資料請求リストに製品が追加されていません。


IT製品の比較サイト|ITトレンド

資料請求リスト

資料請求
0件
  • ホーム
  • カテゴリーから探す
  • ランキングから探す
  • 記事を読む
  • セミナーを探す
  • はじめての方へ
  1. IT製品 比較TOP
  2. 情報共有
  3. 文書管理システム
  4. 文書管理システムの関連記事一覧
  5. 文書管理とは?書類保管の基本や文書管理システムの機能も解説

文書管理とは?書類保管の基本や文書管理システムの機能も解説

Share
Tweet
Hatena
Pocket
2019年12月11日 最終更新
文書管理システムの製品一覧
文書管理とは?書類保管の基本や文書管理システムの機能も解説

文書管理とは、顧客や会社の情報が記載された社内の様々な文書を管理することです。文書管理は情報漏えいなどの問題を防ぎ企業のコンプライアンスを強化するだけでなく、業務の効率化をもたらすため、重要性が増しています。

この記事では文書管理の概要と必要性、効率的な文書管理の方法を解説すると同時に文書管理をさらに効率化するシステムの機能についても紹介します。

文書管理システム の製品を調べて比較
製品をまとめて資料請求! 資料請求フォームはこちら
文書管理システムの資料請求ランキングで製品を比較! 今週のランキング第1位は?

文書管理とは

ここでは文書管理がどのようなものなのか、その重要性とともに解説していきます。 

文書管理とは

社内の様々な文書を管理すること

文書管理とは、会社や顧客情報といった社内の様々な文書を管理することです。文書には履歴書や契約書のほかに、財務諸表などビジネスデータを含むものも含まれます。単に文書を保管しておくことだけではなく、文書の作成から伝達、そして廃棄までの「文書のライフサイクル」を一元管理することを指します。

関連記事
文書管理の仕組みを作る方法とは?書類のライフサイクルも解説!

watch_later 2019.11.28

文書管理の仕組みを作る方法とは?書類のライフサイクルも解説!

続きを読む ≫

文書管理の重要性

文書管理はなぜ重要なのでしょうか。ここでは文書管理が必要とされる理由について説明していきます。

業務の効率化のため

文書管理が必要な理由の1つ目としては業務の効率化があります。企業には保管しなければならない文書が多く存在しますが、業務を行う上で必要になる場合が多々あり、文書管理が徹底できていないとどこに保管されているのかわからなくなり、探すのに時間がかかります。

また、すぐに目的の文書を見つけられない状態では社内のスムーズな情報共有もできません。

企業コンプライアンス強化のため

2つ目の理由として挙げられることは、コンプライアンスの強化です。文書管理は紛失などによる情報漏えいを防ぐために非常に大きな役割を果たします。例えば、守秘義務のある書類(社員や顧客の個人情報が記載された書類など)が外部に流出したとすると会社の信用を失うだけではなく、損害賠償を請求されることにもつながります。

最近ではマイナンバーに関連した個人情報文書も増えてきているため、文書管理をしっかりと行うことで企業のコンプライアンスを強化する必要があるでしょう。マイナンバー文書の管理方法については以下の記事で詳しく取り上げていますので参考にしてみてください。

関連記事
マイナンバー文書の管理方法とは?システムの必要機能も紹介!

watch_later 2019.11.28

マイナンバー文書の管理方法とは?システムの必要機能も紹介!

続きを読む ≫

効率的な文書管理の方法

それでは、効率的な文書管理を行うためにはどうすればよいのでしょうか。ここでは文書管理の方法について解説していきます。

社内の文書管理ルールを策定する

まず考えられるのが文書管理規程とマニュアルを作ることです。文書管理のルールを社内で統一することでこれまで部署によってまちまちだった文書管理の方法が画一化されるため異なる部署間の情報共有も簡単になるでしょう。

文書管理規程やマニュアルの作り方については以下の記事で丁寧に解説していますのでぜひご参照ください。

関連記事
文書管理規程とは?盛り込むべき内容やマニュアル作成方法も解説!

watch_later 2021.01.08

文書管理規程とは?盛り込むべき内容やマニュアル作成方法も解説!

