文書管理の概要
文書管理を効果的に行うためには、文書管理とは何かについて知る必要があるため詳しく解説します。
文書管理とは
文書管理とは、文書・記録といった情報を保管することから活用・廃棄までを管理することです。文書管理は、単に文書を保管しておくことだけではなく、活用や保存、廃棄または情報の集積を一元管理することを指します。
文書管理はなぜ必要なのか
文書管理が必要な理由として一つめに挙げられるのは業務の効率化を図ることが挙げられます。企業には保管しなければならない文書が多く存在します。この文書は、業務を行う上で必要になる場合が多々あり、文書管理が徹底できていないとどの部署に保管されているのか、何処に保存されているのか分からなくなってしまいます。
二つめの理由として挙げられることは、社会的責任（CSR）です。つまり、紛失などによる情報漏洩を防ぐために文書管理は非常に大きな役割を果たします。例えば、守秘義務のある書類（社員や顧客の個人情報が記載された書類など）が外部に流出したとすると会社の信用を失うだけではなく、損害賠償を請求されることにもつながります。
このように業務の効率化といった観点においても、CSRという観点においても文書管理は欠かせません。
保管と保存の違い
文書管理をする上で知っておくべきことは、保管と保存の違いです。保管とは、各部署などで必要書類を保管することで、保存は書庫などに使わなくなった書類を年数を決めて保存することを指します。
このように保管と保存には明確な違いがあり、文書管理の流れの中では、保管から保存することへ移ります。文書管理の流れの中では、保管から保存への仕分け作業や保管・保存された文書を探すことに要する時間が非常に長い傾向にあります。
ファイリングとシステム活用の違い
書類管理を行う上で知っておくべきこととしてはファイリングとシステム活用の違いです。ファイリングはクリアファイルやバインダを用いて分類ごとに保管・保存する方法で書類の数が少ない場合には適しています。
システム活用では、クラウド上で文書管理を行うため、保存場所が必要でない事に加えて効率的に文書を探すことが出来ます。このため社内に保存・保管するべき文書が大量にある場合には、システムを活用した方が適しています。
このようにファイリングとシステム活用にはやり方に違いがあるだけではなく、書類の量によって向き不向きがあります。
文書管理システムでできること
ここでは文書管理システムでできること、機能について紹介します。
基本的な機能
文書管理システムでできる基本的な機能としては、保管・保存や検索だけではなく、編集や権限制限を行うことが出来ます。つまり、ファイリングでは時間のかかる保管、保存、検索だけではなく、編集も容易に行うことが出来る事に加えて権限制限を行うことができるため操作されてはいけない情報などに対して制限を設けることが出来ます。
保管・保存
文書管理システムを活用することによって社内文書を一元管理することが出来ます。システムを活用した文書管理では、保存期間を設定することによって期間を過ぎたファイルや書類は残ることがありません。このことから、CSRの観点からも安全性が高いことが言えます。
また、文書管理システムでは、部署・拠点問わずに一括して管理することが出来るため書類の保管スペースが不要になり、社内での情報共有も簡単に行うことが出来ます。このように文書管理システムをうまく活用することによって、保管・保存が安全に出来るようになり文書管理に手間がかからずスペースも必要なくなります。
検索
文書管理システムには検索機能があり、ファイリングとは大きく異なります。ファイリングでは、クリアファイルなどに保管するため自分で探さなければなりません。一方で検索機能のある文書管理システムでは、完全一致の検索方法に加え全文検索やあいまい検索、ページ検索といった機能があるため、必要な文書を効率よく見つけることが出来ます。これに加えて、タグ検索という機能も存在し、文書やフォルダにタグをつける事によって文書を見つける効率は大幅に高まります。
編集
文書管理システムには、編集機能があります。編集した場合には、メールなどで通知することで情報をすぐに共有したり、編集の権限を設定することなども出来ます。また編集だけではなく、閲覧・削除した際にメール通知や履歴を記録する機能もあります。
特に閲覧に関しては、システム外に文書内容を持ち出せないようにセキュリティをかける機能も存在し、スクリーンショットに対しても対処出来ます。このように文書管理システムの編集には、セキュリティ対策も行う機能があるため安全性が高いです。
権限制限
文書管理システムには、権限制限をかける機能があります。これは、特定のデータに対して閲覧制限や編集制限をかける機能で、守秘義務のある文書などに対してセキュリティをかけることが出来ます。権限制限は、情報漏洩などに対する予防策になるため、コンプライアンス向上には欠かせない機能です。
ファイリングでは、保管方法などによって異なりますが、守秘義務のある文書などを閲覧可能な状態にあれば誰にでも文書そのものを持ち出すことが出来てしまいます。このように文書管理システムの導入は、業務の効率化を図る事に加えて機密情報の漏洩などに対しても有効な手段です。
