文書管理とは？書類保管の基本や文書管理システムの機能も解説

文書管理とは

まずは文書管理がどのようなものかを解説します。

社内のさまざまな文書を管理すること

文書管理とは、会社情報や顧客情報といった社内のさまざまな文書を管理することです。文書には履歴書や契約書のほか、ビジネスデータを含む財務諸表なども含まれます。単に文書の保管だけでなく、文書の作成から伝達、廃棄までの「文書のライフサイクル」を一元管理するのがポイントといえるでしょう。

「文書のライフサイクル」について詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。

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文書管理の重要性

それでは、文書管理はなぜ重要なのでしょうか。ここでは文書管理が必要とされる理由を解説します。

業務を効率化するため

文書管理が必要な理由の一つに、業務の効率化が挙げられます。企業には保管しなければならない文書が多く存在し、業務を行ううえで必要になる場合も多々あるでしょう。もし文書管理が徹底されていなければ保管場所がわからず、探すのに時間がかかります。すぐに目的の文書を見つけられない状態では、社内での情報共有もスムーズに行えません。

企業のコンプライアンスを強化するため

文書管理が必要な第二の理由は、コンプライアンスを強化するためです。機密情報や守秘義務のある書類（社員や顧客の個人情報が記載された書類など）が外部に流出すれば、企業の信頼が失われるだけでなく、訴訟などの問題にも発展する可能性があるでしょう。文書管理を行っていれば文書の所在や利用者が明らかになるため、情報漏えい防止に効果的です。

最近ではマイナンバーに関連する個人情報文書も増えているため、企業のコンプライアンスをさらに強化する意味でも文書管理は重要といえます。マイナンバー文書の管理方法については、以下の記事で詳しく取り上げていますので参考にしてください。

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効率的な文書管理の方法

それでは、効率的な文書管理を行うにはどうすればよいのでしょうか。ここでは文書管理の方法について解説します。

社内の文書管理ルールを策定する

まずは文書管理規程とマニュアルを作成します。文書管理ルールを社内で統一すれば部署によりまちまちだった文書管理方法が画一化され、異なる部署間の情報共有もスムーズになるでしょう。

文書管理規程やマニュアルの作り方については、以下の記事で詳しく解説しています。ぜひあわせてご覧ください。

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文書を分類する

次に行うのが文書の分類です。文書は種類別、部署別に分類すれば書類を探す時間が短縮できます。例えば顧客や取引先など社外に関する書類と、社内の規程や人事に関する文書を分けるだけでも、目的の文書は劇的に探しやすくなるでしょう。

文書の具体的な分類方法やポイントは以下の記事で紹介していますので、あわせてご覧ください。

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ファイリングする

ファイリングとは文書をファイルやバインダーに挟み、キャビネットに収納する作業のことです。分類した文書ごとにファイリングし、それらの書類をすばやく取り出せるようにするのが目的です。

ポイントはファイルを色分けすること、定期的に移し替えることなどが挙げられるでしょう。しかし色分けを覚える必要がある、移し替える時間がかかるなどのデメリットもあります。

以下の記事ではファイリングの種類やコツを具体的に解説していますので、参考にしてください。

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文書管理システムを利用する

ファイリングの文書管理をさらに効率化するには、文書管理システムを利用するのもよいでしょう。文書管理システムは文書の作成から保管、廃棄までを一元管理する製品です。手作業で社内文書を分類すれば膨大な時間を要しますが、システムを利用すれば迅速な文書管理が叶うでしょう。

文書管理に似たシステムでは、ECM（Enterprise Contents Management）があります。文書管理システムは文書の管理にフォーカスしていますが、ECMは社内の動画や画像といった文書以外のコンテンツにも対応しています。保管するデジタルコンテンツが多い場合などは、ECMの利用を検討するのもよいでしょう。ECMについては以下の記事で詳しく解説していますので、気になる方はぜひご覧ください。

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文書管理を行う際の注意点

それでは、文書管理を行う際の注意点にはどのようなものがあるでしょうか。以下で詳しく見ていきましょう。

保管と保存を混同しない

文書の「保管」と「保存」は異なります。保管とは各部署などで必要書類を社内のすぐ取り出せるような場所に保管することで、保存は使わなくなった書類を書庫など、すぐに取り出せないような場所に保存することです。

このように、保管と保存の定義は異なるため留意しましょう。文書のライフサイクルの中では、保管から保存へと移行します。これは一般的に作成したばかりの文書は使用する可能性が高く、古くなるにつれてその可能性が下がっていくためです。

文書の保存期間を明確にする

文書管理を行う際は、文書の保存期間を明確化する必要があります。文書の保存期間を決めておかなければ書類は増え続け、社内のスペースが圧迫されてしまうでしょう。

例えば退職した社員の履歴書を、何十年もずっと保存しておいたところで意味がありません。万一のトラブルなどに備えて一定期間の保存は必要ですが、ある程度の期間を設けたら順に整理していきましょう。

また貸借対照表や損益計算書など、法律によって保存期間が定められている書類もあります。これらの保存期間を把握したうえで、保存期限が近づいている書類をピックアップするなどの工夫が必要です。文書は保存だけでなく、処分も適正に行わなければなりません。保存期間の明確化は、コンプライアンスの面からも重要だといえるでしょう。

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文書管理システム導入のメリット

近年では情報量の増加から、文書をより効率的に管理できる文書管理システムを導入する企業が増えています。文書管理システムを導入すると、どのような効果があるのでしょうか。ここでは文書管理システムのメリットを解説します。

保存期限の設定で自動廃棄できる

文書管理システムの活用により、社内文書を一元管理できます。保存期間を設定でき、期間を過ぎたファイルや書類は自動的に廃棄されるため、適正な処分が可能です。廃棄忘れによるトラブルが起こる可能性も低く、CSRの観点でも安心でしょう。

検索スピードが向上する

文書管理システムには検索機能があり、ファイリングとは大きく異なります。ファイリングではクリアファイルなどに保管するため、自分で探さなければなりません。検索機能のある文書管理システムでは、完全一致の検索方法のみならず全文検索やあいまい検索、ページ検索といった機能もあるため、必要な文書を迅速に見つけられるでしょう。タグ検索機能を使い、文書やフォルダにタグをつければより効率的に文書を特定できます。

文書内容をすぐ編集できる

文書管理システムには編集機能があります。従来は古い文書を探し出し、新しいものと取り替える作業が必要でした。しかし文書管理システムでは、これらの作業をシステム上で完結できます。編集を行った際にメールなどで通知すれば、すぐに情報共有できるのも魅力でしょう。

権限設定でコンプライアンスを強化できる

文書管理システムではアクセス権限の設定も可能です。これは特定のデータに対して閲覧制限や編集制限をかける機能のこと。権限設定は社外秘や個人情報などの情報漏えいを防止し、セキュリティ対策として効果的です。企業のコンプライアンス向上には欠かせない機能といっても過言ではないでしょう。

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方法とポイントを押さえて効率的な文書管理を！

適正に文書管理を行うには、まず社内でのルール・マニュアルを策定する必要があります。企業によっては部署ごとに対応する必要もありますが、元となる社内の管理方法は統一すべきでしょう。全社的な文書管理を助けてくれるのが文書管理システムです。システムのメリットは本文中で解説しましたが、適切な利用で従来の文書管理が大幅に効率化できるでしょう。文書管理に必要なポイントを押さえ、自社のスムーズな文書管理を実現させましょう。