文書管理とは？目的や方法、書類保管の基本もわかりやすく解説！

文書管理とは

どのような業種でも、文書を管理する機会は多いといえるでしょう。では、文書管理とはどのようなものでしょうか。

社内の文書を管理すること

文書管理とは、会社情報や顧客情報といった社内のさまざまな文書を管理することです。文書には履歴書や契約書のほか、ビジネスデータを含む財務諸表なども含まれます。単に文書の保管だけでなく、文書の作成・共有・管理・廃棄という「文書のライフサイクル」を一元管理することがポイントです。

よくある課題

さまざまな場面で必要となる文書ですが、企業規模が大きくなればなるほど膨大な数の書類を管理しなければなりません。文書管理で発生するよくある課題は以下のとおりです。

• ●膨大な量の紙資料がスペースを取る
• ●求めている文書がスムーズに見つからない
• ●紙文書だと紛失・情報漏えいなどセキュリティ面で不安がある
• ●外出先で文書をスムーズに確認できない
• ●文書データを資産として活用できない

紙文書による文書管理は、維持費がかかり煩雑な管理になるうえ、文書内のデータを会社の資産として活用できる機会を減らすおそれもあるでしょう。

文書管理の重要性や目的

適切な文書管理をするのには、どのような目的があるのでしょうか。ここでは、文書管理の重要性や目的を解説します。

業務を効率化するため

文書管理で書類を探す時間の削減ができるため、業務の効率化につながります。企業には、保管しなければならない文書が多く存在し、業務上必要な場面も多々あるでしょう。もし文書管理が徹底されていなければ保管場所がわからず、探すのに時間を要します。すぐに目的の文書を見つけられない状態では、スムーズな情報共有も困難です。適切な文書管理をすることで、必要な資料を探す手間がなくなるため、業務の効率化につながるでしょう。

コンプライアンスの強化

適切な文書管理は、セキュリティ対策にもつながるためコンプライアンス強化につながります。機密情報や個人情報が記載された書類など守秘義務のある書類が外部に流出すれば、企業の信頼が失われるだけでなく、訴訟などの問題にも発展する可能性があるでしょう。適切な文書管理を実施していれば、文書の所在や利用者が明らかになるため、情報漏えい防止に効果的です。最近ではマイナンバーに関連する個人情報文書も増えているため、企業のコンプライアンスをさらに強化する意味でも文書管理は重要といえます。

適切な文書管理には、文書管理システムがおすすめです。以下のボタンより無料で一括資料請求ができるので、自社の目的にあう製品を比較しましょう。

効率的な文書管理の方法

効率的な文書管理を実施するためには、どうすればよいのでしょうか。適切な文書管理の方法をいくつか紹介するので、自社にあう方法を参考にしてください。

文書管理ルールの策定

文書管理ルールを社内で策定すれば、部署によりバラバラだった取り扱い方法が統一化し、情報共有もスムーズになるでしょう。まずは、文書管理規程とマニュアルの作成をします。規定が適用される対象や保管方法、ファイル命名の決まりなど、さまざまな項目のルールを取り決めましょう。文書管理規程やマニュアルの作り方については、以下の記事で詳しく解説しています。ぜひあわせてご覧ください。

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文書を分類

文書は種類別、部署別に分類すれば書類を探す時間が短縮できます。顧客や取引先など社外に関する書類と、社内の規程や人事に関する文書を分けるだけでも、目的の文書は劇的に探しやすくなるでしょう。文書の具体的な分類方法やポイントは以下の記事で紹介しているので、あわせてご覧ください。

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ファイリング

ファイリングとは文書をファイルやバインダーに挟み、キャビネットに収納する作業のことです。分類した文書ごとにファイリングし、すばやく取り出せるようにするのが目的です。ファイルを色分けすることや定期的に移し替えることなどが、ポイントとして挙げられるでしょう。しかし色分けを覚える必要がある、移し替える時間がかかるなどのデメリットもあります。以下の記事ではファイリングの種類やコツを具体的に解説しているので、参考にしてください。

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文書管理システムの導入

文書管理システムの導入で、書類の管理をさらに効率化します。文書管理システムは文書の作成・保管・廃棄を一元管理する製品です。手作業で社内文書を分類すれば膨大な時間を要しますが、システムを利用すれば迅速な対応ができるでしょう。