続きを読む ≫

文書を分類する

次に考えられるのが文書を分類することです。文書は種類別、部署別に分類しておけば同じような種類の書類を見つけるために必要な時間を短縮できます。例えば顧客や取引先など社外に関する書類と社内の規程や人事に関する文書を分けるだけでも目的の文書は劇的に探しやすくなりますよね。

文書の分類方法については以下の記事で紹介していますのでぜひご覧ください。

関連記事
文書管理の分類方法とは?ドキュメント整理のポイントも解説!

watch_later 2019.11.28

文書管理の分類方法とは?ドキュメント整理のポイントも解説!

続きを読む ≫

ファイリングする

ファイリングとは、文書をファイルやバインダーに挟みキャビネットに収納する作業のことを言います。分類した文書ごとにファイリングし、それらの書類を素早く取り出せるようにすることを目的としています。

ポイントとしてはファイルを色分けする、定期的に移し替えるなどが挙げられますが、効率化するには色分けを覚える、移し替えるための時間がかかるなどのデメリットもあります。

関連記事
ファイリングのコツとは?すぐに実践できる4つの方法を紹介!

watch_later 2021.04.15

ファイリングのコツとは?すぐに実践できる4つの方法を紹介!

続きを読む ≫

文書管理システムを利用する

ファイリングによる文書管理をさらに効率化する方法として、文書管理システムの利用が挙げられます。文書管理システムとは文書の作成から保管、廃棄までを一元管理するシステムです。社内の文書を手作業で分類すると莫大な時間を要しますが、文書管理システムを利用すればスピーディーに文書を管理できます。

文書管理に似たシステムにECM(Enterprise Contents Management)があります。ECMは文書管理システムが文書の管理にフォーカスしているのに対して社内の動画や画像といった文書以外のコンテンツにも対応しています。近年では情報量が高まっていることからECMの需要も高まってきており、今後の動向にも注目が集まっています。ECMについては以下の記事でも解説しています。

関連記事
ECMとは?デジタル時代における重要性と今後の発展についても解説!

watch_later 2019.11.28

ECMとは?デジタル時代における重要性と今後の発展についても解説!

続きを読む ≫

文書管理を行う際の注意点

文書管理を行う上で注意すべき点はどこなのでしょうか。ここでは文書管理に関する注意点を解説します。

保管と保存は異なる

文書の「保管」と「保存」は異なります。保管とは各部署などで必要書類を社内のすぐ取り出せるような場所に保管することで、保存は使わなくなった書類を書庫など、すぐに取り出せないような場所に保存することです。

このように保管と保存には明確な違いがあり、文書のライフサイクルの中では、保管から保存へと移ります。これは一般的に作成したばかりの文書はより使用する可能性が高く、古くなるにつれて使わなくなるためです。

文書の保存期間が曖昧になりやすい

文書管理をする際に決めておかなければならないことの一つとして、文書の保存期間があります。文書の保存期間を決めておかないといつまで経っても書類は増える一方で、倉庫がいくらあろうと足りなくなってしまいますよね。文書は保存期間が経過したらしっかりと処分しなければならないため、保存期間をしっかりと決めておくことはコンプライアンスの面からも重要であると言えます。

例えば社員が入社する際に提出した履歴書。その社員が退職したあと、永遠にその履歴書を保存していても意味はないですよね。もちろん一定期間は万一のトラブルなどに備えて保存しておくことが好ましいですが、ある程度の期間を過ぎた後は順に整理していく必要があります。

また、貸借対照表や損益計算書など、法律によって保存期間が定められている書類もあります。これらの保存期間をしっかりと把握した上で保存期間が近づいている書類をピックアップするなどの工夫が必要です。

関連記事
文書における「保管」と「保存」の違いとは?文書管理のポイントも解説!

watch_later 2021.03.15

文書における「保管」と「保存」の違いとは?文書管理のポイントも解説!