効果的な文書管理を行うために
効果的な文書管理とは、保存や保管だけでなく、いざ必要になった際に効率的にその文書を見つけ活用できなくてはなりません。
そのためには、文書管理を行う前に明確なルールを定める必要があります。
文書管理にはルールが必要
企業で文書管理を行う場合には、文書管理規程や文書管理規則といったルールを決める必要があります。文書管理規程とは、基本的な文書の扱い方に関しての原則で、組織や部署、業務内容の違いによる差はありません。これに加えて文書管理規則を設ける事によって、組織や部署、業務内容に沿った文書管理の具体的なルールを定めることが出来ます。
つまり、基本的な文書管理規程に加えて具体的な文書管理規則を作成することによって文書管理を組織や部署単位で適切な文書管理を行うことが出来ます。この文書管理規程・文書管理規則を定める上では、文書の一元管理におけるプロセスに沿って作成することが基本です。
例えば、文書は作成か受け取りによって管理が始まります。この文書管理の始まりの段階では、紙媒体なのか電子媒体なのかによってルールを定める必要があります。例えば紙媒体では、件名のつけかたや日付の書き方、書式や文体といった体裁や受け取った場合の保管場所や守秘義務のある文書の表示方法などです。電子媒体であればこれに加えて使用するソフトウェアやファイル名のつけ方など電子媒体特有の事項を付け加えると良いです。
このように文書管理の中にあるプロセスに対して細かくルールを設けることで効果的な管理を行うことが出来ます。
文書管理システムのメリットと注意点
文書管理システムでどんなことができるのかを紹介してきました。ここでは、文書管理システムを活用する際に知っておきたいメリットと製品検討する前に知っておきたいことを紹介します。
文書管理システム導入のメリット
文書管理システムの活用におけるメリットとしては、文書検索時間の短縮化、場所に関係なく文書にアクセス出来ること、過去のバージョンの文書も確認出来ることが挙げられます。文書検索時間の短縮化は、多くの企業の文書管理において最大のメリットです。なぜならば、ファイリングして保管をしている企業で仕分けが出来ていない場合には、必要な文書を探すのに多くの時間を費やしてしまうからです。
また、必要文書が手元にない場合でも文書管理システムを導入することで閲覧や編集が出来るようになります。また、文書だけではなく画像や動画といったコンテンツもまとめて管理出来るため、管理されたファイルであれば外出先でも閲覧することが出来ます。これに加えてバージョン管理は、文書が編集される前の状態の文書もチェックも出来るという文書管理システム導入のメリットです。
例えば文書が編集されて分からなくなってしまった文書があったとしても、システム上に履歴が残るため過去のデータを開くことが出来ます。このように文書管理のメリットには３つのメリットが挙げられ業務の効率化を図ることが出来ます。
製品検討する前に知っておきたいこと
製品検討する前に知っておくべきこととしては、保守・メンテナンスに人員やコストがかかることとITに対するリテラシーが低い人に対するフォローが必要であることです。文書管理システムには、トラブルが生じることがあり、保守・メンテナンス出来る人が必要になります。このため、システムへのトラブルを解決するためのコストがかかります。自社にエンジニアがいる場合には特にコストはかかりませんが、エンジニアがいない場合には外部に業務委託をするか自社で雇用する必要があります。
またITリテラシーが低い人へはフォローは欠かせません。特にコンピュータの操作に慣れていない人は、新しい操作を覚える必要があり煩わしさを感じる人も少なくありません。文書管理システムを導入する際の注意点としては、このようなことが挙げられるためトラブルが起きた時やITリテラシーの低い人への対処方法なども事前に考える必要があります。
文書管理システムの製品比較11選
それでは実際に文書管理システムをご紹介していきます。
ITトレンド編集部厳選文書管理システム3選
らくらく検索・サクサク表示・かんたん登録といった特徴で、文書や図面などの企業内データを安全に管理・活用できる文書管理システムです。作成日や契約先、型番などの属性を付与して管理でき、高性能な全文検索エンジンと高速ビューワにより、求める情報をスピーディにいつでもどこからでも探し出すことができます。アクセス制御によるセキュリティ管理ができることに加え、ファイルの印刷やダウンロード制御、透かし文字の挿入などにより持ち出しの制御にも対応しており、セキュリティ対策も万全です。
全文検索機能を持ち、Windowsエクスプローラそっくりなブラウザで簡易に操作でき、端末を選ばずファイルを閲覧できる文書共有システムです。10年間で300社の導入実績を持ち、高い性能と運用性を持つシステムに進化を図ってきました。ファイル直接オープン、AutoCADプレビュー、アクセスログ集計などのオプション機能もあり、よりお客様の業務に即したシステムを選択できます。ライセンスは、初期導入費用を抑えた「年間契約タイプ」と、「売り切りタイプ」の2種類があります。
