文書管理システム 異なるアプリケーションで作成した文書を一元管理 DocuWorks

DocuWorksとは、電子化文書や電子文書を一元管理するシステムです。電子化文書は紙の文書をスキャンしたもの、電子文書は初めから電子データとして含まれ編集が容易なものを言います。DocuWorksならばどちらもまとめて１つのシステム上で取り扱えるため、情報の活用性が高まります。

DocuWorksがあれば、以下のような快適な文書管理が実現します。


■文書の一元化
DocuWorksでは、システム上で机の上の環境を再現できます。まるで掲示板のような画面に、保存した文書が整然と並べられて表示。ビジュアルに文書を確認できるため、文書ファイルを１つひとつ開く手間はなく、直感的に管理できます。

また、電子文書を普通の紙と同等かそれ以上の快適さで編集することも可能。書類の一部を切り貼りするような複雑な作業も、簡単に行えます。


■ワークフロー管理
文書管理において、スムーズにワークフローを回せるかどうかは重要な要素です。そこで、DocuWorksには文書の承認や受け渡しなどワークフロー機能も備わっています。FAX送信や書類のスキャンなど、よく使う機能は「お仕事バー」機能でいつでもアクセスできるように設定できます。


■電子化文書の取り扱いを効率化
一般的に、電子化文書は電子文書と異なり、文字データとして取り扱えないため、管理が大変だと言われています。しかし、DocuWorksにはスキャン時にデータに属性を付与する機能を搭載。文書の書類や顧客名、見積金額、納期などを属性としてデータに付与すれば、検索する際に簡単です。


■サービス連携
DocuWorksはAdobe Signと連携できます。Adobe Signとは、文書に電子署名を付与する機能です。これを使えば、テレワークのように遠隔地でデータをやり取りする際も、セキュアな状態を維持できます。

また、クラウドサービスとも連携できます。Box BusinessやOneDrive for Businessと連携すれば、DocuWorksのドラッグアンドドロップ機能でデータをアップ・ダウンロード可能。各種クラウドサービスに保存しているデータにDocuWorksからアクセスできることで、管理性が大幅に向上します。

さらに、DocuWorksはモバイルとも連携可能。iOSやAndroid端末と連携することで時間や場所を問わずに文書にアクセスできます。連携に必要な専用アプリケーションは無償提供されます。

DocuWorksを活用すると、具体的にどのような課題を解決できるのでしょうか。

【情報を活用できていない】
せっかく文書を電子化したものの、それを活用できていないという例は珍しくありません。これでは、電子化は保存方法を変更しただけに過ぎず、十分にそのメリットを享受しているとは言えないでしょう。

そこで、DocuWorksの出番です。DocuWorksならば異なるアプリケーションのファイルもまとめて管理できます。スキャンした文書からWordやExcel、さらには画像を含むさまざまなデータを一元管理可能です。これならば、DocuWorksを使いさえすればすぐに欲しい情報にたどり着けるため、活用しやすくなります。ちなみに、DocuWorksで管理している電子データは、富士ゼロックスの複合機でいつでも印刷できます。


【電子化にコストをかけたくない】
電子化を図りたい一方で、そのコストを抑えたい企業も多いでしょう。文書管理システムには大掛かりなシステムもあり、導入には大きなコストや労力がかかります。

しかし、DocuWorksはパッケージソフトウェアという形態なため、導入に伴う負担は大きくありません。また、複合機とソフトウェアを組み合わせたシンプルかつ便利な環境構築により、直感的に電子文書・電子化文書を取り扱えるようになります。