続きを読む ≫

文書管理システム導入のメリット

近年では情報量の増加から、文書をより効率的に管理できる文書管理システムを導入する企業が増えています。では、文書管理システムを導入するとどんな効果があるのでしょうか。ここでは文書管理システムのメリットを紹介していきます。

保存期限の設定で自動廃棄できる

文書管理システムを活用することによって社内文書を一元管理できます。システムを活用した文書管理では、保存期間を設定することによって期間を過ぎたファイルや書類は自動的に廃棄されるため残ることがありません。このことから、廃棄忘れによるトラブルなどが起こる可能性も低く、CSRの観点からも安全性が高いことが言えます。

検索スピードを高速化できる

文書管理システムには検索機能があり、ファイリングとは大きく異なります。ファイリングでは、クリアファイルなどに保管するため、自分で探さなければなりません。一方で検索機能のある文書管理システムでは、完全一致の検索方法に加え全文検索やあいまい検索、ページ検索といった機能があるため、必要な文書を効率よく見つけられます。これに加えて、タグ検索という機能も存在し、文書やフォルダにタグをつける事によって文書を見つける効率は大幅に高まります。

文書内容をすぐ編集できる

文書管理システムには、編集機能があります。これまでは古い文書を探し出し、新しいものと取り替える作業が必要でしたが、文書管理システム上でこれらの作業を完結できます。また、編集した場合には、メールなどで通知することで情報をすぐに共有したり、編集の権限を設定することなども出来ます。

権限設定でコンプライアンスを強化できる

文書管理システムには、アクセス権限の制限をかける機能があります。これは、特定のデータに対して閲覧制限や編集制限をかける機能で、守秘義務のある文書などに対してセキュリティの対策になります。権限制限は、社外秘や個人情報などの情報漏洩に対する予防策になるため、コンプライアンス向上には欠かせない機能です。

関連記事
文書管理システムとは?基本機能からバージョン管理まで徹底解説!

watch_later 2019.11.28

文書管理システムとは?基本機能からバージョン管理まで徹底解説!

続きを読む ≫

方法とポイントをしっかりと押さえて効率的な文書管理を!

文書管理のポイントをご理解いただけたでしょうか。文書管理をするためにはしっかりとルール・マニュアルを作ることが重要です。もちろん企業によっては部署ごとに分けるなどの対応が必要になってきますが、もととなる社内の管理方法は統一していく必要があります。

このような全社的な文書管理を助けてくれるのが文書管理システムです。システムのメリットについては本文中で紹介しましたが、適切な利用でこれまでの文書管理を劇的に変えられるはずです。

文書管理に必要なポイントを押さえ、自社の文書管理を効率化していきましょう。

文書管理システム 製品を調べて比較
製品をまとめて資料請求! 資料請求フォームはこちら
文書管理システムの資料請求ランキングで製品を比較! 今週のランキング第1位は?
こちらもおすすめ!
文書管理システム 選び方ガイド
製品を選ぶときのポイントがわかる!
どんな企業が導入すべきかがわかる!
お役立ち資料ダウンロード
選び方ガイドのダウンロードはこちら

このカテゴリーに関連する記事

文書管理システム最新比較!無料・目的別おすすめ製品、選び方も紹介

文書管理システム最新比較!無料・目的別おすすめ製品、選び方も紹介

ファイリングのコツとは?すぐに実践できる4つの方法を紹介!

ファイリングのコツとは?すぐに実践できる4つの方法を紹介!

文書管理規程とは?盛り込むべき内容やマニュアル作成方法も解説!

文書管理規程とは?盛り込むべき内容やマニュアル作成方法も解説!

文書における「保管」と「保存」の違いとは?文書管理のポイントも解説!

文書における「保管」と「保存」の違いとは?文書管理のポイントも解説!

ISOを取得したら「文書管理システム」が必要!?

