。
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機能的には特にないですが、月額利用料がアカウント単位であり、より細かく設定できるとコストパフォーマンスに優れたサービスになると思います。
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LegalOn
- ひとつのプラットフォーム上で企業の法務業務を全て完結
- 自動でAIがナレッジの整理を行い、さらに情報の紐づけを行う
- 自社のニーズに合わせ、業務に特化したモジュールを自由に追加
株式会社LegalOn Technologiesが提供する「LegalOn」は、企業法務の業務をひとつのプラットフォームで完結できるAI法務プラットフォームです。案件管理や契約審査、契約管理、法務調査、電子契約など幅広い業務に対応し、契約書チェックや情報整理をAIが支援。蓄積されたナレッジをAIが自動で整理・紐づけし、必要な情報をレコメンドしてくれるため、属人化を防ぎながら法務業務の効率と品質向上を実現します。
| 参考価格 | 初期費用無料、月額10,000円～ | 提供形態 | クラウド / SaaS |
| 無料プラン | ー | 無料トライアル | ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
Ridoc Smart Navigator V2 （リコージャパン株式会社）
- 改正電子帳簿保存法の国税関係書類へ対応
- メール通知機能により情報共有を円滑化
- サムネイル表示による視覚的に分かりやすい検索結果
IBM FileNet Content Manager （日本アイ・ビー・エム株式会社）
- ソーシャルコンテンツ管理でコミュニケーションを促進
- 役割に基づいて表示するデータを絞りセキュリティを強化
- 他社製のソリューションと連携可能
導入製品にお悩みで、ひとまず最新の人気製品から検討してみたい、という方はこちらのランキングも参考にしてください。
外部アプリとの連携に強い文書管理システム
ビジネスチャットツールなど外部アプリとの連携に対応する文書管理システムや、機能拡張できるアプリが多数容易されている文書管理システムなどを紹介します。自社の業務フローを大きく変更することなく、機能性を高め効率化を図れるメリットがあるでしょう。専門的な知識が求められる場面も考えられるため、特にサポート体制のチェックは必要不可欠です。
NotePM
- 社内版ウィキペディア「社内wiki」を手軽に構築
- 変更履歴管理・閲覧履歴・柔軟なアクセス制限・検索に強い
- ナレッジ蓄積しやすく、見つけやすいを意識した機能の数々
株式会社プロジェクト・モードが提供する「NotePM」は、文書管理システムとしても利用できるナレッジ共有ツールです。社内ドキュメントやノウハウ情報を一元管理可能です。直感的に操作できる点が強みであり、口コミでも新人やITリテラシーの低い人でも迷わずに利用できるなどの声が多く寄せられています。マルチモバイル対応でチャット連携（Slack・Chatwork・Teams・LINE WORKS・Google Chat）できるほか、NotePM APIも提供しています。
| 参考価格 | 初期費用無料、月額4,800円～/８名・80GB | 提供形態 | クラウド / SaaS |
| 無料プラン | ー | 無料トライアル | ◯ |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
NotePMを利用したユーザーの口コミ
会議の議事録、周知事項やマニュアルなどの情報資産を一元管理できるサービス。アイコンの登録やタブ分けも多くできるため、分類分けも用意で便利です。また、細かなUIのカスタマイズが可能なツールで、IT出身の方でなくても問題なく操作できるシンプルなUI構成です。
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とくに現状は満足している点が多い。あえて言うなら、テンプレートを充実させて欲しい。スマホアプリで手軽に使えるようになればいい。
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なお以下の記事では、解決したい課題別におすすめの文書管理システムを紹介しています。興味のある方はあわせてご一読ください。
文書管理システムの選び方
法人向けの文書管理アプリの多くは、文書管理システムの機能として提供されています。そのため、アプリを選ぶ際は文書管理システムの使い勝手にも注目する必要があります。製品の比較検討の際には、特に「セキュリティ」「サポート体制」「無料トライアルの有無」の３点をチェックしましょう。
セキュリティ
アプリやモバイルデバイスを利用して文書管理システムを閲覧・操作する場合、重視したいのはセキュリティ対策です。どこにいても文書にアクセスできるため、より厳重な情報漏えい対策をしなければなりません。ログ管理やアクセス制限、スクリーンショットの制限などの機能があるとよいでしょう。
サポート体制
システムやアプリの操作に関して不明点が出てきた場合や、不具合が生じた際にはカスタマーサポートにすぐ問い合わせができると安心できます。チャットや電話サポートがあるか、対応時間帯はいつなのかを事前にリサーチしておきましょう。
無料トライアル
文書を登録する際に、フォルダへの仕分けや属性情報の入力を自動化できるシステムもあります。どのような設定ができるのか詳細を確認しておいたほうがスムーズに運用できるでしょう。企業独自の管理ルールがある場合、対応できるかどうかも確認が必要です。無料トライアルがある製品であれば、操作感や機能性を確認できるため導入の失敗が少ないでしょう。
「選び方のポイントも踏まえて、自社に合う製品を診断してから資料請求したい」、「製品数が多くても選定時間を短縮して、効率よく比較したい」という方向けに、無料診断ページも用意しています。
ITトレンドで過去に文書管理システムの資料請求をした方のお悩みや要望から作成した簡単な質問に答えるだけで、最適なシステムを案内します。
無料で今すぐ利用できますので、下のリンクから診断を開始してください。
▶文書管理システム おすすめ比較・無料診断
アプリ対応の文書管理システムで利便性を向上させよう
文書管理システムにはアプリやスマホ・タブレットに対応したものもあります。自社の環境に適したシステムを導入し、さらなる業務の効率化を目指しましょう。
各製品の違いを把握するためにも資料請求などを行い、今回紹介した選び方に沿って比較検討してみてはいかがでしょうか。
効率的な文書管理を実現できる点が素晴らしいです。文書のアップロードから検索までスムーズに行うことができ時間を節約できました。共有機能も優れており、チーム全体でリアルタイムに文書にアクセスできるので、コラボレーションが格段に向上しました。
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