また紙文書の電子化で、保存場所が不要になりスペースを確保できるなどオフィス環境が改善されます。スキャナや複合機などの読み取りをサポートする機能があるシステムであれば、紙文書をデジタル化できます。自社の課題や目的を明確にし、文書管理システムの導入も検討しましょう。

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文書管理の注意点

効果の高い文書管理を実施するためには、どのようなことに気を付ければよいのでしょうか。文書管理の代表的な注意点を紹介します。

保存と保管を区別する

保管とは、使用頻度の高い書類をすぐ取り出せるような場所で管理することです。一方保存とは、使用頻度の低い書類を管理する事です。保管と保存の定義は異なるため留意しましょう。

文書のライフサイクルのでは、一般的に作成したばかりの文書は使用する可能性が高く、古くなるにつれてその可能性が下がっていくため保管から保存へと移行します。保管と保存の違いを理解し、適用することで効率的な文書管理が実現するでしょう。文書の保管と保存の違いについてさらに知りたい方は、以下のページをご覧ください。

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文書の保存期間ルールを確認する

文書の保存期間を決めないと、書類は増え続けスペースが圧迫されてしまうでしょう。退職した従業員の履歴書など一定期間の保存期間があけたら整理するのをおすすめします。

また貸借対照表や損益計算書など、法定保存文書は法律で保管期間が定められています。文書の保存期間を把握し、期限を過ぎたものは処分しましょう。文書管理は、保存だけではなく破棄も適正に実施しなければいけません。

文書管理システム導入のメリット

情報量の増加から、文書をより効率的に管理できる文書管理システムを導入する企業が増加傾向にあります。文書管理システムを導入すると、どのような効果があるのでしょうか。ここでは文書管理システムのメリットを解説します。

保存期限の設定で自動廃棄

文書管理システムの活用により、社内文書を一元管理できます。保存期間を設定でき、期間を過ぎたファイルや書類は自動的に廃棄されるため、適正な処分が可能です。廃棄忘れによるトラブルが起こる可能性も低く、CSRの観点でも安心といえるでしょう。

検索機能で業務効率化

文書管理システムには検索機能があり、ファイリングとは大きく異なります。ファイリングでは、自分で探さなければなりません。検索機能のある文書管理システムでは、完全一致の検索方法のみならず全文検索やあいまい検索・ページ検索といった機能もあるため、必要な文書を迅速に見つけられるでしょう。タグ検索機能を使用し、文書やフォルダにタグをつければさらに効率化につながります。

文書編集しやすくバージョン管理も可能

文書管理システムの編集機能では、システム内で編集が可能です。また、バージョン管理機能で変更履歴も記録されるため、いつどのように更新したかを把握できます。さらに編集した際に通知が届く設定で、スムーズな情報共有も実現するでしょう。

権限設定でセキュリティ強化

文書管理システムではアクセス権限の設定も可能です。アクセス権限により、特定のデータに対して閲覧制限や編集制限をかけられます。社外秘や個人情報などの情報漏えいを防止し、セキュリティ対策として効果的です。企業のコンプライアンス向上には欠かせない機能といっても過言ではないでしょう。

ナレッジマネジメントの実施

データの価値が重要視されてきている昨今では、ノウハウの蓄積・把握・分析は重要です。しかし紙媒体で文書管理をしている企業の多くは、自社に蓄積されたデータを資産として活用できていません。

文書管理システムの導入で、ナレッジマネジメントを実施でき、会社に蓄積した情報を自社独自の資産として活用できます。ナレッジマネジメントとは、企業や社員がもつ知識や経験、ノウハウを共有することで生産性や競争力、企業価値を高める経営手法です。

効果的な文書管理システムを知りたい方は、以下の記事より特徴を比較できます。

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方法を理解して効率的に文書管理を実施しよう

文書管理とは、さまざまな書類を適切に管理する事です。コンプライアンスの強化や業務効率化のために取り組む企業が増加傾向にあります。効果的な文書管理方法は、社内でルール・マニュアルを策定し、ファイリングをします。また、文書管理システムの導入でさらに効果的な管理が実現するでしょう。

保文書管理システムでは、自動破棄の設定で法定保存文書の管理も可能です。セキュリティ強化やナレッジマネジメント機能も活用し、文書管理の改善に役立ててください。