ISOを取得したら「文書管理システム」が必要!?

文書管理とは?書類保管の基本や文書管理システムの機能も解説

文書管理とは?書類保管の基本や文書管理システムの機能も解説

ECMとは?デジタル時代における重要性と今後の発展についても解説!

ECMとは?デジタル時代における重要性と今後の発展についても解説!

文書管理の分類方法とは?ドキュメント整理のポイントも解説!

文書管理の分類方法とは?ドキュメント整理のポイントも解説!

IT製品・サービスの比較・資料請求が無料でできる、ITトレンド。「文書管理とは?書類保管の基本や文書管理システムの機能も解説」というテーマについて解説しています。文書管理の製品導入を検討をしている企業様は、ぜひ参考にしてください。

お役立ち資料ダウンロード
文書管理
基本情報から選ぶ時のポイント、ITトレンドおすすめの製品情報をまとめてご紹介します。
関連製品・サービス
シャープマーケティングジャパン株式会社
シャープマーケティングジャパン株式会社
追加
FullWEB(開発元:株式会社コネクテッド)
簡単にドキュメントの登録ができ、検索方法も多彩かつ高速な、使いやすくわかりやすいドキュメント情報システムです。
住友電工情報システム株式会社
住友電工情報システム株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.7
追加
ペーパーレスで業務効率化! 文書管理システム楽々Document Plus
企業内の情報を安全に管理・活用し、ペーパーレスを促進する文書管理システム。「スペース不足」「文書が見つからない」「最新版が分からない」等の課題を解決し、働き方改革を強力にサポート。
テクバン株式会社
テクバン株式会社
追加
電子文書管理システムSPA
ファイルの自動読みとり・振り分け機能で、企業の様々な文書管理を最適化します。手書きや外国語も読み取り可能で、幅広い文書に対応します。
株式会社富士通四国インフォテック
株式会社富士通四国インフォテック
☆☆☆☆☆
★★★★★
4
追加
【中堅企業~】契約書の期日管理・情報共有ならおまかせ!Documal SaaS
インターネット環境があればどこからでも利用できる、クラウドサービスです。 PC、タブレット、スマートフォンと端末問わずに使え、社外でもセキュアな情報共有が可能です。
リックソフト株式会社
リックソフト株式会社
追加
チームの情報情報管理ツールConfluence
現代のチームの働き方を変える! 誰でも簡単に情報を登録でき、登録した情報を蓄積。 必要な情報を必要なユーザに届ける・気づかせることができるコンテンツコラボレーションツールです。
NECソリューションイノベータ株式会社
NECソリューションイノベータ株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.8
追加
企業間・部門間情報共有プラットフォームPROCENTER/C
セキュリティやバージョン管理、受領確認などの問題を解決することで企業間・部門間のコミュニケーションロスを減らし、生産性向上に貢献する情報共有プラットフォームです。
ウイングアーク1st株式会社
ウイングアーク1st株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
4
追加
「書類をデータ化、同時に整理」OCR・文書管理・データ活用をすべて実現SPA
SPAは「書類をデータ化 同時に整理」。 これまで人が行っていた業務を自動化することで作業工数を大きく削減。 業務をスピードアップさせ、より付加価値の高い業務に集中できるようになります。
株式会社鉄飛テクノロジー
株式会社鉄飛テクノロジー
☆☆☆☆☆
★★★★★
4
追加
ファイルサーバーではじめる文書管理FileBlog (ファイルブログ)
文書管理・文書運用の悩みを解決します。 優れた全文検索エンジンを搭載したWebベースの文書管理・共有システム。ファイルサーバーで文書管理ができます。
株式会社ユニオンシンク
株式会社ユニオンシンク
追加
電子化による統制をサポートいたします!文書管理システム 文書デザイナー
文書デザイナーは、高機能なワークフローに最新版・原本管理が可能な文書管理システムです。ISO関連書類などの厳密な管理から、社内情報共有まで幅広く活用できます。権限設定も充実!