販売実績25年、幅広い業種・業態の企業で導入されている文書管理システムです。様々な条件検索、よく使う検索条件の保存、ツリー型カテゴリの自動作成など、必要とされる場面で素早く探せるための検索機能が充実しています。API公開により、お客様社内システムとの接続・連携する際の開発も容易です。現状エクセルで文書管理を行っている場合、そのままMyQuickに取り込み属性項目に加えることができるため、移行がスムーズです。ライセンスはユーザー数での課金がないため、制限を気にせず個⼈IDで利⽤可能です。
まだまだある文書管理システム8選
OfficeやPDFなど様々な形式の文書をブラウザで一元管理できる文書管理システムです。スキャンされた紙文書など、イメージデータをバインダ形式のようにアナログ感覚で登録できます。文書の種類によって入力属性を個別に設定しておくことで誰でも一定の粒度で入力できる機能、分類ごとに属性の入力ルールをチェックしておくことにより誤入力や入力漏れを防止する機能、システムの事前設定によって分類別にフォルダへ自動振り分けする機能等を有し、後から探しやすいデータ登録が可能となります。
企業内や部門内はもちろんのこと、外部とのデータ共有をセキュアかつ快適に実現するプラットフォームです。ファイル更新時の誤った旧版利用を防ぐために常に最新のファイルを表示する機能や、文書の自動採番・承認・公開通知・保管期限後の廃棄までライフサイクル全体を管理する機能を有します。社外との情報共有においては、2GBを超える大容量データの共有が可能であったり、ファイル受領状況を確認できる機能で確実な情報受け渡しを実現できるといった特徴を持ちます。マルチテナント方式により部門ごとの運用も可能です。
OCRと文書管理が一体となった、書類のデータ化と整理を一元的に行うシステムです。高精度なOCR機能を使い自動でテキストをデータ化するとともに、タイトルや項目を解析してフォルダーに振り分けまで行います。3種のOCRエンジンを用途にあわせてフィールド単位で切り替えることで、認識率をアップさせ、他言語・業界用語に対応し、読み取りの精度を高めます。書類データをシステムに取り込むことにより、検索性を高めて可視化でき、データを有効利用できます。
企業ごとの業務フローに合わせて柔軟に導入できるシステムです。専門的な知識がなくても自社で容易に導入ができ、運用後の業務フローの変更にも簡単に対応できます。製造業、医療・福祉業、サービス業など様々な業種で、稟議等の各種申請や品質管理など様々な用途で利用された実績があります。運用開始後は、お客様の声によりバージョンアップされた最新版のシステムを無償で常にご利用頂け、マニュアル・サポートセンターなど万全の体制でサポートを行います。
J-MOTTOの加入を前提に、有料オプション機能として提供されるオンラインファイル共有サービスです。バージョン管理・世代管理、全文検索機能、きめ細やかなアクセス権の設定機能、Officeファイルをの直接編集機能（複数人での同時編集や排他制御も可能）、メール通知機能、証跡保存機能などを有します。大容量領域を確保し、社内での利用はもちろん、社外との大きなファイルのやり取りもセキュアに実現できます。50ユーザー以上で、10ユーザー単位での申し込みが可能です。
検索を高速化し、キーワードを解析して上位に有効な結果を表示し、検索結果を探しやすく画面表示させることで、スピーディーにファイルを探し出すことのできるファイル管理システムです。元データにアクセスせずに全ページを閲覧することやディレクトリ毎にアクセス権限を設定することが可能で、セキュリティに優れています。検索対象のデータとしては、PDFやOfficeのみならず、様々な画像や動画のデータ形式にも対応しています。
XMLで文書を構造化することで、大量の約款・マニュアル・説明書等の更新作業にかかる負荷を軽減し、入力ミスや修正ミスなどのリスクを軽減するシステムです。バージョン管理機能、通常のカテゴリーに加えて更新者や作成日・カテゴリでも検索できる機能、修正・再利用・閲覧などの細やかな権限設定、ワークフロー機能など豊富な管理機能等を有します。保険会社向けには業務により特化した「約款作成支援システム」もオプションとして提供されています。
複数人での1つの仕事を共同で行う際に、チャットでアイデアを出し合いながら同時に1つのファイルを一斉に編集することを可能とするシステムです。目的に応じて、閲覧のみ、ファイル配信、Web公開、クラウドとローカルを同期などといった方法を使い分けることで、安全に利便性の高いファイル共有が実現できます。高機能で大規模向けのBusiness Editionと、小規模向けに機能を絞ったTeam Editionの2種類のライセンス体系を持ち、いずれも30日間無料で試すことが可能です。
まとめ
文書管理は、業務を効率化できるだけではなくCSRなどの観点においても重要である事を理解できたでしょうか。文書管理は、ファイリングとシステム活用の二つの方法がありますが、書類が多い企業の場合にはシステムを導入したほうが効率的で安全性も高いです。
文書管理システムを導入することはメリットもあれば注意点もあります。自社にあった文書管理の方法を見つけて効果的な文書管理・運用を行いましょう。
関連製品・サービス
資料請求ランキング
