文書管理とは
ここでは文書管理がどのようなものなのか、その重要性とともに解説していきます。
社内の様々な文書を管理すること
文書管理とは、会社や顧客情報といった社内の様々な文書を管理することです。文書には履歴書や契約書のほかに、財務諸表などビジネスデータを含むものも含まれます。単に文書を保管しておくことだけではなく、文書の作成から伝達、そして廃棄までの「文書のライフサイクル」を一元管理することを指します。
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文書管理の重要性
文書管理はなぜ重要なのでしょうか。ここでは文書管理が必要とされる理由について説明していきます。
業務の効率化のため
文書管理が必要な理由の１つ目としては業務の効率化があります。企業には保管しなければならない文書が多く存在しますが、業務を行う上で必要になる場合が多々あり、文書管理が徹底できていないとどこに保管されているのかわからなくなり、探すのに時間がかかります。
また、すぐに目的の文書を見つけられない状態では社内のスムーズな情報共有もできません。
企業コンプライアンス強化のため
２つ目の理由として挙げられることは、コンプライアンスの強化です。文書管理は紛失などによる情報漏えいを防ぐために非常に大きな役割を果たします。例えば、守秘義務のある書類（社員や顧客の個人情報が記載された書類など）が外部に流出したとすると会社の信用を失うだけではなく、損害賠償を請求されることにもつながります。
最近ではマイナンバーに関連した個人情報文書も増えてきているため、文書管理をしっかりと行うことで企業のコンプライアンスを強化する必要があるでしょう。マイナンバー文書の管理方法については以下の記事で詳しく取り上げていますので参考にしてみてください。
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効率的な文書管理の方法
それでは、効率的な文書管理を行うためにはどうすればよいのでしょうか。ここでは文書管理の方法について解説していきます。
社内の文書管理ルールを策定する
まず考えられるのが文書管理規程とマニュアルを作ることです。文書管理のルールを社内で統一することでこれまで部署によってまちまちだった文書管理の方法が画一化されるため異なる部署間の情報共有も簡単になるでしょう。
文書管理規程やマニュアルの作り方については以下の記事で丁寧に解説していますのでぜひご参照ください。
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文書を分類する
次に考えられるのが文書を分類することです。文書は種類別、部署別に分類しておけば同じような種類の書類を見つけるために必要な時間を短縮できます。例えば顧客や取引先など社外に関する書類と社内の規程や人事に関する文書を分けるだけでも目的の文書は劇的に探しやすくなりますよね。
文書の分類方法については以下の記事で紹介していますのでぜひご覧ください。
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ファイリングする
ファイリングとは、文書をファイルやバインダーに挟みキャビネットに収納する作業のことを言います。分類した文書ごとにファイリングし、それらの書類を素早く取り出せるようにすることを目的としています。
ポイントとしてはファイルを色分けする、定期的に移し替えるなどが挙げられますが、効率化するには色分けを覚える、移し替えるための時間がかかるなどのデメリットもあります。
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文書管理システムを利用する
ファイリングによる文書管理をさらに効率化する方法として、文書管理システムの利用が挙げられます。文書管理システムとは文書の作成から保管、廃棄までを一元管理するシステムです。社内の文書を手作業で分類すると莫大な時間を要しますが、文書管理システムを利用すればスピーディーに文書を管理できます。
文書管理に似たシステムにECM（Enterprise Contents Management）があります。ECMは文書管理システムが文書の管理にフォーカスしているのに対して社内の動画や画像といった文書以外のコンテンツにも対応しています。近年では情報量が高まっていることからECMの需要も高まってきており、今後の動向にも注目が集まっています。ECMについては以下の記事でも解説しています。
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文書管理を行う際の注意点
文書管理を行う上で注意すべき点はどこなのでしょうか。ここでは文書管理に関する注意点を解説します。
保管と保存は異なる
文書の「保管」と「保存」は異なります。保管とは各部署などで必要書類を社内のすぐ取り出せるような場所に保管することで、保存は使わなくなった書類を書庫など、すぐに取り出せないような場所に保存することです。
このように保管と保存には明確な違いがあり、文書のライフサイクルの中では、保管から保存へと移ります。これは一般的に作成したばかりの文書はより使用する可能性が高く、古くなるにつれて使わなくなるためです。
文書の保存期間が曖昧になりやすい
文書管理をする際に決めておかなければならないことの一つとして、文書の保存期間があります。文書の保存期間を決めておかないといつまで経っても書類は増える一方で、倉庫がいくらあろうと足りなくなってしまいますよね。文書は保存期間が経過したらしっかりと処分しなければならないため、保存期間をしっかりと決めておくことはコンプライアンスの面からも重要であると言えます。
例えば社員が入社する際に提出した履歴書。その社員が退職したあと、永遠にその履歴書を保存していても意味はないですよね。もちろん一定期間は万一のトラブルなどに備えて保存しておくことが好ましいですが、ある程度の期間を過ぎた後は順に整理していく必要があります。
また、貸借対照表や損益計算書など、法律によって保存期間が定められている書類もあります。これらの保存期間をしっかりと把握した上で保存期間が近づいている書類をピックアップするなどの工夫が必要です。
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文書管理システム導入のメリット
近年では情報量の増加から、文書をより効率的に管理できる文書管理システムを導入する企業が増えています。では、文書管理システムを導入するとどんな効果があるのでしょうか。ここでは文書管理システムのメリットを紹介していきます。
保存期限の設定で自動廃棄できる
文書管理システムを活用することによって社内文書を一元管理できます。システムを活用した文書管理では、保存期間を設定することによって期間を過ぎたファイルや書類は自動的に廃棄されるため残ることがありません。このことから、廃棄忘れによるトラブルなどが起こる可能性も低く、CSRの観点からも安全性が高いことが言えます。
検索スピードを高速化できる
文書管理システムには検索機能があり、ファイリングとは大きく異なります。ファイリングでは、クリアファイルなどに保管するため、自分で探さなければなりません。一方で検索機能のある文書管理システムでは、完全一致の検索方法に加え全文検索やあいまい検索、ページ検索といった機能があるため、必要な文書を効率よく見つけられます。これに加えて、タグ検索という機能も存在し、文書やフォルダにタグをつける事によって文書を見つける効率は大幅に高まります。
文書内容をすぐ編集できる
文書管理システムには、編集機能があります。これまでは古い文書を探し出し、新しいものと取り替える作業が必要でしたが、文書管理システム上でこれらの作業を完結できます。また、編集した場合には、メールなどで通知することで情報をすぐに共有したり、編集の権限を設定することなども出来ます。
権限設定でコンプライアンスを強化できる
文書管理システムには、アクセス権限の制限をかける機能があります。これは、特定のデータに対して閲覧制限や編集制限をかける機能で、守秘義務のある文書などに対してセキュリティの対策になります。権限制限は、社外秘や個人情報などの情報漏洩に対する予防策になるため、コンプライアンス向上には欠かせない機能です。
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方法とポイントをしっかりと押さえて効率的な文書管理を！
文書管理のポイントをご理解いただけたでしょうか。文書管理をするためにはしっかりとルール・マニュアルを作ることが重要です。もちろん企業によっては部署ごとに分けるなどの対応が必要になってきますが、もととなる社内の管理方法は統一していく必要があります。
このような全社的な文書管理を助けてくれるのが文書管理システムです。システムのメリットについては本文中で紹介しましたが、適切な利用でこれまでの文書管理を劇的に変えられるはずです。
文書管理に必要なポイントを押さえ、自社の文書管理を効率化していきましょう。
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