株式会社LegalForce
株式会社LegalForce
追加
Marshall
手入力不要で契約書情報をデータ化するクラウド型契約書管理システム。 手入力によるミスをなくし、検索時間も大幅短縮して管理業務を効率化します。
株式会社トライバルメディアハウス
株式会社トライバルメディアハウス
追加
フリープラン・無料お試しあり!誰でも使える情報共有ツールwelog
誰でも簡単に使える情報共有ツール。社内Wikiやナレッジベースの構築、議事録や日報といった業務記録など、チーム・組織運営に必要な情報を簡単に記録・共有・活用できます。
リックソフト株式会社
リックソフト株式会社
追加
コンテンツ管理・プロセス管理Alfresco(アルフレスコ)
コンテンツ+プロセスで業務を改革、効率を向上! 先進的なアーキテクチャーで変化の激しいITトレンドに迅速に対応する、 オープンソースで唯一のデジタルビジネスプラットホームです。
資料請求ランキング
4月19日(月) 更新
第1位
  • 「書類をデータ化、同時に整理」OCR・文書管理・データ活用をすべて実現SPA
  • ウイングアーク1st株式会社
第2位
  • ペーパーレスで業務効率化! 文書管理システム楽々Document Plus
  • 住友電工情報システム株式会社
第3位
  • ファイルサーバーではじめる文書管理FileBlog (ファイルブログ)
  • 株式会社鉄飛テクノロジー
一覧を見る
  • ログイン
  • 新規会員登録
ITトレンドへの製品掲載・広告出稿はこちらから
新着記事
  • 文書管理システム最新比較!無料・目的別おすすめ製品、選び方も紹介
    紙の文書や電子文書を一元管理する「文書管理シス...
  • ファイリングのコツとは?すぐに実践できる4つの方法を紹介!
    社内の書類が整理整頓されていないと、業務に支障...
  • ココが良い!文書管理システムの4つの導入メリット
    文書管理システムとは、企業内にある業務に必要な...
  • 文書における「保管」と「保存」の違いとは?文書管理のポイントも解説!
    企業で発生する文書には適切な文書管理が必要です...
  • クラウド型文書管理システムを徹底比較!無料製品もご紹介
    文書管理システムとは、社内の紙文書や電子文書を...
  • 【アプリ対応】スマホ・タブレットでも使える文書管理システムを比較
    文書管理システムを利用することで、契約書や決裁...
  • 文書管理規程とは?盛り込むべき内容やマニュアル作成方法も解説!
    文書管理規程とは、企業が文書管理を行うにあたっ...
  • 文書管理を効率化するには?紙文書の課題と解決策を解説!
    紙の書類が多く、文書管理が煩雑になっていません...
  • 文書管理とは?書類保管の基本や文書管理システムの機能も解説
    文書管理とは、企業内の様々な文書を管理すること...
  • 文書管理とナレッジマネジメントの違いや関係性は?5分で分かる解説
    文書管理とナレッジマネジメントとはどう違うので...
ページトップへ
ITトレンドについて
ITトレンドとは|
ご利用規約|
レビューガイドライン|
プライバシーポリシー|
クッキーポリシー|
運営会社|
サイトマップ|
お問い合わせ|
IT製品を探す
カテゴリーから探す |
ランキングから探す
IT製品を知る
用語集
IT製品を掲載する
掲載について
関連サービス・サイト
BIZトレンド |
List Finder |
Urumo! |
Seminar Shelf

Copyright (C) 2021 IT Trend All Rights Reserved.

文書管理システムの製品をまとめて資料請求
資料請求フォームはこちらplay_circle_outline
0件の製品が資料請求リストにあります。
リストの製品に資料請求するplay_circle_outline すべての製品に資料請求するplay_circle_outline
リストの製品に資料請求するplay_circle_outline すべての製品に資料請求するplay_circle_outline リストをリセットreplay
資料請求リストをリセットします。
よろしいですか?
はい いいえ